Aliments pour animaux de ferme : Exigences en matière de registre et de traçabilité

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Introduction

En vertu du Règlement de 2024 sur les aliments du bétail, la plupart des établissements d'aliments pour animaux de ferme sont tenus de conserver les documents relatifs à la traçabilité et de tenir divers registres concernant les aliments pour animaux de ferme qu'ils fabriquent, stockent, emballent, étiquettent, vendent/distribuent, importent et exportent. Le Règlement sur la santé des animaux contient des exigences supplémentaires en matière de tenue de registres pour les aliments pour animaux.

Pour les parties réglementées, la tenue de registres précis sur les aliments pour animaux de ferme garantit la traçabilité et soutient la mise en œuvre et l'efficacité d'un plan de contrôle préventif (PCP). Un bon système d'archivage simplifie la récupération des données lorsqu'elles sont nécessaires et constitue un élément fondamental d'un PCP complet.

Des dossiers précis permettent à nous de mener des enquêtes efficaces sur la sécurité des aliments pour animaux de ferme, de retracer les problèmes potentiels et de prendre des mesures d'application si nécessaire. En cas de rappel, les numéros de lots et les registres détaillés permettent à nous de communiquer efficacement les risques au public et de veiller à ce que tout danger pour la santé soit pris en charge sans délai.

Objectif

Ce document fournit des informations sur les exigences en matière de tenue de registres en vertu du Règlement de 2024 sur les aliments du bétail. Cela comprend :

  • dossiers de fabrication
  • enregistrements de traçabilité
  • documenter votre PCP
  • les documents nécessaires à la mise en œuvre d'un PCP

Des informations sur les registres qui doivent être conservés en vertu de la Réglementation sur la santé des animaux pour les aliments pour animaux sont disponibles dans RG-5 Directives réglementaires: La mention relative au renforcement de l'interdiction frappant les aliments du bétail, les numéros de lot et la conservation des registres pour les produits destinés à l'alimentation du bétail, les étiquettes et les documents connexes.

Rôles et responsabilités

Les intervenants qui exercent des activités liées à l'alimentation du bétail sont tenues de se conformer aux exigences applicables du Règlement de 2024 sur les aliments du bétail. Ils doivent démontrer leur conformité en s'assurant que les aliments pour animaux de ferme et les procédés utilisés dans leurs établissements satisfont à toutes les exigences réglementaires.

Nous vérifions la conformité d'une entreprise d'aliments pour animaux de ferme en menant des activités d'inspection et de surveillance. Lorsqu'une non-conformité est constatée, nous prenons les mesures de conformité et d'exécution qui s'imposent.

Registre

Un registre est un type de document qui capture de manière permanente des informations démontrant qu'une action a été entreprise. Il peut se présenter sous forme de copie papier (imprimée) ou électronique (numérique). L'information peut prendre diverses formes telles que du texte, des figures, des graphiques, des images de données et des vidéos.

La tenue de registres précis est essentielle à la mise en œuvre d'un PCP écrit. Les registres vous permettent de confirmer facilement et en toute confiance que votre PCP est mis en œuvre et qu'il fonctionne efficacement. Les registres peuvent également vous aider à améliorer votre PCP en vous donnant les moyens, par exemple, de :

  • identifier la cause première d'un problème
  • analyser et améliorer un processus ou une procédure
  • identifier les lacunes en matière de formation et les besoins en formation

Les registres que vous conservez seront propres à votre (vos) établissement(s) de production en fonction de la taille de votre opération, les aliments pour animaux de ferme que vous fabriquez, stockez, étiquetez, emballez, vendez, exportez et/ou importez, et de la conception de votre PCP. Voici quelques exemples de registres :

  • les observations ou les mesures effectuées pour surveiller un point de contrôle critique par rapport à sa limite critique (telles que les relevés de temps et de température) et d'autres enregistrements liés à la transformation
  • les ingrédients, les matières premières et les aliments finis
  • les registres d'étalonnage des équipements
  • les dossiers de formation du personnel
  • les rapports d'incidents (par exemple en cas de bris de verre, de déversement de produits chimiques ou de contamination biologique)
  • les registres des actions correctives
  • les enregistrements de la procédure de vérification

