Procédure opérationnelle : Inspection des contrôles préventifs des aliments – Vérification de la mise en œuvre

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1.0 Objet

L'objectif du présent document est de fournir des directives au personnel d'inspection de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) sur les procédures d'inspection de contrôle préventif (CP) et le contrôle des exportations pour les aliments. Les exigences relatives au CP sont prescrites à la partie 4 du Règlement sur la salubrité des aliments au Canada (RSAC). La politique décrivant les attentes, fondées sur le système, des titulaires de licence autorisés à exporter des aliments est décrite dans le Guide pour la préparation d'un plan de contrôle des exportations (PCE) .

Le présent document doit être utilisé conjointement avec d'autres documents d'orientation qui sont mentionnés à la section 3.0.

2.0 Autorités réglementaires

Les pouvoirs d'inspection, les mesures de contrôle et les mesures d'application de la loi autorisés par les lois et règlements précités sont définis et expliqués dans l'Orientation opérationnelle : lignes directrices en matière d'intervention réglementaire relative aux aliments.

3.0 Documents de références

Les références à utiliser lors de la réalisation des activités de vérification des tâches de Vérification de la mise en œuvre se trouvent dans les Annexes et dans les documents suivants :

4.0 Définitions

Sauf indication ci-dessous, les définitions figurent dans un des documents suivants :

5.0 Acronymes

Les acronymes sont indiqués dans leur forme longue la première fois qu'ils sont utilisés et sont regroupés dans la Liste des acronymes du secteur d'activité des aliments.

6.0 Procédure opérationnelle

Cette PO fournit des procédures d'inspection pour vérifier la mise en œuvre et le développement de mesures de contrôle spécifiques. Lorsque des orientations plus précises que celles mentionnées dans le PIS seront nécessaires, celles-ci seront indiquées dans cette section et elles devront être suivies, peu importe ce que prévoit le PIS.

Les Annexes comprennent des tâches qui se concentrent sur les mesures de contrôle qui doivent être vérifiées aux fréquences précisées dans la Directive de programme pour la fréquence des inspections de contrôle préventif des aliments (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 11429674)

6.1 Se préparer à l'inspection

Consulter le PIS, section 3.0, étape 1 – Se préparer à l'inspection. En plus de l'orientation générale donnée dans le PIS, les dispositions suivantes s'appliquent :

  • Communiquer avec le titulaire de la licence pour recueillir de l'information concernant le(s) produit(s)/procédé(s).
  • Les inspecteurs sont encouragés à consulter l'outil interactif sur le PCP qui est en ligne pour déterminer si un titulaire de licence a besoin d'un PCP.
  • Lorsqu'un PCP est requis, obtenir une copie à jour du PCP du titulaire de licence relatif aux tâches sélectionnées dans le cadre de la portée. Cela peut être demandé au moment où l'inspection annoncée est cédulée.
  • Pour les tâches de Vérification de la mise en œuvre, incluses dans la portée de l'inspection, examiner leurs résultats, leurs critères de performance et leurs activités de vérification respectifs (voir les Annexes applicables).
  • Pour les inspections de CP qui font partie d'un plan de travail (élément déclencheur : Plan d'inspection de contrôle préventif), l'ensemble des tâches de Vérification de la mise en œuvre applicables seront évaluées dans les délais prescrits (Directive de programme pour la fréquence des inspections de contrôle préventif des aliments 2024 à 2025 (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 11429674)).
  • Pour les inspections de CP qui ne font pas partie d'un plan de travail (déclencheur : Intervention en cas d'incident, par exemple, suite à une plainte, un rappel ou à toutes constatations fortuites faites lors de la réalisation d'activités d'inspection), il peut être acceptable d'effectuer seulement la ou les parties des tâches de vérification de la mise en œuvre liées à la raison de cette inspection.
  • Lors de la consignation de la tâche d'inspection dans la Plateforme de prestation numérique de services (PPNS), il faut consulter les tableaux qui figurent dans les Annexes. Saisir les détails requis définis dans les « Détails sur la tâche d'inspection » dans le champ de texte libre correspondant dans la PPNS, le cas échéant.
Tableau 1 : Enregistrement des données d'inspection dans la Plateforme de Prestation Numérique de Services (PPNS)
Champ de la PPNS Sélection du champ de la PPNS
Déclencheur de l'inspection
  • Plan d'inspection de contrôle préventif
  • Intervention en cas d'incident
Type de tâche
  • Inspection de contrôle préventif
Tâche d'inspection niveau 1
  • Vérification de la mise en œuvre
Tâche d'inspection niveau 2
  • Tel que défini dans les tâches des Annexes
Détails sur la tâche d'inspection
  • Tel que défini dans les détails sur la tâche des Annexes, le cas échéant.

