Processus d'Inspection Standardisé - Version 3.0

Sur cette page

• Acronymes
• Définitions
• 1.0 Objectif
• 2.0 Aperçu de l'inspection
• 3.0 Étape 1 – Se préparer à l'inspection
  • 3.1 Déterminer la portée de l'inspection
  • 3.2 Former l'équipe
  • 3.3 Examiner l'information
    • 3.3.1 Information sur la partie réglementée ou le produit
    • 3.3.2 Historique de conformité
    • 3.3.3 Exigences applicables et documents
    • 3.3.4 Mesures de biosécurité applicables
  • 3.4 Notifier la partie réglementée
  • 3.5 Préparer la trousse d'outils de l'inspecteur
• 4.0 Étape 2 – Effectuer l'inspection
  • 4.1 Procéder à la réunion d'ouverture
  • 4.2 Effectuer la tournée initiale
  • 4.3 Confirmer la portée
  • 4.4 Effectuer les tâches d'inspection
    • 4.4.1 Inspection de contrôle préventif
    • 4.4.2 Collecte d'échantillons
    • 4.4.3 Inspection de produits
    • 4.4.4 Activités de vérification liée à l'inspection pour les inspections de contrôle préventif, la collecte d'échantillons et les inspections de produits
  • 4.5 Déterminer si une mesure de contrôle immédiate est requise
  • 4.6 Déterminer la conformité
    • 4.6.1 Décision de conformité et références
    • 4.6.2 Preuve tangible
  • 4.7 Catégoriser les non-conformités
    • 4.7.1 Identifier le type de non-conformité
    • 4.7.2 Déterminer la sévérité des conséquences
    • 4.7.3 Déterminer la probabilité d'occurrence
    • 4.7.4 Catégoriser la non-conformité
  • 4.8 Déterminer le délai accordé à la partie réglementée pour compléter des mesures correctives
  • 4.9 Application de la loi
• 5.0 Étape 3 – Communiquer les résultats de l'inspection
  • 5.1 Procéder à la réunion de clôture
  • 5.2 Remettre le Rapport d'inspection et finaliser le dossier d'inspection
  • 5.3 Déterminer l'échéancier des inspections de suivi de l'ACIA
  • 5.4 Examiner une demande de prolongation de délai pour compléter des mesures correctives
    • 5.4.1 Information nécessaire à l'évaluation de la demande
    • 5.4.2 Octroi des demandes de prolongation
    • 5.4.3 Refus des demandes de prolongation
  • 5.5 Appel des résultats d'inspection
• 6.0 Étape 4 – Effectuer l'inspection de suivi
  • 6.1 Planifier l'inspection de suivi
  • 6.2 Déterminer la portée de l'inspection de suivi
  • 6.3 Effectuer l'inspection de suivi
  • 6.4 Évaluer les résultats de l'inspection de suivi
• Annexe A : Enregistrement des renseignements d'inspection dans la Plateforme de prestation numérique de services (PPNS)
  • A.1 Objectif
  • A.2 Aperçu de la PPNS
  • A.3 Renseignements sur les dossiers d'inspection de la PPNS
  • A.4 Étape 1 – Se préparer à l'inspection
  • A.5 Étape 2 – Effectuer l'inspection
  • A.6 Étape 3 – Communiquer les résultats de l'inspection
  • A.7 Étape 4 – Effectuer l'inspection de suivi
• Références

Acronymes

ACIA

Agence canadienne d'inspection des aliments

CNC

Catégorisation des non-conformités

CRM

« Client Relationship Management » (logiciel Microsoft Dynamics)

DRPPS

Document de référence propre à un produit spécifique

EM

Expert en la matière

ERE

Évaluation du risque axé sur les établissements

ICP

Inspection de contrôle préventif

MIIA

Modèle d'inspection intégré de l'Agence

OO

Orientation opérationnelle

OOE

Orientation opérationnelle et expertise

MRS

Matières à risque spécifiées

PCP

Plan de contrôle préventif

PIS

Processus d'inspection standardisé

PPNS

Plateforme de prestation numérique de services

SEAL

Services d'enquête et d'application de la loi

SGDDI

Système de gestion des dossiers, des documents et de l'information

SGI

Système de gestion des incidents

SIESAL

Système informatisé pour l'enregistrement et le suivi des analyses de laboratoire

Définitions

Écart :

Disparité entre le plan de contrôle préventif (PCP) établi par la partie réglementée et la mise en œuvre de ce plan de contrôle préventif.

Danger :

Propriété biologique, chimique ou physique susceptible de causer des risques inacceptables sur la santé.

Non-conformité :

Infraction aux lois et/ou aux règlements applicables.

Risque :

Produit de la sévérité des conséquences d'un danger et de la probabilité d'occurrence de ces conséquences.

1.0 Objectif

Le Processus d'inspection standardisé (PIS) est l'approche commune pour réaliser des inspections dans les 3 secteurs d'activité de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) : les aliments, la protection des végétaux et la santé des animaux. Le PIS est conçue selon le Modèle d'inspection intégré de l'Agence (MIIA), car il décrit 4 étapes d'inspection standardisées : la préparation, l'exécution, la communication, et le suivi des inspections.

2.0 Aperçu de l'inspection

Les inspecteurs de l'ACIA effectuent des inspections afin de vérifier la conformité aux exigences réglementaires et aux conditions liées à l'autorisation, le cas échéant. Il existe 3 types de tâches d'inspection : les inspections de contrôle préventif axées sur les systèmes, la collecte d'échantillons, et les inspections des produits.

Inspection de contrôle préventif

Le type de tâche « Inspection de contrôle préventif » consiste à évaluer si les contrôles préventifs de la partie réglementée sont conforment aux exigences réglementaires. Cela peut comprendre une approche axée sur les systèmes de la partie réglementée qui met l'accent sur la prévention en vue d'assurer la conformité au règlement.

Collecte d'échantillons

Le type de tâche « Collecte d'échantillons » est utilisé pour les échantillons planifiés et au besoin qui sont soumis au laboratoire aux fins d'analyse. Cela peut comprendre les échantillons nécessaires aux fins des plans d'échantillonnage nationaux, de la vérification par rapport aux normes ou exigences réglementaires, des plaintes et investigations, des enquêtes et de la surveillance.

Inspection de produits

Le type de tâche « Inspection de produits » est utilisé pour vérifier si le produit ou la chose d'une partie réglementée est conforme aux normes ou exigences réglementaires. Il permet au personnel d'inspection d'analyser lui-même un produit ou une chose, alors que le type de tâche d'inspection « Collecte d'échantillons » exige que le personnel d'inspection fasse analyser les échantillons par des laboratoires.

Les procédures d'inspection spécifiques à chaque secteur d'activité et d'autres conseils peuvent être consultés sur Merlin:

• Secteur d'activité de la salubrité des aliments (accès à l'interne seulement)
• Secteur d'activité de la santé des animaux
• Secteur d'activité de la protection des végétaux

Les 3 types de tâches d'inspection peuvent être utilisés seuls ou en combinaison dans un même dossier d'inspection. Par exemple, si l'inspecteur réalise une inspection de contrôle préventif et qu'il a besoin de vérifier la conformité en utilisant un autre type de tâche d'inspection, il peut ajouter le nouveau type de tâche d'inspection approprié (« Inspection de produits » ou « Collecte d'échantillons »). Ou encore, si une inspection de contrôle préventif mène au prélèvement d'un échantillon aux fins d'un plan national d'échantillonnage (type de tâche « Collecte d'échantillons »), un nouveau dossier d'inspection devrait être ouvert. Consultez les lignes directrices du secteur d'activité en question pour obtenir les types de tâches d'inspection qui s'appliquent.

Figure 1. Texte descriptif pour le processus d'inspection

Le rectangle au haut de l'illustration indique « Processus d'inspection standardisé ».

Le triangle au milieu représente les types de tâches d'inspection inclus dans un dossier d'inspection.

Les types de tâches d'inspection sont énumérés de gauche à droite dans une orientation verticale : « Inspection de produits », « Inspection de contrôle préventif », « Collecte d'échantillons ».

Le rectangle situé sous le triangle représente les activités de vérification effectuées dans le cadre des types de tâches d'inspection.

Les 4 activités de vérification sont énumérées dans 2 colonnes, de gauche à droite : colonne de gauche – « Examen des documents et des dossiers » et « Observation »; et colonne de droite – « Entrevue » et « Mesure ».

Les inspecteurs se serviront des techniques d'inspection courantes pour effectuer les 3 types de tâches d'inspection dans le but de recueillir les renseignements et vérifier la conformité aux dispositions réglementaires ou aux conditions liées à l'autorisation, le cas échéant. Ces renseignements seront utilisés afin d'appuyer les décisions relatives à la conformité, ainsi que toute mesure réglementaire lorsque des cas de non-conformité sont constatés.

Les renseignements obtenus sur l'inspection seront inscrits et enregistrés dans la Plateforme de prestation numérique de services (PPNS). Les procédures d'utilisation de la PPNS pour enregistrer les données d'inspection sont décrites à l'Annexe A et à la page sur la PPNS dans Merlin (accès à l'interne seulement), en plus de fournir des conseils d'orientation propres au secteur d'activité et au produit.

Processus d'inspection

Les inspections des contrôles préventifs, la collecte d'échantillons et les inspections de produits se font en 4 étapes, comme le démontre la figure 2 ci-dessous :

Figure 2. Le processus d'inspection est représenté par 4 cases.

Des flèches mènent d'une case à l'autre, dans l'ordre qui suit :

la première étape constitue de Se préparer à l'inspection, qui mène à

l'étape 2 – Effectuer l'inspection, suivi par

l'étape 3 – Communiquer les résultats de l'inspection, et se termine avec

l'étape 4 – Effectuer une inspection de suivi.

Il est possible à tout moment de l'inspection que l'inspecteur ait besoin de conseils et d'orientation. La procédure visant à obtenir des conseils et d'orientation est la suivante :

• rechercher toutes les orientations opérationnelles pertinentes;
• solliciter les conseils du superviseur et de la communauté consultative;
• demander des conseils ou des orientations à la section appropriée de la section d'Orientation opérationnelle et expertise (OOE), s'il est impossible de les obtenir au sein de l'inspectorat ou s'ils sont toujours requis.

3.0 Étape 1 – Se préparer à l'inspection

Objectif :

• déterminer l'objectif de l'inspection
• se familiariser avec les produits, les activités, les dangers et les contrôles, ainsi qu'avec l'historique de conformité de la partie réglementée, le cas échéant.
• déterminer les tâches d'inspection à inclure dans la portée
• déterminer sur quoi il faut mettre l'accent pendant l'inspection

Se préparer à l'inspection consiste de 5 étapes, lesquelles sont représentées à la figure 3 ci-dessous. Veuillez noter que les étapes comprises dans la préparation d'une inspection ne constituent pas toujours un processus linéaire.

Figure 3. Se préparer à l'inspection consiste de 5 étapes, lesquelles sont représentées par 5 cases.

Des flèches mènent d'une case à l'autre dans l'ordre qui suit:

3.1 Déterminer la portée de l'inspection;

3.2 Former l'équipe;

3.3 Examiner l'information;

3.4 Notifier la partie réglementée; et

3.5 Préparer la trousse d'outils de l'Inspecteur.

3.1 Déterminer la portée de l'inspection

La portée sera déterminée par le déclencheur (la raison) de l'inspection. Consultez la page Section A.4.1 – Déterminer la portée de l'inspection pour obtenir de plus amples renseignements.

Un déclencheur est déterminé par la conception du programme. Dans la PPNS, il y a 8 déclencheurs possibles :

La portée d'une inspection comprend les éléments suivants :

1. Un ou plusieurs des types de tâches d'inspection suivants :

• Inspection de contrôle préventif
• Collecte d'échantillons
• Inspection de produits

2. Une ou plusieurs tâches d'inspection ajoutées au dossier d'inspection dans la PPNS. Les tâches d'inspection peuvent varier selon le type de tâche d'inspection. Une liste complète des tâches d'inspection est disponible dans la PPNS sous Administration dans la barre de navigation.

Pour savoir comment accéder à la Plateforme de prestation numérique de services et créer un dossier d'inspection, consultez la Section A.3 – Section A.3 – Renseignements sur les dossiers d'inspection de la PPNS de l'Annexe A.

3.2 Former l'équipe

Les inspections peuvent être menées par une seule personne ou en équipe. L'équipe peut inclure des experts en la matière (EM) chargés d'exécuter des fonctions spécifiques ou de fournir un soutien additionnel. Les EM n'ont pas besoin d'être présents durant toute l'inspection.

Lorsque l'inspecteur est accompagné d'un EM, ceux-ci agissent à titre de conseillers. Que l'inspection soit effectuée par un seul inspecteur ou par une équipe, les étapes suivantes doivent être suivies :

• Déterminer les compétences, les connaissances, l'expérience et les qualifications requises pour procéder à l'inspection. Il faut tenir compte des éléments suivants :
  • les produits, les activités menées par la partie réglementée, les procédés et/ou le traitement;
  • les dangers, l'atténuation du risque et les mesures de contrôle normalement associés au produit, au traitement et aux procédés;
  • le ou les type(s) de tâches d'inspection attribuées;
  • les exigences réglementaires ou les politiques.
• Déterminer les EM nécessaires tels que les biologistes, les vétérinaires, les spécialistes des procédés, les inspecteurs ayant des compétences en vérification, entre autres, ainsi que les interprètes.
• Déterminer la taille et la composition de l'équipe en fonction des besoins. Tenir compte de la portée de l'inspection, de la taille et de la complexité de l'installation et de ses activités, de l'emplacement géographique, et des ressources disponibles.
• Déterminer les rôles et les responsabilités ainsi que les tâches des membres de l'équipe et des EM, s'il y a lieu.

Consulter votre superviseur afin de vérifier les autorisations légales pour procéder à une inspection avec d'autres ministères avant de vous engager dans une inspection conjointe. Dans certains cas, des inspections peuvent être faites en collaboration avec des inspecteurs d'autres ministères gouvernementaux (p. ex., provincial ou fédéral) et d'autres programmes de l'ACIA.

3.3 Examiner l'information

L'examen de l'information est un aspect important de la préparation à l'inspection. Cette information comprend des renseignements sur la partie réglementée, sur les programmes de l'ACIA auxquels la partie réglementée est associée, sur les antécédents de conformité de la partie réglementée, sur les lois applicables, et sur des orientations opérationnelles et des mesures de biosécurité appropriées à prendre en considération.

3.3.1 Information sur la partie réglementée ou le produit

• Vérifier si la partie réglementée a un profil de la partie. S'il n'y a pas de profil de la partie dans la PPNS, communiquer avec la partie réglementée et lui demander de s'inscrire à Mon ACIA. Si la partie réglementée ne s'inscrit pas, suivre le processus défini dans la procédure opérationnelle normalisée de Recherche de parties et d'établissements (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 11904567).
• Examiner l'information relative à la partie réglementée, comme les heures d'exploitation, les produits, les procédés, les activités, les autorisations domestiques, les dangers, l'atténuation des risques et les contrôles liés aux activités examinées dans le cadre de la portée de l'inspection.
• Examiner tout changement dans les informations touchant la partie réglementée depuis la dernière inspection.
• Examiner toutes les correspondances (p. ex., les courriels, les appels, les lettres, etc.) touchant la partie réglementée depuis la dernière inspection.

