Orientation opérationnelle : Abattage des animaux pour alimentation humaine – Inspection de contrôle préventif – Vérification de la mise en œuvre

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1.0 Objet

L'objectif du présent document est de fournir une orientation au personnel d'inspection de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) sur les procédures d'inspection de contrôle préventif (ICP) afin de vérifier que l'exploitant/ titulaire de licence satisfait aux exigences réglementaires relatives à l'abattage des animaux destinés à l'alimentation humaine.

Ce document accompagne d'autres documents d'orientation cités en référence dans la section 3.0 du présent document.

2.0 Autorités réglementaires

Consulter la section 2.0 de la Procédure opérationnelle : Inspection des contrôles préventifs des aliments – Vérification de la mise en œuvre.

3.0 Documents de référence

Consulter la section « Documents de référence » des documents suivants :

4.0 Définitions

Consulter la section 4.0 de la Procédure opérationnelle : Inspection des contrôles préventifs des aliments – Vérification de la mise en œuvre.

5.0 Acronymes

Consulter la section 5.0 de la Procédure opérationnelle : Inspection des contrôles préventifs des aliments – Vérification de la mise en œuvre.

6.0 Procédure opérationnelle

Cette procédure opérationnelle fournit des procédures d'inspection spécifiques à la vérification des exigences réglementaires liées à l'abattage. Lorsque des orientations plus précises que celles mentionnées dans le Processus d'Inspection Standardisé (PIS) et dans la Procédure opérationnelle : Inspection des contrôles préventifs des aliments – Vérification de la mise en œuvre seront nécessaires, celles-ci seront indiquées dans cette section.

6.1 Se préparer à l'inspection

Consulter l'étape 1 de la section 3 du PIS, les sections 6.0 et 6.1de la Procédure opérationnelle : Inspection des contrôles préventifs des aliments – Vérification de la mise en œuvre, et l'Annexe 5 – Orientation pour la gestion du dossier hebdomadaire d'ICP de ce document. En plus de l'orientation générale donnée dans ces sections, ce qui suit s'applique :

Préparer la trousse d'outils de l'inspecteur

En plus de la liste des équipements indiqués dans la section 3.5 du PIS, les équipements suivants sont nécessaires afin de compléter les vérifications liées à l'abattage des animaux pour consommation humaine.

Étiquettes d'inspection (rétention) tel qu'indiqué dans l'Orientation opérationnelle – lignes directrices en matière d'intervention réglementaire relative aux aliments.

6.2 Effectuer l'inspection

Consulter l'étape 2 de la section 4 du PIS et la section 6.2 de la Procédure opérationnelle : Inspection des contrôles préventifs des aliments – Vérification de la mise en œuvre. En plus de l'orientation générale donnée dans ces sections, les orientations fournies dans les annexes de cette orientation opérationnelle s'appliquent.

Les taches de vérification de la mise en œuvre mentionnées dans la section 7.0 de ce document ainsi que toutes les tâches de vérification de la mise en œuvre de la section 7.0 de la Procédure opérationnelle : Inspection des contrôles préventifs des aliments – Vérification de la mise en œuvre s'appliquent aux établissements d'abattage.

L'Annexe 5 – Orientation pour la gestion du dossier hebdomadaire d'ICP de ce document décrit la routine de la gestion hebdomadaire du dossier d'ICP ainsi que la gestion du dossier d'ICP lorsqu'une non-conformité est observée pendant la semaine.

6.3 Communiquer les résultats

Consulter l'étape 3 de la section 5 du PIS et la section 6.3 de la Procédure opérationnelle : Inspection des contrôles préventifs des aliments – Vérification de la mise en œuvre.

L'Annexe 5 – Orientation pour la gestion du dossier hebdomadaire d'ICP de ce document décrit la communication des résultats d'inspection lorsqu'une non-conformité est observée pendant la semaine ainsi que lorsque le dossier hebdomadaire d'ICP est désactivé.

