CIFER – Outil de liste de contrôle pour l'industrie

• Vous êtes titulaire d'une licence SAC valide (le cas échéant).
• Tous les établissements responsables de produits à risque élevé et à risque moyen doivent disposer d'une licence SAC.

• un numéro d'enregistrement antérieur au RSAC (de trois à sept chiffres) délivré par l'ACIA;

• un numéro d'identification d'établissement unique de quatre caractères attribué par l'ACIA. Communiquez avec votre bureau local de l'ACIA pour obtenir un numéro d'identification d'établissement si vous n'en avez pas avant de commencer.

• Les établissements devraient utiliser un code d'identification d'établissement unique de quatre caractères attribué par l'ACIA. Avant de commencer, communiquez avec votre bureau local de l'ACIA pour obtenir un numéro d'identification d'établissement si vous n'en avez pas déjà un.

• L'établissement peut choisir n'importe quel numéro unique pendant le processus d'auto-enregistrement dans le système CIFER.

• Le nom de l'entreprise a été saisi exactement tel qu'il figure sur la licence SAC (le cas échéant), la liste de contrôle AGDC, et le formulaire de demande en ligne de CIFER.

Certification par l'ACIA du compte CIFER non requise

Remarque : après avoir créé votre compte dans le système CIFER, vous pouvez immédiatement commencer une demande d'enregistrement pour n'importe quelle catégorie de produit comportant un faible risque. Lorsqu'elles sont présentées, ces demandes comportant un faible risque sont examinées et approuvées directement par l'AGDC, la participation de l'ACIA n'est donc pas nécessaire.

• Allez à « Account Certification » [Certification du compte] et remplissez les champs pour demander la certification de votre compte par l'ACIA.
• Après avoir cliqué sur le bouton « Commit » [Valider], communiquez avec votre bureau local de l'ACIA et informez-le que vous avez présenté une demande de certification de votre compte dans le système CIFER. Votre courriel doit contenir les renseignements suivants :
  • le nom légal complet de l'établissement tel qu'il figure sur la licence SAC
  • le numéro d'identification précis de l'établissement délivré par l'ACIA qui a été utilisé pour créer le compte de l'établissement dans le système CIFER

Sélectionnez « Application for Registration » [Demande d'enregistrement] ou « Application for Modification » [Demande de modification] dans le menu principal du système CIFER.

• « Application for Registration » [Demande d'enregistrement] : sélectionnez la catégorie de produit concernée.
• « Application for Modification » [Demande de modification] : sélectionnez la catégorie de produit que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur le bouton « Modify » [Modifier] pour accéder à la demande.

• Le nom saisi correspond au nom de la personne légalement responsable de l'établissement ou du navire.

• L'adresse correspond à l'emplacement physique de l'établissement, c'est-à-dire, ce ne peut pas être une case postale ni l'adresse du siège social de la société.
• les navires doivent utiliser l'adresse de l'endroit où le navire est principalement amarré.

• La date d'établissement de l'usine correspond à la date (approximative) à laquelle l'entreprise a commencé à exploiter l'établissement ou le navire concerné.

• Les bons codes du système harmonisé (SH) et les codes d'inspection et de quarantaine (CIQ) de la Chine pour chacun de vos produits à exporter ont été déterminés en travaillant en collaboration avec votre importateur en Chine et en consultant la liste « Product Type Query » [Requête de type de produit dans le système CIFER].
• D'autres informations relatives au produit peuvent être requises. Souvent, en cliquant sur le bouton « Edit » d'une entrée de produit ouvre une fenêtre contextuelle avec des cases d'informations ou les cases à cocher obligatoires supplémentaires indiqués par des astérisques rouges.

• Seuls les produits dérivés d'espèces que le Canada est autorisé à exporter vers la Chine ont été saisis dans le système CIFER.
• Le ou les noms latins du ou des produits correspondent exactement à la façon dont ils figurent dans la liste des espèces approuvées de la Chine.

• Un organigramme du processus est annexé pour chaque produit exporté vers la Chine.

• Le formulaire modèle de « déclaration du fabricant » (appelé « Declaration of Manufacturer » dans le système CIFER) a été téléchargé à partir de la demande du système CIFER.
• Le nom de l'entreprise est saisi exactement tel qu'il est saisi dans la demande du système CIFER, la liste de contrôle AGDC et la licence RSAC.
• Le nom et le poste du représentant légal ont été indiqués à l'emplacement désigné à cette fin dans la déclaration.
• La déclaration a été signée par le représentant légal identifié à la première page de la demande,
• Une estampille ou un sceau parfaitement lisible et visible de la société a été apposé sur le document.