Pour savoir comment bien passer en revue le profil de la partie réglementée dans la PPNS, consulter la Section A.4.3 – Examiner l'information à l'Annexe A.

3.3.2 Historique de conformité

• Revoir les derniers résultats d'inspection menée par l'ACIA ainsi que les mesures d'application de la loi.
• Déterminer s'il y a des cas de non-conformité antérieurs ou toujours en cours, quels sont les délais associés à la mise en œuvre des mesures correctives et s'il y a eu des demandes de prolongation des délais qui ont été accordées pour la mise en œuvre des mesures correctives, ainsi que la date limite de leur mise en œuvre.
• Examiner les rapports d'analyse (c.-à-d., les résultats de laboratoire antérieurs).
• Examiner les plaintes, les rappels, entre autres, liés au produit (p. ex., le système de gestion des incidents [SGI] de l'ACIA).

Pour obtenir plus de renseignements sur la façon d'examiner l'historique de conformité dans la PPNS, consulter la section 5.1 – Examiner l'information de l'annexe A.

3.3.3 Exigences applicables et documents

• Passer en revue les lois et les règlements applicables qui relèvent de la portée de l'inspection et toute autre orientation opérationnelle ou référence applicable.

Pour savoir comment demander des conseils supplémentaire dans la PPNS, consulter la procédure opérationnelle normalisée Processus de demande de conseil (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 10590417).

3.3.4 Mesures de biosécurité applicables

• Déterminer si la partie réglementée dispose de mesures de biosécurité à respecter.
• Demander le ou les protocoles de biosécurité, s'il en existe pour ce produit.
• Passer en revue les mesures de biosécurité applicables au produit et/ou aux activités connexes afin de se préparer adéquatement. S'assurer que le déroulement de l'inspection s'effectue de manière à ne pas introduire de dangers et afin de réduire la possibilité d'être un vecteur de parasites, de maladies ou de contaminants au cours de l'inspection.
• Suivre les mesures de biosécurité appropriées pour la préparation, le nettoyage et la désinfection de l'équipement, des véhicules, entre autres, avant d'arriver sur les lieux de la partie réglementée.
• Passer en revue l'orientation opérationnelle sur la biosécurité lors des activités d'inspection (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 10822037), qui offre aux inspecteurs de l'orientation horizontale pour les aider à prendre des décisions en matière de mesures de biosécurité.
• Passer en revue la procédure opérationnelle sur la désinfection et/ou la décontamination de l'équipement mobile lors des opérations de routine.

Pour savoir comment demander des conseils supplémentaire dans la PPNS, consulter la procédure opérationnelle normalisée Processus de demande de conseil (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 10590417).

3.4 Notifier la partie réglementée

Les inspecteurs de l'ACIA ont l'autorité d'entrer sur les lieux d'une partie réglementée pour y mener des inspections, que celles-ci soient annoncées ou non. L'objectif de l'inspection dicte généralement si une inspection annoncée ou non annoncée est requise. Les inspecteurs utiliseront leur jugement et consulteront leur superviseur afin de déterminer s'il y a lieu d'aviser la partie réglementée.

La partie réglementée peut être avisée d'une inspection à venir pour s'assurer :

• que le personnel approprié est disponible le jour de l'inspection;
• que l'établissement est en activité durant l'inspection planifiée;
• que les procédés et les produits spécifiques sont disponibles pour être inspectés le jour de l'inspection;
• que l'ACIA est prévenue, avant l'inspection, de tout changement d'emplacement des installations visées, du profil de la partie réglementée, du personnel responsable, des mesures de biosécurité, etc. (Note^{Note de bas de page 1}).

La notification peut être fournie verbalement ou par écrit, au moyen d'un courriel. Le gabarit de lettre de notification (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 11293335) peut être utilisé pour aviser la partie réglementée d'une inspection future.

Pour obtenir plus de renseignements sur la façon de compléter la PPNS, consulter la Section A.4.4 – Notifier la partie réglementée de l'annexe A.

3.5 Préparer la trousse d'outils de l'inspecteur

• Passer en revue la liste d'équipement figurant dans la trousse d'outils de l'inspecteur (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 11293448).
• Déterminer si de l'équipement supplémentaire est nécessaire en fonction du produit et des activités visés dans la portée de l'inspection.

Pour obtenir des renseignements sur la façon de compléter la PPNS, veuillez consulter l'annexe A :

• Section A.3.4 – Enregistrement du temps pour un dossier d'inspection
• Section A.3.5 – Notification manuelle à l'aide de la PPNS
• Section A.3.3 – Refuser un dossier d'inspection

4.0 Étape 2 – Effectuer l'inspection

Objectif :

• vérifier la conformité aux lois et aux règlements administrés et/ou appliqués par l'ACIA

Une inspection consiste des étapes étayées ci-dessous à la figure 4 :

Figure 4. Effectuer l'inspection consiste de 9 étapes représentées par 9 cases.

Des flèches mènent d'une case à l'autre dans l'ordre qui suit :

4.1 Procéder à la réunion d'ouverture,

4.2 Procéder à la tournée initiale,

4.3 Confirmer la portée,

4.4 Effectuer les tâches d'inspection,

4.5 Déterminer si une intervention immédiate est requise,

4.6 Déterminer s'il y a conformité,

4.7 Catégoriser la non-conformité et

4.8 Identifier les délais dont dispose la partie réglementée pour apporter les mesures correctives.

La 9^e case, sous 4.8, a un contour en pointillé et est intitulée 4.9 Application de la loi.

4.1 Procéder à la réunion d'ouverture

L'objectif de la réunion d'ouverture est que l'inspecteur effectue les tâches suivantes :

• Communiquer l'autorité juridique, les responsabilités de l'ACIA, la portée de l'inspection, le processus de l'inspection et les ressources nécessaires, etc, à la partie réglementée, y compris aux personnes responsables des activités faisant l'objet de l'inspection;
• Offrir la possibilité d'apporter des précisions et d'échanger des informations.

La réunion d'ouverture peut avoir une nature officielle, ou consister en une simple discussion portant sur les détails de l'inspection.

Dans le cadre de la réunion d'ouverture, l'inspecteur de l'ACIA effectuera les tâches suivantes :

• Présenter tous les participants (ACIA, partie réglementée, les EM, ainsi que tout autre employé du gouvernement présent) afin de préciser les rôles et responsabilités.
• Afficher la carte de désignation et/ou l'insigne de l'ACIA.
• Fournir avant l'inspection l'énoncé de confidentialité (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 11606579). Cet énoncé peut être fourni verbalement, ou sur papier.
• Communiquer la portée de l'inspection, la durée prévue et le processus qui sera utilisé.
• Préciser que la partie réglementée sera avisée de toute modification de la portée de l'inspection au cours de cette dernière.

Lors de la réunion d'ouverture, l'inspecteur de l'ACIA peut également, s'il y a lieu :

• Identifier le statut des cas de non-conformité des inspections précédentes, obtenir l'état d'avancement de la mise en œuvre des mesures correctives, et confirmer si des demandes de prolongation des délais de mise en œuvre des mesures correctives permanentes ont été faites et accordées.
• Demander que le personnel clé ou les ressources nécessaires soient identifiés et disponibles afin de prêter assistance durant l'inspection.
• Confirmer s'il y a eu des changements au niveau du profil de la partie réglementée, notamment en ce qui concerne l'établissement, l'équipement, les produits, les activités, etc.; noter toute révision dans la PPNS.
• Confirmer les exigences de la partie réglementée en matière de biosécurité, de santé et de sécurité (y compris les exigences provinciales applicables).
• Aviser qu'une discussion de fin de journée peut avoir lieu pour fournir des informations sur les résultats de l'inspection de la journée, y compris tout cas de non-conformité ayant été observé, et ce lorsque les inspections s'échelonnent sur plus d'une journée.
• Déterminer une date, une heure et un lieu approximatifs pour la réunion de clôture.

Consulter les listes de vérification de la réunion d'ouverture et de la réunion de clôture (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o11293621) afin de consulter la liste de vérification relative à la réunion d'ouverture qui peut être imprimée et apportée au moment d'effectuer l'inspection.

Pour savoir comment remplir les champs relatifs à la réunion d'ouverture dans la PPNS, consulter la Section A.5.1 – Procéder à la réunion d'ouverture à l'Annexe A.

4.2 Effectuer la tournée initiale

Une tournée initiale n'est pas obligatoire pour tous les types de tâches d'inspection. Les inspecteurs doivent utiliser leur jugement pour déterminer si elle est nécessaire.

Si une visite initiale des installations (à l'intérieur/l'extérieur) est effectuée :

• observer les nouveaux produits, les activités, l'équipement, les agrandissements d'établissements et les pratiques;
• déterminer les aspects visés par la portée préliminaire de l'inspection qui devraient être soit mis en valeur, soit ciblés par une inspection plus approfondie, et les domaines qui devraient être ajoutés à la portée de l'inspection (p. ex., ajout de sous-éléments d'inspection de contrôle préventif; de tâches d'inspection des produits; ou de tâches d'inspection pour la collecte d'échantillons);
• s'assurer que les autorisations sont conformes aux activités réalisées;
• s'assurer que le déroulement de l'inspection n'introduit pas de dangers et respecte les principes de biosécurité applicables au produit et/ou aux activités connexes;
• vérifier, si possible, que toutes les mesures provisoires sont toujours efficaces pour ce qui est des cas de non-conformité en cours lorsque le délai accordé pour compléter les mesures correctives n'est pas encore écoulé.

Pour savoir comment remplir les champs relatifs à la tournée initiale dans la PPNS, consulter la Section A.5.2 – Effectuer la tournée initiale à l'Annexe A.

4.3 Confirmer la portée

Les mesures suivantes doivent être prises lors de la confirmation de la portée :

• Déterminer si la portée préliminaire demeure telle quelle ou si une modification est requise.
• Déterminer les aspects visés par la portée préliminaire de l'inspection qui devraient être soit mis en valeur, soit ciblés par une inspection plus approfondie, et les domaines qui devraient être ajoutés à la portée de l'inspection (p. ex., ajout de tâches d'inspection de contrôle préventif, de collecte d'échantillons et d'inspection des produits).
• Consigner la justification du changement dans la portée, le cas échéant.
• Communiquer aussitôt que possible à la partie réglementée tout changement à la portée.

Dans la mesure du possible, respecter la portée préliminaire établie.

Les motifs potentiels de modifier (réorienter, élargir ou rétrécir) la portée de l'inspection comprennent :

• l'identification d'un danger possible sur le plan de la salubrité des aliments ou d'un problème potentiel en matière de protection des végétaux ou de santé des animaux;
• des changements dans les activités (p. ex., la partie réglementée s'est mise à exporter ou n'exporte plus);
• des rappels, des plaintes;
• des cas de non-conformité avec des facteurs contributifs liés à un sous-élément ne faisant pas partie de la portée initiale;
• des cas de non-conformité en cours à l'intérieur de sous-éléments ne faisant pas partie de la portée actuelle de l'inspection, lorsque les mesures provisoires ne sont pas efficaces.

Si des cas de non-conformité en cours ont été découverts lors de la tournée initiale, vérifier que les mesures provisoires sont toujours efficaces. Si les mesures provisoires ne sont plus efficaces, et que les sous-éléments pertinents ne figurent pas déjà dans la portée initiale de l'inspection, élargir la portée de l'inspection et effectuer seulement les activités en lien avec les cas de non-conformité en cours.

Pour obtenir plus de renseignements sur la confirmation ou l'ajustement de la portée de l'inspection dans la PPNS, consulter la section A.5.3 – Confirmer la portée de l'annexe A.

4.4 Effectuer les tâches d'inspection

Les inspecteurs peuvent se voir attribuer les 3 types de tâches d'inspection suivants : Inspection de contrôle préventif, Collecte d'échantillons, et Inspection de produits.

Pour ces types de tâches d'inspection, les données d'inspection seront consignées dans un dossier d'inspection de la PPNS, lequel peut être ouvert en raison de divers déclencheurs de la PPNS. Les documents d'orientation du secteur d'activité indiqueront quelles tâches d'inspection et quels déclencheurs seront utilisés. Une liste complète des tâches appartenant au type de tâche « Inspection de produits » est disponible dans la barre de navigation de la PPNS sous Administration.

Les 3 types de tâches d'inspection peuvent être utilisés seuls ou en combinaison dans un même dossier d'inspection. Par exemple, si l'inspecteur réalise une inspection de contrôle préventif et qu'il a besoin de vérifier la conformité en utilisant un autre type de tâche d'inspection, il peut ajouter le nouveau type de tâche d'inspection approprié (« Inspection de produits » ou « Collecte d'échantillons »). Par contre, si un prélèvement d'échantillon aux fins d'un plan national d'échantillonnage (type de tâche d'inspection « Collecte d'échantillons ») est effectué pendant qu'une inspection de contrôle préventif est en court, un nouveau dossier d'inspection devrait être ouvert. Consultez les lignes directrices du secteur d'activité en question pour obtenir les types de tâches d'inspection applicables.

Pour en savoir plus sur les champs associés à tous les types de tâches dans la PPNS, consulter la Section A.5.4.1 – Activités de vérification liée à l'inspection pour les inspections des contrôles préventifs, la collecte d'échantillons et les inspections de produits, à l'Annexe A.

4.4.1 Inspection de contrôle préventif

Le type de tâche « Inspection de contrôle préventif » consiste à évaluer si les contrôles préventifs de la partie réglementée répondent aux exigences réglementaires. Ceci pourrait inclure une approche fondée sur les systèmes mettant l'accent sur la prévention comme moyen, pour la partie réglementée, d'atteindre un niveau de conformité réglementaire.

Ce type d'inspection évalue les contrôles préventifs de la partie réglementée qui s'appliquent à ses activités, y compris les exigences prescrites en ce qui a trait à la santé des animaux, à la protection des végétaux, à l'innocuité et à l'étiquetage des aliments, à la qualité et à la composition des produits.

Des inspections des contrôles préventifs pourraient être nécessaires en vue d'évaluer des programmes axés sur les systèmes préalablement à l'approbation, ou en vue de maintenir une autorisation ou un statut conféré par des programmes précis.

L'inspecteur s'appuiera sur les résultats, les activités de vérification et les critères de performance associés à chaque sous-élément de l'inspection de contrôle préventif pour évaluer la conformité des contrôles préventifs d'une partie réglementée aux exigences réglementaires applicables et/ou aux conditions de l'autorisation. Cette évaluation pourrait comprendre l'examen du programme écrit, des documents et des registres de la partie réglementée, des observations à l'installation, la prise de mesures et des entrevues avec les employés. Chaque sous-élément de l'inspection de contrôle préventif indiquera le résultat à atteindre, les activités de vérification à effectuer et les critères de performance à satisfaire dans le cadre de l'inspection.

