Manuel d'audit du Programme canadien d'échantillonnage des grains

Plusieurs modifications ont été apportées au document, incluant les suivantes :

introduction clarification de l'échantillonneur tiers
1.1 fourni des exemples de différences dans un manuel d'échantillonneur tiers
1.2 des détails supplémentaires sur les audits d'évaluation et le processus d'approbation ont été ajoutés
1.3 des informations ont été fournies sur la façon d'évaluer les installations qui ne soumettent pas d'échantillons au cours de l'année
2.0 une clarification a été apportée concernant les non-conformités détectées en dehors des audits
2.0 le style recommandé pour un numéro de Demande de mesure corrective (DMC) a été ajouté
3.0 des détails supplémentaires ont été fournis concernant la suspension
4.0 des responsabilités supplémentaires ont été ajoutées pour l'entreprise et l'agent de programme régional
4.4 section « Spécialiste du programme régional pour les céréales et les oléagineux » a supprimée
5.0 étape 1 Précisions apportées concernant la détermination de la portée de l'audit, la présence d'un échantillonneur et une liste mise à jour des documents/outils nécessaires pour l'audit
5.0 étape 2 Précisions apportées sur la façon de remplir le rapport d'audit
5.0 étape 3 Des explications supplémentaires concernant les observations ont été ajoutées
5.0 étape 3 Le statut de l'entreprise a été défini
5.0 étape 4 Mise à jour des instructions pour la réunion de clôture, remplir les formulaires d'audit et émettre des demandes de mesures correctives
5.0 étape 5 Ajout d'instructions pour le suivi des demandes d'action corrective
5.0 étape 6 Ajout pour envoyer une copie du rapport d'audit complété au responsable de l'entreprise
annexes révisions apportées au rapport d'audit, au rapport détaillé de l'audit et au formulaire de demande d'action corrective, tous les formulaires ayant été convertis au format PDF à remplir
diverses modifications éditoriales ont été apportées afin d'améliorer le format et la clarté du texte.

Sur cette page

Renseignements et révision
Approbation
Introduction
Portée
Références
Définitions, abréviations et acronymes
1.0 Audit et examen des documents
2.0 Non-conformité
3.0 Suspension
4.0 Rôles et responsabilités
5.0 Marche à suivre pour les audits du PCEG
Annexe 1 – Rapport d'audit du Programme canadien échantillonnage des grains et Rapport d'audit détaillé Programme canadien d'échantillonnage des grains
Annexe 2 – Demande de mesures correctives du PCEG
Annexe 3 – Avis de suspension de la participation au Programme canadien d'échantillonnage des grains (PCEG)

Renseignements et révision

Cette directive sera mise à jour au besoin. Pour de plus amples renseignements ou des éclaircissements, veuillez communiquer avec l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA).

Pour toute question touchant le document, communiquer avec la Section des grandes cultures et pommes de terre de l'agence canadienne d'inspection des aliments.

Approbation

Approuvé par :

Gestionnaire national de la section des grandes cultures et pommes de terre

Date

Introduction

Le présent Manuel d'audit du Programme canadien d'échantillonnage des grains vient compléter la directive D-10-02 de l'ACIA, intitulée Programme canadien d'échantillonnage des grains (PCEG). Le manuel d'audit est destiné aux auditeurs et décrit les exigences s'appliquant à l'audit et à l'autorisation des :

établissements participants qui échantillonnent des grains destinés à l'exportation;
tiers participants qui échantillonnent des grains destinés à l'exportation.

Les établissements ou les tiers (une entreprise ou une personne qui prélève des échantillons de grains ou de produits du grain aux fins d'exportation au nom d'un exportateur, et qui n'a aucun intérêt financier dans la transformation ou l'expédition des grains ou des produits du grain) souhaitant être autorisés à participer au PCEG sont appelés « entreprises » dans le présent document.

Portée

Le présent document décrit les critères et les procédures servant à auditer et autoriser les entreprises à l'égard de leur participation au PCEG. Il fournit également des lignes directrices sur la manière de déterminer la conformité aux exigences du PCEG.

Références

International Organization for Standardization (ISO) (en anglais seulement) ISO 9000:2015, Système de management de la qualité – Principes essentiels et vocabulaire
Norme Internationales pour les mesures Phytosanitaires (NIMP) no 5 – Glossaire des termes phytosanitaires, Organisation des Nations Unis pour l'alimentation et l'agriculture (mis à jour annuellement) - PDF (169 ko) (anglais seulement)
D-10-02 – Programme canadien d'échantillonnage des grains (PCEG)

Définitions, abréviations et acronymes

Les définitions des termes utilisés dans le présent document se trouvent dans le Glossaire des termes utilisés en protection des végétaux.