• Les documents à l'appui de la demande de modification ont été téléversés sur CIFER.

Remarque : au moment de remplir l'« Application for Modification » [Demande de modification] pour mettre à jour votre enregistrement initial qui a été prérempli par l'AGDC, il n'y a aucune orientation concernant les types de documents qu'il convient d'inclure comme documents à l'appui. Étant donné que le case est désigné comme un case obligatoire, nous vous recommandons d'ajouter tous les documents justificatifs qui, selon vous, appuient votre demande et qui ne sont pas un double d'un document ajouté dans un autre case.

Pour toute autre demande de modification, les documents justificatifs doivent clairement identifier les informations qui sont modifiées dans la demande.

• Pour présenter votre demande à l'ACIA aux fins d'examen et d'approbation :
  • cliquez sur le bouton « Preview » (Prévisualiser)
  • faites défiler jusqu'au bas de la page « Preview » (Prévisualiser)
  • cliquez sur le bouton « submit » (soumettre)

• Une fois que la demande a été présentée à l'ACIA, prenez une capture d'écran de l'état dans le haut de la demande et enregistrez l'image dans un emplacement où vous pourrez la récupérer ultérieurement.

• Envoyez un courriel à votre bureau local de l'ACIA pour l'informer que vous avez présenté votre demande dans CIFER. Le courriel doit contenir les renseignements suivants :
  • le nom légal complet tel qu'il figure sur la licence SAC
  • l'adresse physique de l'établissement
  • le numéro d'identification de l'établissement canadien unique utilisé pour créer le compte de l'établissement dans le système CIFER
  • une liste des produits particuliers ou des types de produits figurant dans la demande
  • une capture d'écran de l'état de la demande dans le système CIFER

• Après avoir communiqué avec le bureau local de l'ACIA, on vous a remis les deux formulaires ci-après à remplir pendant que l'ACIA examine votre demande :
  • un formulaire de demande de l'ACIA
  • une liste de contrôle d'inspection du type de produit de l'AGDC
• Remplissez les deux formulaires et retournez-les par courriel au bureau local de l'ACIA.

• Vous avez reçu un avis du bureau local de l'ACIA indiquant que la demande a été présentée à l'AGDC aux fins d'examen et d'approbation.

• Sélectionnez « Application for Extension » [Demande de prorogation] dans le menu principal du système CIFER.
• Cliquez sur le bouton « Extend » [Proroger] pour accéder à la demande pour la catégorie de produit concernée.

• Téléchargez le formulaire de déclaration à partir de la demande du système CIFER.
• Ajoutez le nom de l'entreprise et le numéro d'enregistrement de la Chine (CCAN#) à la première ligne vide dans la déclaration.
• Le nom de l'entreprise est saisi exactement tel qu'il est saisi dans la demande du système CIFER.
• Le nom et le poste du représentant légal ont été indiqués à l'emplacement désigné.
• La déclaration a été signée par le représentant légal identifié dans la demande, et une estampille ou un sceau parfaitement lisible et visible de la société a été apposé sur le document.
• Vous avez rempli et téléversé le modèle original de l'AGDC fourni en la demande.

• Une fois que la déclaration a été téléversée vers la demande, cliquez sur le bouton « Extend » [Proroger] dans le coin supérieur gauche de l'écran pour présenter la demande à l'ACIA aux fins d'examen et d'approbation.

• Une fois que la demande a été présentée à l'ACIA, prenez une capture d'écran de l'état dans le haut de la demande et enregistrez l'image dans un emplacement où vous pourrez la récupérer ultérieurement.

• Envoyez un courriel à votre bureau local de l'ACIA pour l'informer que vous avez présenté votre demande de prorogation dans le système CIFER. Le courriel doit contenir les renseignements suivants :
  • le nom de l'entreprise tel qu'il figure dans le système CIFER
  • le numéro d'enregistrement de l'établissement canadien tel qu'il figure dans le système CIFER
  • une capture d'écran de l'état de la demande dans le système CIFER

• Après avoir communiqué avec le bureau local de l'ACIA, on vous a remis les deux formulaires ci-après à remplir pendant que l'ACIA examine votre demande :
  • un formulaire de demande de l'ACIA
  • une liste de contrôle d'inspection spécifique au type de produit de l'AGDC
• Remplissez les deux formulaires et retournez-les au bureau local de l'ACIA.

• Vous avez reçu un avis du bureau local de l'ACIA indiquant que la demande a été présentée à l'AGDC aux fins d'examen et d'approbation.