6.2 Effectuer l'inspection

Consulter le PIS, section 4.0, étape 2 – Effectuer l'inspection. En plus de l'orientation générale fournie dans le PIS, les dispositions suivantes s'appliquent.

Une tournée initiale n'est pas obligatoire pour toutes les inspections. L'inspecteur doit utiliser son jugement pour déterminer si une tournée initiale est nécessaire. Pour ce faire, il doit tenir compte des tâches à effectuer et de la dernière fois qu'une tournée initiale a eu lieu. En général, si une tournée initiale n'a pas été effectuée dans les 12 derniers mois, elle devrait l'être dans le cadre de l'inspection.

6.2.1 Confirmer la portée

Si au cours de l'inspection, la portée doit être modifiée en raison de l'observation d'une non-conformité potentielle, ce qui suit s'applique :

  • Lorsque l'ensemble de la tâche de Vérification de la mise en œuvre a déjà été complétée dans le cadre de la fréquence d'inspection établie, seules les parties applicables de la tâche liées à la non-conformité potentielle observée seront complétées dans un autre dossier d'inspection. Le déclencheur de ce dossier sera « Intervention en cas d'incident ».
  • Lorsque l'ensemble de la tâche de Vérification de la mise en oeuvre n'a pas été complété dans le cadre de la fréquence d'inspection établie et que le temps le permet, l'ensemble de la tâche doit être complétée et ajoutée au dossier d'inspection. Si la non-conformité potentielle est observée au cours d'une inspection de suivi, la tâche de Vérification de la mise en oeuvre appropriée devra être ajoutée à un nouveau dossier d'inspection avec le déclencheur « Plan d'inspection de contrôle préventif ».
  • Lorsque l'ensemble de la tâche de Vérification de la mise en œuvre n'a pas été complété dans le cadre de la fréquence d'inspection établie et que le temps ne le permet pas (consulter le superviseur, au besoin), seules les parties applicables de la tâche liées à la non-conformité potentielle observée peuvent être complétées dans un autre dossier d'inspection. Le déclencheur de ce dossier d'inspection sera « Intervention en cas d'incident ». L'ensemble de la tâche de Vérification de la mise en œuvre sera complété pendant la fréquence d'inspection établie pour le titulaire de licence.
  • Lorsque les non-conformités potentielles relevées sont directement liées à des non-conformités en cours, déterminer si les mesures provisoires sont efficaces et consigner toute constatation dans le dossier d'inspection de suivi connexe en ajoutant une tâche d'inspection et en créant un dossier de non-conformité pour saisir l'information. L'inspecteur doit prendre les mesures de contrôle appropriées, au besoin. Voir la section 6.4.1 pour la communication de ces constatations d'inspection

6.2.2 Effectuer les activités de vérification

Déterminer si le titulaire de licence satisfait aux exigences réglementaires applicables en examinant les lois et règlements ou les conditions du pays importateur énumérés dans chaque tâche de Vérification de la mise en oeuvre et en utilisant le résultat, les critères de performance et les activités de vérification, comme indiqué dans les Annexes.

En vertu du RSAC, certains titulaires de licence doivent avoir un PCP écrit en place. Si, au cours de la préparation de l'inspection, il est déterminé qu'un titulaire de licence est tenu d'avoir un PCP, mais qu'il n'en possède pas, cela peut constituer un cas de non-conformité à l'article 86 du RSAC. Se reporter au PIS, section 4.6 – Déterminer la conformité, pour obtenir de plus amples renseignements.

Conformément à l'article 47 du RSAC, les exploitants (peu importe s'ils ont besoin d'un PCP ou non) doivent identifier et analyser les dangers biologiques, chimiques et physiques présentant un risque de contamination des aliments et prévenir, éliminer ou réduire à un niveau acceptable ces dangers au moyen de mesures de contrôle dont l'efficacité a été démontrée.

Lorsqu'un PCP est requis, la conception et la mise en œuvre du PCP doivent inclure les exigences du PCP se trouvant à la section 6 de la partie 4 du RSAC.