6.4 Effectuer l'inspection de suivi

Consulter l'étape 4 de la section 6 du PIS et la section 6.4 la Procédure opérationnelle : Inspection des contrôles préventifs des aliments – Vérification de la mise en œuvre.

L'Annexe 5 – Orientation pour la gestion du dossier hebdomadaire d'ICP de ce document décrit le suivi à effectuer dans le dossier d'ICP hebdomadaire lorsqu'une non-conformité est observée pendant la semaine.

7.0 Annexes

Annexe 5 – Orientation pour la gestion du dossier hebdomadaire d'ICP

Les sous-districts d'abattage doivent suivre les instructions ci-dessous pour la gestion des dossiers hebdomadaires dont le déclencheur est le Plan d'inspection de contrôle préventif (ICP) (désignés par dossiers hebdomadaires d'ICP dans cette annexe). La gestion du dossier d'inspection sera différente pour les dossiers d'inspection dont le déclencheur sera le Plan d'échantillonnage ou le Plan d'inspection de produit.

Cette annexe ne liste que les principes supplémentaires de gestion des dossiers qui sont propres aux sous-districts d'abattage. Pour plus de détails, consulter le Processus d'Inspection Standardisé (PIS) et la Procédure opérationnelle : Inspection des contrôles préventifs des aliments – Vérification de la mise en œuvre.

1. Routine de la gestion des dossiers hebdomadaires d'ICP

La Division de la planification, rapports et analyses chargera, au début de chaque année fiscale, 52 dossiers d'ICP dans la Plateforme de prestation numérique de services (PPNS), soit 1 dossier pour chaque semaine de l'année fiscale. Ces dossiers apparaîtront dans la file d'attente de chaque sous-district (établissement d'abattage).

Le dossier hebdomadaire d'ICP assigné à une semaine sera identifié par sa « date d'échéance » (date de fin de la semaine, c'est à dire le dimanche) dans la file d'attente de chaque sous-district (établissement d'abattage).

Des tâches d'ICP pour la Vérification de la conformité de systèmes (ICP-VCS) (pour l'enregistrement des inspections des sous-éléments) et des tâches d'ICP pour la Vérification de la mise en œuvre (ICP-VMO) peuvent être ajoutées dans le dossier hebdomadaire d'ICP.

Le vétérinaire avec autorité de supervision (VAS) (autrefois appelé vétérinaire en chef [VEC]) ou son représentant désigné sélectionnera et ajoutera les tâches d'ICP dans la sous-grille « tâches d'inspection » de chaque dossier hebdomadaire d'ICP :

toutes les tâches quotidiennes d'ICP-VMO
toutes les tâches hebdomadaires d'ICP-VMO
quelques tâches (mensuelle, trimestrielle, semestrielle et annuelle) d'ICP-VMO à livrer au cours de cette semaine
quelques tâches d'ICP-VCS à livrer au cours de cette semaine

Remarque

Si, selon leur expérience, le VAS ou son remplaçant prévoit que la réalisation d'une tâche d'ICP-VMO ou d'ICP-VCS prendra plus d'une semaine, un dossier d'ICP supplémentaire peut être créé manuellement et ces tâches d'ICP-VMO et d'ICP-VCS peuvent être ajoutées à ce dossier d'ICP qui a été créé manuellement.
Pour faciliter le suivi, la saisie des données et les rapports d'inspection ayant des non-conformités, en particulier pour les tâches d'ICP-VMO, utiliser le champ « Nom personnalisable » de la tâche pour différencier les tâches quotidiennes en double (par exemple, « 2023-02-20 - Bien-être des animaux, manipulation »).