1.0 Audit et examen des documents

1.1 Audits du PCEG

Le système de gestion de la qualité est un mode de fonctionnement qui incorpore la structure organisationnelle, les procédures, les procédés (procédure du système qualité, manuel(s) du système qualité, protocoles de contrôle de la qualité, procédures d'audit, etc.) et les ressources nécessaires à la mise en œuvre de la gestion de la qualité. Le système de gestion de la qualité sert à garantir que les échantillons prélevés à des fins phytosanitaires respectent les critères établis par l'ACIA. L'entreprise doit décrire par écrit les méthodes utilisées dans le cadre de son système de gestion de la qualité afin de satisfaire aux conditions du PCEG. Cette description constitue le manuel système de gestion de la qualité de l'entreprise, appelé manuel dans la suite du présent document. Les renseignements supplémentaires que les tiers échantillonneurs devront saisir dans leur manuel sont différents de ceux des échantillonneurs d'établissement (par exemple, le lieu où les échantillons peuvent être prélevés, les types d'équipement d'échantillonnage qui peuvent être utilisés, si les échantillonneurs utilisent leur propre équipement d'échantillonnage ou l'équipement appartenant à l'établissement).

Chaque audit comprend un examen de la documentation et un volet pratique. L'examen de la documentation vise à garantir que l'entreprise répond aux exigences décrites dans la directive D-10-02 et est exploitée dans les limites des instructions de son manuel. Le volet pratique de l'audit a lieu sur place, c'est-à-dire à l'endroit où l'échantillonnage est effectué.

1.2 Audit d'évaluation

Avant d'autoriser l'entreprise à participer au PCEG, l'auditeur de l'ACIA procède à un audit d'évaluation. L'audit d'évaluation est un examen systématique visant à vérifier la capacité de l'entreprise à respecter les exigences du PCEG, conformément à son manuel. L'entreprise qui passe l'audit d'évaluation avec succès reçoit une copie de la demande de participation approuvée indiquant un numéro d'identification unique du PCEG (Annexe 1; D-02-10). Si l'audit d'évaluation révèle des lacunes visant le manuel, le gestionnaire de l'entreprise reçoit des précisions sur les lacunes qui devront être comblées avant que l'entreprise soit autorisée à participer au PCEG. Utilisez le rapport d'audit situé à l'Annexe 1 du document R-006 et consignez les lacunes dans le rapport d'audit détaillé. Des audits d'évaluation additionnels peuvent être nécessaires afin de vérifier la correction des lacunes identifiées lors de l'audit d'évaluation initial. Si l'audit d'évaluation détermine que l'entreprise peut être approuvée pour participer au PCEG, l'entreprise recevra le formulaire de demande rempli et signé contenant le numéro PCEG de l'entreprise (une lettre d'approbation est facultative).

Il est possible que certains points de la liste de contrôle d'audit ne puissent être pleinement évalués au moment de l'audit d'évaluation, mais l'entreprise doit toujours être en mesure de démontrer qu'elle connaît les exigences (c'est-à-dire, orienter l'auditeur tout au long du processus à respecter).

1.3 Audit des systèmes

L'ACIA doit examiner la structure organisationnelle, les procédures, les procédés et les ressources utilisés par l'entreprise pour mettre en œuvre le PCEG. L'audit des systèmes est réalisé par l'ACIA au moins une fois par année, mais il se peut qu'il soit plus fréquent, à la discrétion de l'ACIA, si des problèmes de conformité surviennent.

L'audit des systèmes évaluera la mesure dans laquelle l'entreprise est conforme aux exigences du PCEG et comportera un examen du manuel et des registres de l'entreprise. Des audits de suivi peuvent ensuite être réalisés à l'égard des mesures correctives prises par l'entreprise et exigées par l'ACIA. Le moment où a lieu l'audit des systèmes dépend de l'activité de l'entreprise au cours de l'année. L'ACIA remettra un rapport d'audit du PCEG (Annexe 1) dans le cadre de l'audit des systèmes.