4.4.2 Collecte d'échantillons

Le type de tâche « Collecte d'échantillons » est utilisé pour les échantillons planifiés et au besoin qui sont soumis au laboratoire aux fins d'analyse.

Des échantillons peuvent être requis aux fins de plans d'échantillonnage nationaux, de vérification par rapport aux normes ou exigences réglementaires, de plaintes et d'investigations, d'enquêtes, de surveillance, etc. Par exemple, des échantillons peuvent être prélevés notamment pour déterminer l'identité du produit, évaluer les sols ou déceler la présence d'organismes nuisibles, dépister les toxines ou les maladies, etc.

Les documents d'orientation du secteur d'activité comprendront des procédures de notification et de soumission des échantillons aux laboratoires. Le SIESAL (Système informatisé pour l'enregistrement et le suivi des analyses de laboratoire) continuera d'être l'outil principal utilisé par l'ACIA pour suivre et compiler les renseignements relatifs aux échantillons de laboratoire. Les documents d'orientation du secteur d'activité décriront la manière dont les renseignements d'échantillonnage doivent être recueillis, analysés et déclarés.

Pour obtenir plus de renseignements sur la saisie de notes liées au prélèvement d'échantillons dans la PPNS, consulter la Section A.5.4.1 – Activités de vérification liée à l'inspection pour les inspections des contrôles préventifs, la collecte d'échantillons et les inspections de produits, à l'Annexe A.

4.4.3 Inspection de produits

Le type de tâche « Inspection de produits » est utilisé pour vérifier si le produit ou la chose d'une partie réglementée est conforme aux normes ou exigences réglementaires. Il permet au personnel d'inspection d'analyser lui-même un produit ou une chose, alors que le type de tâche d'inspection « Collecte d'échantillons » exige que le personnel d'inspection fasse analyser les échantillons par des laboratoires.

Les inspections de produits peuvent comprendre une large gamme d'activités d'inspection du produit effectuées par l'inspecteur, dont notamment la vérification de l'étiquette, la vérification des cultures, l'inspection des matières à risque spécifiées (MRS) etc.

L'inspecteur évaluera les produits en fonction des exigences réglementaires applicables et/ou des conditions de l'autorisation. Les documents d'orientation du secteur d'activité décriront la manière dont les renseignements sur le produit doivent être évalués et déclarés.

Pour obtenir plus de renseignements sur la saisie de notes liées à l'examen de documents et de registres dans la PPNS, consulter la Section A.5.4.1 Section A.5.4.1 – Activités de vérification liée à l'inspection pour les inspections des contrôles préventifs, la collecte d'échantillons et les inspections de produits, à l'Annexe A.

4.4.4 Activités de vérification liée à l'inspection pour les inspections de contrôle préventif, la collecte d'échantillons et les inspections de produits

Les inspecteurs utiliseront une combinaison de méthodes et de techniques d'inspection pour vérifier la conformité aux exigences réglementaires en ce qui a trait aux 3 types de tâches d'inspection (contrôle préventif, collecte d'échantillons et inspections de produits) notamment, le cas échéant :

• l'examen des documents et des dossiers;
• l'observation;
• les entrevues;
• la mesure.

4.4.4.1 Examen des documents et des registres

L'examen de la documentation a pour but de :

• cibler les zones, les produits ou les procédés à inspecter (p. ex., les secteurs à risque plus élevé)
• vérifier si les procédures écrites sont complètes, mises en œuvre tel que prévu, et sont efficaces
• vérifier que les exigences réglementaires concernant la tenue des documents et des registres sont respectées

Les exemples de documentation comprennent les registres de transformation, les registres de plaintes, les registres de formation, les registres de nettoyage et assainissement, les registres d'échantillonnage et de résultats d'analyse, les certificats, les registres de réception, le PCP, les registres d'autorisation, etc.

Le cas échéant, les inspecteurs devraient examiner les documents et les registres sur place à l'aide des orientations suivantes :

• Sélectionner un échantillon représentatif des registres afin d'identifier et d'observer tout écart et les mesures correctives prises.
• Noter toute irrégularité (p. ex., lacunes, anomalies).

Pour obtenir plus de renseignements sur la saisie de notes liées à l'examen de documents et de registres dans la PPNS, consulter la Section A.5.4.1 – Activités de vérification liée à l'inspection pour les inspections des contrôles préventifs, la collecte d'échantillons et les inspections de produits, à l'Annexe A.

4.4.4.2 Observations

L'observation ne constitue pas uniquement une évaluation visuelle; elle peut également faire appel à des facteurs sensoriels comme l'ouïe, le toucher et l'odorat.

Les observations ont pour but de recueillir de l'information afin d'évaluer si :

• le produit répond aux exigences réglementaires (p. ex., aucune contamination constatée, aucune odeur inacceptable, etc.)
• le programme est mis en œuvre, tel qu'il est décrit, et est efficace;
• les conditions des installations et de la localité (les conditions météorologiques, les facteurs environnementaux, etc.) ont une incidence sur la salubrité des aliments, la santé des animaux ou la protection des végétaux ou la conformité aux règlements;
• les conditions et le fonctionnement de l'équipement ont une incidence sur la salubrité des aliments, la santé des animaux ou la protection des végétaux ou la conformité à certaines exigences réglementaires;
• les employés font leur travail selon les procédures établies.

Pour obtenir plus de renseignements sur la saisie de notes liées aux observations dans la PPNS, consulter la Section A.5.4.1 – Activités de vérification liée à l'inspection pour les inspections des contrôles préventifs, la collecte d'échantillons et les inspections de produits, à l'Annexe A.

4.4.4.3 Entrevues

L'entrevue a pour but de confirmer que les employés :

• comprennent les procédures qu'ils doivent respecter afin de réaliser un produit sécuritaire et conforme et qu'ils ont mis ces procédures en pratique;
• savent quand et comment adopter les mesures correctives en cas d'incident ou d'écart, notamment contrôler immédiatement le ou les produits touchés ou potentiellement touchés;
• tiennent des registres précis et complets;
• ont la formation appropriée pour réaliser les tâches qui leur sont attribuées.

Pour obtenir plus de renseignements sur la saisie de notes liées aux entrevues dans la PPNS, consulter la Section A.5.4.1 – Activités de vérification liée à l'inspection pour les inspections des contrôles préventifs, la collecte d'échantillons et les inspections de produits, à l'Annexe A.

4.4.4.4 Mesure

Les mesures prises lors d'une inspection contribuent à appuyer les décisions relatives à la conformité et permettent l'exécution des tâches d'inspection ayant été attribuées. La mesure comprend notamment les activités telles que la prise de la température, de l'humidité, de la teneur en humidité et de la présence de sol, etc. Cette section permet également de documenter des éléments de description précis, tels que les tatouages, le lot, la variété, etc.

Pour obtenir plus de renseignements sur la saisie de notes liées à la mesure dans la PPNS, consulter la Section A.5.4.1 – Activités de vérification liée à l'inspection pour les inspections des contrôles préventifs, la collecte d'échantillons et les inspections de produits, à l'Annexe A.

4.5 Déterminer si une mesure de contrôle immédiate est requise

L'inspecteur effectuera les étapes suivantes lorsqu'il s'avère possible que la santé humaine, animale, végétale, ou l'environnement, l'économie ou le commerce soient sévèrement touchés :

• Communiquer et discuter de la question avec son superviseur (le cas échéant) pour déterminer si des mesures immédiates sont requises;
• Communiquer et discuter de la problématique avec la personne-ressource de la partie réglementée pour déterminer si d'autres mesures doivent être prises, veiller à ce que des mesures immédiates soient prises pour contrôler le produit touché;
  • Déterminer si la totalité du produit touché et potentiellement touché est maîtrisée (p. ex., lancer une enquête sur la santé ou la sécurité);
  • Entreprendre les mesures de contrôle (p. ex., saisie, rétention de produit, arrêt de la production, rappel, etc.) si le produit en entier n'est pas efficacement contrôlé;
• Suivre le Processus d'intervention réglementaire normalisé (PIRN), qui décrit les étapes suivies lorsqu'une mesure de contrôle est requise.

Pour obtenir plus de renseignements sur la saisie de notes liées aux mesures de contrôle dans la PPNS, consulter la Section A.5.2 – Saisie de mesures d'intervention réglementaire, à l'Annexe A.

4.6 Déterminer la conformité

Au cours de cette étape, l'inspecteur interprète et analyse l'information obtenue durant l'inspection (notes de l'inspecteur) pour déterminer la conformité aux exigences réglementaires et aux conditions de l'autorisation. L'inspecteur tient compte de toutes les données objectives pour déterminer la conformité de la partie réglementée et prendre des décisions.

4.6.1 Décision de conformité et références

Toute non-conformité doit être signalée, peu importe si des mesures correctives permanentes ont été mises en œuvre par la partie réglementée avant la fin de l'inspection.

Une non-conformité constitue une contravention à une exigence réglementaire ou une condition insatisfaisante liée à l'autorisation.

Une non-conformité non réglementaire constitue un manquement aux conditions liées à une autorisation, qui ne sont pas directement stipulées dans la réglementation. Lors de la saisie de données dans le dossier d'inspection, l'inspecteur devra identifier si une non-conformité est réglementaire ou non-réglementaire.

• Un cas de non-conformité non-réglementaire inclut les exigences associées à un programme volontaire non citées dans la réglementation, dans tout autre type de permission, ou dans toute condition d'autorisation non définie par la loi.
• Une non-conformité non-réglementaire ne devrait pas être sélectionnée dans la PPNS, à moins d'indication à cet effet dans un document d'orientation du programme ou pour ce produit. Ne pas satisfaire aux bonnes pratiques décrites dans un manuel n'est pas une forme de non-conformité.

4.6.2 Preuve tangible

Une preuve tangible est une information claire et factuelle, tirée des activités de vérification et des techniques d'inspection courantes, à l'appui d'une non-conformité. Cette information figure dans le rapport d'inspection qui sera soumis à la partie réglementée une fois l'inspection terminée.

Les informations sélectionnées comme preuves tangibles doivent être suffisamment nombreuses et détaillées pour qu'un autre inspecteur parvienne à la même décision quant à la conformité. De plus, une non-conformité réglementaire peut s'appuyer sur des preuves tangibles associées à une ou plusieurs tâches d'inspection.

Pour savoir comment saisir la non-conformité et les preuves objectives dans la PPNS, consulter la Section A.5.5 – Déterminer la conformité, à l'Annexe A.

4.7 Catégoriser les non-conformités

La catégorisation d'une non-conformité (CNC) évalue les conséquences potentielles de la non-conformité et la probabilité de leur occurrence. Le but de la catégorisation d'une non-conformité est d'aider à établir :

• les délais accordés à la partie réglementée pour effectuer des mesures correctives permanentes;
• les délais alloués pour les inspections de suivi de l'ACIA;
• les ajustements au niveau de la surveillance de l'ACIA;
• la conception/le remaniement du programme.

Le processus de CNC comporte 4 étapes (sections 4.7.1 à 4.7.4) visant à répondre aux questions que l'on se pose intuitivement lors de l'évaluation du degré d'impact pouvant résulter d'une non-conformité.

La catégorie de la non-conformité est déterminée en fonction des répercussions découlant de la non-conformité individuelle, et non pas en fonction de l'historique de conformité ou de l'intention de la partie réglementée. L'historique de conformité et l'intention de la partie réglementée seront pris en considération dans le cadre de la fonction d'application de la loi; consulter le Processus d'intervention réglementaire normalisé.

Le document sur le processus de catégorisation des cas de non-conformité est accessible à l'interne seulement (SGDDI n^o 11293560).

4.7.1 Identifier le type de non-conformité

Objectif : Identifier le type de non-conformité selon l'information recueillie durant l'inspection.

Sélectionner tous les types, toutes les préoccupations et tous les dangers pertinents qui reflètent les répercussions de la non-conformité; consulter la liste des types de non-conformité ci-dessous.

4.7.2 Déterminer la sévérité des conséquences

Objectif : Déterminer le niveau de sévérité des conséquences d'une non-conformité si elles se concrétisaient.

Les 3 niveaux de sévérité des conséquences se définissent comme suit :

Faible : l'exposition au danger ou à la préoccupation n'est pas susceptible de causer des conséquences négatives pour les humains, les végétaux, les animaux, l'environnement, l'économie ou le commerce.

Moyen : l'exposition au danger ou à la préoccupation pourrait entraîner des conséquences temporaires ou non critiques pour les humains, les végétaux, les animaux ou l'environnement, ou avoir un effet modéré sur l'économie ou le commerce.

Élevé : l'exposition au danger ou à la préoccupation pourrait provoquer des dommages permanents ou le décès d'êtres humains, de végétaux ou d'animaux, ou de graves préjudices à l'environnement, l'économie ou le commerce.

S'il n'y a pas suffisamment d'information pour déterminer la sévérité, utiliser le « Guide pour déterminer la sévérité des conséquences d'une non-conformité (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 11293231) » pour aider à la détermination du niveau de sévérité (faible, moyen, élevé). Si ce guide ne fournit pas suffisamment d'information pour aider à la détermination du niveau de sévérité, le niveau de sévérité devrait être considéré comme élevé jusqu'à preuve du contraire^{Note de bas de page 2}.

La sévérité des conséquences est représentée sur l'axe horizontal de la Figure 5 ci-dessous.

4.7.3 Déterminer la probabilité d'occurrence

Objectif : Déterminer la probabilité d'occurrence des conséquences de la non-conformité en fonction des mesures de contrôle prises par la partie réglementée en ce qui a trait à ce danger ou à cette préoccupation.

Les 3 niveaux de probabilité se définissent comme suit :

Très probable : Il y a peu ou pas de mesures de contrôle en place, les mesures de contrôle sont inefficaces ou il existe un fort potentiel d'exposition au danger ou à la préoccupation.

Probable : Certaines mesures de contrôle et/ou d'atténuation sont en place et il peut y avoir des lacunes, des incohérences ou un potentiel d'exposition au danger ou à la préoccupation.

Improbable : Les contrôles sont en place et ils sont efficaces. Les mesures d'atténuation permettent de régler le problème et le potentiel d'exposition au danger ou à la préoccupation est minime.

Afin de déterminer le niveau de probabilité, il faut tenir compte des résultats d'inspection associés aux mesures de contrôle.

Examiner les mesures de contrôle qui réduisent, atténuent ou augmentent la probabilité d'occurrence. Prendre en considération tous les contrôles de la partie réglementée, des intrants initiaux à l'utilisation finale.

