Procédure opérationnelle : Procédure pour tenir à jour les listes d'admissibilité à l'exportation des aliments

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1. Objectif

L'objectif de ce document est de fournir des lignes directrices au personnel de l'agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) sur la procédure à suivre pour maintenir à jour les listes d'admissibilité pour l'exportation d'aliments.

Cette procédure opérationnelle se limite aux listes d'exportation d'aliments de la division de l'importation et de l'exportation des aliments (DIEA) et aux listes d'exportation appartenant aux pays importateurs pour lesquelles une recommandation de la DIEA est requise. Elle s'applique également à la liste des établissements de viande manipulant des aliments pour animaux de compagnie.

Cette procédure opérationnelle ne s'applique pas lorsqu'un pays dispose d'une procédure spécifique pour l'ajout, la modification ou le retrait d'une liste d'éligibilité (par exemple : Procédure opérationnelle : achèvement de l'enregistrement dans le système CIFER des établissements canadiens qui exportent des produits alimentaires à risque moyen et élevé vers la Chine).

Le présent document accompagne d'autres documents d'orientation de l'ACIA cités en référence à la section 3.

2. Autorités réglementaires

Les pouvoirs d'inspection, les mesures de contrôle et les mesures d'application de la loi autorisés par la législation ci-dessus sont définis et expliqués dans l'Orientation opérationnelle – Lignes directrices en matière d'intervention réglementaire relative aux aliments.

3. Documents de références

4. Définitions

Pour les fins de ce document, le terme « titulaire de licence » peut être utilisé au sens large, et peut s'appliquer à tout représentant légal de celui-ci (par exemple : coordonnateur HACCP).

5. Acronymes

Les acronymes sont écrits en toutes lettres lors de leur première utilisation et figurent dans la liste des acronymes du secteur d'activité des aliments.

6. Procédures opérationnelles

Généralités

Certains pays étrangers exigent qu'un titulaire d'une licence pour la Salubrité des aliments au Canada (SAC) ayant des activités en lien avec l'exportation soit identifié sur une liste, avant d'autoriser l'importation dans leur pays.

Pour faciliter l'accès continu aux marchés internationaux, il est essentiel que ces listes soient tenues à jour. Les modifications apportées aux listes peuvent inclure l'ajout ou le retrait d'un titulaire de licence, d'un établissement, d'un aliment, d'une catégorie de procédés ou d'une espèce animale exportés.

Les demandes de mise à jour des listes d'admissibilité à l'exportation peuvent provenir des titulaires de licence, du personnel de l'ACIA ou de l'autorité compétente étrangère (ACE). Les titulaires de licence peuvent demander à être ajoutés ou retirés d'une liste d'admissibilité à l'exportation de l'ACIA en soumettant une demande écrite accompagnée de toute documentation requise. L'ACIA peut également retirer un titulaire de licence d'une liste si elle détermine que celui-ci ne répond plus aux exigences de l'ACIA ou du pays importateur.

6.1 Demande initiée par un titulaire de licence

6.1.1 Ajout d'un titulaire de licence à une liste ou modification d'une liste d'admissibilité

Recevoir la demande

Les titulaires de licence doivent soumettre une demande écrite à l'inspecteur de l'ACIA pour être ajoutés à une liste d'admissibilité à l'exportation ou pour faire modifier une inscription existante. La demande doit inclure les documents spécifiques au pays ainsi que les documents d'appui, s'il y a lieu (par exemple : résultats de laboratoire, plans de l'établissement, diagrammes de production, etc.).

Pour les produits de viande, les titulaires de licence doivent utiliser l'annexe I – Demande d'approbation d'un établissement pour remplir la Partie 1 de l'annexe et la soumettre, accompagnée du programme de contrôle écrit applicable, à l'inspecteur de l'ACIA.

Pour les établissements de viande sous licence fédérale qui produisent des aliments pour animaux de compagnie dans la zone d'aliments comestibles, le titulaire de licence doit consulter la section Production d'aliments pour animaux de compagnie dans des zones comestibles dans un établissement canadien fédéral titulaire d'une licence.

Les titulaires de licence doivent se conformer à toutes demandes spécifiques du pays importateur (par exemple : copie couleur de la demande originale en format .pdf). Ils doivent présenter leur demande en anglais, à moins d'avis contraire de la DIEA.

Remarque : Les titulaires de licence doivent soumettre une demande à l'ACIA pour mettre à jour les listes d'admissibilité à l'exportation lorsque :

  • il y a des changement dans leur production,et/ou
  • la propriété de l'établissement change et le nouveau propriétaire souhaite poursuivre les activités d'exportation.
Vérifier la demande

L'inspecteur doit lire les exigences et les procédures propres au programme et au pays importateur. Les exigences par pays sont disponibles dans la bibliothèque des exigences en matière d'exportation pour les produits autres que la viande et dans E-cert (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) pour les produits de viande. Une liste de vérification à l'admissibilité (produits autres que la viande) est disponible à la section 7.0.