Dans les cas où une installation ne peut pas soumettre d'échantillons au cours de l'année, mais souhaite maintenir sa participation au PCEG, tous les aspects de la liste de contrôle d'audit peuvent ne pas être pleinement évalués au moment de l'audit du système. Cependant, l'entreprise doit toujours être en mesure de pour démontrer qu'ils connaissent les exigences (c'est-à-dire guider l'auditeur tout au long du processus qui sera suivi).

2.0 Non-conformité

Les activités ou produits se révélant non conformes au PCEG sont considérées comme des non-conformités. Les non-conformités peuvent être détectées durant les audits internes effectués par l'entreprise, durant un audit réalisé par l'ACIA, ou en dehors du cadre des audits de l'ACIA/entreprise (par exemple, problèmes liés aux échantillons ou au processus d'échantillonnage). L'ACIA doit présenter une Demande de mesures correctives (DMC) pour chaque non-conformité relevée au cours de l'audit (Annexe 2). Les non-conformités identifiées en dehors du cadre d'un audit peuvent être consignées aux fins d'évaluation lors de l'audit suivant si elles sont mineures, ou traitées immédiatement si elles sont majeures ou critiques (suspension automatique). L'entreprise peut avoir besoin d'apporter des changements à leur manuel dans le cadre de leur réponse à la DMC. Les observations portant sur des changements ou des améliorations suggérés pour le manuel ou les procédures de l'entreprise sont notées dans le rapport d'audit détaillé du PCEG (Annexe 1).

Chaque non-conformité faisant l'objet d'une DMC doit être classée comme étant critique, majeure ou mineure. Le nombre et la catégorie des non-conformités constatées déterminent la nouvelle situation de l'entreprise et la fréquence des audits subséquents. Les DMC associées à chaque audit de chaque entreprise sont numérotées consécutivement. Le format de numéro de DMC recommandé est la date à laquelle l'audit a commencé, suivie d'une série consécutive de numéros liés aux DMC. Par exemple : 2021-10-12-01, 2021-10-12-02, etc. La classification des non-conformités doit être fondée sur une évaluation du risque qui y est associé et sur le fait que l'intégrité du PCEG a été ou non compromise.

Chaque DMC doit donner lieu à un plan d'action proposé par l'entreprise. Ce plan doit comprendre une description détaillée des mesures que l'entreprise compte prendre pour empêcher la récurrence des éléments non conformes ainsi qu'un échéancier pour la mise en œuvre de ces mesures. L'auditeur doit approuver le plan d'action et vérifier sa mise en œuvre. Si l'entreprise ne met pas en œuvre le plan d'action approuvé, sa participation au PCEG peut être suspendue.

3.0 Suspension

Avant qu'une entreprise soit suspendue du PCEG, l'auditeur doit consulter l'agent régional de programme et leur superviseur. Si l'entreprise est suspendue, elle recevra un Avis de suspension de la participation au Programme canadien d'échantillonnage des grains (Annexe 3), et son nom sera retiré de la liste des participants au PCEG .

Une entreprise qui a été suspendue peut en tout temps demander de participer à nouveau au PCEG à condition qu'un rapport détaillant les mesures correctives prises pour remédier aux non conformités antérieures soit joint au formulaire de demande (Annexe 1). L'ACIA réalisera un audit d'évaluation afin de vérifier si les mesures correctives sont pertinentes et d'examiner son manuel. Si l'entreprise est approuvée, l'ACIA la re-affichera sur la liste interne des participants au PCEG.

Les entreprises suspendues ne peuvent pas soumettre les échantillons pour la certification phytosanitaire à l'ACIA ou par l'intermédiaire du Programme de laboratoires autorisés pour l'analyse des grains à l'exportation (PLAAGE). La seule option disponible pour l'échantillonnage des exportations sera l'échantillonnage des produits par l'ACIA ou par un tiers échantillonneur participant au PCEG.

4.0 Rôles et responsabilités

4.1 Entreprise

Les responsabilités de l'entreprise sont les suivantes :

maintenir des registres et une description écrite des procédures en conformité avec les exigences du PCEG;
aider l'ACIA à faire son travail, notamment en lui fournissant sur demande une copie des registres et de la description des procédures, afin qu'il puisse les examiner;
répondre à ses questions ayant trait à la mise en œuvre des programmes et autres procédures écrites utilisées au sein de l'entreprise;
relever et corriger les non-conformités de façon efficace et diligente;
fournir un organigramme montrant la fonction et les responsabilités des membres du personnel impliqués dans le PCEG (facultatif);
aviser l'ACIA des modifications apportées au manuel.
aviser l'ACIA des DMC internes majeures ou critiques (pendant ou en dehors des audits internes).