Les pratiques suivantes permettent de s'assurer que les copies papier et les documents électroniques sont complets, utiles et exacts :

  • les informations enregistrées sont lisibles, permanentes et reflètent fidèlement l'événement, la situation ou l'activité réelle
  • chaque entrée dans un registre est faite par la personne responsable au moment où l'événement spécifique s'est produit
  • les dossiers remplis comportent la date et identifient la personne responsable
  • pour les enregistrements numériques, l'unité de mesure est indiquée

Documents générés électroniquement

Pour garantir l'intégrité et l'authenticité des données de surveillance générées électroniquement, un système d'enregistrement électronique et de stockage des données doit :

  • être validée afin d'en garantir l'exactitude, la fiabilité et la cohérence
  • détecter les enregistrements non valides ou modifiés
  • produire des copies des documents dans un format lisible
  • protéger les documents pour qu'ils puissent être retrouvés de manière précise et opportune tout au long de leur période de conservation
    • il peut s'agir de systèmes permettant de conserver des enregistrements de sauvegarde appropriés
      Remarque : un enregistrement de sauvegarde peut être une copie du document électronique conservée dans un autre endroit.
  • créer une piste d'audit en enregistrant de manière indépendante la date et l'heure des entrées et des actions de l'opérateur qui créent, modifient ou suppriment des documents électroniques
    • les modifications apportées à l'enregistrement ne doivent pas masquer les informations précédemment enregistrées
  • limiter l'accès au système aux personnes autorisées et formées
  • avoir une fréquence d'enregistrement des données qui garantisse la détection de tout écart dans le processus
    • si la mémoire tombe en panne, est retirée ou atteint sa capacité de stockage maximale, l'enregistreur électronique doit automatiquement reconnaître cet événement, l'enregistrer et déclencher les actions nécessaires pour éviter les opérations dangereuses ou non contrôlées.
  • disposer d'une documentation technique à jour pour le fonctionnement et l'entretien du système d'enregistrement
  • être protégé contre les pannes d'électricité afin de minimiser le risque de perte de données en cas de coupure de courant
  • transférer des données vers un autre système (le cas échéant) sans modifier les informations

Tenue de registres

Les procédures de conservation des documents sont considérées comme une bonne pratique pour vous aider à gérer vos documents, mais elles ne constituent pas une exigence réglementaire.

Tenue de registres

  • identifier la version actuelle du registre à utiliser et son emplacement
  • fournir des instructions sur la manière de remplir le dossier (qui, quoi, comment, quand)
  • identifier l'endroit où sont conservés les dossiers complétés
  • préciser la durée de conservation des documents
  • inclure des mesures visant à protéger l'intégrité et l'authenticité des documents pendant la période de conservation
  • inclure des instructions sur la manière de tenir et de conserver les registres des modifications lorsqu'une mise à jour ou une modification est apportée à vos procédures

Numéros de lots

Les numéros de lot (ou codes d'identification) sont essentiels pour assurer la traçabilité des aliments pour animaux de ferme. Nous utiliserons les numéros de lot lors des enquêtes sur la sécurité des aliments pour animaux de ferme. Si un lot est considéré comme présentant un risque pour la santé humaine ou animale ou pour l'environnement, nous émettrons un avis de rappel et utilisera le code de lot pour communiquer le risque au public.

Il incombe aux fabricants de définir ce qui constitue un lot pour leurs produits. Les numéros de lot sont obligatoires pour les aliments pour animaux de ferme et tous les aliments classés comme aliments pour animaux en vertu du Règlement sur la santé des animaux.

