Procédure opérationnelle : Déroulement d'une rencontre avec la partie réglementée

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1. Objet

L'objectif du présent document est de fournir au personnel d'inspection de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) une procédure normalisée à suivre lors du déroulement d'une rencontre avec la partie réglementée (RPR) en tant qu'intervention réglementaire à la non-conformité.

Le présent document accompagne d'autres documents d'orientation de l'Agence tels que référés dans la section 3.0.

L'orientation présentée ci-dessous doit être utilisée lorsque le personnel d'inspection a déterminé qu'une RPR est l'intervention réglementaire appropriée à la non-conformité en question, tel que précise le Processus d'intervention réglementaire normalisé (PIRN).

La RPR peut ne pas s'appliquer à tous les programmes de l'ACIA. Les inspecteurs devraient consulter la stratégie ou les procédures d'application de la loi liées au programme.

2. Autorités réglementaires

Une RPR est une mesure d'application de la loi administrative établie conformément à une politique et ne correspond pas à un outil d'application de la loi au sens légal.

3. Documents de référence

4. Définitions

Sauf indication ci-dessous, les définitions figurent dans un des documents suivants :

5. Acronymes

ACIA
Agence Canadienne d'Inspection des Aliments
RPR
Rencontre avec la partie réglementée
PPNS
Plateforme de prestation numérique de services
PIRN
Processus d'intervention réglementaire normalisé

6. Procédure opérationnelle

Le personnel d'inspection de l'ACIA doit suivre cette procédure lorsqu'il a pris la décision de mener une RPR, tel que mentionné dans le PIRN et les directives spécifiques aux denrées.

La RPR est une mesure d'application de la loi administrative utilisée pour répondre à une infraction aux lois misent en application par l'ACIA et ne devrait pas être confondu avec la réunion de clôture mentionnée dans le Processus d'Inspection Standardisé (PIS). Cette rencontre est une occasion pour la partie réglementée et l'ACIA d'examiner et de discuter de la non-conformité existante et fait partie de l'historique de conformité de la partie réglementée. La RPR a également pour but d'ouvrir le dialogue et de fournir un forum pour une discussion sur la prévention de la non-conformité. Cette information est documentée pour appuyer les mesures d'application de la loi ou des mesures sur une licence si elles sont requises dans le futur, conformément au PIRN.

Une RPR peut être justifiée dans les situations dans lesquelles :

  • on craint que la partie réglementée ne s'engage pas à régler les non-conformités ou à s'acquitter de ses responsabilités en matière de réglementation;
  • les mesures d'application de la loi précédentes (par exemple, une lettre de non-conformité) n'ont pas permis de rétablir la conformité.

La RPR est une mesure d'application de la loi administrative distincte qui diffère des réunions prévues par la loi qui ont lieu :

  • dans le cadre d'une autre intervention réglementaire, telle que l'occasion pour la partie réglementée d'être entendue qui est requise au niveau réglementaire avant la perte de privilèges/autorisations;
  • avant que les privilèges soient perdus, comme les autorisations, ne soient restaurés;
  • dans le cadre du droit de la partie réglementée d'être entendue.

6.1 Préparer et envoyer la lettre d'invitation de la RPR

Le gestionnaire d'inspection initie une RPR à l'aide d'une lettre d'invitation de la RPR en suivant le modèle dans l'Annexe 1.

Envoyez la lettre d'invitation de la RPR signée par le gestionnaire d'inspection à la partie réglementée par courriel, courrier recommandé, par courrier ou en personne. Si la lettre est envoyée par courriel, elle peut être signée numériquement.

Effectuez un suivi auprès de la partie réglementée par courriel, téléphone ou en personne, le cas échéant, pour s'assurer qu'elle a reçu et comprend la lettre d'invitation de la RPR.

Remarque : La RPR est une action administrative établie en vertu d'une politique qui n'est pas définie par la législation appliquée par l'ACIA. À ce titre, une partie réglementée ne peut être contrainte d'assister à une telle réunion. Si la partie réglementée refuse l'invitation à la réunion, l'inspecteur devrait documenter la décision de la partie réglementée et consulter le PIRN pour connaître les autres mesures qui pourraient être prises.

6.2 Documenter la remise de la lettre d'invitation de la RPR

Le processus de remise de la lettre d'invitation de la RPR et l'interaction avec la partie réglementée doivent être documentés dans les notes de l'inspecteur. Les notes et une copie (photocopie, numérisé ou copie avec signature numérique) de la lettre d'invitation à la RPR devraient être incluses dans le dossier aux fins de consultation ultérieure. Si la lettre d'invitation à la RPR a été remise par courrier recommandé ou par courrier, une copie de l'avis de livraison devrait être incluse dans le dossier. Une pratique exemplaire consiste à conserver une copie de la correspondance originale signée aux fins de classement et à écrire au verso :

  • l'heure, la date;
  • la méthode et la destination de la distribution de la lettre d'invitation de la RPR;
  • les initiales du ou des inspecteur(s);
  • le nom légal de la partie réglementée ou du représentant recevant la lettre (si la lettre d'invitation de la RPR a été remise en main propre);
  • le ou les numéro(s) de permission(s) risquant la suspension, le cas échéant;
  • les renseignements pertinents qui peuvent être recoupés avec les notes de l'inspecteur.

Si la lettre a été signée numériquement et envoyée par courriel, des copies du courriel et de la lettre signée doivent être sauvegardées dans le SGDDI.