4.2 Auditeur

Les responsabilités de l'auditeur sont les suivantes :

veiller à ce que les participants respectent les exigences du PCEG;
s'assurer que tous les documents utilisés pour les audits (y compris les procédures d'audit) sont à jour, en utilisant les dernières versions disponibles sur le site Web de l'ACIA;
réaliser des audits en respectant la fréquence nationale;
s'assurer que tous les outils et l'équipement de sécurité sont dans un état permettant leur utilisation prévue (par exemple, propres et fonctionnels);
rechercher, au besoin, des directives ou des éclaircissements concernant le programme et l'audit, en suivant la filière appropriée;
communiquer à son superviseur ou à son agent régional de programme les problèmes ou préoccupations concernant l'audit;
communiquer les résultats de l'audit à l'entreprise ou à l'exploitant de façon professionnelle, en utilisant les documents voulus;
évaluer les mesures correctives proposées par l'entreprise à la suite des DMC.
assurer un suivi de la mise en œuvre du plan de mesures correctives proposé par l'entreprise à la suite des DMC;
veuillez s'assurer à ce que le dossier complet de l'audit soit disponible (certains dossiers existent uniquement en format électronique, tandis que d'autres sont disponibles en copie papier);
conserver toutes les notes de l'audit.

4.3 Agent régional de programme – ACIA

Les responsabilités de l'agent régional de programme sont les suivantes :

fournir au personnel d'audit des éclaircissements sur le programme ou la politique;
demander au spécialiste national aux opérations – Orientation opérationnelle et expertise des avis sur les problèmes touchant le processus, le programme ou la politique d'audit via le processus interne de demande de suivi;
offrir un soutien au personnel d'audit à l'égard des non-conformités ou des problèmes de mise en application;
si requis, réaliser des audits d'évaluation et ajouter des entreprises à la liste des participants au PCEG;
si requis, vérifier les recommandations de l'inspecteur concernant la suspension d'une entreprise;
réviser la liste des participants au PCEG lorsqu'une entreprise est suspendue/devient inactive.

5.0 Marche à suivre pour les audits du PCEG

Le processus d'audit des entreprises comprend 6 étapes distinctes, illustrées dans le diagramme ci-dessous, et chaque étape comprend plusieurs opérations. Le présent manuel fournit à l'auditeur des directives sur la marche à suivre à chaque étape du processus.

Les 6 étapes du processus d'audit du PCEG sont les suivantes :

étape 1 – Préparation de l'audit
étape 2 – Cueillette de l'information
étape 3 – Détermination du niveau de conformité
étape 4 – Communication des résultats de l'audit
étape 5 – Audit de suivi
étape 6 – Conclusion de l'audit et classement du dossier

Étape 1 – Préparation de l'audit

Entreprendre l'audit (auditeur)

Examiner le plan de travail annuel des audits pour les entreprises approuvées en vertu du PCEG (chaque entreprise participant au PCEG doit être auditée au moins une fois par année).
Identifier l'entreprise pour laquelle un audit doit être effectué.
Choisir l'équipe d'audit en veillant à ce que les membres aient les compétences et la désignation nécessaires (l'auditeur principal doit avoir réussi le cours Comprendre le processus de vérification de l'ACIA ou l'équivalent).

Déterminer la portée de l'audit

Examiner le dossier de l'entreprise, y compris le manuel et les résultats des audits précédents.
Examiner les préoccupations soulevées et les mesures prises depuis le dernier audit.
Examiner les échantillons soumis et sélectionner des échantillons déterminés afin que l'établissement puisse s'assurer que tous les documents sont disponibles (si l'entreprise a été active).
Les éléments d'audit possibles ne sont pas tous répertoriés dans le rapport d'audit détaillé.
Les éléments répertoriés sont ceux qui doivent être vérifiés lors de tout audit.
L'auditeur a la possibilité et l'obligation d'ajouter d'autres éléments relatifs à la situation qu'il constate dans l'établissement ou avec l'échantillonneur tiers.