L'inspecteur s'assure que la documentation fournie est complète. L'inspecteur peut effectuer la tâche de vérification de la licence (autorisation) pour s'assurer que le titulaire de licence a une licence SAC valide, avec les activités appropriées d'exportation (par exemple, préparation d'aliments pour l'exportation et exportation d'aliments). L'inspecteur communique avec le titulaire de licence, si des détails supplémentaires sont nécessaires pour traiter la demande. Au besoin, l'inspecteur peut consulter son superviseur, le spécialiste aux opérations de la région ou la section orientation opérationnelle et expertise (OOE).

Pour les produits de viande, l'inspecteur doit aussi réaliser toute tâche applicable de l'Annexe 2 : Tâches de vérification de la mise en œuvre-exportation des produits alimentaires de la Procédure opérationnelle : Inspection des contrôles préventifs des aliments – Vérification de la mise en œuvre. Si la tâche est conforme, l'inspecteur complète la partie 2 de l'annexe I. Il transmet celle-ci avec une copie du rapport d'inspection et la documentation fournie par le titulaire de licence au spécialiste des opérations de la région. Si la ou les tâches d'inspection ne peuvent être terminées en raison de procédures manquantes ou non conformes, l'inspecteur en informe le titulaire de licence et laisse la ou les tâches ouvertes jusqu'à ce que toutes les exigences soient respectées et que la partie 2 de l'annexe I soit signée. Dans cette situation, aucun rapport d'inspection ne devrait être remis a la partie réglementée.

Pour les établissements de viande sous licence fédérale qui produisent des aliments pour animaux de compagnie dans une zone d'aliments comestibles, l'inspecteur doit examiner le programme de contrôle. L'inspecteur le vérifie à l'aide des tâches applicables de l'Annexe 1 : Éléments et sous-éléments de CP et de la traçabilité de l'Inspection des contrôles préventifs et de la traçabilité des aliments – Système de vérification de la conformité  et de l'Annexe 2 : Tâches de vérification de la mise en œuvre-exportation des produits alimentaires de la Procédure opérationnelle : Inspection des contrôles préventifs des aliments – Vérification de la mise en œuvre. Si les tâches sont conformes, l'inspecteur fait suivre les rapports d'inspection au spécialiste aux opérations de la région avec une mention que le programme du titulaire de licence est acceptable.

Soumettre la demande dans SharePoint à « Listes d'exportation des établissements alimentaires ou de viande-DGAI/DIEA »

Pour les produits autres que la viande, l'inspecteur soumet la demande à la section « Listes d'exportation des établissements alimentaires-DGAI/DIEA » via SharePoint à l'aide d'un formulaire électronique de demande de suivi (FEDS) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).

Pour les produits de viande, le spécialiste aux opérations de la région vérifie que la documentation est conforme, signe la partie 3 de l'annexe I et la soumet à la section « Listes d'exportation des établissements de viande-DGAI/DIEA », via SharePoint à l'aide d'un formulaire électronique de demande de suivi (FEDS) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).

Pour les établissements de viande sous licence fédérale qui produisent des aliments pour animaux de compagnie dans une zone d'aliments comestibles, le spécialiste aux opérations de la région  soumet la demande à la section « Listes d'exportation des établissements de viande-DGAI/DIEA », via SharePoint à l'aide d'un formulaire électronique de demande de suivi (FEDS)(accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).

Un FEDS doit être soumis à la DIEA pour chaque pays ou denrée qui nécessite des changements.

Par exemple :

L'inspecteur doit également fournir les informations suivantes sur le FEDS :

  • Nom légal du titulaire de la licence SAC
  • Numéro d'identification d'établissement attribué dans la PPNS (ETAB.-XXXXX)
  • Numéro d'identification d'établissement (anciennement numéro d'enregistrement de l'établissement)
  • Nom et adresse de l'établissement (faisant aussi affaire sous lorsqu'applicable)
  • Denrée (pour les produits autres que la viande)

Si l'établissement ne possède pas de numéro d'identification d'établissement (anciennement numéro d'enregistrement de l'installation), veuillez consulter la section sur l'attribution de numéros d'identification d'établissement en vertu de la Loi sur la salubrité des aliments au Canada et son règlement d'application.

6.1.2 Retrait volontaire d'une liste d'admissibilité

Recevoir la demande

Le titulaire de licence doit présenter par écrit à l'inspecteur de l'ACIA une demande lorsqu'il ne désire plus exporter vers un pays ou ne peut plus satisfaire aux exigences d'exportation. Il peut demander de faire retirer soit: son établissement, un produit, une catégorie de procédé ou une espèce animale d'une liste d'admissibilité. Le titulaire doit spécifier, entre autres, la date d'entrée en vigueur du changement, la denrée, l'espèce animale (si applicable) et les pays concernés.

