Chine (République populaire de) – CIFER – Orientation à l'intention de l'industrie

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1. Enregistrer des établissements auprès de la Chine en utilisant le système CIFER

Le système d'enregistrement des entreprises d'importation de produits alimentaires de Chine (CIFER) a été mis au point par l'Administration générale des douanes chinoises (AGDC) afin de faciliter l'enregistrement en ligne des établissements étrangers qui fabriquent, transforment ou conservent des aliments et des produits agroalimentaires avant leur exportation vers la Chine. Les entreprises canadiennes d'aliments et de produits agroalimentaires qui n'exportent que des produits et qui ne fabriquent, ne transforment ou ne conservent pas de produits n'ont pas besoin de s'enregistrer auprès de l'AGDC.

Les aliments et produits agroalimentaires ont été classés par l'AGDC en 3 catégories de risques, soit « risque élevé », « risque moyen » et « faible risque ».

Depuis le 1 janvier 2022, les établissements canadiens qui exercent les activités susmentionnées doivent être enregistrées dans le système CIFER avant d'exporter leurs produits. L'enregistrement des établissements en ce qui concerne les aliments et les produits agroalimentaires à « risque élevé » et à « risque moyen » repose sur des examens préliminaires effectués par l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) avant que l'AGDC ne donne son approbation. Pour obtenir des renseignements généraux au sujet des nouvelles exigences de la Chine en matière d'aliments, veuillez consulter la page Nouvelles exigences en matière d'enregistrement des établissements pour les exportations de produits alimentaires vers la Chine (décrets 248 et 249).

L'enregistrement des établissements chargés exclusivement de produits comportant un « faible risque » est effectué seulement par l'AGDC et n'exige pas la participation de l'ACIA. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les produits comportant un « faible risque », veuillez consulter l'avis d'exportation d'aliments Chine décrets 248 et 249 – Enregistrement des entreprises de produits alimentaires à faible risque.

Les inspecteurs d'aliments de l'ACIA fourniront au besoin du soutien aux établissements canadiens afin de faciliter l'enregistrement de ces derniers dans le système CIFER. Si vous n'avez pas déjà un compte dans le système CIFER, veuillez prendre en note les étapes préalables suivantes :

2. Avant de créer votre compte dans le système CIFER

Licence pour la salubrité des aliments au Canada

  • Les établissements doivent obtenir une licence de l'ACIA délivrée en vertu duRèglement sur la salubrité des aliments au Canada (RSAC) :
    • remarque : l'ACIA recommande que l'adresse sur la licence pour la salubrité des aliments au Canada (licence SAC) devrait correspondre à la même adresse que l'établissement a indiquée dans le système CIFER.
      L'adresse devrait être l'emplacement physique de l'établissement.
    • votre licence SAC doit inclure l'activité de « préparation d'aliments pour l'exportation ».

Numéros d'identification des établissements

AGDC exige que tous les établissements aient un « numéro d'enregistrement d'établissement étranger » délivré par l'autorité compétente étrangère du pays exportateur; au Canada, l'ACIA est l'autorité compétente.

Numéros d'identification des établissements comportant un faible risque

  • Les établissements canadiens responsables de produits comportant un « faible risque » n'ont pas besoin d'avoir un numéro d'identification délivré par l'ACIA pour créer un compte dans CIFER.
  • Les établissements à « faible risque » peuvent choisir de soumettre à AGDC un numéro de licence en vertu du RSAC qui représentera leur « numéro d'enregistrement d'établissement étranger », même si elle n'est pas recommandée pour les raisons indiquées dans la section ci-dessous, ou ils peuvent utiliser un numéro de leur choix.

Remarque : les établissements « à faible risque » qui prévoient demander des certificats d'exportation auprès de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) (par exemple un certificat de vente libre) doivent obtenir une licence pour la salubrité des aliments au Canada (SAC) avant l'exportation.