Pour les aliments en vrac, un « lot » peut être un lot unique ou plusieurs lots qui constituent une commande, chacun étant identifié par un numéro de lot. Pour les ingrédients en vrac, tels que les mélanges de farine de viande et d'os provenant de plusieurs espèces animales, une journée de production constitue généralement 1 lot. Toutefois, les fabricants peuvent déterminer une taille de lot appropriée en fonction de leurs pratiques commerciales.

Les fabricants doivent tenir compte du fait que si un problème est identifié avec un aliment pour animaux de ferme, l'ensemble du lot peut faire l'objet de mesures d'application de la loi.

Traçabilité

L'objectif de la traçabilité est de suivre le mouvement des aliments pour animaux de ferme (aliments à ingrédient unique et aliments mélangés), d'un pas en arrière et 1 pas en avant. Vous devez être en mesure d'identifier votre source d'approvisionnement (1 pas en arrière) et la personne à qui vous avez fourni votre produit (1 pas en avant). Vous devez préparer, conserver et tenir à jour les documents de traçabilité relatifs aux aliments pour animaux de ferme que vous fournissez à une autre personne.

Si vous fournissez un AIU à une autre personne, les informations suivantes doivent figurer dans les documents de traçabilité :

  • nom du AIU
  • le code d'identification (communément appelé numéro de lot) du AIU
  • le nom et l'adresse de la personne qui a fabriqué ou fait fabriquer le AIU
  • le nom et l'adresse de la personne qui vous a fourni le AIU et la date à laquelle il a été fourni (le cas échéant)
  • le nom et l'adresse de la personne qui a reçu le AIU de votre part et la date à laquelle il a été fourni

Si vous fournissez un aliment mélangé à une autre personne, les informations suivantes doivent être incluses dans les documents de traçabilité :

  • nom de l'aliment mélangé
  • le code d'identification (communément appelé numéro de lot) de l'aliment mélangé
  • le nom et l'adresse de la personne qui a fabriqué ou fait fabriquer l'aliment mélangé pour animaux
  • le nom de tout AIU, de tout ingrédient médicamenteux visé dans le Recueil des notices sur les substances médicatrices (RNSM) de tout produit antiparasitaire, de tout produit non destiné à l'alimentation animale visé dans le Recueil des produits autres que les aliments du bétail (RPAAB) ou de tout autre aliment pour animaux de ferme (par exemple, un prémélange) utilisé pour fabriquer l'aliment mélangé final; le nom et l'adresse de la personne qui vous l'a fourni, ainsi que la date à laquelle vous l'avez reçu;
  • le nom et l'adresse de la personne qui vous a fourni les aliments composés, ainsi que la date à laquelle ils vous ont été fournis (le cas échéant);
  • le nom et l'adresse de la personne qui a reçu de votre part les aliments mélangés pour animaux, ainsi que la date à laquelle ils ont été fournis.

L'obligation de tenir des registres de distribution (à qui vous avez fourni des aliments pour animaux de ferme) s'applique à la fois au transfert d'aliments pour animaux de ferme entre entreprises commerciales d'aliments pour animaux de ferme et à la vente au détail. Toutefois, les documents ne doivent pas contenir le code d'identification dans le cas d'un aliment pour animaux de ferme vendu au détail.

En outre, l'obligation de conserver les documents de traçabilité ne s'applique pas aux aliments complets et aux compléments alimentaires en emballages de 25 kilogrammes ou moins destinés aux chevaux, ni aux friandises destinées à toute espèce d'animaux d'élevage.

Les utilisateurs finaux d'aliments pour animaux de ferme (agriculteurs) ne sont pas tenus, en vertu du Règlement de 2024 sur les aliments du bétail, de tenir des registres indiquant de qui ils ont reçu leurs aliments pour animaux de ferme. Toutefois, en vertu de la Loi sur la santé des animaux et du Règlement sur la santé des animaux, les agriculteurs et autres entreprises du secteur d'aliments pour animaux de ferme peuvent être tenus de conserver certains registres et ils doivent vérifier la liste de ces registres et les délais de conservation corrects de ces registres, le cas échéant.