Le produit fabriqué avant que le titulaire remette sa licence SAC demeure admissible à l'exportation, à moins que le pays importateur n'en décide autrement. C'est la responsabilité de l'exportateur de vérifier que le produit est toujours admissible.

Soumettre la demande dans SharePoint à « Listes d'exportation des établissements alimentaires ou de viande DGAI/DIEA »

Pour les produits autres que la viande, l'inspecteur soumet la demande à la section « Listes d'exportation des établissements alimentaires-DGAI/DIEA » via SharePoint à l'aide d'un formulaire électronique de demande de suivi (FEDS) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).

Pour les produits de viande, l'inspecteur transmet la demande écrite au spécialiste aux opérations de la région qui la soumettra à la section « Listes d'exportation des établissements de viande-DGAI/DIEA », via SharePoint à l'aide d'un formulaire électronique de demande de suivi (FEDS) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).

L'inspecteur doit également fournir les informations suivantes sur le FEDS :

  • Nom légal du titulaire de la licence SAC
  • Numéro d'identification d'établissement attribué dans la PPNS (ETAB.-XXXXX)
  • Numéro d'identification d'établissement (anciennement numéro d'enregistrement de l'établissement)
  • Nom et adresse de l'établissement (faisant aussi affaire sous lorsqu'applicable)
  • Denrée (pour les produits autres que la viande)
  • Justification de la suppression – p. ex. changement d'activités ou de produits. Si l'établissement n'est plus en activité, le changement de personne morale, changement d'exploitant, vente de l'établissement, les instructions devraient inclure la désactivation du profil d'établissement dans la PPNS

6.2 Demande de retrait initiée par l'ACIA

Pour les produits autres que la viande, un inspecteur peut initier une demande de retrait d'un exportateur, d'une chaîne de distribution ou d'un produit lorsqu'un titulaire de licence ne répond plus aux exigences d'admissibilité à l'exportation. L'inspecteur informe par écrit les parties concernées qu'une demande de retrait sera envoyée à la DIEA. L'inspecteur soumet la demande à la section « Listes d'exportation des établissements alimentaires- DGAI/DIEA » via SharePoint à l'aide d'un formulaire électronique de demande de suivi (FEDS) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).

Pour les produits de viande, le gestionnaire peut recommander une demande de retrait d'une liste d'admissibilité à l'exportation lorsque les exigences d'exportation ne sont plus rencontrées et que la procédure au point 5(2) des conditions d'obtention de licence et d'inscription d'établissement de viande a été suivie. La demande de retrait peut toucher un titulaire de licence, un établissement, un produit, une catégorie de procédés ou une espèce animale. Le gestionnaire fera suivre la demande au spécialiste aux opérations de la région qui la soumettra à la section « Listes d'exportation des établissements ou de viande-DGAI/DIEA », via SharePoint à l'aide d'un formulaire électronique de demande de suivi (FEDS) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).

L'inspecteur doit également fournir les informations suivantes sur le FEDS :

  • Nom légal du titulaire de la licence SAC
  • Numéro d'identification d'établissement attribué dans la PPNS (ETAB.-XXXXX)
  • Numéro d'identification d'établissement (anciennement numéro d'enregistrement de l'établissement)
  • Nom et adresse de l'établissement (faisant aussi affaire sous lorsqu'applicable)
  • Denrée (pour les produits autres que la viande)
  • Justification de la suppression – p. ex. changement d'activités ou de produits. Si l'établissement n'est plus en activité, le changement de personne morale, changement d'exploitant, vente de l'établissement, les instructions devraient inclure la désactivation du profil d'établissement dans la PPNS

Pour toutes les denrées, les produits qui sont fabriqués, transformés ou traités avant que le retrait soit effectif sont admissibles à l'exportation, à condition qu'ils répondent aux exigences du RSAC et du pays importateur.

Remarque : Des restrictions zoosanitaires peuvent également entraîner le retrait d'une liste d'admissibilité à l'exportation.

6.2.1 Perte ou remise volontaire de licence SAC

Lorsqu'un titulaire de licence perd ou remet volontairement sa licence SAC (par exemple lors de la fermeture de son établissement), l'inspecteur de l'ACIA doit immédiatement demander le retrait de l'établissement des listes d'admissibilité sur lesquelles celui-ci est inscrit.

Pour les produits autres que la viande, l'inspecteur soumet la demande à la section « Listes d'exportation des établissements alimentaires-DGAI/DIEA » via SharePoint, à l'aide d'un formulaire électronique de demande de suivi (FEDS) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).