Déterminer la probabilité d'occurrence (très probable, probable ou improbable) en tenant compte des facteurs suivants :

• Si une grande incertitude empêche de déterminer la probabilité d'occurrence, sélectionner l'option très probable jusqu'à l'obtention d'information supplémentaire.
• Déterminer s'il y a des mesures de contrôle.
• Déterminer l'efficacité des mesures de contrôle (remplissent-elles la fonction pour laquelle elles ont été conçues?).
• Examiner les contrôles en place quant au(x) sous-élément(s) de l'inspection de contrôles préventifs pour lesquels il y a eu constat de non-conformité.
• Examiner les mesures de contrôle en place quant au(x) sous-élément(s) autres que ceux pour lesquels il y a eu constat de non-conformité.
• Examiner les mesures de contrôle à tout autre moment du processus qui réduisent, atténuent ou augmentent la probabilité d'occurrence.
• La non-conformité a-t-elle une incidence sur d'autres mesures de contrôle (est-ce que d'autres mesures de contrôle deviendront inefficaces?)
• Existe-t-il d'autres mesures de contrôle ou d'autres facteurs susceptibles d'éliminer ou de minimiser la probabilité de l'occurrence du danger (p. ex., le produit est soumis à une transformation supplémentaire avant l'emballage, l'animal est vacciné avant son déplacement)?
• Existe-t-il des conditions spécifiques au produit ou à l'hôte qui causeraient une diminution ou une augmentation de la probabilité d'exposition au danger (p. ex., des facteurs atténuants ou aggravants comme un produit supportant la croissance d'un danger biologique)?
• Déterminer l'efficacité des mesures de contrôle en prenant en considération le niveau initial de contamination.

Selon le type d'inspection, divers renseignements seront accessibles pour aider à déterminer la probabilité.

• Des contrôles préventifs et des critères de performance peuvent être pris en considération lors d'une inspection de contrôle préventif, de même que lors de toute tâche d'inspection de type « Inspection de produits » ou « Collecte d'échantillons » si cette tâche est créée dans le cadre d'une inspection de contrôle préventif.
• Si une tâche d'inspection de type « Inspection de produits » ou « Collecte d'échantillons » est effectuée en dehors d'une inspection de contrôle préventif, les contrôles préventifs et les critères de performance ne sont pas pris en considération.

Si la conséquence s'est déjà produite, la probabilité d'occurrence est très élevée dans tous les cas et pour tous les types de tâches d'inspection.

La probabilité d'occurrence est représentée par l'axe vertical dans la Figure 5 du CNC illustrée à la section 4.7.4.

4.7.4 Catégoriser la non-conformité

Objectif : Catégoriser la non-conformité en fonction de ses répercussions.

Catégoriser chaque non-conformité à l'aide de la Figure 5 :

Figure 5: Matrice CNC - l'axe horizontal représente la sévérité des conséquences, et est divisé en faible, moyenne et élevée.

L'axe vertical représente la probabilité d'occurrence, et en divisé en improbable, probable et très probable.

Une faible sévérité de conséquences se traduit par une CNC minimale pour toute probabilité d'occurrence.

Une sévérité de conséquences moyenne entraîne une CNC minimale pour une probabilité d'occurrence improbable et une CNC modérée pour une probabilité d'occurrence probable et très probable.

Une sévérité de conséquences élevée entraîne une CNC minimale pour une probabilité d'occurrence improbable, une CNC modérée pour une probabilité d'occurrence probable et une CNC sévère pour une probabilité d'occurrence très probable.

Les preuves tangibles devraient clairement appuyer la décision de catégorisation.

Si un cas de non-conformité a plus d'un^{Note de bas de page 3} type de non-conformité ou de danger/préoccupation, répéter les étapes 4.7.1 à 4.7.4 jusqu'à ce que la catégorie la plus stricte soit déterminée; et consigner la catégorie la plus sévère dans la PPSN. De plus, déterminer si une autre exigence ou règlement peut s'appliquer au type précis de non-conformité.

Pour savoir comment saisir la catégorisation des cas de non-conformité dans la PPSN, consulter la Section A.5.5 – Déterminer la conformité, à l'Annexe A.

4.8 Déterminer le délai accordé à la partie réglementée pour compléter des mesures correctives

La partie réglementée est tenue de se conformer en tout temps; cependant, il est admis qu'elle peut avoir besoin de temps pour effectuer des mesures correctives permanentes en cas de non-conformité. Le délai alloué pour compléter des mesures correctives doit tenir compte de la sévérité des répercussions de la non-conformité et aussi, dans la mesure du possible, du temps dont la partie réglementée a besoin pour éliminer la cause profonde et corriger la non-conformité de façon permanente. Ces délais sont accordés par l'inspecteur selon le tableau 1 (lorsque ces délais ne sont pas applicables, les orientations propres au secteur d'activité ou au produit peuvent contenir des lignes directrices plus adaptées).

Par exemple, une non-conformité nécessitant la prise immédiate d'une mesure doit être signalée à la partie réglementée et être traitée au moyen d'une mesure corrective provisoire ou permanente. Si une mesure corrective provisoire est adoptée, l'inspecteur peut accorder un délai maximal de 10 jours à la partie réglementée afin qu'elle prenne une mesure corrective permanente.

Pour obtenir plus de renseignements sur la saisie du ou des délai(s) accordé(s) pour effectuer les mesures correctives et la personne à qui le cas de non-conformité a été signalé dans la PPNS, consulter les sections suivantes de l'annexe A :

• Section A.5.5 – Déterminer la conformité
• Section A.5.6 – Saisir le délai accordé à la partie réglementée pour mettre en œuvre des mesures correctives

4.9 Application de la loi

Tout cas de non-conformité aux règlements peut être assujetti à des mesures d'application de la loi par l'ACIA. L'intervention d'application de la loi est amorcée en cas de non-conformité. Le Processus d'intervention réglementaire normalisé décrit les mesures à prendre en cas de non-conformité.

Pour connaître comment saisir la réponse réglementaire dans la PPNS, consulter la Section A.5.5.2 – Saisie de mesures d'intervention réglementaire, à l'Annexe A.

5.0 Étape 3 – Communiquer les résultats de l'inspection

Objectif :

• Communiquer les résultats de l'inspection et les cas de non-conformité observés.
• Offrir une occasion de discussion lors de la réunion de clôture.
• Fournir le rapport d'inspection écrit.
• Communiquer les délais pour compléter les mesures correctives permanentes à la partie réglementée.
• Évaluer les demandes de prolongation des délais pour la mise en œuvre des mesures correctives.

Figure 6. Il y a 4 étapes pour communiquer les résultats de l'inspection, qui sont représentés par 4 cases.

Des flèches mènent d'une case à l'autre, dans l'ordre qui suit :

5.1 Procéder à la réunion de clôture,

5 5 Remettre le Rapport d'inspection et finaliser le dossier d'inspection,

5.3 Déterminer les échéanciers des inspections de suivi, et

5.4 Révision d'une demande de prolongation des délais pour apporter les mesures correctives.

5.1 Procéder à la réunion de clôture

Une réunion de clôture officielle a lieu une fois que l'inspection sur place et toutes les tâches d'inspection sont terminées. La réunion de clôture peut avoir une nature officielle, ou consister en une simple discussion des détails de l'inspection. Son but est de fournir une rétroaction verbale à la partie réglementée concernant les résultats de l'inspection, et toute non-conformité observée. Dans l'éventualité où l'inspecteur nécessite des éclaircissements supplémentaires (p. ex., auprès d'un superviseur au bureau de l'ACIA, pour examiner et valider des renseignements d'inspection), la réunion de clôture peut avoir lieu quelques jours suivant l'inspection sur place.

Lors de la réunion de fermeture, l'inspecteur peut, s'il y a lieu :

• discuter de l'ensemble des résultats de l'inspection;
• discuter et clarifier toute action ou mesure de contrôle prise par la partie réglementée ou par l'inspecteur au cours de l'inspection;
• offrir une présentation orale de tous les cas de non-conformité relevés;
• aviser la partie réglementée si une analyse supplémentaire et une consultation sont requises afin de déterminer la conformité;
• préciser tous les délais accordés pour mettre en œuvre les mesures correctives associées à chaque cas de non-conformité et expliquer que l'inspection de suivi évaluera si la conformité a bien été rétablie;
• indiquer que le rapport d'inspection sera fourni dès que possible (dans les 5 jours ouvrables), après la réunion de clôture;
• répondre aux questions, aux préoccupations ou aux demandes de clarification exprimées par la partie réglementée;
• discuter des prochaines mesures à prendre et des attentes.

L'inspecteur doit aviser immédiatement son superviseur si la partie réglementée est en désaccord avec la catégorisation de la non-conformité, sur toute mesure prise par l'inspecteur ou sur les répercussions possibles sur les activités ou le produit de la partie réglementée.

Consulter le document « Listes de vérification pour la réunion d'ouverture et la réunion de clôture » (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 11293621) pour consulter la liste de vérification relative à la réunion de clôture imprimable et pouvant être apportée à l'inspection.

Pour obtenir plus de renseignements sur la saisie de notes liées aux entrevues dans la PPNS, consulter les sections suivantes de l'annexe A : Section A.6 Communiquer les résultats de l'inspection.

5.2 Remettre le Rapport d'inspection et finaliser le dossier d'inspection

Le rapport d'inspection constitue le document qu'on remettra à la partie réglementée.

L'objectif du rapport d'inspection est d'informer la partie réglementée :

• qu'une inspection a été effectuée;
• des tâches d'inspection qui ont été effectuées;
• des cas de non-conformité relevés, le cas échéant;
• de toutes les mesures prises lors de l'inspection pour remédier à la non-conformité;
• des délais accordés pour compléter les mesures correctives.

L'inspecteur retourne au bureau, achève le rapport d'inspection et le soumet à son superviseur aux fins d'examen et d'approbation (le cas échéant).

Une fois le rapport approuvé par le superviseur, l'inspecteur le transmettra à la partie réglementée par l'entremise du portail de la PPNS ainsi que par d'autres moyens, si l'on en fait la demande (par courriel, par télécopieur, etc.) Si la partie réglementée demande qu'une réunion soit tenue afin de discuter du rapport d'inspection, l'inspecteur doit utiliser son jugement pour déterminer si celle-ci peut se faire par appel téléphonique ou s'il faut organiser une réunion en personne. Le rapport devrait être signé par l'inspecteur.

Dans certains cas, il est possible qu'aucun rapport d'inspection ne doive être présenté pour ce qui est des collectes d'échantillons et des inspections de produits. Consulter l'orientation propre au programme pour connaître ces situations particulières.

Examiner la grille tarifaire de l'ACIA pour connaître les frais liés aux tâches d'inspection. Appliquer les frais prescrits par la Procédure opérationnelle (OP/PO-175) : Perception et facturation des frais d'utilisation pour les activités et les services d'inspection à coûts recouvrables (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 6742479).

Une fois que le rapport d'inspection a été soumis à la partie réglementée, signé, et que tous les champs requis dans le dossier d'inspection ont été remplis, le dossier d'inspection doit être désactivé (fermé) pour prévenir toute modification ultérieure. Toute inspection de suivi sera considérée comme un dossier d'inspection distinct.

Rappel : Seuls les cas de non-conformité et les preuves tangibles doivent figurer dans le rapport d'inspection. Les recommandations et les opinions ne sont pas appropriées.

Pour obtenir plus de renseignements sur la façon de remplir les champs restants, de produire un rapport d'inspection et de le sauvegarder dans la PPNS, consulter les sections suivantes de l'annexe A :

• Section A.3.4 – Enregistrement du temps pour un dossier d'inspection
• Section A.6 – Communiquer les résultats de l'inspection

5.3 Déterminer l'échéancier des inspections de suivi de l'ACIA

Les inspections de suivi servent à vérifier que les mesures correctives permanentes sont mises en œuvre et efficaces pour assurer la conformité.

L'échéancier des inspections de suivi est fondé sur les délais accordés à la partie réglementée pour mettre en œuvre une mesure corrective (Section 4.8). Utiliser le tableau 2 ci-après pour guider la planification des inspections de suivi.

Il peut y avoir des situations où les lignes directrices pour les échéanciers d'inspections de suivi du tableau 2 ne sont pas pratiques (p. ex., lorsque le délai pour compléter les mesures correctives par la partie réglementée n'est pas basé sur le tableau 1, mais plutôt sur les orientations des secteurs d'activité ou des produits spécifiques). Par exemple, il peut arriver que des exploitants saisonniers ne soient pas en service au moment prévu de l'inspection de suivi et qu'ils n'aient pas de produit récemment fabriqué à présenter à l'ACIA aux fins de vérification de la conformité. Dans ces cas, les inspections de suivi seront alors faites lorsque les activités de la saison suivante reprendront, ou à la prochaine inspection planifiée.

La partie réglementée peut être tenue d'investir des montants considérables et/ou nécessiter un délai additionnel afin de traiter le cas de non-conformité de manière satisfaisante, notamment pour la restauration de la structure du bâtiment, l'achat de nouveaux équipements en provenance d'un autre pays, etc.

S'il n'y a pas d'impact sur la santé humaine, végétale et animale ou l'environnement, les délais peuvent être prolongés. Consulter la Section 5.4 ci-dessous pour connaître les conditions dans lesquelles la partie réglementée peut demander une prolongation du délai pour compléter les mesures correctives.

5.4 Examiner une demande de prolongation de délai pour compléter des mesures correctives

Dans certaines circonstances exceptionnelles, la partie réglementée peut avoir besoin de plus de temps que le délai initial accordé pour corriger les cas de non-conformité. Une demande écrite peut être faite par la partie réglementée pour obtenir une prolongation au délai qui lui avait initialement été accordé pour compléter les mesures correctives.

Ce qui suit décrit l'information nécessaire et les circonstances dont on doit tenir compte lors de l'examen de la demande et de la prise de décision concernant l'octroi ou non de celle-ci.

5.4.1 Information nécessaire à l'évaluation de la demande

• Les demandes de prolongation écrites doivent être soumises avant la date originalement établie pour la mise en œuvre des mesures.
• La demande comprend :
  • la justification pour laquelle la modification est demandée;
  • l'identification de la non-conformité associée à la demande de prolongation du délai ainsi qu'une description des mesures correctives provisoires;
  • le nouveau délai proposé pour la mise en œuvre des mesures correctives;
  • toute documentation additionnelle sur les circonstances appuyant la nécessité d'une prolongation du délai.

5.4.2 Octroi des demandes de prolongation

• Une demande de prolongation peut être accordée lorsque :
  • une demande écrite, valide de prolongation est envoyée avant la date initiale établie pour la mise en œuvre des mesures correctives et que celle-ci comprend l'information demandée, comme le décrit la Section 5.4.1;
  • la santé humaine, animale et végétale ou l'environnement ne sont pas compromis par la prolongation et que les mesures provisoires sont efficaces

Pour savoir comment inscrire une prolongation dans la PPNS, consulter la Section A.6.4 – Demande de prolongation de délai pour corriger un cas de non-conformité, à l'Annexe A.

5.4.3 Refus des demandes de prolongation

Les demandes de prolongation peuvent être refusées lorsque les exigences établies aux sections 5.4.1 et 5.4.2 ne sont pas respectées.

5.5 Appel des résultats d'inspection

Si la partie réglementée est en désaccord avec les résultats de l'inspection, elle devrait tout d'abord communiquer avec l'inspecteur en chef, dont le nom figure sur le rapport d'inspection. Si le problème n'est toujours pas résolu, la partie réglementée devrait être invitée à parler au superviseur de l'inspecteur (niveau gestionnaire ou directeur).