Lorsqu'un PCP n'est pas requis par la réglementation :

  • L'inspecteur devrait mettre davantage l'accent sur la réalisation d'observations, d'entrevues et, si nécessaire, ajouter un autre type de tâche d'inspection, c'est-à-dire le prélèvement d'échantillons ou l'inspection de produits, pour veiller à ce que le titulaire de licence respecte les exigences relatives aux CP/contrôles des exportations.
  • Si des programmes écrits et des documents sont tenus pour démontrer la conformité aux CP/contrôles des exportations et comme preuve de l'efficacité des mesures de contrôle, un examen devrait être effectué pour aider à déterminer la conformité.

Effectuer suffisamment d'activités de vérification jusqu'à ce qu'il soit déterminé que le résultat de la ou des tâches a été atteint. Sélectionner les activités de vérification appropriées pour chaque tâche, comme indiqué dans les Annexes afin d'évaluer la conformité.

Au cours d'une inspection de CP, d'autres types de tâches d'inspection (comme le prélèvement d'échantillons et l'inspection des produits) peuvent être effectués pour étayer les renseignements recueillis afin de déterminer la conformité. La prudence est de mise lorsqu'il s'agit de décider de prélever des échantillons ou de procéder à une inspection des produits pour vérifier la conformité des CP/contrôles des exportations. Dans certains cas, le prélèvement d'échantillons ou l'inspection des produits peut ne pas être utile pour étayer une évaluation de la conformité et pourrait entraîner une divergence entre les résultats de l'inspection et les résultats des types de tâches d'inspection supplémentaires.

De plus, lors de la réalisation des tâches de Vérification de la mise en œuvre, certaines situations peuvent justifier l'examen du programme écrit pour vérifier que le contenu répond aux exigences des CP pour le développement et le maintien du PCP en utilisant les sous-éléments. S'il est déterminé qu'un sous-élément doit être réalisé, suivre la section 6.2.1 de l'Inspection des contrôles préventifs et de la traçabilité des aliments – Vérification de système.

Avant d'envisager l'utilisation d'autres types de tâches d'inspection pour étayer un résultat d'inspection, prenez en compte les éléments suivants :

  • L'objectif de l'utilisation d'un autre type de tâche d'inspection :
    • Est-ce pour vérifier l'existence d'une non-conformité?
    • Est-ce pour lier le produit ou la denrée à une non-conformité potentielle?
    • Est-il nécessaire d'évaluer le contenu du PCP à ce stade?
  • Si des mesures peuvent être prises sur la base des résultats;
  • Si les résultats fournissent des renseignements supplémentaires concernant le respect des exigences réglementaires;
  • Consulter le superviseur pour déterminer la pertinence d'utiliser d'autres types de tâches d'inspection ainsi que les capacités et les ressources du laboratoire.

Il peut y avoir des situations où les inspecteurs effectuent une tâche alors qu'une non-conformité en lien avec cette même tâche a été observée lors d'une inspection précédente et que la date pour mettre en place la mesure corrective n'est pas encore passée. Dans ces situations, l'inspecteur doit :

  • effectuer l'ensemble de la tâche comme prévu, mais il ne doit pas saisir dans son dossier PPNS les mêmes constatations que celles indiquées dans la non-conformité en suspens.
  • consigner toutes les constatations liées à la non-conformité déjà émise dans le dossier de suivi qui a été créé pour celle-ci en ajoutant une tâche d'inspection et en créant un dossier de non-conformité pour saisir l'information.
  • se concentrer sur l'efficacité des mesures provisoires et déterminer si le titulaire de permis contrôle ou non les situations de non-conformité lorsqu'il détermine s'il y a une non-conformité qui doit être saisie dans le cas de suivi.
  • prendre les mesures de contrôle appropriées, au besoin. Voir la section 6.4.1 pour la communication de ces constatations d'inspection

6.2.3 Documenter la non-conformité

Pour les aliments, plus d'une référence réglementaire peut être saisie dans un dossier de non-conformité. La ou les références réglementaires seront basées sur les constatations de chaque tâche évaluée au moment de l'inspection. Par exemple :

  • S'il y a une non-conformité aux articles 50 à 81 du RSAC, l'article 49 du RSAC devrait également être mentionné afin d'établir un lien entre le titulaire de licence et la non-conformité. Les articles 50 à 81 contiennent des détails sur les exigences relatives aux établissements et l'article 49 indique qui (exploitant) doit entretenir et exploiter quoi (l'établissement) conformément à quelles exigences (articles 50 à 81 du RSAC).
  • En cas de non-conformité à l'article 89 du RSAC (contenu du plan de contrôle préventif); l'article 86 du RSAC devrait également être mentionné dans le même dossier de non-conformité, car il s'agit du règlement qui exige que le titulaire de la licence établisse, conserve et tienne à jour d'un PCP conforme aux dispositions de l'article 89 du RSAC, en plus de toute autre référence réglementaire applicable jugée non conforme lors de l'évaluation du sous-élément.

