Une fois qu'un certificat d'exportation est délivré par l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA), aucune correction n'est autorisée. Si des erreurs sont identifiées, un inspecteur de l'ACIA peut délivrer un certificat de remplacement dans certaines circonstances.
Sur cette page
- Quand un certificat de remplacement est admissible
- Comment faire une demande pour un certificat de remplacement
- Responsabilités du demandeur
- Annulation du certificat original
- Lettre d'explications de l'ACIA
- Annexe 1. Certificats de remplacement dans TRACES NT (Union Européenne)
- Annexe 2. Certificats de remplacement dans MonACIA
Quand un certificat de remplacement est admissible
Circonstances non-admissibles
L'ACIA ne délivrera pas de certificats de remplacement dans les cas suivants :
- l'exportateur demande le remplacement d'un certificat par deux certificats ou plus
- l'exportateur demande le remplacement de deux certificats ou plus par un seul certificat
- la délivrance d'un certificat de remplacement contrevient à la politique de certification des exportations de l'ACIA et/ou aux exigences ou conditions du pays importateur
- la délivrance d'un certificat de remplacement nécessite des informations ou des détails que l'inspecteur ne peut pas vérifier (par exemple, un changement de numéro de conteneur ou de scellé après que le produit a quitté le Canada)
Erreurs relatives au timbre d'exportation ou à la marque d'expédition
Un certificat de remplacement ne peut pas être délivré pour les expéditions dont l'emballage porte des marques d'expédition ou des timbres incorrects.
Si l'expédition se trouve toujours au Canada et que les marques d'expédition ne correspondent pas aux renseignements indiqués sur le certificat, il faut alors corriger les erreurs des emballages et de l'étiquetage. L'ACIA exige que l'une ou l'autre des conditions suivantes soit satisfaite :
- les marques d'expédition ou timbres incorrects sur les emballages sont couverts par du marqueur noir et de nouveaux renseignements sont collés par-dessus;
- le produit est remballé avec les marques d'expédition appropriées.
Une fois que l'ACIA a vérifié les corrections aux emballages et étiquettes, le certificat original peut être annulé et un nouveau certificat peut être demandé, à condition que le produit soit toujours au Canada et disponible aux fins d'inspection au moment de la demande.
Si l'expédition a quitté le Canada et que des marques d'expédition incorrectes ont été soumises dans la demande du certificat original, un certificat de remplacement ne peut pas être émis.
Circonstances admissibles
Perte du certificat
L'ACIA peut délivrer un certificat de remplacement si le certificat original est perdu. L'inspecteur examinera l'explication écrite et déterminera si l'exportateur a fait tous les efforts raisonnables pour récupérer le certificat perdu. Si l'inspecteur identifie qu'il y a eu des cas répétés de perte de certificats, ce qui indique un manque de contrôle à l'exportations sur les documents officiels du gouvernement, la demande de certificat de remplacement peut être refusée.
Erreurs administratives
L'ACIA peut délivrer un certificat de remplacement si une « erreur administrative » évidente est relevée sur un certificat délivré. Cela peut comprendre des fautes de frappe. Les cas suivants ne sont pas considérés comme des erreurs administratives :
- la modification ou l'ajout d'un numéro de lot de produit;
- l'ajout d'une espèce ou d'espèces;
- l'ajout de variations de produits qui ne figuraient pas dans la demande de certificat initiale.
L'inspecteur pourrait demander à l'exportateur de fournir des documents pour justifier la correction demandée, et examinera ces documents pour déterminer si une erreur administrative s'est bel et bien produite.
Dans tous les cas, la délivrance d'un certificat de remplacement en raison d'une erreur administrative dépendra de la capacité de l'exportateur à fournir les renseignements suivants provenant des documents de traçabilité et d'expédition du produit :
- une description complète et exacte de l'envoi;
- des preuves de conformité aux conditions réglementaires, y compris celles du pays importateur;
- une explication de la manière dont l'erreur administrative est survenue.
Les documents fournis peuvent être des photos des renseignements réels (par exemple, numéros de lot, numéro du conteneur, numéro du sceau, étiquettes de produit, conteneurs chargés). D'autres documents tels que des documents d'expédition et des connaissements, qui confirment le contenu du conteneur, peuvent être envisagés s'ils indiquent clairement les renseignements manquants ou incorrects.
Le défaut de fournir des renseignements complets et exacts entraînera le refus de la demande de certificat de remplacement.
Changement de quantité
Un certificat de remplacement qui modifie la quantité (par exemple, le nombre d'emballages ou le poids total) ne peut être délivré que si les critères suivants sont satisfaits :
- la demande n'indique pas de nouveaux types de produits ou de nouveaux numéros de lot de produit;
- le demandeur apporte des preuves des faits suivants :
- l'erreur du certificat original quant à la quantité est de nature administrative (voir ci-dessus);
- l'identité du lot ayant fait l'objet de l'inspection et de la certification originales n'a pas changé;
- la demande de certificat de remplacement ne contrevient pas à une exigence en matière d'importation du pays importateur.