Le désaccord peut être lié aux éléments suivants :

• aux résultats non conformes;
• à la catégorisation de la non-conformité;
• aux délais accordés pour compléter les mesures correctives;
• à l'augmentation du niveau de surveillance; et
• aux mesures prises par l'ACIA pour remédier à la non-conformité.

Si le désaccord n'est pas résolu, la partie réglementée doit être aiguillée vers le processus des plaintes et des appels de l'ACIA Bureau des plaintes et des appels.

6.0 Étape 4 – Effectuer l'inspection de suivi

Objectif :

• Vérifier que la non-conformité est corrigée et qu'un état de conformité est rétabli.

Figure 7. Effectuer l'inspection de suivi consiste en 4 étapes, lesquelles sont représentées par 4 cases.

Des flèches mènent d'une case à l'autre, dans l'ordre qui suit :

6.1 Planifier l'inspection de suivi,

6.2 Déterminer la portée de l'inspection de suivi,

6.3 Effectuer l'inspection de suivi et

6.4 Évaluer les résultats de l'inspection de suivi.

6.1 Planifier l'inspection de suivi

Planifier l'inspection de suivi selon l'orientation appropriée fournie dans le tableau 2 de la Section 5.3. Se préparer à l'inspection de suivi en suivant l'orientation de l'Étape 1 – Se préparer à l'inspection.

6.2 Déterminer la portée de l'inspection de suivi

Afin de déterminer la portée de l'inspection de suivi, l'inspecteur :

• examine le rapport d'inspection précédent;
• identifie les cas de non-conformité exigeant une inspection de suivi;
• sélectionne les tâches d'inspection applicables liées à la non-conformité.

Pour savoir comment créer un dossier d'inspection de suivi dans la PPNS, consulter la Section A.7.1 – Accéder au dossier d'inspection de suivi et saisir les renseignements de l'inspection à l'Annexe A.

6.3 Effectuer l'inspection de suivi

Effectuer l'inspection de suivi en s'appuyant sur l'information donnée à l'Étape 2 – Effectuer l'inspection et à l'Étape 3 – Communiquer les résultats de l'inspection pour vérifier que la non-conformité a bien été résolue, qu'un état de conformité a été rétabli et que des mesures ont été prises pour prévenir une nouvelle occurrence.

Lors de l'inspection de suivi, effectuer suffisamment d'activités de vérification pour déterminer si le ou les non-conformités ont été résolues.

Suivre les procédures décrites ci-dessous afin de déterminer les mesures appropriées à prendre pour les cas de non-conformité en cours. Les procédures peuvent varier selon le délai accordé pour compléter les mesures correctives indiquées dans le rapport d'inspection initial et l'efficacité des mesures correctives (permanentes ou provisoires).

Pour tous les cas de non-conformité en cours, discuter de leurs statuts avec la partie réglementée lors de la réunion d'ouverture. Durant l'inspection sur place, vérifier que les mesures provisoires prises par la partie réglementée sont efficaces pour gérer tout cas de non-conformité dont les délais de mise en œuvre des mesures correctives ne sont pas échus.

Pour les cas de non-conformité en cours liés à des sous-éléments ou autre tâche d'inspection non inclus dans la portée de l'inspection prévue :

• si les mesures provisoires ne sont pas efficaces, alors :
  • élargir la portée en ajoutant les sous-éléments ou autres tâches d'inspection appropriés;
  • consigner la non-conformité dans le dossier d'inspection;
  • prendre les mesures de contrôle ou d'application appropriées (se référer au Processus d'intervention réglementaire normalisé, le cas échéant).
• si les mesures provisoires sont efficaces, alors :
  • ne pas ajouter de sous-élément ou une autre tâche d'inspection dans la portée;
  • procéder avec l'inspection.

Pour les cas de non-conformité en cours liés à des sous-éléments ou d'autres tâches d'inspection inclus dans la portée de l'inspection prévue :

• si le délai de mise en œuvre des mesures correctives est échu, alors :
  • vérifier que les cas de non-conformité ont été corrigés.
• si le délai de mise en œuvre des mesures correctives n'est pas écoulé et les mesures provisoires sont efficaces, alors :
  • consigner la non-conformité dans le dossier d'inspection, dans le même sous-élément ou la tâche d'inspection y étant associée;
  • faire référence au dossier d'inspection initial dans les preuves tangibles;
  • consigner le même délai pour compléter les mesures correctives pour la non-conformité.
• si le délai de mise en œuvre des mesures correctives n'est pas écoulé et que les mesures provisoires ne sont pas efficaces, alors :
  • consigner la non-conformité dans le dossier d'inspection;
  • catégoriser de nouveau la non-conformité;
  • prendre les mesures de contrôle et/ou d'application appropriées (se référer au Processus d'intervention réglementaire normalisé, le cas échéant).

Pour connaître comment saisir des notes et tout cas de non-conformité relevé lors d'une inspection de suivi dans la PPNS, consulter la Section A.7.1 – Accéder au dossier d'inspection de suivi et saisir les renseignements de l'inspection de l'Annexe A.

6.4 Évaluer les résultats de l'inspection de suivi

Évaluer les résultats de l'inspection de suivi.

Si l'état de conformité est rétabli, achever le rapport d'inspection.

Par contre, si l'état de conformité n'est pas rétabli :

• aviser son superviseur;
• prendre les mesures de contrôle et/ou d'application de la loi appropriées;
• achever le rapport d'inspection.

Annexe A : Enregistrement des renseignements d'inspection dans la Plateforme de prestation numérique de services (PPNS)

A.1 Objectif

La présente annexe a pour objectif d'orienter tout le personnel d'inspection de l'ACIA en ce qui touche à l'accès aux dossiers d'inspection de la PPNS et à leur création, leur attribution et leur exécution. Ces conseils visent à complémenter les sections de la Procédure d'inspection standardisée (PIS) qui exigent de suivre des instructions précises de la PPNS.

Des instructions supplémentaires sur l'utilisation de la PPNS sont disponibles dans les Procédures opérationnelles normalisées (PON) de la PPNS (accès à l'interne seulement). Chaque section du présent document offre un lien vers la section correspondante des PON, s'il y en a une. Ces instructions comportent notamment des captures d'écran et de l'information utiles sur la navigation, la création de divers documents et registres ainsi que la modification de renseignements. On peut y accéder à partir de la page d'accueil de la PPNS dans Merlin (accès à l'interne seulement).

A.2 Aperçu de la PPNS

4 modules distincts sont à l'usage de l'ACIA dans la PPNS :

Inscription
Inspection
Autorisations
Exportation

La structure de gestion des dossiers dans la PPNS est organisée en 2 niveaux : les services demandés par l'industrie, tels que les demandes de services pour l'exportation et les demandes d'autorisation, sont considérés comme des dossiers parents; tandis que les dossiers d'inspection générés pour appuyer les demandes et les autorisations de l'industrie sont considérés comme des dossiers enfants. Cette structure de gestion des dossiers facilite l'inscription de l'industrie, la présentation de demandes de service, l'attribution des tâches, la gestion des dossiers d'inspection, la surveillance des risques et la déclaration des résultats d'évaluation des risques.

Mon ACIA est le portail Web permettant à l'industrie de s'inscrire dans la PPNS et de faire des demandes d'autorisation. Pour les utilisateurs de l'ACIA, il est possible d'accéder à la PPNS au moyen de l'application « Client Relationship Management » (CRM) en ligne, ou Resco, une application mobile qui peut également fonctionner hors ligne. Les fonctions de la PPNS ne sont pas toutes accessibles dans Resco, par exemple, l'accès aux dossiers d'autorisation domestique et d'exportation.

L'accès aux environnements de formation et de production en ligne de la PPNS peut être obtenu à partir de la page d'accueil de la PPNS dans Merlin (accès à l'interne seulement). Ce site fournit des renseignements sur la formation ainsi que du soutien. Consulter la PON sur l'application Resco Mobile CRM (accès à l'interne seulement) – SGDDI n^o 10628219) pour obtenir des conseils sur l'application RESCO et les spécificités dont il faut tenir compte pour le travail hors ligne.

Rôles et responsabilités des utilisateurs de la PPNS

L'administration de la PPNS et la création et l'exécution des dossiers d'inspection dans la PPNS relèvent de différents utilisateurs de l'ACIA, selon leurs responsabilités et leurs rôles respectifs et selon le niveau d'accès accordé dans le cadre de ces responsabilités. La liste suivante résume les responsabilités de divers utilisateurs de l'ACIA.

Inspecteur principal

• Crée et attribue un dossier d'inspection déclenché par un événement imprévu.
• Documente et complète l'inspection.
• Est responsable des décisions finales en matière d'inspection.
• Est responsable d'aviser le superviseur de tout rapport prêt pour approbation.
• Produit et fait parvenir le rapport d'inspection à la partie réglementée.
• Constitue le principal responsable des communications avec la partie réglementée (y compris les appels).
• Ferme le dossier d'inspection.

Membres de l'équipe d'inspection

• Documentent et complètent l'inspection en collaboration avec l'inspecteur principal.

Superviseur

• Crée des dossiers d'inspection
• Attribue le dossier d'inspection à l'inspecteur principal et ajoute les membres de l'équipe d'inspection au dossier d'inspection.
• Approuve les rapports d'inspection, si nécessaire.

Administrateur de la PPNS

• Répond aux besoins opérationnels, tels que les problèmes d'accès ou de connexion à la PPNS.
• Effectue toute modification requise au système.
• Rend compte des données d'inspection.

Agents du Centre d'administration

• Reçoivent et examinent les demandes d'autorisation.
• Créent des dossiers d'inspection aux fins d'autorisation, au besoin.

Intégrité et sécurité des données

Le dossier d'inspection dans la PPNS contient les données recueillies pendant l'inspection, dont les sélections provenant de listes de données de référence, la saisie de données propres à l'inspection et les notes de l'inspecteur. Ces renseignements peuvent être révisés par le propriétaire du dossier d'inspection durant la période active de l'inspection. Toutes les données sont « verrouillées » dès que le dossier d'inspection est clos. Les données d'inspection et le rapport d'inspection remplis ont un niveau de sécurité Protégé B.

La saisie de données dans un champ unique par plus d'un utilisateur en même temps entraînera la réécriture des données existantes par le système, qui gardera uniquement les saisies les plus récentes. En raison de cette limitation, pendant les inspections menées en équipe, il est recommandé de répartir les tâches entre les membres de sorte que chaque inspecteur soit responsable de la saisie des données de certains champs précis (par exemple, chaque inspecteur saisit ses données dans une tâche d'inspection différente), ou un seul inspecteur recueille l'ensemble des renseignements.

Si des modifications doivent être apportées aux données d'inspection après la fermeture du dossier d'inspection, un processus particulier doit être suivi pour obtenir l'autorisation de modification et pour permettre au système d'intégrer la modification correctement. Consulter la page Section A.6.5 pour obtenir de plus amples renseignements.

A.3 Renseignements sur les dossiers d'inspection de la PPNS

A.3.1 Créer et valider un dossier d'inspection

Il y a plusieurs manières de créer un dossier d'inspection. Pour les demandes de services liés à l'exportation, les dossiers d'inspection sont créés à partir du dossier d'exportation par l'entremise de la PPNS. Pour les demandes d'autorisation, les préposés du Centre d'administration peuvent créer un dossier d'inspection. Dans d'autres cas, ce sont les superviseurs ou inspecteurs qui pourraient avoir à créer un dossier d'inspection. Peu importe où est créé le dossier d'inspection, une étape de validation doit être franchie pour ajouter le dossier d'inspection à la file d'attente des dossiers d'inspection et pour permettre la saisie de données d'inspection dans le dossier. Avant qu'un dossier d'inspection puisse être validé, plusieurs champs obligatoires doivent être remplis. Si ces champs obligatoires n'ont pas été remplis, la PPNS indiquera à l'utilisateur les champs qu'il doit remplir en vue de permettre la validation.

Consulter la PON ― Création d'une demande d'inspection (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 10643032) pour savoir comment créer et valider un dossier d'inspection. Un module de formation portant sur la création de demandes d'inspection dans la PPNS est disponible dans Merlin – apprentissage et formation sur la PPNS (accès à l'interne seulement).

Déclencheurs d'une inspection dans la PPNS et établissement de la portée en vue de valider le dossier d'inspection

Avant qu'un dossier d'inspection puisse être créé dans la PPNS, le champ fondamental du déclencheur dans la PPNS doit être rempli. Ces déclencheurs constituent les raisons de l'inspection, et comprennent : un plan d'inspection de contrôle préventif, un plan d'échantillonnage, un plan d'inspection des produits, une intervention en cas d'incident, une autorisation domestique, une autorisation d'exportation, une autorisation d'importation, et la vérification de fournisseur de service. Consulter la Section 3.1 Déterminer la portée de l'inspection pour obtenir une description complète des déclencheurs dans la PPNS.

Un seul déclencheur d'inspection peut être sélectionné par dossier d'inspection. Par conséquent, des activités d'inspection effectuées pour des raisons différentes (c'est-à-dire des déclencheurs différents), avec des tâches d'inspection différentes, devraient faire l'objet de dossiers d'inspection différents. Par exemple, si une inspection de contrôle préventif est effectuée et que, lors de la même visite, des échantillons de surveillance doivent être prélevés dans le cadre d'un plan de collecte d'échantillons, les tâches relatives à chacun de ces déclencheurs d'inspection devraient faire l'objet de dossiers d'inspection distincts dans la PPNS. Reportez-vous aux pratiques de gestion de dossier PPNS pour chaque secteur d'activité pour plus d'informations.

A.3.2 Attribution des dossiers d'inspection et des tâches

Les dossiers d'inspection créés récemment peuvent être trouvés dans la file d'attente des dossiers d'inspection, dans la PPNS; ceux-ci sont marqués du statut « Actif ». Les dossiers d'inspection peuvent être acheminés à un inspecteur par un superviseur, ou l'inspecteur peut lui-même choisir un dossier d'inspection. La PON ― Attribution des tâches d'inspection (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 10810628) offre des renseignements précis sur l'attribution des dossiers d'inspection, sur la recherche de dossiers d'inspection dans une file d'attente, sur le transfert de dossiers à un autre sous-district, sur l'auto-attribution, et sur l'ajout ou le retrait de plusieurs inspecteurs. Un module de formation portant sur l'attribution des tâches dans la PPNS est disponible dans Merlin – apprentissage et formation sur la PPNS.

Dès que le dossier d'inspection a été attribué, le système change le champ État de travail dans le dossier d'inspection à « Attribué ».

A.3.3. Refuser un dossier d'inspection

Un dossier d'inspection peut être refusé par un inspecteur, puis réattribué à un autre inspecteur par le superviseur. Un dossier d'inspection ne peut être refusé que si le champ État de travail indique « Attribué » et si une raison est indiquée dans le système.

Consulter la PON ― Attribution des tâches d'inspection (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 10810628) et la PON ― Préparation en vue d'une inspection (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 10587488) pour savoir comment refuser et réattribuer un dossier d'inspection.