Numéros d'identification des établissements comportant un « risque moyen » et « risque élevé »

  • Les établissements comportant un « risque moyen » et « risque élevé » doivent avoir un numéro d'identification d'établissement délivré par l'ACIA (généralement appelé « numéro d'enregistrement du pays » dans CIFER) lors de la création de leur compte dans CIFER.
    • l'ACIA recommande que les établissements utilisent un numéro d'identification d'entreprise (numéro d'enregistrement du pays) différent du numéro de leur licence SAC, lorsqu'ils créent leur compte CIFER.
      D'autres numéros délivrés par l'ACIA sont disponibles, comme suit :
      • un numéro d'enregistrement délivré par l'ACIA avant la création du Règlement sur la salubrité des aliments au Canada (RSAC) (avant 2019) ;
      • un numéro d'identification d'entreprise à quatre chiffres; il est possible de demander ce dernier auprès du bureau local de l'ACIA.

Remarque : les établissements à « moyen risque » et à « à faible risque » peuvent utiliser leur numéro de licence SAC, qui contient 8 chiffres, comme leur numéro d'identification d'établissement. Cependant, l'utilisation du numéro de licence SAC en tant que numéro d'identification d'entreprise pour la création d'un compte CIFER n'est pas l'option à privilégier puisqu'il n'est pas possible de modifier les numéros d'identification d'établissement dans le système CIFER après la création d'un compte. En outre, le numéro de licence SAC d'un établissement peut changer dans certaines circonstances, par exemple lorsqu'une licence SAC expire sans avoir été renouvelée avant la date d'expiration.

Remarque : es établissements à « risque élevé » devraient utiliser seulement 1 des 2 options susmentionnées et ne devraient pas se servir de leur numéro de licence SAC afin de créer un compte dans CIFER.

Création d'un compte dans CIFER

  • Les établissements créeront leur compte dans le système CIFER au moyen des renseignements suivants :
    • leur nom légal complet, tel qu'il figure sur leur licence pour la salubrité des aliments du Canada (SAC); 
    • leur numéro d'identification d'établissement délivré par l'ACIA; 
    • tout autre renseignement demandé par l'AGDC.

Remarque : les établissements devraient faire preuve de prudence lorsqu'ils créent leur compte dans le système CIFER puisque l'AGDC ne permet pas d'apporter des modifications ultérieures à certains champs dans le système, par exemple le numéro d'identification canadien de l'établissement et l'adresse physique de l'établissement.

Conseil : lorsqu'ils remplissent une demande dans CIFER, les établissements sont encouragés à utiliser l'outil Liste de contrôle de l'ACIA pour les guider dans la demande et s'assurer que toutes les informations requises sont incluses.

3. Certification de compte

  • Les établissements « à faible risque » n'exigent pas la certification de compte par l'ACIA.
  • Ils peuvent procéder directement à la soumission de leurs demandes dans CIFER pour des produits à faible risque.
  • Un compte dans le système CIFER pour un établissement à «moyen risque » ou à «risque élevé » doit être « certifié » par l'ACIA dans le système avant que l'établissement puisse créer des demandes pour ses produits à « moyen risque » et à « risque élevé ».
  • Les établissements qui ne sont pas « certifiés » ne peuvent créer que des demandes pour des produits à « faible risque ».
  • Les établissements doivent communiquer avec leur bureau local de l'ACIA pour demander que les comptes qu'ils ont créés dans le système CIFER soient « certifiés » par l'ACIA.
  • La demande de courriel d'un établissement pour la certification d'un compte dans le système CIFER doit comprendre ce qui suit :
    • le nom légal complet de l'établissement tel qu'il figure sur sa licence SAC;
    • l'adresse physique de l'établissement comme elle est indiquée dans Mon ACIA et le système CIFER (les 2 adresses doivent être identiques).
    • le numéro d'identification de l'établissement délivré par l'ACIA qui a été utilisé pour la création du compte de l'établissement dans le système CIFER.
  • Après avoir reçu ce courriel, l'ACIA accusera réception de la demande et certifiera le compte de l'établissement dans le système CIFER.
  • Le bureau local de l'ACIA informera les établissements lorsque leur compte dans le système CIFER aura été certifié par l'ACIA.
  • Les établissements certifiés sont en mesure d'aller de l'avant avec la création de demandes d'enregistrement pour leurs produits à « moyen risque » et « risque élevé ».