Pour les aliments, lorsqu'il y a une ou des non-conformité(s) lors de l'évaluation d'une tâche de Vérification de la mise en œuvre pour les produits alimentaires canadiens ou relative à l'abattage, toutes les références réglementaires et les preuves tangibles qui soutiennent la ou les non-conformités devraient être documentées dans un seul dossier de non-conformité.

Lorsque la tâche de Vérification de la mise en œuvre consiste à évaluer les conditions du pays importateur, il se peut qu'il n'y ait pas de références réglementaires à déterminer sur le dossier de non-conformité. Toutes les preuves tangibles qui soutiennent la ou les non-conformités non réglementaires doivent être documentées dans un seul dossier de non-conformité. Consulter la Politique sur le contrôle des exportations d'aliments pour de plus amples informations.

Par exemple, lors de l'évaluation de tâches de vérification de la mise en œuvre

  • Évaluation sur place de l'assainissement pré-opérationnel; des non-conformités aux articles 49, 50 et 88 ont été observées pour des équipements sales après le nettoyage et la pré-op
  • Exigences des pays étrangers – Japon (viande); des non-conformités non réglementaires ont été observées en lien avec des exigences japonaises spécifiques
  • Exigences des pays étrangers – Chine (viande); des non-conformités non réglementaires ont été observées en lien avec des exigences chinoises spécifiques

Trois dossiers de non-conformité seront créés, un pour chaque tâche de vérification de la mise en œuvre effectuée.

Se reporter à la section A.5 Étape 2 – Effectuer l'inspection du PIS pour compléter le dossier d'inspection, en s'assurant que seules les autorisations connexes applicables qui ont été vérifiées dans le cadre de l'inspection ont été sélectionnées.

6.2.4 Catégoriser la non-conformité

Étant donné qu'un dossier de non-conformité peut comporter plus d'une référence réglementaire avec des preuves tangibles à l'appui, la catégorisation de la non-conformité doit être basée sur l'ensemble des preuves tangibles documentées pour le dossier de non-conformité.

Pour les non-conformités associées aux conditions du pays importateur, lorsqu'il n'existe pas de non-conformité réglementaire, la catégorisation de la non-conformité doit également être basée sur la somme de toutes les preuves objectives documentées dans ce dossier de non-conformité.

Lors de la vérification de la conformité aux conditions du pays importateur à l'aide des tâches figurant à l'Annexe 2 – Tâches de vérification de la mise en œuvre – Exportations des produits alimentaires, les non-conformités identifiées peuvent avoir un délai maximum de 60 jours pour l'achèvement des mesures correctives, y compris les non-conformités classées comme minimales.

6.3 Communiquer les résultats de l'inspection

Se reporter à l'étape 3 de la section 5.0 du PIS – Communiquer les résultats de l'inspection. De plus, les titulaires de licence sont responsables de mettre en œuvre immédiatement des mesures correctives provisoires pour atténuer tout risque pour la santé humaine, le bien-être des animaux ou la fausse représentation des aliments. Ces mesures provisoires doivent être documentées dans les notes de la réunion de clôture.

6.4 Effectuer l'inspection de suivi

Se référer au PIS, section 6.0, étape 4 – Effectuer l'inspection de suivi. En plus de l'orientation générale donnée dans le PIS, les dispositions suivantes s'appliquent :

  • Pour tout dossier de non-conformité, créer un dossier d'inspection de suivi dans la PPNS pour consigner les détails du suivi en sélectionnant « Créer un suivi » à partir du dossier de non-conformité qui se trouve dans le dossier d'inspection parent. »,. Le suivi doit être effectué le plus tôt possible après la date pour mettre en place la mesure corrective indiquée au titulaire de la licence.
  • Lors de l'inspection de suivi, effectuer suffisamment d'activités de vérification pour déterminer si le(s) non-conformité(s) ont été corrigée(s) et si les résultats des tâches de vérification de la mise en œuvre ont été atteints.
  • Toutes les activités de vérification, telles que décrites dans les tâches de vérification de la mise en œuvre, ne devront pas nécessairement être réalisées dans chaque situation; un certain nombre de facteurs (comme l'historique de conformité du titulaire de licence, les catégories de non-conformité, etc.) influenceront la profondeur de l'inspection de suivi. Par exemple :
    • Il peut être acceptable de réaliser seulement la partie des activités de vérification liée à la raison de l'inspection.
    • Dans le cas d'un établissement ayant des antécédents de non-conformités répétitives dans le cadre d'une tâche donnée, l'inspecteur peut devoir effectuer davantage d'activités de vérification pour s'assurer que le titulaire de licence a non seulement corrigé la non-conformité, mais qu'il atteint également les résultats de cette tâche.