A.3.4 Saisie du temps pour un dossier d'inspection

La quantité de temps direct^{Note de bas de page 4} que consacrent les inspecteurs de l'ACIA à une inspection peut être saisie dans le dossier d'inspection de la PPNS. Le temps d'inspection devrait être saisi pour chaque tâche d'inspection, chaque non-conformité et pour les déplacements, comme suit :

Tâches d'inspection

• Le temps consacré à accomplir chaque tâche d'inspection se limite au temps consacré à compléter les activités de vérifications associées à chaque tâche (tel que décrit dans les orientations de la Section 4.4 – Effectuer les tâches d'inspection).
• Le temps consacré à préparer et effectuer la tournée initiale et les réunions d'ouverture et de fermeture doit être réparti en parts égales entre les tâches d'inspection qui relèvent de la portée de l'inspection. Par exemple, s'il y a 6 tâches d'inspection et que l'inspecteur a consacré une heure à la préparation et 0,5 heure à la tournée initiale, 0,25 heure sera ajoutée à chacune des 6 tâches d'inspection.
• Chaque membre de l'équipe d'inspection (si plus d'un inspecteur participe à l'inspection attribuée) est responsable de saisir le temps consacré à la tâche d'inspection, en arrondissant au quart d'heure le plus proche.
• En équipe, veuillez discuter et établir à l'avance si vous préférez saisir le temps consacré au niveau de chaque tâche sous une entrée unique pour l'équipe entière, ou si vous préférez saisir plusieurs données représentant le temps consacré par chaque membre sur la tâche.

Enregistrement de non-conformité

• Le temps consacré à remplir un enregistrement de non-conformité est limité au moment de la constatation d'une non-conformité, à la catégorisation du cas de non-conformité et à la détermination des délais accordés pour mettre en œuvre toute mesure corrective réglementaire relative à cette non-conformité.

Temps de déplacement

• Saisir le temps total cumulatif consacré au déplacement vers le site, et le retour, par tous les inspecteurs/membres qui participent à l'inspection. Cette information devrait être saisie dans le champ Temps de déplacement dans la section portant sur les détails de l'inspection du dossier d'inspection. Par exemple, si 2 inspecteurs qui effectuent une inspection ensemble prennent 1 heure pour se déplacer vers le site d'inspection (dans le même véhicule ou dans des véhicules séparés), saisir 2 heures dans le champ temps de déplacement.
• Si plusieurs inspections sont entreprises à divers emplacements au cours d'une même journée, saisir uniquement le temps consacré au déplacement vers le site (l'aller) dans le dossier d'inspection. Le dernier site inspecté doit inclure le temps de l'aller et du retour au bureau dans le dossier d'inspection. Par exemple, un inspecteur voyage 0,5 heure pour se rendre au lieu A, puis 1 heure pour se rendre au lieu B, puis 1,5 heure pour se rendre au lieu C, et enfin 2 heures pour revenir au bureau. Il saisit donc 0,5 heure dans le dossier d'inspection du lieu A, 1 heure dans le dossier d'inspection du lieu B, et 3,5 heures dans le dossier d'inspection du lieu C.
• L'inspecteur principal est responsable de saisir cette information dans le champ Temps de déplacement.

Remarque : veuillez noter que les périodes non directement associées à la réalisation de l'inspection (administration générale, pauses et dîner) ne sont pas comptabilisées dans le dossier d'inspection. Consulter la PON ― Effectuer une inspection (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 10846227) pour obtenir des instructions sur la façon de saisir le temps dans les registres.

A.3.5 Notification à l'aide de la PPNS

Au besoin, les inspecteurs et superviseurs (ou autres utilisateurs) affectés à un même dossier d'inspection peuvent communiquer à l'aide de l'option de tâche de notification dans la PPNS. Ces tâches de notification peuvent être générées manuellement dans la PPNS, au besoin, à tout moment jusqu'à la clôture du dossier d'inspection. Les notifications peuvent se présenter sous 3 formes différentes : les tâches de CRM; les notifications par courriel générées par le système; et les notifications par courriel générées manuellement. Consulter la PON ― Tâches de notification dans un dossier d'inspection (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 10637132) pour obtenir des explications détaillées sur les types de notification et les procédures à suivre.

A.3.6 Directive pour la prise de note

Les renseignements recueillis par l'inspecteur durant une inspection peuvent :

• servir de rappel des éléments à couvrir pendant l'inspection en cours;
• soutenir la conformité des évaluations;
• être utiles pour les inspections ultérieures.

De façon générale, les notes saisies dans la PPNS devraient être claires et directes, éviter le recours aux acronymes (afin de faciliter l'examen des renseignements), être fondées sur les faits (non pas sur des recommandations) et être pertinentes à la section dans laquelle elles ont été saisies.

Les notes devraient prendre en compte toutes les activités de vérification effectuées par l'inspecteur, même si la conformité a été constatée. Par exemple, une note devrait être saisie dans le champ précis du document pour décrire tous les enregistrements examinés (y compris la date, le lieu et le nom du document) et indiquer que la conformité a été atteinte.

En ce qui a trait à la quantité de détails à consigner dans la PPNS, les inspecteurs et les superviseurs devraient s'en remettre à leur formation et leur expérience. Lorsque les activités de vérification permettent de constater des cas possibles de non-conformité, des notes plus détaillées s'avèrent nécessaires. Consulter les documents d'orientation et de formation pour obtenir de plus amples renseignements sur les notes appropriées devant être prises pendant une inspection :

• Cours donné par l'ACIA sur la prise de notes dans le portail d'apprentissage de l'ACIA et d'AAC (no d'identification 00061342 (cours en anglais); no d'identification 00061343 (cours en français).
• Directive opérationnelle (DO-14483) – Notes électroniques (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 10111004)
• Notes électroniques – Foire aux questions (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 10111308)

Les enregistrements numériques peuvent également être utilisés à l'appui des renseignements d'inspection. Se référer à la directive opérationnelle (DO-14794) Utilisation de dispositifs d'enregistrement numériques (appareil photo, vidéo, audio) durant les inspections (SGDDI n^o 10429020) pour obtenir de plus amples renseignements.

Rappel : Tous les renseignements d'inspection à l'appui d'une décision relative à la conformité doivent être saisis dans les champs appropriés et désignés dans le dossier d'inspection. L'onglet Notes situé dans chaque enregistrement de la PPNS est verrouillé après la sauvegarde. Toutes les corrections doivent être effectuées via une nouvelle note avec les corrections enregistrées.

A.4 Étape 1 – Se préparer à l'inspection

A.4.1 Déterminer la portée de l'inspection

Lorsque la portée a été établie en vue de valider le dossier d'inspection, l'inspecteur peut modifier la portée de l'inspection.

La portée de l'inspection comprendra le type de tâche d'inspection (inspection de contrôle préventif, inspection des produits ou collecte d'échantillons) et les tâches d'inspection de niveau 1 et 2 requises. Une liste complète des tâches relevant du type de tâche « Inspection des produits » est disponible dans la PPNS, sous Administration dans la barre de navigation. Les documents d'orientation propres au secteur d'activité fournissent les tâches d'inspection appropriées pour chaque programme du secteur d'activité.

Sélectionner et inscrire les tâches d'inspection dans la sous-grille « Tâches d'inspection ». Les tâches d'inspection sont décrites à l'aide des champs suivants :

• Type de tâche – inspection de contrôle préventif, collecte d'échantillons, ou inspection des produits.
• Niveau de tâche d'inspection 1 et 2 – autres descriptions des tâches d'inspection à effectuer.
• Détails sur la tâche d'inspection – champ non obligatoire où l'on peut inscrire des détails supplémentaires sur la tâche d'inspection.

Dans le cas des inspections dont le déclencheur est lié à une autorisation d'exportation, le champ « Détails sur la tâche d'inspection » est automatiquement rempli avec une description plus détaillée de la tâche d'inspection qui doit être effectuée.

Consulter les documents d'orientation propres au secteur d'activité pour confirmer quels sont le déclencheur, les types de tâches d'inspection et les tâches d'inspection appropriées pour ce dossier d'inspection. Il est possible que les documents d'orientation pour le secteur d'activité exigent des renseignements pertinents supplémentaires pour l'inspection. Ces renseignements peuvent être ajoutés à l'enregistrement des tâches; soit dans le champ des détails sur le produit (pour les tâches d'inspection de type « Inspection des produits »), soit dans le champ de l'échantillon (pour les tâches d'inspection de type « Collecte d'échantillons »), soit dans le champ des activités de vérification liée à l'inspection (pour les tâches d'inspection de type « Inspection de contrôle préventif »).

A.4.2 Former l'équipe

Les directives liées à la formation d'une équipe se trouvent dans la PIS et dans les documents d'orientation du secteur d'activité en question. Les étapes en vue d'ajouter un membre de l'équipe à un dossier d'inspection sont décrites dans la PON ― Préparation en vue d'une inspection (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 10587488).

A.4.3 Examiner l'information

Passer en revue les renseignements contenus dans le dossier d'inspection de la PPNS, en plus des conseils d'orientation offerts dans la section « Examiner l'information » de la PIS :

• Passer en revue les renseignements inscrits dans les champs du dossier d'inspection ayant été attribué, y compris le type de demande (nouvelle inspection ou inspection de suivi), le déclencheur de l'inspection, le type de tâche d'inspection, les tâches d'inspection et les renseignements sur les produits ou l'échantillonnage. Ajouter ou modifier des renseignements au besoin.
• Passer en revue les profils de la partie, de l'établissement, du lieu et du sous-district. Voir la section « Se préparer à une inspection » de la PON ― Préparation en vue d'une inspection (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 10587488) pour obtenir des conseils sur l'examen du compte de la partie, des dossiers d'inspection antérieurs et des non-conformités. S'il est déterminé que le lieu de la partie réglementée n'a pas été inscrit, consulter la section « Créer un nouveau lieu d'inspection personnalisé » dans la PON ― Effectuer une inspection (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 10846227) pour obtenir des instructions.
• (Facultatif) Saisir un résumé des non-conformités actuelles ou des problèmes antérieurs importants pour l'inspection assignée dans l'onglet Notes, lequel est situé à la page principale du dossier d'inspection.

A.4.4 Notifier la partie réglementée

Si l'inspection est annoncée et que la partie réglementée en a été avisée, saisir et identifier adéquatement le nom du représentant de la partie réglementée ayant confirmé l'inspection dans l'onglet Note de la page principale de l'inspection.

Dès que la date de l'inspection est fixée (inspection annoncée ou non annoncée) :

• Inscrire la date dans les champs Date d'inspection prévue et Date limite, à l'étape du processus Demande d'inspection.
• Sélectionner « Oui » dans le champ Date d'inspection confirmée à l'étape du processus Préparation en vue d'une inspection.

Le champ État de travail dans le dossier d'inspection devrait être mis à jour automatiquement à « Inspection prévue ».

Consulter la PON ― Préparation en vue d'une inspection (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 10587488) pour de plus amples renseignements.

A.5 Étape 2 – Effectuer l'inspection

A.5.1 Procéder à la réunion d'ouverture

Pour saisir des renseignements sur la réunion d'ouverture dans la PPNS, ajouter un nouvel enregistrement de réunion à partir de la barre de commande, conformément aux instructions de la section « Tenir une réunion d'ouverture » de la PON ― Effectuer une inspection (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 10846227). Pour cette réunion, saisir les renseignements suivants :

• Sélectionner « Réunions » et « Ajouter une nouvelle réunion » dans la vue associée des réunions.
• Saisir un objet pour la réunion dans le champ Nom.
• Sélectionner « Réunion d'ouverture » dans le champ Type de réunion.
• Saisir et sauvegarder la date de la réunion dans le champ Date de la réunion.
• Saisir le nom de tous les participants de la partie réglementée à la réunion dans la sous-grille Participants (personnes-ressources) s'ils figurent déjà dans la PPNS ou, si leurs noms n'y figurent pas, les inscrire dans le champ de texte ouvert Participants, accompagné de leur titre).
• Saisir le nom de tous les participants de l'ACIA à la réunion (y compris les autres inspecteurs, les spécialistes en la matière se joignant à l'inspection) dans la sous-grille Participants (Utilisateurs) s'ils sont déjà inscrits dans la PPNS ou, si leurs noms n'y figurent pas, inscrire ceux-ci dans le champ de texte ouvert Participants, accompagnés de leur titre.
• Saisir tous les autres Participants (p. ex., les inspecteurs provinciaux) accompagné de leur titre dans le champ de texte ouvert si les renseignements de profil ne figurent pas déjà dans la PPNS.
• Saisir toutes les notes pertinentes sur la réunion d'ouverture dans le champ Notes de réunion.

Dès que l'inspection a été amorcée sur les lieux de l'installation de la partie réglementée, s'assurer que l'option « Inspection en cours » est sélectionnée dans le champ État de travail du dossier d'inspection.

A.5.2 Effectuer la tournée initiale

Au moment d'effectuer la première visite :

• Saisir toutes les notes pertinentes dans l'onglet adéquatement intitulé Notes, lequel est situé à la page principale du dossier d'inspection; par exemple, le secteur visité, toute observation digne de mention pouvant avoir une incidence sur l'état de conformité, entre autres. Dans cet onglet Notes, indiquer si une visite des installations intérieures ou extérieures a été effectuée.
• Si certains des renseignements notés pendant la visite sont susceptibles d'entraîner des répercussions sur une décision relative à la conformité (p. ex., cas soupçonné de non-conformité observé), ces notes doivent être copiées dans le champ approprié dans la tâche d'inspection connexe (p. ex., dans le champ Observations).

Consulter la section « Effectuer une visite » de la PON ― Effectuer une inspection pour obtenir de plus amples renseignements sur l'endroit où il faut inscrire ces renseignements.

A.5.3 Confirmer la portée

Si l'inspecteur, à tout moment de l'inspection, fait une observation qui pourrait nécessiter une mesure d'intervention, il faudra déterminer si une tâche d'inspection doit être ajoutée au dossier actuel ou s'il est justifié d'ouvrir un nouveau dossier d'inspection.

• Déterminer si un nouveau dossier d'inspection est requis. Un nouveau dossier d'inspection est requis si la nouvelle tâche d'inspection est effectuée pour une raison différente de celle indiquée dans le déclencheur de l'inspection sélectionné pour le dossier d'inspection initial. Par exemple, si l'inspecteur effectue une inspection de contrôle préventif et qu'il prélève un échantillon dans le cadre d'un plan d'échantillonnage national, il devra créer un nouveau dossier d'inspection avec le déclencheur d'inspection approprié.
• S'il faut ajouter une nouvelle tâche d'inspection, ajouter celle-ci à la sous-grille Tâches d'inspection, située à la page principale du dossier d'inspection. Veuillez consulter la section « Ajouter à la portée », dans la PON ― Effectuer une inspection (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 10846227).
• Si une tâche d'inspection doit être retirée de l'inspection, consulter la section « Retirer de la portée », dans la PON ― Effectuer une inspection.