Conseil : lorsqu'ils remplissent une demande dans CIFER, les établissements sont encouragés à utiliser l'outil Liste de contrôle de l'ACIA pour les guider dans la demande et s'assurer que toutes les informations requises sont incluses.

4. Créer et modifier les demandes de produits dans le système CIFER

Qu'est-ce qu'une « demande » dans le système CIFER

Pour exporter vers la Chine, les établissements doivent enregistrer leurs produits auprès de l'AGDC avant l'exportation. Par conséquent, chaque catégorie de produit qu'un établissement souhaite exporter doit être enregistrée auprès de l'AGDC dans son compte du système CIFER.

Les établissements doivent créer des « demandes » pour les enregistrements de produit dans le système CIFER qui seront soumises à l'ACIA si l'établissement est chargé de la fabrication, de la transformation ou de la conservation d'aliments et de produits agroalimentaires à « moyen risque » ou « risque élevé ».

Les demandes de produits dans le système CIFER feront partie de 1 des 2 types suivants

  1. Demande d'enregistrement dans le système CIFER
    • Une « demande d'enregistrement » distincte doit être remplie dans le système CIFER pour chaque catégorie de produit qu'un établissement désire exporter vers la Chine.
    • Les établissements sont responsables de travailler avec leurs importateurs en Chine afin de déterminer les bons codes de système harmonisé (SH) et les codes d'inspection et de quarantaine de la Chine (CIQ) pour chaque produit dans le système CIFER qu'ils souhaitent exporter.
    • L'ACIA n'est pas en mesure de fournir une orientation sur les codes SH et CIQ à saisir dans le système CIFER.
    • Les établissements devraient être prêts à télécharger leurs documents détaillés dans le système CIFER qui concernent leur établissement et leurs produits.
    • Les exemples de documents pouvant être exigés par l'AGDC comprennent, sans s'y limiter :
      • une licence SAC valide (appelée parfois « certificat de production » dans le système CIFER);
      • un plan d'étage de l'établissement;
      • un plan des risques et maîtrise des points critiques (HACCP);
      • l'emballage du produit ou des photos de l'étiquette;
      • des documents de certification pour les organismes génétiquement modifiés ou non;
      • les diagrammes du déroulement des étapes du processus; ou
      • tous les autres documents justificatifs qui démontrent la conformité aux exigences réglementaires de la Chine en ce qui concerne les aliments et les produits agroalimentaires ou qui aident l'AGDC à déterminer la conformité de l'établissement ou du produit.
  2. Demande de modification dans le système CIFER
    • Si un établissement désire apporter des modifications à un enregistrement approuvé, il devra soumettre une « demande de modification » dans le système CIFER.
    • Le processus de modification peut comprendre un changement de nom, le retrait de produits ou l'ajout de produits supplémentaires aux fins de l'approbation par l'AGDC dans la catégorie de produit pour laquelle l'établissement est déjà enregistré.
    • Le processus dans le système CIFER pour remplir une « demande de modification » est le même que celui d'une « demande d'enregistrement »

Remarque : l'AGDC ne permet pas de modifier certains champs de l'enregistrement dans le système CIFER, notamment le numéro d'identification de l'établissement, nom du représentant légal ou l'adresse de ce dernier.

Conseil : lorsqu'ils remplissent une demande dans CIFER, les établissements sont encouragés à utiliser l'outil Liste de contrôle de l'ACIA pour les guider dans la demande et s'assurer que toutes les informations requises sont incluses.

5. Annuler un enregistrement dans le système CIFER

Les établissements qui souhaitent annuler l'enregistrement d'une catégorie de produits en entier (par exemple, la volaille, les produits céréaliers, les produits aquatiques ou d'autres catégories) doivent soumettre une « demande d'annulation ».