Les registres de distribution (l'étape suivante de la traçabilité) sont requis pour toute denrée alimentaire animale telle que définie dans la Loi sur la santé des animaux et le Règlement sur la santé des animaux, et ces registres de distribution doivent être conservés pendant 10 ans. Dans certains cas, les aliments pour animaux mentionnés précédemment peuvent correspondre à la définition d'une denrée alimentaire animale et ne seraient donc plus exemptés de l'obligation de tenir des registres de distribution et de conserver ces registres pendant 10 ans, comme l'exige le Règlement sur la santé des animaux. Les établissements d'aliments pour animaux de ferme doivent s'assurer qu'ils connaissent les périodes de conservation des enregistrements prévues par les différentes législations, le cas échéant, car il convient de choisir la durée de conservation la plus longue.

Les documents prescrits à l'appui de la traçabilité en vertu du Règlement de 2024 sur les aliments du bétail doivent être conservés pendant au moins 2 ans, être accessibles au Canada et être fournis à nous sur demande. Toutefois, si ces mêmes documents sont applicables à la Loi sur la santé des animaux et au Règlement sur la santé des animaux ou à tout autre règlement, un délai de conservation différent peut s'appliquer. Le délai de conservation le plus long doit être choisi.

Registre supplémentaires

D'autres exigences en matière de tenue de registres pour les aliments pour les animaux de ferme sont énoncées dans d'autres sections du Règlement de 2024 sur les aliments du bétail.

Registres - Fabrication d'aliments pour animaux de ferme (article 64)

Certains registres doivent être tenus en rapport avec la fabrication d'aliments pour animaux de ferme et dépendent des types d'aliments pour animaux de ferme fabriqués.

AIU

Si un établissement fabrique un AIU, il doit conserver des documents indiquant le nom du AIU, le numéro de lot, la date de fabrication, la quantité fabriquée et une copie de toute formule de mélange.

Aliments mélangés

Si un établissement fabrique des aliments mélangés, des copies de la feuille de mélange et de la formule de mélange doivent être conservées. Des copies des commandes écrites signées par l'acheteur ou des ordonnances vétérinaires sont également requises pour les établissements d'engraissement qui fabriquent des aliments préparés pour les clients ou des aliments médicamenteux à façon, respectivement.

Ces registres doivent être conservés pendant au moins 2 ans à compter de la dernière date de fabrication des aliments pour animaux, être accessibles au Canada et être fournis à nous sur demande.

Registre - Plans de contrôle préventif (section 60)

Des copies écrites du PCP doivent être conservées pendant une période de 2 ans à compter du dernier jour où le plan cesse d'être mis en œuvre. Voici quelques exemples de documents à inclure :

  • contrôles préventifs
  • l'identification et l'évaluation des risques (analyse des risques)
  • l'identification et l'évaluation des mesures de contrôle mises en œuvre et la preuve de leur efficacité
  • la documentation sur les points de contrôle critiques, y compris les limites critiques
  • procédures de suivi et d'action corrective
  • procédures de vérification et pièces justificatives
  • les procédures opérationnelles et les registres utilisés pour la mise en œuvre du PCP
  • les mesures décrivant la manière dont les autres exigences réglementaires pertinentes sont respectées

Les documents justificatifs utilisés et produits au cours de l'élaboration du programme de protection des consommateurs et les documents qui démontrent que le programme a été mis en œuvre (tels que les registres de production, la formation du personnel et la vérification de l'efficacité du programme de protection des consommateurs) doivent être conservés pendant 2 ans à compter de la date à laquelle ils ont été préparés.