Changement de pays de destination
Un certificat de remplacement peut être demandé pour modifier le pays de destination pour des raisons telles qu'un changement de destinataire ou des circonstances internationales imprévues telles qu'un embargo ou une catastrophe naturelle.
Cependant, pour qu'une demande soit examinée, le produit doit être conforme aux exigences d'importation du nouveau pays de destination.
Le demandeur doit fournir à l'inspecteur un ou des documents attestant que le produit est conforme aux exigences de santé publique et de santé animale du nouveau pays de destination au moment de la transformation ou de la fabrication du produit.
Si le nouveau pays de destination se trouve dans l'Union européenne (UE), le poste de contrôle frontalier du pays importateur de l'UE doit confirmer qu'il acceptera un nouveau certificat validé après la date de départ, car TRautorité compétente étrangèreS NT ne permet pas la création d'un certificat de remplacement lorsqu'aucun certificat original n'existe dans le système.
Changement de pays de destination lorsque les exigences changent également
Si les exigences d'importation du nouveau pays de destination sont différentes de celles du pays de destination initial ou nécessitent des attestations de santé différentes ou supplémentaires, l'ACIA pourrait ne pas être en mesure de délivrer un certificat de remplacement.
Cependant, les inspecteurs pourraient prendre ces demandes en considération au cas par cas si l'exportateur est en mesure de fournir une confirmation écrite de l'autorité compétente étrangère qui indique les exigences d'importation et les exigences de certification aux fins d'exportation. De plus, l'ACIA doit être en mesure de vérifier que les exigences d'importation sont satisfaites.
Lorsque le nouveau pays de destination a des exigences d'importation différentes sur le plan de la santé animale qui ne figuraient pas sur le certificat original, un certificat de remplacement ne peut pas être délivré, sauf si l'expédition répond aux nouvelles conditions d'importation et que l'autorité compétente étrangère confirme que l'ACIA peut délivrer le certificat de remplacement.
Changement de numéros de conteneur ou de sceau
Une demande de modification du numéro de conteneur ou de sceau pour un certificat de remplacement ne peut être prise en considération par l'ACIA que si l'inspecteur peut vérifier la modification demandée à ce numéro.
L'expéditiona dû être fractionnée ou consolidée
En général, l'ACIA ne délivre pas de certificat de remplacement lorsqu'un demandeur demande qu'un certificat soit remplacé par deux certificats ou plus, ou que deux certificats ou plus soient remplacés par un seul certificat. Cependant, de telles demandes peuvent être prises en considération par les inspecteurs au cas par cas.
Expédition fractionnée en raison de problèmes relatifs à la quantité causés par le transport
L'ACIA comprend qu'en raison des limites de poids du chargement, il arrive qu'il soit nécessaire de fractionner des expéditions. Lorsqu'un fractionnement est attribuable à des problèmes de transport, c'est-à-dire que seule une part de l'envoi décrit dans le certificat original peut être expédiée, l'exportateur doit fournir à l'inspecteur un ou des documents (par exemple, une copie de la feuille de route) qui indiquent en chiffres la part de l'envoi ayant été expédiée. Si les renseignements soumis sont acceptables, un certificat de remplacement peut être émis avec les renseignements révisés. À la place d'un certificat de remplacement, ou en plus de celui-ci, l'inspecteur peut également émettre une « lettre d'explication » sur demande du pays importateur.
Un nouveau certificat de remplacement peut être délivré, au cas par cas, pour la partie restante de l'expédition qui n'a pas pu être chargée dans l'espace de chargement initial, à condition que le produit est disponible aux fins d'inspection au Canada au moment de la demande.
L'expédition a déjà passé les douanes étrangères
Si le produit a déjà été importé et dédouané par le pays de destination, une copie du certificat original peut être fournie par l'ACIA si la confirmation est reçue que celui-ci sera accepté par le pays importateur.
Après le dédouanement à la frontière du pays étranger, l'ACIA ne peut délivrer un certificat de remplacement que s'il vise à remplacer un certificat perdu ou endommagé, et que les critères suivants sont satisfaits :
- le poste de contrôle frontalier ou l'autorité compétente étrangère demande un certificat de remplacement;
- la communication officielle du poste de contrôle frontalier ou de l'autorité compétente étrangère est envoyée à l'inspecteur et comprend les renseignements suivants :
- le nom du poste de contrôle frontalier ou de l'autorité compétente étrangère,
- le nom et les coordonnées du responsable auteur de la demande dans le pays de destination,
- des détails sur la demande de certificat de remplacement;
- les renseignements sur le produit indiqués par le certificat de remplacement sont identiques aux renseignements du certificat original;
- l'inspecteur de l'ACIA accepte la disposition du certificat original.