• Sélectionnez « Application for annulation » [Demande d'annulation] dans le menu principal du système CIFER.
• Cliquez sur le bouton « Cancel » [Annuler] pour accéder à la demande pour la catégorie de produit concernée.

• Indiquez une raison pour l'annulation de l'enregistrement dans le case désigné à cette fin.

• Cliquez sur le bouton « Cancel » [Annuler] dans le coin supérieur gauche de l'écran pour présenter la demande aux fins d'examen et d'approbation par l'ACIA.

• Une fois que la demande a été présentée à l'ACIA, prenez une capture d'écran de l'état dans le haut de la demande et enregistrez l'image dans un emplacement où vous pourrez la récupérer ultérieurement.

• Envoyez un courriel à votre bureau local de l'ACIA pour l'informer que vous avez présenté votre demande d'annulation dans le système CIFER. Le courriel doit contenir les renseignements suivants :
  • le nom de l'entreprise tel qu'il figure dans le système CIFER
  • le numéro d'identification de l'établissement de l'ACIA tel qu'il figure dans le système CIFER
  • une capture d'écran de l'état de la demande dans le système CIFER

• Vous avez reçu un avis du bureau local de l'ACIA indiquant que la demande a été présentée à l'AGDC aux fins d'examen et d'approbation.

• Un formulaire de demande vide a été fourni par votre bureau local de l'ACIA.

• Tous les champs ont été remplis comme indiqué.

• Toutes les déclarations ont été lues et comprises, et le formulaire de demande a été signé et daté.

• le formulaire de demande de l'ACIA a été rempli et envoyé par courriel à votre bureau local de l'ACIA ainsi que la liste de contrôle AGDC remplie.

• Une liste de contrôle d'inspection propre au type de produit de l'AGDC a été fournie par votre bureau local de l'ACIA.

• Le numéro d'identification de l'établissement de l'ACIA et le numéro de licence SAC ont été fournis.

• Le nom de la société correspond au nom de l'entreprise tel qu'il est saisi dans la demande du système CIFER.

• L'adresse de l'établissement correspond à l'adresse indiquée dans la demande du système CIFER, l'adresse sur l'estampille de la société (le cas échéant) et tout autre document téléversé sur lequel l'adresse est indiquée.

• On a indiqué « Yes » [Oui], « No » [Non] ou « N/A » [S.O.] dans la case à cocher de la colonne « Compliance » [Conformité].
• Si vous sélectionnez « No » [Non], la justification a été indiquée dans la colonne « Remarks » [Commentaires].

• Chaque page de la liste de contrôle a été signée par le représentant légal nommé dans la demande.
• La signature du représentant légal sur la liste de contrôle correspond à la signature du représentant légal sur le formulaire de déclaration.

• Le nom de la société et tous les renseignements figurant sur l'estampille ou le sceau correspondent entièrement au nom de l'entreprise et aux renseignements dans la demande du système CIFER.
• L'estampille ou le sceau est parfaitement lisible et visible.
• L'estampille ou le sceau a été appliqué(e) sur chaque page de la liste de contrôle.

• La liste de contrôle AGDC complété, signé et tamponné a été enregistré sous un document PDF dont la taille est inférieure à 4 Mo.

• La liste de contrôle a été envoyé par courriel à votre bureau local de l'ACIA en même temps que le formulaire de demande rempli.

Remarque : votre compte dans le système CIFER devrait être surveillé régulièrement concernant les modifications apportées à l'état de la demande, comme le retour d'une demande aux fins de correction, l'approbation par l'AGDC ou le rejet de la demande par l'AGDC.

• Sélectionnez « Integrated Query » (Recherche intégrée) dans le menu principal du système CIFER.
• Sélectionnez « Application Form Query » (Recherche de formulaire de demande).
• Vous pouvez passer en revue l'état de toutes les demandes dans cette section.

Remarque : si une demande est retournée aux fins de correction ou est rejetée, vous recevrez de la rétroaction de l'AGDC ou de l'ACIA sur la raison pour laquelle la demande n'a pas été acceptée. Sous « Integrated Query » [Recherche intégrée] « Application Form Query » [Recherche de formulaire de demande], il y deux colonnes dans lesquelles vous pourriez voir de la rétroaction :

• si la demande a été retournée par l'ACIA, vous pouvez visualiser la rétroaction en cliquant sur le mot « View » [Visualiser] sous la colonne « Institutional Feedback » [Rétroaction institutionnelle]
• si la demande a été retournée par l'AGDC, vous pouvez visualiser la rétroaction en cliquant sur le mot « View » [Visualiser] sous la colonne « Customs Feedback » [Rétroaction des douanes]
• Vous pouvez passer en revue l'état de toutes les demandes dans cette section.