Le PCP doit être réexaminé à une fréquence adaptée à l'établissement de production d'aliments pour animaux de ferme et révisé si nécessaire. Les documents relatifs à la réévaluation du PCP doivent également être conservés lorsque :

  • quelque chose est nouveau ou a changé (par exemple, le type d'aliments pour animaux de ferme fabriqués, les ingrédients ou les matières premières, les formulations, l'équipement, les étapes de transformation, etc.)
  • un problème a été identifié (par exemple, une déficience ou une déviation observée au cours des procédures de contrôle ou de vérification, une non-conformité identifiée par l'ACIA ou des auditeurs tiers, des plaintes de clients révélant un problème avec le PCP, des rappels, des résultats de laboratoire insatisfaisants, etc.)

La réévaluation du PCP comprend l'examen des dossiers et l'évaluation sur place de tous les contrôles préventifs. Il est important que les modifications ou les mises à jour apportées à votre PCP soient consignées avec précision et clarté.

La tenue de journaux des modifications pour un PCP est essentielle pour plusieurs raisons. Les journaux des modifications :

  • assurer la traçabilité en suivant les modifications, ce qui est essentiel pour identifier l'origine de tout problème et maintenir la responsabilité
  • fournir des preuves de la conformité aux normes réglementaires lors des audits et des inspections, en démontrant le respect des exigences réglementaires
  • soutenir le contrôle de la qualité en surveillant l'impact des changements sur la qualité et la sécurité des aliments pour animaux de ferme, ce qui permet de maintenir des normes de produit cohérentes
  • jouent un rôle essentiel dans la gestion des risques en permettant l'évaluation des risques associés à chaque modification, ce qui contribue à atténuer les dangers potentiels
  • les enregistrements détaillés des changements facilitent l'amélioration continue en permettant à l'établissement d'aliments pour animaux de ferme d'analyser l'efficacité des différentes stratégies et de prendre des décisions en connaissance de cause pour les améliorations futures.

Les registres des modifications doivent être conservés pendant 2 ans conformément au Règlement de 2024 sur les aliments du bétail, à moins que d'autres lois (comme la Loi sur la santé des animaux) n'exigent une période plus longue. Au lieu de créer une nouvelle version du PCP (plan de contrôle des produits) à chaque modification, vous pouvez conserver 1 copie à jour du PCP avec une liste des modifications ou un journal des modifications. Ce registre des modifications doit indiquer exactement ce qui a été modifié, avec l'ancienne et la nouvelle formulation. Si vous vous contentez d'énumérer les sections modifiées sans montrer le libellé actuel, ou si vous vous contentez de décrire ce qui a été modifié sans montrer les modifications effectives, cela ne répondra pas aux exigences.

Demande de documents

Les enregistrements, y compris la documentation relative à la traçabilité, peuvent être demandés et examinés au cours des activités d'inspection de routine.

En outre, l'article 72 stipule qu'en cas d'événement pour lequel il existe des motifs raisonnables de croire qu'il y a un risque de préjudice pour la santé humaine ou animale ou pour l'environnement, les documents relatifs à la traçabilité peuvent être demandés à toute personne tenue de les conserver. Ces documents doivent généralement être fournis dans les 24 heures, sauf si un délai supplémentaire est accordé. Cette mesure vise à garantir que les informations soient fournies en temps utile lors des enquêtes sur la sécurité des aliments pour animaux de ferme et des rappels d'aliments pour animaux de ferme.

Informations sur la tenue de registres pour des établissements spécifiques d'aliments pour animaux

Meuneries à la ferme

Vous devez tenir un registre des aliments médicamentés que vous fabriquez (mélange) et de toutes les matières premières, aliments mélangés ou AIU entrant dans la composition de ces aliments pour animaux de ferme d'élevage. Cela comprend la feuille de mélange et la formule de mélange pour tous les aliments médicamenteux que vous fabriquez, ainsi que toutes les copies des ordonnances vétérinaires. En outre, vous devrez conserver une copie de votre PCP et de tout document attestant de la mise en œuvre de votre plan.

Exportateurs d'aliments pour animaux

Vous devez tenir un registre des flux que vous exportez. Vous devez notamment indiquer la date à laquelle vous avez exporté vos aliments pour animaux de ferme. En outre, vous devez tenir un registre des matières premières, des AIU et des aliments mélangés que vous utilisez et de leur provenance pour les aliments que vous avez l'intention d'exporter. Ces registres doivent mentionner le nom de l'aliment pour animaux de ferme, le numéro de lot, la date et les coordonnées de la personne à contacter.