A.5.4 Effectuer les tâches d'inspection

Les champs des activités de vérification liée à l'inspection présents à la fois pour les types de tâche d'inspection « Inspection de contrôle préventif », « Inspection des produits » et « Collecte d'échantillons » comprennent les champs Mesures, Examen des documents et des dossiers, Entrevue et Observation. Lors d'une inspection des produits, le champ supplémentaire Détails sur le produit est disponible. Lors d'une inspection de collecte d'échantillons, le champ supplémentaire Enregistrement de l'échantillon est disponible.

Les renseignements saisis dans les divers champs d'activités de vérification n'apparaissent pas dans le rapport d'inspection (à l'exception du champ Description de l'échantillon). Si les renseignements saisis lors de l'inspection mentionnent une non-conformité, ces renseignements devraient être copiés dans le champ Constatations.

Avant de quitter la page de la tâche d'inspection, s'assurer que la section sur l'état et la portée est achevée et que les champs changement de portée, une non-conformité a-t-elle été observée? et tâche terminée ont bien été remplis.

A.5.4.1 Activités de vérification liée à l'inspection pour les inspections des contrôles préventifs, la collecte d'échantillons et les inspections de produits

Examen des documents et des registres

Pour tous les dossiers ou documents examinés, inscrire ses notes dans la zone de texte libre Examen des documents et des dossiers. Ce champs est situé dans la section Activités de vérification liée à l'inspection de la tâche d'inspection. Consulter la section « Activités de vérification liée à l'inspection  » de la PON ― Effectuer une inspection (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 10846227). La note devrait comprendre :

• un élément permettant d'identifier le document ou l'enregistrement (p. ex., le titre ou le nom de la section du document ou de l'enregistrement et les numéros de page des enregistrements examinés);
• la ou les date(s) (c.-à-d., la date ou la période pendant laquelle les enregistrements ont été examinés) ou le numéro de version du document;
• les notes pertinentes inscrites dans l'examen du document ou de l'enregistrement.

Observation

Inscrire ses notes d'observation dans la zone de texte libre intitulée Observations, située à la section Activités de vérification liée à l'inspection de la tâche d'inspection. Consulter la section « Activités de vérification liée à l'inspection  » de la PON ― Effectuer une inspection. Les notes devraient comprendre ce qui suit :

• l'endroit où a eu lieu l'observation;
• l'heure et la date de l'observation;
• les notes pertinentes et descriptives de ce qui a été observé.

Entrevue

Inscrire ses notes d'entrevue dans la zone de texte libre intitulée Entrevue, située à la section Activités de vérification liée à l'inspection de la tâche d'inspection. Consulter la section « Activités de vérification liée à l'inspection  » de la PON ― Effectuer une inspection. Les notes devraient comprendre ce qui suit :

• le nom et le titre de la ou des personne(s) interrogée(s);
• l'heure et la date de l'entrevue;
• les notes pertinentes prises lors de l'entrevue.

Mesures

Pour saisir des renseignements sur des mesures ayant été prises sans soumettre d'échantillon, créer un enregistrement Mesures dans la section « Activités de vérification liée à l'inspection » de la tâche d'inspection appropriée. Voir la section « Saisir les renseignements sur les mesures » de la PON ― Effectuer une inspection. Dans l'enregistrement Mesures, saisir le Type de mesure :

• Température
• Degrés
• Temps
• pH
• Chlore ‒ %
• Humidité
• Activité de l'eau
• Identification
• Pression
• rH (potentiel d'oxydoréduction);
• Âge
• Sexe
• Race
• Tatouage d'identification
• Présence de sol
• Identification du lot

Si l'activité effectuée ne figure pas dans la liste du champ Type de mesure, ajouter la tâche d'inspection de produits adéquate décrivant le mieux l'activité en question.

À l'intérieur de l'enregistrement Mesures, saisir :

• la valeur de mesure (c.-à-d., les résultats de la mesure);
• les unités de mesure;
• l'horodatage de la mesure (c.-à-d., la date et l'heure de la mesure);
• Toute note supplémentaire dans le champ Description.

Document

Des documents peuvent être joints dans la sous-grille Documents. Il faut prendre soin de ne joindre que les documents pertinents à une non-conformité potentielle ou à une mesure d'intervention réglementaire afin d'éviter de surcharger le système. Pour joindre un document, cliquer sur le bouton sauvegarder et ne rien inscrire dans le champ Type de document, puis placer les notes et le fichier à joindre dans la section Notes.

Voici des exemples de documents électroniques qui peuvent être joints à dans une tâche d'inspection :

• des photos, des numérisations et autres fichiers,
• des listes de vérifications ou autres documents qui sont spécifiques à un programme.

Enregistrement d'échantillons (pour le type de tâche « Collecte d'échantillons » seulement)

Dans la tâche d'inspection, créer un nouvel enregistrement dans la section Enregistrements des échantillons pour chaque échantillon prélevé. Dans cet enregistrement, saisir :

• Le numéro et le nom du plan d'échantillonnage – en fonction des plans d'échantillonnage nationaux et des directives actuelles.
• La date à laquelle l'échantillon a été prélevé doit être indiquée dans le champ Échantillon prélevé.
• Saisir les renseignements indiquant le lieu où l'échantillon a été prélevé dans le champ Description de l'échantillon (Remarque : Ce champ s'affichera dans le rapport d'inspection).
• Saisir le Numéro de référence unique du SIESAL, le cas échéant.
• Sélectionner l'option Résultat de l'échantillon appropriée à partir du menu déroulant.
• Évaluation de l'échantillon – Saisir tout renseignement supplémentaire à l'appui de la décision prise en ce qui a trait au Résultat de l'échantillon.
• Saisir tout renseignement supplémentaire sur l'échantillon dans le champ Commentaires sur l'échantillon.

Consultez les directives spécifiques du secteur d'activité pour les exigences de gestion des dossiers d'inspection de la PPNS.

Consulter la PON ― Gérer des échantillons dans un dossier d'inspection (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 10636979) pour savoir comment créer, remplir et gérer des dossiers sur les échantillons dans la PPNS.

Détails sur le produit (pour le type de tâche d'inspection « Inspection de produits » seulement)

Que l'inspection de produit exécutée soit prévue ou non, créer une nouvelle tâche de type Inspection de produits, même si l'objet de l'activité consiste à confirmer les résultats obtenus pendant une inspection de PCP.

Saisir une description exacte du produit (ou de la chose) inspecté à titre de référence dans le champ Description du produit. Utiliser les autres champs d'activité de vérification pour saisir les résultats de l'inspection de produit.

Constatations

Utiliser le champ Constatations pour saisir toutes les notes obtenues des activités de vérification, qui seront utiles pour soutenir éventuellement une non-conformité. Les renseignements contenus dans le champ Constatations seront utilisés pour rédiger les preuves tangibles dans l'enregistrement de non-conformité.

A.5.5 Déterminer la conformité

Si aucune non-conformité n'a été relevée lors de l'inspection d'une tâche, sélectionner « Non » dans le champ « Une non-conformité a-t-elle été observée? » de la tâche d'inspection, enregistrer le temps consacré à la tâche dans la sous-grille de saisie du temps consacré aux tâches, et cocher la case « Tâche terminée? ».

Si une non-conformité a été relevée, sélectionner « Oui » dans le champ « Une non-conformité a-t-elle été observée? » de la tâche d'inspection.

Évaluation de l'impact

Pour toutes les tâches d'inspection de contrôle préventif (ICP), une réponse doit obligatoirement être saisie dans le champ Évaluation de l'impact qui s'affichera si le champ « Une non-conformité a-t-elle été observée? » est marqué d'un « Oui ». Sélectionner l'option appropriée à partir du menu déroulant en suivant les conseils d'orientation du secteur d'activité.

A.5.5.1 Créer un enregistrement de non-conformité

Un enregistrement de non-conformité peut être créé à partir de la page principale de l'inspection, dans la sous-grille Non-conformité. Consulter la PON ― Gérer un enregistrement de non-conformité – (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 10636921) pour obtenir des instructions supplémentaires sur la saisie du type et du sous-type de non-conformité et des références réglementaires et non réglementaires.

Voici les étapes pour créer un enregistrement de non-conformité :

1. Sélectionner le Type de non-conformité approprié.

2. Sélectionner le Sous-type de non-conformité approprié.

3. Enregistrer.

4. Modifier le champ Nom.

• Il pourrait être utile d'attribuer un nouveau nom à l'enregistrement de non-conformité s'il y a plusieurs non-conformités dans un même dossier d'inspection. Le nom par défaut de la non-conformité est généré à partir des champs « Type » et « Sous-type » de la non-conformité. Une liste des non-conformités se trouve dans la sous-grille Non conformité de la page principale du dossier d'inspection. Il sera plus facile de distinguer les enregistrements de non-conformité dans la sous-grille Non-conformité s'ils portent chacun un nom unique.
• Le champ Nom de l'enregistrement de non-conformité peut être modifié. Il suffit de cliquer sur le champ, de modifier le nom et d'enregistrer.

5. Ajouter des références réglementaires ou non réglementaires

• Une seule référence réglementaire ou non réglementaire doit être saisie dans chaque enregistrement de non-conformité, sauf si les conseils d'orientation du secteur d'activité indiquent explicitement que plusieurs références peuvent être incluses.
• Enregistrer l'article ou sous-article le plus précis ou le plus spécifique du règlement ayant été enfreint.
• Si plusieurs problèmes identifiés lors de diverses tâches d'inspection relèvent de la même référence réglementaire, créer un (1) seul enregistrement de non-conformité.
• Pour ce qui est des références réglementaires, s'il y a infraction à une loi, sélectionner la loi appropriée du menu déroulant et saisir le numéro de l'article de la loi dans l'onglet Général de la page de la référence réglementaire ou non réglementaire. S'il y a infraction à un règlement, sélectionner le règlement en question dans le champ du menu déroulant et saisir le Numéro d'article du règlement. Au moment de saisir les numéros d'articles des lois ou des règlements, prendre soin de seulement saisir le numéro d'article (n'ajouter aucun texte supplémentaire) en utilisant la même ponctuation que celle qui est utilisée dans la loi ou le règlement (y compris les espaces et les parenthèses).
• En ce qui a trait aux exigences non réglementaires, fournir une description exacte de la référence dans le champ Précisions sur les exigences. Consulter d'autres directives de programme pour obtenir des précisions sur les exigences non réglementaires potentielles.

6. Ajouter des tâches d'inspection à l'appui

• Saisir les tâches d'inspection liées à la non-conformité à l'aide de la fonction « Ajouter les tâches à l'appui » au haut de la page de l'enregistrement de non-conformité. Les constatations applicables sur la non-conformité soulevées pour chaque tâche d'inspection à l'appui devraient être résumées dans la section des preuves tangibles.

7. Remplir les Preuves tangibles

• Enregistrer les preuves tangibles relatives à la référence réglementaire saisie dans l'enregistrement.
  • Tous les enregistrements de non-conformité doivent inclure des preuves tangibles pour étayer la détermination de non-conformité, ainsi que les tâches à l'appui associées à la non-conformité. Des instructions sur l'ajout de tâches à l'appui sont disponibles dans la PON ― Gérer un enregistrement de non-conformité.
• Les constatations des tâches d'inspection à l'appui seront inscrites dans le sommaire des constatations de l'enregistrement de non-conformité. Ces renseignements peuvent servir à la rédaction des preuves tangibles de non-conformité.
• Joindre tout document, photo, numérisation supplémentaires, entre autres, qui sont pertinents pour la non-conformité au moyen de la sous-grille Documents.

8. Catégoriser la non-conformité

• Consulter la section « Catégoriser la non-conformité » de la PIS pour obtenir des conseils. Une fois la catégorie déterminée, l'inscrire dans le champ Catégorie de la non-conformité.

9. Sélectionner l'option la plus appropriée à partir du menu déroulant Énoncé générique de non-conformité. Remarque : l'Énoncé générique de non-conformité s'affichera dans le rapport d'inspection.

Sélectionner parmi les options suivantes :

1. Le PCP de la partie réglementée ne respecte pas les exigences réglementaires – Cette option doit être sélectionnée lorsqu'une non-conformité peut être lié à un PCP qui n'a pas été conçu de façon à respecter les exigences réglementaires.
2. Le PCP de la partie réglementée n'est pas efficace – Cette option doit être sélectionnée lorsqu'un PCP ne respecte pas efficacement les exigences réglementaires.
3. Le PCP de la partie réglementée n'est pas mis en œuvre – Cette option doit être sélectionnée lorsqu'un PCP n'a pas été mis en œuvre conformément à ce qui avait été conçu.
4. Le produit canadien ne respecte pas les exigences réglementaires – Cette option doit être sélectionnée lorsque la non-conformité d'un produit canadien est constatée pendant une inspection de produit ou une inspection de collecte d'échantillons.
5. Le produit importé ne répond pas aux exigences réglementaires – Cette option doit être sélectionnée lorsque la non-conformité d'un produit importé a été constatée.
6. Le produit ne répond pas aux exigences du pays importateur – Cette option doit être sélectionnée lorsque la non-conformité d'un produit destiné à l'exportation a été constatée.
7. Les conditions de l'autorisation ne sont pas satisfaites par la partie réglementée – Cette option doit être sélectionnée lorsque la non-conformité peut être liée à des conditions de permission qui n'ont pas été satisfaites.

10. Remplir les champs Non-conformité déclarée

• Saisir la date et la personne à qui la non-conformité a été déclaré dans les champs Non-conformité déclarée. Si la non-conformité a été déclaré à une personne-ressource possédant un compte dans la PPNS, ajouter le nom de cette dernière dans le champ Non-conformité déclarée à (dans la PPNS). Si la personne-ressource ne possède pas de compte ou d'enregistrement dans la PPNS, saisir le nom de la personne à qui la non-conformité a été déclaré dans le champ de texte ouvert Non-conformité déclarée à (en dehors de la PPNS).
• Prendre note de toute mesure corrective ou mesure de contrôle prise par la partie réglementée dans le champ Actions immédiates et indiquer la date à laquelle cette mesure a été prise dans le champ Date de la mesure immédiate.