Si un établissement n'a besoin que de supprimer un produit particulier d'une catégorie,sans éliminer la catégorie en entier, il devrait alors soumettre une « demande de modification ».

Conseil : lorsqu'ils remplissent une demande dans CIFER, les établissements sont encouragés à utiliser l'outil Liste de contrôle de l'ACIA pour les guider dans la demande et s'assurer que toutes les informations requises sont incluses.

6. Renouveler les enregistrements dans le système CIFER

Le chronométrage

Les enregistrements dans le système CIFER sont généralement valides pour 5 ans. Cependant, les établissements figurant sur les listes d'admissibilité avec la Chine avant la mise en œuvre du système CIFER auront une date d'échéance plus hâtive que 5 ans.

Il incombe aux établissements de prendre en note la date d'expiration de leur enregistrement approuvé à la page de demande dans le requête CIFER pour s'assurer de ne pas rater la date limite du renouvellement fixée par l'AGDC.  Les établissements qui ne respectent pas la date limite de renouvellement seront probablement retirés de la liste et devront recommencer le processus d'enregistrement.

L'option de présenter une « demande de prolongation » dans le système CIFER n'est disponible que 3 à 6 mois avant la date d'expiration. Cela signifie qu'exactement 3 mois avant la date d'expiration, le bouton « demande de prolongation » sera inaccessible pour les établissements dans CIFER. Les établissements devront communiquer avec leur bureau local de l'ACIA après avoir présenté une « demande de prolongation » pour l'informer de sa soumission.

Le processus

L'AGDC a informé l'ACIA que tous les établissements figurant actuellement dans CIFER (c'est-à-dire les établissements qui ne se sont pas autoenregistrés après le 1 janvier 2022, doivent mettre à jour leur enregistrement dans CIFER au moyen d'une « demande de modification », avant de pouvoir effectuer le processus de renouvellement par une « demande de prolongation ». La « demande de modification » doit être approuvée par l'AGDC avant qu'une « demande de prolongation » puisse être soumise.

Quelle que soit la date d'expiration, tous les établissements enregistrés par l'AGDC dans CIFER (c'est-à-dire. les établissements qui ne se sont pas autoenregistrés dans CIFER) doivent mettre à jour leur enregistrement dans CIFER au moyen d'une « demande de modification », dès que possible en 2023, peu importe la date d'expiration de leur enregistrement. Cette directive vise également les établissements à « risque moyen » dont l'enregistrement expire en 2026 et 2027.

Conseil : lorsqu'ils remplissent une demande dans CIFER, les établissements sont encouragés à utiliser l'outil Liste de contrôle de l'ACIA pour les guider dans la demande et s'assurer que toutes les informations requises sont incluses.

7. Après la présentation d'une demande à l'ACIA dans le système CIFER

Après que les établissements ont soumis leur demande (que ce soit de nouvelles demandes, des renouvellements ou des modifications) dans le système CIFER, ils devront communiquer par courriel avec leur bureau local de l'ACIA afin d'indiquer qu'ils ont soumis une demande dans le système. Dans le courriel, les établissements doivent fournir tous les renseignements dont a besoin l'ACIA pour effectuer son évaluation, particulièrement ce qui suit :

  • le nom de l'entreprise tel qu'il figure sur le demande CIFER;
  • l'adresse physique de l'établissement;
  • le numéro d'identification de l'établissement utilisé pour créer le compte de l'établissement dans le système CIFER;
  • la liste des produits particuliers ou des types de produits dans les demandes;
  • des captures d'écran de l'état de la demande sera affichée en haut de la page indiquant que la demande a été transmise à l'ACIA et la liste des documents téléchargés.
    Si la demande a été présentée correctement, le message suivant devrait s'afficher : « État actuel : Présenter aux autorités ».

Le bureau local de l'ACIA accusera réception du courriel contenant les renseignements susmentionnés.