Fixer un rendez-vous avec l'entreprise

Communiquer avec le gestionnaire de l'entreprise afin de fixer la date et l'heure de l'audit.
Déterminer les exigences en matière d'équipement de sécurité.
Confirmer à l'entreprise la date, l'heure et la portée de l'audit, par la poste, par fax ou par courriel.
Demander qu'une personne qui effectue généralement des tâches d'échantillonnage soit disponible afin de démontrer l'échantillonnage (cela inclut les tâches de soumission d'échantillons).

Examiner la réglementation et les documents de référence en vigueur

Examiner tout document de référence pertinent disponible sur le site Web de l'ACIA, y compris la directive D-10-02 et le manuel d'audit du PCEG.

Réunir les documents, les outils et l'équipement de protection requis pour l'audit

Documents d'audit
- Manuel d'audit du Programme canadien d'échantillonnage des grains
- Exemplaire vierge numérique/papier de la Liste de contrôle d'audit du PCEG (Annexe 1)
- Exemplaire de la Loi sur la protection des végétaux et du Règlement sur la protection des végétaux
- Directive D-10-02, Programme canadien d'échantillonnage des grains
- Exemplaires vierges numérique/papier du formulaire Demande de mesures correctives (DMC) du PCEG (Annexe 2)
Équipement de sécurité (selon les exigences de l'entreprise)
- Bottes de sécurité
- Casque de protection
- Gants
- Masque antipoussières
- Bouchons d'oreille
- Lunettes de sécurité
De l'équipement additionnel peut être exigé par la politique de sécurité de l'entreprise
Matériel et outils divers
- Lampe de poche (classe II, groupe G, division 1, approuvée)
- Stylo et crayons
- Tablette/ordinateur portable
- Téléphone intelligent (utilisation pour appareil photo et calculatrice)

Étape 2 – Cueillette de l'information

Procéder à la rencontre initiale

Présenter les personnes chargées de l'audit et expliquer les rôles de chacune.
Définir l'objectif et la portée de l'audit.
Confirmer les détails concernant le fonctionnement de l'entreprise.
Décrire le calendrier et les procédures de l'audit.
Discuter de tout changement apporté à la conception du programme ou à la réglementation.
Examiner toute non-conformité non résolue.
Expliquer la marche à suivre en cas de Demande de mesures correctives (DMC).
Préciser le personnel et les ressources de l'entreprise qui seront requis.
Confirmer l'identité de la personne-ressource de l'entreprise qui agira comme interlocuteur officiel.
Confirmer les exigences en matière de sécurité.
Déterminer la date et l'heure de la rencontre de clôture.
Conserver des notes complètes et exactes sur tous les points abordés.

Cueillette de l'information nécessaire à l'audit

Recueillir l'information requise au moyen d'observations, d'entrevues auprès du personnel et d'examens de documents (procédures et registres).
Confirmer les procédures et registres de l'entreprise par une autre méthode d'audit, en contre-vérifiant au moyen d'entrevues auprès du personnel de l'entreprise et/ou d'observations, de manière à établir une référence croisée entre les renseignements recueillis sur chaque élément.

Examen des procédures de l'entreprise

Évaluer les procédures en regard du PCEG et leur manuel
Inscrire sur le rapport d'audit du PCEG (Annexe 1) :
- des renseignements permettant d'identifier clairement les procédures qui ont été évaluées (comment, où, quand, etc.);
- le nom, le titre et le domaine de responsabilité des employés de l'entreprise interrogés;
- la description de toute non-conformité observée.

Examen des registres de l'entreprise

Sélectionner et évaluer les registres en regard du manuel de l'entreprise.
Inscrire sur la Liste de contrôle d'audit, dans la colonne réservée aux commentaires :
- des renseignements permettant d'identifier clairement les registres qui ont été évalués;
- le nom et la date du registre
- le numéro des registres;
- le nom, le titre et le domaine de responsabilité des employés de l'entreprise interrogés;
- la description de toute non-conformité observée.

Entrevues auprès des employés de l'entreprise

Interroger des employés de l'entreprise, au besoin, pour confirmer les procédures et les registres de l'entreprise.
Utiliser des techniques d'entrevue efficaces.
Inscrire sur la Liste de contrôle d'audit, dans la colonne réservée aux commentaires :
- le nom, le titre et le domaine de responsabilité des employés de l'entreprise interrogés;
- des renseignements permettant d'identifier clairement les procédures et registres évalués, comme ci-dessus;
- la description de toute non-conformité observée.