Le VAS ou son remplaçant désignera un « Inspecteur principal » et un « Superviseur d'inspection » pour chaque dossier hebdomadaire d'ICP et si besoin, ajoutera le nom des inspecteurs qui seront assignés aux différentes tâches d'ICP dans la section « Équipe d'inspection » du dossier hebdomadaire d'ICP

Remarque

Une tâche d'inspection peut être assignée à plus d'un inspecteur, dans ce cas :

chaque inspecteur devrait saisir le temps qu'il a consacré à la tâche dans « Entrées de temps de la tâche » le jour où la tâche est effectuée
chaque inspecteur devrait ajouter ses initiales pour l'information qu'il a saisi dans les sections « Examen des documents et des dossiers », « Entrevues », « Observation », « Constatations » et « Notes »

La vérification des activités pour toutes les tâches d'ICP du dossier hebdomadaire d'ICP devrait être complétée entre le lundi et le dimanche de la semaine (la saisie des données résiduelles peut être effectuée le premier jour ouvrable de la semaine suivante).

Une tournée initiale est requise si une tâche de sous-élément est ajoutée à la portée du dossier d'ICP ou si une tournée n'a pas été effectuée au cours des 8 dernières semaines. Dans le cas contraire, l'inspecteur peut utiliser son jugement pour déterminer si elle est nécessaire.

Une réunion d'ouverture et réunion de clôture :

doivent être tenues et consignées pour chaque dossier hebdomadaire d'ICP
doivent être tenues, mais peuvent ne pas être consignées pour un dossier d'inspection de produit
ne doivent pas être tenues ni consignées pour un dossier d'échantillonnage

La réunion d'ouverture et de clôture peut être une courte réunion et peut comprendre à la fois les réunions pour les dossiers d'inspection d'ICP et d'inspection de produit. La réunion d'ouverture peut avoir lieu en même temps que la réunion de clôture menée pour la semaine précédente et la réunion de clôture peut avoir lieu en même temps que la réunion d'ouverture de la semaine suivante. Lorsque la réunion d'ouverture d'une semaine est combinée avec la réunion de clôture d'une autre semaine, la même date et heure peuvent être entrées dans les 2 dossiers d'inspection.

Remarque : si une non-conformité est constatée pendant l'exécution des tâches d'inspection des dossiers d'inspection de produit ou d'échantillonnage, une réunion de clôture est nécessaire pour communiquer la non-conformité et elle doit être documentée dans le dossier approprié (inspection de produit ou d'échantillonnage).

Le dossier hebdomadaire d'ICP devrait être désactivé avant la fin du premier jour ouvrable de la semaine suivante :

choisir « Rapport d'inspection final » en ce qui a trait au type de document
après avoir imprimé le rapport d'inspection, renommer la copie PDF du rapport d'inspection ainsi : « Rapport d'inspection final du [entrer la date de fin de la semaine] » (par exemple, Rapport d'inspection final du 26 février 2023)
seul un document enregistré comme un type de document « Rapport d'inspection final » et joint à la sous-grille « Documents » apparaîtra sur le portail Mon ACIA lors de la désactivation du dossier

2. Gestion des non-conformités

Lorsqu'une non-conformité est observée :