L'expédition est arrivée, mais n'a pas encore passé les douanes étrangères
Si le produit n'a pas encore passé les douanes du pays de destination et a été retenu par un poste de contrôle frontalier, un certificat de remplacement ne peut être délivré que si les critères suivants sont satisfaits :
- Le poste de contrôle frontalier ou l'autorité compétente étrangère demande un certificat de remplacement;
- la communication officielle est envoyée à l'inspecteur et comprend les renseignements suivants :
- le nom du poste de contrôle frontalier ou de l'autorité compétente étrangère,
- le nom et les coordonnées du responsable auteur de la demande dans le pays de destination,
- des détails sur la demande de certificat de remplacement et des détails exacts sur ce que le poste de contrôle frontalier ou l'autorité compétente étrangère acceptera en vue de dédouaner l'expédition;
- le demandeur est en mesure de fournir à l'ACIA suffisamment de renseignements pour appuyer la demande;
- l'inspecteur de l'ACIA accepte la disposition du certificat original.
Comment faire une demande pour un certificat de remplacement
Dans tous les cas, le demandeur doit présenter une demande écrite à l'inspecteur de l'ACIA. Cette demande doit comprendre suffisamment de preuves à l'appui pour justifier la délivrance d'un certificat de remplacement, ainsi que les éléments suivants :
- la raison pour laquelle un certificat de remplacement est requis;
- des renseignements précis sur le certificat original qu'il faut remplacer, et des détails sur la révision nécessaire;
- la disposition du certificat original;
- l'emplacement et la situation actuelle de l'expédition.
L'ACIA considérera les demandes de certificats de remplacement au cas par cas. L'inspecteur pourrait demander des documents supplémentaires afin de confirmer les renseignements fournis par le demandeur.
Responsabilités du demandeur
Disposition du certificat original
Lorsque l'ACIA délivre un certificat de remplacement, le certificat original devient invalide. Le demandeur doit alors prendre l'une des mesures suivantes à l'égard du certificat original et de tous les documents d'exportation qui l'accompagnent :
- les rendre à l'ACIA, ou confirmé par le demandeur qu'ils seront rendus à l'ACIA;
- les remettre à une autorité compétente étrangère reconnue;
- les remettre à une ambassade ou un consulat canadien.
L'ACIA reconnaît que, dans certaines circonstances exceptionnelles, des certificats d'exportation et d'autres documents d'exportation peuvent être perdus ou endommagés. Le demandeur et toutes les parties en cause devraient déployer tous les efforts raisonnables en vue de les recouvrer avant de demander un certificat de remplacement.
Le demandeur doit décrire par écrit à l'inspecteur la raison pour laquelle un certificat ne peut pas être rendu et les efforts déployés pour retrouver un certificat perdu.
Contrôles des exportations
En vertu de la Politique sur le contrôle des exportations d'aliments de l'ACIA, un demandeur doit avoir des mesures de contrôle en place dans le cadre de son plan de contrôle préventif ou de son plan de contrôle des exportations en vue de la préparation de demandes de certificats d'exportation et de la tenue de dossiers connexe. Ces plans doivent tenir compte des demandes potentielles à l'ACIA de certificats de remplacement.
Suivi par les demandeurs
Le demandeur devrait effectuer un suivi après chaque demande de remplacement et mettre en œuvre des mesures correctives et/ou des modifications aux contrôles de l'exportation pour éviter que cette situation se reproduise. Le demandeur doit élaborer et tenir à jour des documents à l'appui et les fournir à l'inspecteur sur demande de celui-ci.
Les demandes de certificats de remplacement ne devraient pas devenir chose courante. Des demandes répétées peuvent indiquer un manque de contrôle des documents délivrés par le gouvernement, et pourraient entraîner le refus des demandes de certification future tant que des mesures correctives n'auront pas été prises.
Frais
Des frais peuvent être imposés pour le certificat de remplacement et pour toute activité d'inspection effectuée par l'ACIA en vue de délivrer le certificat.
Autres documents
Le demandeur doit confirmer par écrit au poste de contrôle frontalier ou à l'autorité compétente étrangère quel est le document requis pour dédouaner l'expédition. La communication originale du poste de contrôle frontalier ou de l'autorité compétente étrangère devrait être fournie à l'inspecteur aux fins d'examen.
Annulation du certificat original
Un certificat original ne peut être annulé que par un inspecteur de l'ACIA. Lorsqu'un certificat est annulé et que la mention « ANNULÉ » y est apposée :
- il ne peut plus être utilisé, et
- aucun certificat de remplacement ne peut être délivré
Le certificat original sera conservé dans les dossiers du bureau local de l'ACIA.