A.5.5.2 Saisie de mesures d'intervention réglementaire

Si une mesure de contrôle et/ou d'application de la loi a été prise pendant l'inspection :

• Sélectionner l'enregistrement de non-conformité pour lequel une mesure de contrôle ou d'application de la loi a été appliquée.
• Créer un nouvel enregistrement dans la sous-grille Mesures réglementaires. Consulter la PON ― Gérer un enregistrement de non-conformité pour obtenir des conseils.
• Sélectionner la mesure appropriée de contrôle ou d'application de la loi dans le menu déroulant Type de mesure réglementaire à partir du menu déroulant.
• Saisir l'État de la mesure en ce qui a trait à la mesure prise.
  • Nouveau est la sélection par défaut. Celle-ci doit être modifiée avant d'achever le dossier d'inspection.
  • Recommandée : L'option doit être sélectionnée lorsque l'intervention réglementaire exige l'approbation ou la confirmation d'un autre groupe (comme les SEAL). Les mesures catégorisées comme étant recommandées ne s'afficheront pas dans le rapport d'inspection.
  • Émise : Doit être sélectionné lorsque l'inspecteur prend des mesures immédiatement; pour lesquelles il ne nécessite pas d'obtenir d'approbation préalable. Il s'agit du seul état qui déclenchera la réponse réglementaire à apparaître sur le rapport d'inspection.
  • Refusée : Doit être sélectionné par le superviseur si la mesure recommandée n'est pas appuyée.
  • Appuyée : Doit être sélectionné par le superviseur si la mesure recommandée est appuyée et devrait être mise en œuvre.
• Si l'état indiqué est « émise », saisir la date et l'heure à laquelle la mesure a été prise dans le champ Horodatage.
• Saisir toute note sur la mesure prise dans le champ Commentaires (p. ex., le numéro d'étiquette de rétention, le renvoi à tout autre enregistrement de non-conformité lié à l'intervention réglementaire).
  • Si l'intervention réglementaire est applicable à plusieurs non-conformités (par exemple, si on recommande une suspension d'un permis en raison de plusieurs non-conformités), inscrire le Nom des autres non-conformités applicables dans le champ Commentaires. Joindre tous les documents à l'appui pertinents (par exemple, photos, images numérisées, formulaires et toute autre documentation nécessaire à l'application de la loi) à l'aide de la sous-grille Documents (consulter la Section A.5.4.1 Document pour connaître comment joindre des documents).
• L'onglet Notes dans cette section ne devrait pas être utilisé.
• Si l'intervention réglementaire doit faire l'objet d'un suivi dans des délais précis pour une ou plusieurs non-conformités, créer un ou plusieurs dossiers d'inspection de suivi conformément aux procédures définies dans la Section A.5.7.

A.5.6 Saisir le délai accordé à la partie réglementée pour mettre en œuvre des mesures correctives

Pour saisir les renseignements liés aux délais accordés aux parties réglementées pour effectuer les mesures correctives :

1. Saisir le délai accordé pour mettre en œuvre les mesures correctives (en fonction de l'orientation fournie dans le tableau 1 dans la section 4.8 de la PIS dans le champ Mettre en place la mesure corrective d'ici le.

A.5.7 Créer des dossiers d'inspection de suivi à partir de l'enregistrement de non-conformité

Le suivi d'une non-conformité peut être inclus dans un dossier d'inspection déjà en place et panifié, ou faire l'objet d'un nouveau dossier d'inspection de suivi.

Si un nouveau dossier d'inspection est nécessaire :

1. Saisir la date du suivi dans le champ Date pour l'inspection de suivi en fonction du délai accordé pour effectuer une inspection de suivi. Voir le tableau 2 dans la Section 5.3 de la PIS pour connaître le délai accordé pour effectuer un suivi et la Section 6.0 pour obtenir des précisions sur la création de dossiers d'inspection de suivi.
2. Saisir les notes pertinentes au suivi dans le champ Activités de suivi potentielles;
3. Dès que ces renseignements ont été saisis, le dossier d'inspection de suivi peut automatiquement être créé en cliquant sur le bouton Créer dossier de suivi au haut de la page.

S'il est déterminé que le suivi de cette non-conformité peut être effectué à la prochaine inspection prévue :

1. Cocher la case Indicateur de suivi à la prochaine inspection;
2. S'assurer que la ou les tâche(s) associée(s) à la non-conformité ont été ajoutées à la portée de l'inspection de suivi;
3. Ajouter un lien à la non-conformité antérieure dans le champ Non-conformité connexe dans le dossier d'inspection de suivi;
4. Cocher la case « Inspection aux fins de suivi? » dans chaque tâche d'inspection menée aux fins de suivi.

Consulter la PON ― Gérer un enregistrement de non-conformité (SGDDI n^o 10636921) pour obtenir des précisions et les autres étapes à suivre pour s'assurer que le dossier d'inspection de suivi est adéquatement attribué et validé. Reportez-vous aux pratiques de gestion des dossiers spécifiques au secteur d'activité pour plus d'informations sur la gestion des dossiers dans la PPNS.

Reportez-vous à la section Remplir l'onglet « Les détails de la réponse à la non-conformité » (le cas échéant) dans la PON Gérer un enregistrement de non-conformité; et reportez-vous aux pratiques de gestion de cas spécifiques au secteur d'activité pour plus d'informations sur la gestion des dossiers dans la PPNS.

A.6 Étape 3 – Communiquer les résultats de l'inspection

A.6.1 Procéder à la réunion de clôture

Suivre les procédures décrites dans la Section A.5.1 ‒ Effectuer la réunion d'ouverture, mais sélectionner « Réunion de clôture » dans le champ Type de réunion.

A.6.2 Compléter le dossier d'inspection

Quand l'inspecteur aura terminé l'inspection, aura obtenu tous les renseignements nécessaires et sera prêt à émettre le rapport d'inspection, il devra terminer le dossier d'inspection dans la PPNS. Pour connaître les étapes à suivre pour compléter le dossier d'inspection, consulter la PON Mise à jour, fermeture et annulation d'un dossier d'inspection (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 10858081).

Voici les étapes en vue de terminer et de fermer le dossier d'inspection :

1. S'assurer que toutes les tâches d'inspection ont été marquées comme étant terminées en cochant la case située à côté du champ Tâche terminée, laquelle se trouve dans chaque tâche d'inspection.
2. Saisir la date de la dernière journée de l'inspection à l'établissement dans le champ Date de fin.
3. Le champ Résultat relatif au dossier sert à transmettre les résultats de l'inspection au dossier d'exportation ou d'autorisation domestique parent. En ce qui a trait aux déclencheurs d'inspection relatifs à l'exportation et à l'autorisation, remplir le champ Résultat relatif au dossier en suivant les directives suivantes :
   • Réussie – Aucun écart aux références réglementaires ou exigences non réglementaires applicables à cette inspection n'a été constaté.
   • Échouée – Des écarts aux références réglementaires ou exigences non réglementaires applicables à cette inspection ont été constatés.
   • Réussie-modifiée – Le produit ou le lot ne respectait pas les exigences du pays importateur applicables à cette inspection, mais les écarts ont été corrigés conformément aux exigences du pays importateur et aux politiques de l'ACIA, de sorte qu'il n'y a plus d'écart avec les références réglementaires ou les exigences non réglementaires applicables à cette inspection. Des précisions supplémentaires sur les changements ou les raisons d'avoir choisi cette option doivent être fournies dans le champ Retour d'information pour l'agent de service.
4. Inscrire le temps total consacré aux tâches d'inspection, le temps total consacré à la constatation des non-conformités et le temps total de déplacement, et confirmer leur exactitude. Puis cocher la case Confirmer le temps total dans la section Détails de l'inspection.

Si, à tout moment de l'inspection, vous êtes incapable de terminer le dossier parce que vous attendez des conseils ou des résultats d'échantillons, l'inspection doit être mise en suspens. L'option appropriée doit être sélectionnée pour le champ Raison de l'état du dossier d'inspection principal.

A.6.3 Émettre le rapport d'inspection et fermer le dossier d'inspection

A.6.3.1 Émettre le rapport d'inspection

Le rapport d'inspection n'est pas enregistré automatiquement. Le bouton Exécuter le rapport sert simplement à générer un rapport basé sur les renseignements présents dans le dossier d'inspection au moment de l'exécution. Le rapport d'inspection doit être généré et enregistré avant de fermer le dossier d'inspection.

Dans les cas où aucun rapport d'inspection n'est requis, ne pas générer ou joindre de rapport d'inspection au dossier d'inspection. En outre, les champs Méthode d'émission du rapport et Rapport terminé peuvent demeurer vides. Cependant, saisir la date à laquelle la décision de ne pas produire de rapport a été prise dans le champ Date d'émission du rapport (il s'agit d'un champ qu'il faut obligatoirement remplir pour clore le dossier d'inspection).

Les étapes suivantes doivent être suivies pour enregistrer une copie du rapport d'inspection tel qu'il a été émis au moment de l'inspection.

1. Déterminer si une révision du rapport est requise
   1. Le champ Révision du rapport requise? sert dans les cas où le superviseur demande une révision plus approfondie. Le superviseur sélectionne cette option au moment de l'attribution du dossier d'inspection. Si une révision est exigée, l'inspecteur verra le champ Révision du rapport requise? marqué d'un « Oui » dans la section « Terminer l'inspection » du dossier d'inspection.
   2. Pour connaître comment soumettre le rapport d'inspection aux fins d'examen, consulter la section « Révision du rapport requise » dans la PON ― Mise à jour, fermeture et annulation d'un dossier d'inspection (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 10858081).
2. Cocher la case Rapport terminé. Cette case sert à confirmer que le rapport est prêt à être généré et à être joint au dossier. Elle doit être cochée si aucune révision du rapport n'est requise ou si la révision du rapport a été effectuée et approuvée.
3. Inscrire la date dans le champ Date d'émission du rapport.
4. Générer et enregistrer le rapport dans la sous-grille Documents du dossier d'inspection.
   1. Une copie (c.-à-d., fichier PDF) du rapport d'inspection doit être sauvegardée en joignant la copie dans la sous-grille Documents de la page principale du dossier d'inspection, en prenant soin de sélectionner Rapport d'inspection final en ce qui a trait au type de document. Dès qu'une copie du rapport est sauvegardée dans la sous-grille Documents, elle est automatiquement affichée dans le portail externe de la partie réglementée lorsque le dossier d'inspection est clos (désactivé). Si le rapport n'est pas enregistré, il ne sera pas disponible à la partie réglementée dans le portail Mon ACIA.
5. Sélectionner le Mode d'émission du rapport.

   Consulter la section « Mode d'émission du rapport » dans la PON ― Mise à jour, fermeture et annulation d'un dossier d'inspection.

   1. Si le rapport d'inspection n'est communiqué que dans le portail Mon ACIA, sélectionner l'option « Portail seulement ».
   2. Si le rapport d'inspection est communiqué au moyen du portail Mon ACIA et d'une autre méthode, sélectionner l'autre méthode par laquelle le rapport a été communiqué (p. ex., en mains propres).
6. Téléverser et enregistrer le rapport signé (s'il y a lieu).
   1. Si les signatures ont été obtenues, le rapport signé devrait être numérisé et joint à la sous-grille Documents (en prenant soin de sélectionner le type de document « rapport d'inspection final »).

A.6.3.2 Fermer le dossier d'inspection

1. Remplir le champs Remplir et verrouiller les champs « Dossier fermé » dans la section Détails du dossier fermé. Cela fera en sorte que tous les champs « dossier fermé » liés au profil d'une partie ne changeront pas une fois le dossier fermé.
2. Il y a 2 options principales lors de la fermeture ou de l'annulation d'un dossier d'inspection. Il y a des cas où vous pourriez être incapable de mener à terme l'inspection. Dans de tels cas, l'une des options d'annulation doit être sélectionnée parmi la liste Désactiver. Si l'inspection est menée à terme, l'option « Fermée – inspection terminée » doit être sélectionnée à partir de la liste Désactiver. Voir la section « Désactiver/fermer un dossier d'inspection » dans la PON ― Mise à jour, fermeture et annulation d'un dossier d'inspection.

A.6.4 Réviser la demande de prolongation des délais accordés pour la mise en place des mesures correctives

Un dossier d'inspection ne devrait pas être réactivé dans le but de modifier la prolongation déjà convenue du délai accordé pour mettre en œuvre les mesures correctives. Si une prolongation du délai de correction de la non-conformité a été accordée, l'inspecteur principal devrait inscrire les renseignements sous l'onglet Notes du dossier de suivi. Joindre une copie de la demande écrite de la partie réglementée dans l'onglet Notes en plus de la justification, et inclure toute autre modification pertinente apportée au dossier d'inspection.

• Modifier la date limite dans le dossier de suivi, au besoin, pour tenir compte de la prolongation.

A.6.5 Modification d'un dossier d'inspection fermé

Avant de modifier un dossier d'inspection fermé/désactivé, envoyer une demande officielle à l'unité de soutien des affaires (Support PPNS) à l'adresse suivante : DSDP Support / Support PPNS (CFIA/ACIA) cfia.dsdpsupport-supportppns.acia@canada.ca. Dans ce courriel, fournir le numéro de dossier d'inspection ainsi que la raison motivant la réactivation du dossier.

S'il est nécessaire de modifier le dossier d'inspection :

1. Aviser votre superviseur et obtenir l'approbation;
2. Réactiver le dossier d'inspection (conformément à la PON);
3. Cocher la case Modification dans le dossier d'inspection (sous-section État et priorité);
4. Modifier les champs requis dans le dossier d'inspection;
5. Saisir, dans l'onglet Notes du dossier d'inspection principal, la description détaillée des modifications qui ont été apportées.

Consulter la section « Modifier le dossier d'inspection » dans la PON ― Modification d'un dossier d'inspection fermé (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 10946197) pour connaître comment réactiver un dossier.

A.7 Étape 4 – Effectuer l'inspection de suivi

La présente section traite de la saisie de renseignements dans la PPNS pour appuyer l'exécution de l'inspection de suivi.

A.7.1 Accéder au dossier d'inspection de suivi et saisir les renseignements de l'inspection

Une fois validé, le dossier de suivi sera ajouté à la file d'attente des dossiers d'inspection. Suivre les mêmes conseils d'orientation fournis en lien avec l'exécution d'une inspection et la communication des résultats d'inspection. Consulter la Section A.5.0 en ce qui a trait à la saisie des renseignements liés à l'inspection de suivi.

Références

PON – Attribution des tâches d'inspection – (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 10810628)

PON – Création d'une demande d'inspection – (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 10643032)

PON – Effectuer une inspection – (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 10846227)

PON – Gérer des échantillons dans un dossier d'inspection – (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 10636979)

PON – Gérer un enregistrement de non-conformité – (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 10636921)

PON – Mise à jour, fermeture et annulation d'un dossier d'inspection – (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 10858081)

PON – Modification d'un dossier d'inspection fermé – (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 10946197)

PON – Navigation dans Resco Mobile – (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 10628219)

PON – Préparation en vue d'une inspection – (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 10587488)

PON – Processus de demande de conseil – (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 10590417)

PON – Recherche de parties et d'établissements – (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 11904567)

PON – Surveillance des dossiers d'inspection – (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 10586986)

PON – Tâches de notification dans un dossier d'inspection – (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 10637132)

Modèle d'inspection intégré de l'Agence (MIIA)

Procédures de permissions standardisées

Processus d'intervention réglementaire normalisé

PIS – Guide pour déterminer la sévérité des conséquences – (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 11293231)

PIS – Listes de vérification pour les réunions d'ouverture et de clôture – (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 11293621)

PIS – Mesures de biosécurité par mesures et par niveau – (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 11293268)

PIS – Modèle de lettre de notification – (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 11293335)

PIS – Processus de catégorisation d'une non-conformité (CNC) – (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 11293560)

PIS – Trousse d'outils des inspecteurs – (accès à l'interne seulement – SGDDI n^o 11293448)