Observation des conditions d'exploitation de l'entreprise et des pratiques utilisées

Observer le personnel de l'entreprise au travail.
Inscrire sur la Liste de contrôle d'audit, dans la colonne réservée aux commentaires :
- le secteur de l'entreprise ou la procédure observé;
- le nom, le titre et le domaine de responsabilité des employés observés;
- des renseignements permettant d'identifier clairement les procédures et registres évalués;
- la description de toute non-conformité observée.

Inscrire les commentaires d'audit sur le rapport d'audit du PCEG

Durant l'audit, inscrire sur le rapport d'audit du PCEG (Annexe 1) les commentaires décrits tel qu'indiqué ci-dessus.
Rédiger les commentaires en se fondant sur l'information recueillie durant l'audit.
Conserver toutes les notes provisoires dans le dossier d'audit.
S'assurer que les commentaires sont clairs, concis, exacts, complets et suffisamment détaillés pour appuyer le degré de conformité attribué.
Si les résultats de l'inspection montrent que l'établissement applique les procédures indiquées dans son manuel, il suffit alors de consigner la mention « conformément au manuel » au lieu de documenter tous les détails bien précis.
Lorsque les résultats de l'inspection montrent une éventuelle non-conformité, des notes plus détaillées sont requises.
Fournissez alors des commentaires supplémentaires dans la section « Commentaires ».
Pour les audits tiers, fournissez les coordonnées de l'établissement visité lors de l'audit.

Relever les non-conformités qui nécessitent des mesures immédiates

En cas de non-conformité observée au cours de l'audit et pouvant avoir des répercussions graves pour la certification phytosanitaire, entreprendre immédiatement des mesures visant à contrôler le produit touché et en informer l'entreprise.
Communiquer les non-conformités au superviseur ou à l'agent régional de programme de l'ACIA, pour l'informer de la situation.
Terminer les tâches requises et attribuer un niveau de conformité appuyé par des commentaires d'audit clairs, concis, exacts et complets.
Émettre une DMC (Annexe 2) si une mesure corrective est requise avant la rencontre de clôture.
Si la non-conformité est trop grave pour être corrigée sur le champ, suspendre l'autorisation de l'entreprise en émettant un Avis de suspension de la participation au Programme canadien d'échantillonnage des grains (Annexe 3).

Étape 3 – Détermination du niveau de conformité

Non-conformité critique

Une non-conformité est jugée critique si les résultats de l'audit indiquent qu'elle menace l'intégrité du PCEG.
La non-conformité critique entraîne une suspension immédiate de la participation de l'entreprise au PCEG.
Pour l'entreprise dont l'autorisation est ainsi suspendue, la seule façon d'obtenir l'échantillonnage de grains destinés à l'exportation est de faire réaliser l'échantillonnage par l'ACIA ou tiers échantillonneur approuvé en vertu du PCEG.

Non-conformité majeure

La non-conformité majeure est un cas isolé de non-conformité n'ayant pas de répercussion immédiate pour l'intégrité du produit certifié, mais pouvant avec le temps constituer un problème.
Des mesures correctives doivent être prises à la satisfaction de l'ACIA dans les 10 jours ouvrables suivant la réception de la DMC. Ces mesures exigent généralement qu'une modification soit apportée au manuel, et elles comprennent des mesures visant à empêcher que le problème ne survienne de nouveau.
Si plus de 2 non-conformités majeures sont relevées durant un audit, ou si l'entreprise ne prend pas les mesures correctives prescrites avant l'expiration du délai fixé, on considère qu'il s'agit d'une non-conformité critique, et la participation de l'entreprise au PCEG est immédiatement suspendue.

Non-conformité mineure

La non-conformité mineure est un cas isolé de non-conformité qui ne menace pas de manière immédiate ou appréciable l'intégrité du produit, mais qui peut conduire à une non-conformité majeure si le problème n'est pas réglé.
L'entreprise doit prendre à l'intérieur du délai prescrit les mesures correctives demandées. par l'ACIA.
Si 3 non-conformités mineures sont relevées durant un audit, on considère qu'elles équivalent à 1 non-conformité majeure (ainsi, 4 non conformités mineures équivalent à 1 non-conformité majeure et 1 non-conformité mineure). De même, 6 non-conformités mineures équivalent à 2 non-conformités majeures, lesquelles équivalent à 1 non-conformité critique entraînant la suspension immédiate de l'entreprise.