L'examen des demandes par l'ACIA est un processus comportant plusieurs étapes. Après que l'ACIA a reçu et revu la première demande dans le système CIFER, les établissements recevront 2 documents par courriel du bureau local de l'ACIA. Ils doivent remplir et renvoyer ces documents à l'ACIA :

  • le « formulaire de demande d'enregistrement dans le système CIFER de la Chine » de l'ACIA pour qu'il soit signé par le représentant légal de l'établissement et qui autorise l'ACIA à soumettre à l'AGDC les demandes de l'établissement en son nom et qui sert également à renoncer légalement à la responsabilité de l'ACIA en ce qui a trait aux demandes d'enregistrement présentées à l'AGDC.
  • une longue liste de vérification pour l'inspection des types de produit de l'AGDC.
  • veuillez prendre en note les exigences suivantes; chaque liste de vérification doit :
    • comprendre à la fois les numéros d'identification d'établissement et le numéro de licence SAC, le cas échéant;
    • comporter la signature du représentant légal de l'établissement et le sceau ou l'estampe de l'entreprise au bas de chaque page (voir les notes ci-dessous);
    • être retourné par courriel au bureau local de l'ACIA en format électronique, comme un document PDF;
    • avoir une taille inférieure à 4 Mo (autrement dit, la taille du fichier soit être moins de 4 000 Ko).
  • une fois que tous les documents ont été reçus et que la demande a été examinée et jugée complète, l'ACIA soumettra la demande à l'AGDC dans le système CIFER.

Remarque : aux fins de la permission accordée par l'ACIA à un établissement de s'enregistrer dans CIFER, le « représentant légal » est une personne qui assume la responsabilité légale de l'établissement. Le représentant légal de l'établissement doit être la même personne que celle dont le nom figure dans les documents téléchargés dans le système CIFER.

Remarque : le sceau de l'entreprise est un étiquette officielle comportant le logo de l'entreprise ou un autre identifiant graphique officiel qui serait appliqué sur les documents de l'entreprise. L'estampille de l'entreprise est une impression officielle de l'entreprise d'un tel dessin, souvent à l'encre et appliqué avec un dispositif d'estampillage, ou son équivalent numérique.

8. Examen des demandes d'enregistrement de produit par l'AGDC

Après que l'ACIA a soumis les demandes, l'échéancier de l'AGDC pour l'examen est imprévisible.

L'AGDC retourne fréquemment des demandes jugées incomplètes ou qui comportent des erreurs, dont des documents manquants de la trousse de documents téléversés; une mise en forme incorrecte (par exemple, des signatures ou des sceaux ou estampilles manquants); ou d'autres corrections qui doivent être apportées par l'établissement.

Après que l'AGDC cerne les problèmes et renvoie la demande, les établissements sont responsables de téléverser les documents manquants et de supprimer les documents incorrects et de téléverser leurs versions corrigées dans le système CIFER. Leurs demandes doivent ensuite être soumises de nouveau à l'ACIA. Après qu'un établissement a corrigé une demande et l'a soumise de nouveau dans le système CIFER, il doit en informer par courriel le bureau local de l'ACIA. Après avoir revu la demande et s'assurer qu'elle est complète et correcte, l'ACIA soumettra la demande corrigée à l'AGDC dans le système CIFER.

9. Surveillance des demandes par les établissements dans le système CIFER

Après avoir soumis une demande, les établissements devraient fréquemment jeter un coup d'œil à leurs comptes dans le système CIFER pour remarquer les modifications apportées au statut de leur demande.  Les statuts de demande qui sont fréquents comprennent, sans s'y limiter :

  • « À corriger par l'entreprise » : la demande a été renvoyée pour qu'elle soit corrigée.

    Les établissements peuvent voir la raison pour laquelle la demande a été retournée en allant à « Recherche intégrée », puis « Recherche de formulaire de demande » et en cliquant sur le mot « Voir » soit sous la colonne « Commentaires des douanes » (si elle est retournée par l'AGDC) ou « Commentaire de l'institution » (si elle est retournée par l'ACIA). Les établissements peuvent communiquer avec leur bureau local de l'ACIA s'ils ont besoin d'aide pour apporter les corrections exigées.