Lorsqu'un certificat de remplacement est délivré par voie électronique dans MonACIA, le certificat original figurant dans la plateforme de prestation numérique de services de l'ACIA est automatiquement annulé et ne peut plus être récupéré dans l'authentificateur de certificats de l'ACIA. Lorsqu'un certificat de remplacement est demandé, l'ACIA peut exiger du demandeur qu'il :
- fournisse une explication écrite, et
- de renvoyer le certificat original à l'ACIA, ou
- de fournir la preuve de la destruction du certificat original
Ce processus d'annulation ne s'applique pas aux certificats destinés à l'exportation vers l'Union européenne émis dans TRACES NT.
Lettre d'explications de l'ACIA
Au cas par cas, l'ACIA peut délivrer une lettre d'explications à la place d'un certificat de remplacement, ou en plus de celui-ci. Une lettre peut être délivrée si le demandeur offre une indication raisonnable que cette lettre sera acceptable pour le pays de destination, et fournit un ou des documents à l'appui adéquats pour la modification demandée. Habituellement, une lettre ou un courriel du poste de contrôle frontalier ou de l'autorité compétente étrangère du pays importateur adressé de l'ACIA confirme qu'une lettre d'explications sera acceptée et indique quels renseignements précis doivent être inclus dans la lettre de l'ACIA. Le demandeur doit fournir la communication originale du poste de contrôle frontalier ou de l'autorité compétente étrangère à l'inspecteur aux fins d'examen.
Annexe 1. Certificats de remplacement dans TRACES NT (Union Européenne)
Dans le système TRACES NT de l'UE, un certificat de remplacement est un nouveau certificat électronique qui remplace légalement un certificat déjà « validé » lorsque certaines informations doivent être modifiées après l'émission, généralement pendant le transport de l'envoi ou avant son passage aux contrôles frontaliers.
Pour les envois qui sont arrivés mais qui n'ont pas été dédouanés, les remplacements ne peuvent être délivrés que sur demande de la autorité compétente étrangère ou du poste de contrôle frontalier. Veuillez consulter la section L'expédition est arrivé, mais n'a pas encore passé les douanes étrangères pour de plus amples renseignements.
De même, des lettres d'explication peuvent également être délivrées à la demande de la autorité compétente étrangère ou du poste de contrôle frontalier. Veuillez consulter la section Lettre d'explications de l'ACIA pour de plus amples renseignements.
Conformément à l'article 6 du règlement (UE) 2020/2235, les certificats de remplacement pour les envois d'animaux et de marchandises destinés à la consommation humaine ne peuvent être délivrés qu'en cas d'erreurs administratives dans le certificat initial. Un certificat de remplacement ne peut être délivré pour des erreurs dans le certificat initial concernant l'identification de l'envoi, sa traçabilité et les garanties prévues dans le certificat initial pour l'envoi.
Les demandes écrites de certificats de remplacement sont soumises au bureau local de l'ACIA par le demandeur. La demande doit contenir suffisamment d'informations à l'appui. Veuillez consulter la section Demandes de certificats de remplacement pour de plus amples renseignements. La demande de remplacement doit également indiquer le numéro du système de gestion de l'information sur les contrôles officiels du certificat original.
L'ACIA évalue la demande et, si elle est acceptée, récupère le certificat original dans TRACES NT, génère un certificat de remplacement avec les modifications demandées et « valide » (émet) le certificat de remplacement.
Une fois que le certificat original a été placé en statut « Remplacé » et n'a plus de valeur juridique, le nouveau certificat de remplacement devient le certificat juridiquement valide pour l'envoi.
Si un document sanitaire commun d'entrée a été cloné, il doit être supprimé avant que l'ACIA puisse générer un certificat de remplacement dans le système TRACES NT. Les exportateurs canadiens doivent contacter leur importateur de l'EU pour initier la suppression du document sanitaire commun d'entrée cloné.
Malgré les différences dans la manière dont les certificats de remplacement sont délivrés dans TRACES NT, les obligations du demandeur en matière de contrôle à l'exportations, le suivi, les frais et les autres documents requis, telles que décrites dans la section Responsabilités du demandeur, restent applicables.
TRACES NT maintient un lien entre le certificat original et le certificat de remplacement, afin que les utilisateurs puissent naviguer de l'un à l'autre et retracer l'historique de la délivrance.
Annexe 2. Certificats de remplacement dans MonACIA
Pour plus d'informations sur la manière de demander un certificat de remplacement dans MonACIA, veuillez consulter Certificat d'exportation d'aliments dans MonACIA : modifier, imprimer ou remplacer.