6.3 Déroulement de la RPR

La RPR est considérée plus formelle que les discussions régulières entre le personnel d'inspection et les parties réglementées. Les sujets qui seront abordés lors de la rencontre sont les suivants :

  • le ou les articles de la loi ou du règlement qui se rapportent à la non-conformité;
  • un résumé des faits et une brève description de la non-conformité;
  • les mesures correctives que la partie réglementée doit prendre pour corriger la non-conformité et prévenir toute nouvelle non-conformité;
  • l'historique des mesures d'application de la loi prises avant la RPR;
  • la prise de mesures d'application de la loi pouvant être intensifiée par l'ACIA si la non-conformité est continue ou répétée (voir le PIRN);
  • la ou les dates auxquelles des mesures correctives doivent être prises pour éviter l'escalade de l'application de la loi, le cas échéant (voir section 6.3.1);
  • les mesures provisoires à mettre en œuvre afin de gérer tout risque jusqu'à ce que la conformité soit rétablie.

L'ACIA est représentée à la RPR par le gestionnaire d'inspection et/ou le superviseur, ainsi que par le ou les inspecteurs qui ont mené les inspections avant la rencontre. Les représentants de l'ACIA peuvent être accompagnés d'autres membres du personnel de l'ACIA, au besoin. Le personnel de l'ACIA devrait avoir en main des copies des rapports d'inspection pertinents au cas où il serait nécessaire de clarifier la position de l'agence.

6.3.1 Déterminer une date de mesure corrective

Lors de la RPR, tout délai pour les mesures correctives proposées est à la discrétion du représentant de l'ACIA (inspecteur désigné, superviseur, gestionnaire d'inspection). Lors de l'établissement et de la communication d'une date de mesure corrective, appliquer le suivant:

  • si, en raison de la gravité de la non-conformité, une RPR est effectuée au moment de l'émission d'un rapport d'inspection initial, la date pour les mesures correctives devrait être le même sur le rapport d'inspection que celle indiquée lors de la discussion pendant la RPR;
  • si la partie réglementée n'a pas pris les mesures correctives requises dans le délai indiqué dans le rapport d'inspection initial ou la LNC, y compris tout délai ultérieur accordé, et que personnel d'inspection souhaite donner un nouveau délai, cela peut être communiqué au cours de la RPR et devrait être documenté dans le résumé de la RPR.

6.4 Préparer et envoyer un résumé de la RPR à la partie règlementée

Le résumé de la RPR est un rapport qui fournit un bref compte rendu des principaux points discutés au cours de la réunion et doit être remis par écrit (par exemple, un courriel ou une lettre) à la partie réglementée après la RPR. Les inspecteurs doivent se référer à l'annexe 1 lorsqu'ils rédigent le résumé de la RPR.

Lorsque la RPR est menée avec une partie réglementée qui est le titulaire d'une licence qui pourrait faire l'objet de mesures sur la licence dans le futur (par exemple, une suspension de licence), il est important de continuer à établir les motifs de suspension conformément aux règlements pertinents (par exemple, le paragraphe 36(1) du RSAC). Cela devrait être clairement communiqué à la partie réglementée, verbalement pendant la rencontre et suivit par écrit dans le résumé de la RPR.

Lorsque la partie réglementée dispose de plus de temps pour corriger une non-conformité, les renseignements suivants doivent être indiqués dans le résumé de la RPR:

  • détailler les motifs de suspension (le ou les article(s) de la loi ou du règlement qui se rapportent à la ou les non-conformité(s) ainsi qu'une description de la ou les non-conformité(s) ou joindre le ou les rapport(s) d'inspection pertinent(s);
  • préciser clairement la nouvelle date de mesures correctives;
  • ajouter l'énoncé suivant : « Pour éviter la suspension de votre licence, une ou des mesure(s) corrective(s) doit (doivent) être prise(s) pour la ou les non-conformité(s) identifiée(s) dans le délai indiqué dans cette lettre. »

6.5 Documenter le processus de la RPR

Utilisateurs de la Plateforme de prestation numérique de services (PPNS) :

Entrer les détails des mesures de mise en application dans la PPNS. Pour ce faire, reportez-vous à la section A.5.5.2 Saisie de mesures d'intervention réglementaire de la Procédure d'inspection Standardisés et à la Procédure opérationnelle normalisée de la PPNS PON INS – Gérer un enregistrement de non-conformité (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 10636921). Dans l'onglet Détails de la réponse à la non-conformité, ajouter une nouvelle mesure réglementaire et sélectionner le type de mesure réglementaire : Rencontrer la partie réglementée. Les détails de la mesure réglementaire sont saisis après que la décision de mener une RPR a été prise, sélectionner État de la mesure : Émise. Sauvegarder la lettre d'invitation et le résumé de la RPR dans le Système de gestion des dossiers, des documents et d`information (SGDDI) et faire référence au titre du document et au numéro du SGDDI dans la sous-grille Documents du nouveau registre de réponse réglementaire.

Remarque : Lorsqu'un nouveau délai accordé pour les mesures correctives est inclus dans le résumé de la RPR, ne pas ajouter une date d`échéance de la mesure corrective au Dossier de non-conformité dans la PPNS.

Pour les programmes d'inspection qui n'ont pas encore été intégrés dans la PPNS :

Saisissez les détails de la mesure d'application de la loi en utilisant les procédures établies.

L'enregistrement de cette information est nécessaire pour documenter l'historique de conformité d'une partie réglementée et pour s'assurer que la non-conformité est documentée dans le cadre du Continuum de la conformité et de l'application de la loi.

7. Annexes

Annexe 1 – Formulaires et modèles

Pour toute demande de renseignements généraux sur cette procédure opérationnelle, veuillez utiliser les voies de communication établies, notamment en envoyant un formulaire électronique de demande de suivi (FEDS) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).

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