  • « En attente de l'acceptation » ou « En cours d'acceptation par l'AGDC » : la demande a été soumise à l'AGDC et elle fait actuellement l'objet d'un examen.

    L'établissement n'a pas besoin de faire autre chose pour le moment.

  • « Refusée par l'AGDC » : La demande n'a pas été approuvée par l'AGDC.

    Les établissements peuvent voir la raison pour laquelle la demande a été refusée en allant à « Recherche intégrée », puis « Recherche de formulaire de demande » et en cliquant sur le mot « Voir » soit sous la colonne « Commentaires des douanes ». Les établissements devront créer et soumettre une nouvelle demande dans le système CIFER (en apportant les modifications exigées), puis aviser leur bureau local de l'ACIA que la demande a été soumise.

  • « Approuvée » : La demande a été approuvée par l'AGDC.

    Voir la section « Approbation des demandes par l'AGDC » ci-dessous pour obtenir de plus amples renseignements.

10. Approbation des demandes par l'AGDC

Demande « approuvée » par l'AGDC dans le système CIFER

Lorsque l'AGDC approuve une nouvelle « demande d'enregistrement », l'établissement se verra assigner un numéro d'enregistrement chinois de 18 chiffres pour cette catégorie de produit et une nouvelle entrée figurera dans la liste de recherche du requête CIFER.  À ce moment-là, l'établissement sera en mesure de demander un certificat d'exportation pour exporter les produits approuvés dans l'enregistrement.

Lorsque l'AGDC approuve une « demande de modification », des modifications comme l'ajout ou la suppression de produits ne figureront pas dans la liste de recherche du requête CIFER, alors que d'autres, comme un changement de nom, seront indiqués dans la liste.

Lorsque l'AGDC approuve une « demande de prolongation », la date d'échéance de l'enregistrement sera mise à jour dans la liste de recherche du requête CIFER.

Remarque : il est important de noter que les documents d'exportation accompagnant les envois reflètent les renseignements qui figurent actuellement dans le système CIFER. Des renseignements dans les documents d'exportation qui ne correspondent pas à ceux saisis dans le système CIFER peuvent engendrer des problèmes pour le dédouanement des envois à leur arrivée en Chine.

11. Vérification de l'approbation par l'AGDC des catégories de produit et des produits

Dans leur compte du système CIFER, les établissements peuvent voir leurs enregistrements approuvés par l'AGDC de 3 manières :

  • dans le menu principal, en sélectionnant « Recherche intégrée », puis « Information sur l'enregistrement » pour voir les enregistrements de chaque catégorie de produits approuvée par l'AGDC;
  • dans le menu principal, en sélectionnant « Demande d'enregistrement ».

    Si vous sélectionnez une catégorie de produits pour laquelle vous avez déjà reçu une approbation de l'AGDC, la demande achevée s'ouvrira. Si vous n'avez pas reçu d'approbation pour cette catégorie de produits, un formulaire de demande vide s'ouvrira.

  • dans le menu principal, en sélectionnant « Demande de modification ».

    La liste de tous les enregistrements approuvés par l'AGDC devrait apparaître. La demande approuvée actuellement s'ouvrira en sélectionnant la fonction « Modifier » pour la catégorie de produits que vous désirez consulter.

Avec 1 des 3 options susmentionnées, les établissements peuvent voir les codes SH et CIQ des produits pour lesquels ils ont reçu une approbation de l'AGDC pour les exportations vers la Chine en consultant la liste sous la section « Qualification obtenue de l'enregistrement en Chine ».

Les établissements sont invités à vérifier auprès de leur importateur, avant l'envoi, s'ils sont enregistrés dans le système CIFER avec les bons codes SH et CIQ. Des codes SH et CIQ incorrects dans le système CIFER pourraient retarder ou empêcher le dédouanement des envois à leur arrivée en Chine.

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