Observation

Les observations sont des éléments ou des pratiques permettant d'améliorer le système qualité de l'entreprise.
L'auditeur peut consigner une observation pour signaler une situation préoccupante ne nécessitant pas de DMC ou pour mettre en évidence, suggérer ou renforcer certaines pratiques (par exemple, les procédures peuvent être conformes sur la base du PCEG, mais cela n'est pas reflété dans le manuel de l'entreprise).
Les observations doivent être consignées sur le Rapport d'audit du PCEG dans la section Commentaires (Annexe 1), numérotées consécutivement et consignées dans le rapport détaillé de l'audit.

Statut de l'entreprise

« Approuvé » fait référence à un audit d'évaluation.
« Standard » fait référence à un audit réussi du système.
« En cours d'examen » fait référence à un audit d'évaluation ou à un audit de système ayant échoué et pouvant entraîner une suspension.
Remarque : si ce rapport est remis après que la décision de suspendre l'établissement ou l'entreprise ait été prise, le terme « en cours d'examen » peut être remplacé par « suspendu ». Une lettre d'avis de suspension devra également être émise.

Étape 4 – Communication des résultats de l'audit

Procéder à la rencontre de clôture

Tenez la réunion de clôture avec la direction de l'entreprise et discutez des conclusions de l'inspection.
Si des éclaircissements supplémentaires sont nécessaires pour catégoriser la non-conformité ou aux fins d'examen des renseignements, informez la partie réglementée que vous la contacterez afin de fournir davantage de renseignements sur les résultats de l'inspection.
La réunion de clôture sur place peut être informelle, car il se peut que les conclusions tirées de l'audit ne soient pas rendues officielles avant une date ultérieure.

Remplir les formulaires d'audit

Remplissez les formulaires d'audit et en transmettre une copie au gestionnaire de l'entreprise (Annexe 1).

Émettre les demandes de mesures correctives

Remplissez l'Annexe 2 en cas de non-conformité, puis transmettez-la à la direction de l'entreprise.
Les calculs liés à plusieurs non-conformités majeures ou mineures élevées à un niveau supérieur de non-conformité peuvent être indiqués ici.
Consignez les dates de suivi, y compris la date de fourniture du plan de mesures correctives (PMC), ainsi que les dates de mise en œuvre des mesures correctives.
Enregistrez le formulaire d'audit et les pièces justificatives.

Étape 5 – Audit de suivi (si nécessaire)

Préparer l'audit de suivi visant à réévaluer les non conformités relevées

Les tâches suivantes doivent être accomplies avant l'audit de suivi :

Au besoin, assurez le suivi des demandes de mesures correctives. Cela peut impliquer un audit de suivi ou une demande de fourniture de documents démontrant que la non-conformité a été résolue.
Les tâches suivantes doivent être accomplies avant l'audit de suivi :
- passer en revue les détails de la non-conformité relevée durant le dernier audit de l'entreprise.
- examiner tout PMC présentées.
- communiquer avec le gestionnaire de l'entreprise afin de fixer la date et l'heure de l'audit de suivi.
- confirmer les exigences en matière d'équipement de sécurité.
- réunir le matériel d'audit et l'équipement de sécurité requis pour l'audit de suivi.
- réaliser l'audit de suivi dans un délai de 10 jours ouvrables après la mise en œuvre des mesures correctives.

Réaliser l'audit de suivi visant à réévaluer les non conformités relevées

Se rendre sur les lieux et confirmer les éléments suivants :
- Les mesures correctives proposées ont été mises en œuvre avant la fin du délai prescrit;
- Les non conformités relevées durant le dernier audit ont été entièrement corrigées;
- L'entreprise a mis en œuvre des mesures correctives permettant de prévenir efficacement la récurrence des non conformités relevées.

Audit de suivi – Mise en œuvre inacceptable des mesures correctives

Si, au cours d'un audit de suivi, on observe que les mesures correctives exigées n'ont pas corrigé la non-conformité, inscrire des commentaires à cet égard dans la case appropriée de la DMC pour indiquer que les mesures correctives mises en œuvre sont insatisfaisantes.
Il est important d'inscrire la date et ses initiales près de chaque commentaire ajouté sur chacun des documents.
Si l'entreprise ne prend pas les mesures correctives requises à l'égard d'une non-conformité majeure avant l'expiration du délai fixé, on considère qu'il s'agit d'une non-conformité critique, et la participation de l'entreprise au PCEG est immédiatement suspendue.
Si l'entreprise ne prend pas les mesures correctives requises à l'égard d'une non-conformité mineure, on considère qu'il s'agit d'une non-conformité majeure.
Un audit de suivi additionnel peut être nécessaire.