Pour les denrées viande, l'inspecteur soumet la demande par écrit au spécialiste aux opérations de la région qui fait suivre cette information à la section « Listes d'exportation des établissements alimentaires ou de viande-DGAI/DIEA » via SharePoint, à l'aide d'un formulaire électronique de demande de suivi (FEDS) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada). La DIEA met à jour les listes d'admissibilité sur E-cert (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) une fois que la demande est complétée.

L'inspecteur doit également fournir les informations suivantes sur le FEDS :

  • Nom légal du titulaire de la licence SAC
  • Numéro d'identification d'établissement attribué dans la PPNS (ETAB.-XXXXX)
  • Numéro d'identification d'établissement (anciennement numéro d'enregistrement de l'établissement)
  • Nom et adresse de l'établissement (faisant aussi affaire sous lorsqu'applicable)
  • Denrée (pour les produits autres que la viande)
  • Justification de la suppression – p. ex. changement d'activités ou de produits. Si l'établissement n'est plus en activité, le changement de personne morale, changement d'exploitant, vente de l'établissement, les instructions devraient inclure la désactivation du profil d'établissement dans la PPNS

Pour toutes les denrées, les produits fabriqués avant la date de retrait d'une liste d'admissibilité demeurent admissibles à l'exportation, cependant l'ACE pourrait en décider autrement.

6.3 Demande de retrait initiée par une ACE

Une ACE peut communiquer directement avec la DIEA pour demander le retrait ou la suspension temporaire de la liste d'admissibilité à l'exportation, d'un titulaire de licence, d'un établissement ou produit, d'une catégorie de procédés ou d'une espèce.

La DIEA mettra à jour la liste d'exportation tenue par l'ACIA et informera le personnel des opérations et l'industrie, le cas échéant.

6.4 Transfert de la demande (modification, ajout ou retrait) à l'ACE

La DIEA communique avec les ACE concernés pour leur demander d'effectuer les changements aux listes spécifiques d'admissibilité à l'exportation.

La DIEA inscrit la date d'envoi à l'ACE dans SharePoint. L'inspecteur peut vérifier l'état de la demande, à l'aide du numéro d'identification SharePoint reçu par courrier électronique.

Lorsqu'une demande d'éligibilité est soumise à l'ACE, l'intervalle de temps qui s'écoule jusqu'à ce qu'un établissement devienne admissible à l'exportation peut varier considérablement d'un pays à l'autre. Les produits ne seront admissibles à l'exportation qu'une fois que la liste a été mise à jour. Toute production antérieure à cette date ne sera pas admissible à l'exportation.

La liste d'admissibilité sera mise à jour par le pays étranger ou par la DIEA, selon à qui appartient la liste.

Remarque : Pour les listes d'admissibilité à l'exportation appartenant aux ACE, il n'y a pas toujours de préavis lorsque ces listes sont mises à jour. Il incombe aux titulaires de licence de vérifier le statut de leur demande auprès de leur personne-ressource dans le pays importateur ou en consultant le lien aux listes d'exportation sur le site web externe.

7. Annexe

Liste de vérification à l'admissibilité (produits autres que la viande)

Demande d'ajout ou de modification d'une liste d'admissibilité

Cocher, si applicable :

  • case La demande écrite présentée à l'ACIA contient les informations (nom du pays, denrée, etc.) et les modifications requises sont clairement indiquées, s'il y a lieu.
  • case Les documents spécifiques au pays ont été soumis, lorsqu'applicables.
  • case Tous les documents à l'appui sont fournis (par exemple : la liste de vérification de la conformité HACCP pour l'exportation de produits laitiers vers l'Union européenne).

Exigences d'admissibilité

Cocher, si applicable :

  • case Le produit destiné à l'exportation est transformé par un titulaire de licence SAC.
  • case L'exportateur (s'il demande un certificat) est titulaire d'une licence SAC valide et a un programme de contrôle préventif (PCP), qui comprend :
    • case des contrôles d'exportations
    • case des contrôles des certificats
    • case des contrôles sur les timbres, les sceaux et les autocollants
    • case des contrôles de traçabilité
  • case Le produit destiné à l'exportation répond aux exigences spécifiques du pays importateur. Par exemple :
    • case le produit est admissible à l'exportation
    • case le produit est étiqueté dans une langue exigée par le pays importateur
    • case le produit est entreposé dans un établissement qui figure sur la liste des établissements approuvés

Soumission d'un FEDS

Cocher, si applicable :

  • case Un FEDS est soumis par pays/produit.
  • case Le titre du FEDS contient : [Action : Ajout, modification ou retrait d'une liste] [nom et numéro d'identification d'établissement] vers [pays] [Liste de produit].
  • case Les documents à l'appui sont joints au FEDS.

Pour les demandes d'informations générales relatives à ce document d'orientation opérationnelle, veuillez suivre les canaux de communication établis, y compris un formulaire électronique de demande de suivi (FEDS) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).

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