Importateurs d'aliments pour animaux

Vous devez tenir un registre des aliments pour animaux de ferme que vous importez en vue de les vendre, en indiquant leur date et leur lieu d'origine, ainsi que les personnes auxquelles vous les expédiez ou les vendez. Les registres doivent mentionner le nom de l'aliment, le numéro de lot, la date et les coordonnées de la personne à contacter.

Les exigences en matière de tenue de registres pour les formules et les feuilles de mélange ne s'appliquent pas aux fabricants situés à l'extérieur du Canada. Toutefois, l'article 67 stipule que toute personne qui importe des aliments pour animaux de ferme destinés à la vente doit démontrer que ces aliments ont été fabriqués, stockés, emballés, et étiquetés dans des conditions offrant au moins le même niveau de protection que celles applicables aux aliments pour animaux de ferme fabriqués au Canada. Pour satisfaire à cette exigence, les importateurs peuvent être amenés à fournir des documents attestant de ces conditions.

Cette section est basée sur les résultats, ce qui permet une certaine souplesse dans la manière dont les importateurs satisfont à cette exigence; toutefois, les audits de la documentation des fabricants étrangers peuvent être considérés comme une bonne pratique.

Fabricants d'aliments mélangés

Vous devez tenir des registres des aliments pour animaux de ferme que vous fabriquez et vendez. Il s'agit notamment de la feuille de mélange et de la formule de mélange pour tous les aliments mélangés que vous fabriquez, ainsi que des copies des commandes écrites signées par l'acheteur et des ordonnances vétérinaires. En outre, vous devez tenir des registres (liés à la traçabilité) des ingrédients entrants et des aliments mélangés que vous utilisez et de leur provenance, ainsi que des personnes à qui vous expédiez ou vendez les aliments pour animaux de ferme. Ces registres doivent mentionner le nom de l'aliment, le numéro de lot, la date et les coordonnées de la personne à contacter.

Points de vente d'aliments pour animaux

Vous devez tenir un registre des aliments pour animaux que vous recevez et vendez. En outre, vous devez tenir des registres (relatifs à la traçabilité) des aliments pour animaux de ferme que vous recevez, qui doivent indiquer leur provenance et, pour les aliments vendus, à qui ils ont été vendus. Les registres doivent mentionner le nom de l'aliment, la date et les coordonnées de la personne à contacter.

Fabricants AIU

Vous êtes tenu de tenir des registres des AIU que vous fabriquez et vendez. Il s'agit notamment de toutes les formules de mélange et des documents contenant le nom de l'aliment pour animaux de ferme, le numéro de lot, la date de fabrication et la quantité fabriquée. En outre, vous devez tenir des registres (relatifs à la traçabilité) des ingrédients entrants que vous avez utilisés et de leur provenance, ainsi que des personnes à qui vous avez expédié ou vendu les AIU. Ces registres doivent mentionner le nom de l'aliment pour animaux de ferme, le numéro de lot, la date et les coordonnées de la personne à contacter.

Délais de conservation des documents

Les exigences relatives à la conservation des registres liés aux activités que vous pouvez effectuer en tant que particulier ou établissement d'aliments pour animaux de ferme peuvent relever de l'autorité de plusieurs lois et règlements. Les registres exigés en vertu de la Loi sur les aliments du bétail et du Règlement de 2024 sur les aliments du bétail doivent être conservés pendant 2 ans. Les registres exigés en vertu de la Loi sur la santé des animaux et du Règlement sur la santé des animaux pour les aliments pour animaux doivent être conservés pendant 10 ans. Vous devez vous familiariser avec les périodes de conservation des enregistrements prévues par les différentes législations, car il convient de choisir la durée de conservation la plus longue.

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