Audit de suivi – Mise en œuvre acceptable des mesures correctives

Si, au cours d'un audit de suivi, on observe que les mesures correctives exigées à l'égard d'une non-conformité ont été mises en œuvre de manière à corriger la non-conformité, inscrire des commentaires à cet égard dans la case appropriée pour lesquels la non-conformité a été noté.
Ce commentaire doit être en lien avec le rapport d'audit initial.
Conclure, signer et dater la DMC et remettre copie du formulaire de DMC à l'entreprise, lequel doit indiquer que la mesure corrective prise par l'entreprise est acceptable.

Étape 6 – Conclusion de l'audit et classement du dossier

Classer le dossier de l'audit

Le dossier de l'audit et toute partie de celui-ci peuvent être conservés en format électronique où en copie papier. Une fois l'audit terminé, examiner le dossier pour s'assurer qu'il contient tous les documents pertinents requis pour étayer l'audit, notamment les documents suivants :

confirmation de l'audit (lettre, fax, courriel).
notes d'audit provisoires (dont le formulaire d'audit rempli sur place)
copie des registres liés à la non-conformité
copie des autres registres sélectionnés pour l'examen, à conserver au dossier jusqu'au prochain audit de l'entreprise.
notes de la rencontre de clôture.
liste de contrôle d'audit du PCEG dûment remplie (Annexe 1) (envoyer une copie au chef d'entreprise).
version finale de chaque formulaire de Demande de mesures correctives (DMC) du Programme canadien d'échantillonnage des grains (Annexe 2).
avis de suspension de la participation au Programme canadien d'échantillonnage des grains (Annexe 3) - s'il y a lieu.

Annexe 1 - Rapport d'audit du Programme canadien d'échantillonnage des grains et Rapport d'audit détaillé Programme canadien d'échantillonnage des grains

Le Rapport d'audit du programme canadien d'échantillonnage des grains

Formulaire - Le Rapport d'audit du PCEG. Description ci-dessous.

Le Rapport d'audit détaillé Programme canadien d'échantillonnage des grains

Formulaire - Le Rapport d'audit détaillé PCEG (partie 1). Description ci-dessous.

Formulaire - Le Rapport d'audit détaillé PCEG (partie 2). Description ci-dessous.

Annexe 2 - Demande de mesures correctives du PCEG

Formulaire - Demande de mesures correctives du PCEG. Description ci-dessous.

Annexe 3 - Un exemplaire de Avis de suspension de la participation au Programme canadien d'échantillonnage des grains (PCEG)

« Date »

« Nom du gestionnaire »
« Nom de l'entreprise »
« Adresse »

Objet : Avis de suspension de la participation au Programme canadien d'échantillonnage des grains

Cher « nom de directeur »

Le « date », un audit de « nom de l'entreprise » (« no. d'identification du PCEG) » à « Emplacement » a été réalisé par « auditeur » du bureau de « Emplacement du bureau » de l'Agence canadienne d'inspection des aliments. Durant cet audit, des non conformités graves ont été relevées; elles sont décrites en détail dans le rapport d'audit « no. » ci joint.

Les résultats de l'audit indiquent que l'intégrité du Programme canadien d'échantillonnage des grains (PCEG) est compromise; par conséquent, la participation de votre entreprise à ce programme est suspendue.

Tant que la participation de l'entreprise sera suspendue, l'ACIA n'acceptera aucun échantillon prélevé par l'entreprise aux fins d'analyses phytosanitaires. Ces échantillons pourront être prélevés uniquement par l'ACIA ou par une entreprise autorisée à participer au PCEG. Vous pouvez consulter la liste des entreprises participant au PCEG à l'adresse « site web ».

Si vous désirez participer de nouveau au PCEG, vous devez une fois de plus soumettre votre manuel, remplir une nouvelle Demande de participation et joindre à cette demande un rapport détaillé des mesures correctives que vous avez prises pour régler les non conformités déjà relevées. Nous réaliserons ensuite un audit d'évaluation visant à déterminer la capacité de votre entreprise à répondre aux exigences du PCEG.

Si vous désirez discuter du présent avis, veuillez communiquer avec « nom » au « numéro de téléphone ».

Veuillez agréer, madame, monsieur, nos salutations distinguées.

« Agent régional de programme »
« Nom de l'agence »
cc « Auditeur »