informer verbalement la partie réglementée dès que possible et le jour même où la non-conformité a été observée (« Mettre en place la mesure corrective d'ici le : » le délai pour compléter les mesures correctives permanentes [et non les mesures correctives immédiates] est calculé à compter du jour suivant celui où l'inspecteur a avisé verbalement la partie réglementée de la non-conformité)
consigner les renseignements relatifs à la non-conformité dans la PPNS le jour où la non-conformité a été observée ou au plus tard avant la fin du jour suivant (choisir « Aucun impact » dans le champ « Évaluation de l'impact » puisque les tâches d'ICP-VMO ne devraient pas avoir d'impact sur le calcul du résultat du risque de l'établissement du modèle d'évaluation du risque axée sur les établissements [ERE])
créer un dossier d'inspection de suivi lors de la consignation des renseignements relatifs à la non-conformité, saisir la date d'inspection prévue (« Date pour l'inspection de suivi ») dans le dossier d'inspection de suivi et valider la demande d'inspection
laisser le dossier hebdomadaire d'ICP ouvert et poursuivre la saisie des renseignements pour les autres tâches d'ICP du dossier hebdomadaire d'ICP
un rapport d'inspection contenant toutes les non-conformités sera émis après la fin de la semaine. Par contre, si le titulaire de licence en fait la demande, émettre un rapport d'inspection provisoire avant la désactivation du dossier hebdomadaire d'ICP; ce rapport doit être remis par un moyen autre que par le portail Mon ACIA (par exemple en mains propres, par courriel ou par télécopie) :
- la section « Renseignement sur l'inspecteur » contiendra la « date du début de l'inspection » alors que la « Date de fin d'inspection » n'apparaîtra pas car le dossier hebdomadaire d'ICP sera toujours ouvert
- après avoir enregistré la copie PDF du rapport d'inspection provisoire, renommer la copie PDF du rapport d'inspection ainsi : « Rapport d'inspection provisoire du [entrer la date d'émission du rapport] » (par exemple, Rapport d'inspection provisoire du 23 février 2023)
- joindre le rapport d'inspection provisoire dans la sous-grille « Documents » (laisser la section « Type de document » vide à des fins d'accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP)
joindre le rapport d'inspection final dans la sous-grille « Documents » (choisir « Rapport d'inspection final » dans la section « Type de document »)
désactiver le dossier hebdomadaire d'ICP avant la fin du premier jour ouvrable de la semaine suivante (après la désactivation, le rapport d'inspection final, incluant les renseignements sur la ou les non-conformité(s) sera visible dans le compte Mon ACIA du titulaire de licence)
si une nouvelle non-conformité est observée et que celle-ci est directement reliée à la non-conformité initiale, consigner cette non-conformité dans la tâche d'inspection du dossier d'inspection de suivi tel que mentionné précédemment, et ceci, jusqu'à la date prévue pour l'inspection de suivi enregistrée dans le dossier d'inspection de suivi
si une nouvelle non-conformité est observée et que celle-ci n'est pas directement reliée à la non-conformité observée plus tôt dans la semaine, c'est-à-dire qu'elle a été observée pendant l'exécution de la même tâche au cours de la même semaine (par exemple, Tâche de vérification de la mise en œuvre, Bien-être des animaux, manipulation), suivre le processus mentionné ci-dessus (notification verbale, création d'un nouveau dossier d'inspection de suivi, etc) :
- si demandé par le titulaire de licence, émettre un rapport d'inspection provisoire avant la désactivation du dossier hebdomadaire d'ICP (consulter les directives mentionnées ci-dessus pour le rapport d'inspection provisoire)
- si un rapport d'inspection provisoire est imprimé manuellement pour la seconde non-conformité, ce rapport d'inspection inclura la première et la seconde non-conformité; ceci devra être expliqué au titulaire de licence afin d'éviter toute confusion
- laisser le dossier hebdomadaire d'ICP ouvert jusqu'à la fin de la semaine en cours et désactiver ce dossier avant la fin du premier jour ouvrable de la semaine suivante
si une non-conformité directement reliée à la non-conformité initiale est observée après la date prévue de l'inspection de suivi (date saisie dans le dossier d'inspection de suivi), prendre des mesures d'intervention réglementaire; cependant, ne pas fermer le dossier d'inspection de suivi tant que le statut de conformité n'a pas été rétabli :
- un rapport d'inspection provisoire peut être émis lorsqu'une non-conformité est observée après la date de l'inspection de suivi (consulter les directives mentionnées ci-dessus pour l'émission d'un rapport d'inspection provisoire)

Remarque : il est possible que le dossier d'inspection de suivi soit désactivé avant que le dossier hebdomadaire d'ICP ne soit désactivé. Par exemple, si une non-conformité relative au bien-être animal est observée le lundi et que la date limite de suivi est le jeudi de la même semaine, le dossier d'inspection de suivi pourrait être fermé le jeudi si le statut de conformité est rétabli le jeudi. Le dossier hebdomadaire d'ICP restera ouvert jusqu'à la fin du premier jour ouvrable de la semaine suivante.

Pour toute demande de renseignements généraux sur la présente orientation opérationnelle, veuillez suivre les voies de communication établies, notamment en envoyant un formulaire électronique de demande de suivi (FEDS) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).