6.4.1 Évaluer les résultats de l'inspection de suivi

Consulter le PIS, section 6.4 Évaluer les résultats de l'inspection de suivi. En plus de l'information générale donnée dans le PIS, ce qui suit s'applique :

Si le statut de conformité n'est pas rétabli, alors l'inspecteur :

  • prend des mesures de contrôle et/ou recommande des mesures d'application de la loi, le cas échéant, conformément au Processus d'intervention réglementaire normalisé et/ou à la Politique sur le contrôle des exportations.
  • documente les activités de vérification qui soutiennent les constatations, dans le dossier de la tâche d'inspection au sein du dossier de suivi, lequel a été créé à partir de l'enregistrement de non-conformité dans le dossier d'inspection parent.
  • créer un enregistrement de non-conformité dans le dossier d'inspection de suivi en s'assurant que les preuves tangibles incluent la date et les constatations observées à cette date
    • cet enregistrement de non-conformité ne sera pas catégorisé et n'aura donc pas de date de mesure corrective. Tout échéancier ultérieur pour l'achèvement des mesures correctives sera déterminé et communiqué via les mesures d'intervention réglementaires entreprises.

Le dossier d'inspection de suivi doit rester ouvert jusqu'à ce que le statut de conformité soit rétabli, que toutes les activités d'inspection de suivi et les mesures de contrôle et/ou d'application de la loi appropriées soient complétées, ou jusqu'à ce que la licence soit révoquée/le privilège d'exporter leur soit retiré. Lorsqu'undossier ne peut pas être fermé (désactivé) après une inspection de suivi, le rapport d'inspection doit être transmis autrement que par le portail (c'est-à-dire, en personne, par courriel ou par télécopieur). Assurez-vous que la date de fin d'inspection apparaissant sur le rapport d'inspection est exacte avant de l'émettre.

Si d'autres inspections de suivi sont nécessaires, créer une nouvelle tâche d'inspection dans le dossier d'inspection de suivi pour y entrer les constatations, créer un autre enregistrement de non-conformité et produire un rapport d'inspection après chaque inspection.

Lorsque le statut de conformité a été rétabli et que les mesures de contrôle et/ou d'application de la loi sont complétées, créer un dernier enregistrement de non-conformité ne contenant aucune tâche associée. Indiquer dans la preuve tangible que « Le titulaire de licence était en conformité le [date de l'inspection] », puis générer le rapport et fermer (désactiver) le dossier d'inspection de suivi.

Pour toute demande de renseignements généraux sur la présente PO, veuillez suivre les voies de communication établies, notamment en envoyant un formulaire électronique de demande de suivi (FEDS).

7.0 Annexes : Tâches de vérification de la mise en œuvre pour les produits alimentaires

Les informations présentées pour chaque tâche dans les Annexes sont organisées comme suit :

  • Enregistrement des données d'inspection dans la PPNS : tableau décrivant comment saisir les détails sur la tâche d'inspection dans la PPNS
  • Fondements juridiques : fournissent des liens vers les exigences réglementaires et les références à l'appui. D'autres références réglementaires peuvent être utilisées, s'il y a lieu.
  • Résultat : état dans lequel les CP/contrôles des exportations assurent la conformité.
  • Justification : explique les répercussions possibles des CP/contrôles des exportations sur le résultat de chaque tâche.
  • Critères de performance : fondés sur les exigences; peuvent être utilisés par l'industrie pour l'aider à atteindre les exigences et par les inspecteurs pour les aider à vérifier les exigences.
  • Activités de vérification : processus qu'un inspecteur devrait suivre, pour vérifier la conformité du titulaire de licence par rapport aux exigences, en examinant les exigences générales des CP/contrôles des exportations et des critères de performance applicables à chaque tâche. Cette section est subdivisée comme suit :
    • examen des documents et des registres
    • sur place : observation et entrevues

Les inspecteurs peuvent utiliser leur pouvoir discrétionnaire pour élargir la vérification des items recommandés, au besoin.

Les inspecteurs sélectionneront tous les items disponibles s'il est impossible de choisir le nombre minimal d'items recommandés.

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