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T-4- 95 - Fondé de signature, représentants délégués et agent résidant au Canada

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À compter du 26 octobre 2020, le règlement modifié sur les engrais est en vigueur. Les parties réglementées peuvent se conformer soit au « nouveau » règlement ou soit à l'« ancien » règlement pour une période de 3 ans. Cela s'applique à la fabrication, à la vente, à l'importation ou à l'exportation d'engrais et de suppléments réglementés en vertu de la Loi sur les engrais.

Nouvelles exigences réglementaires (à partir du 26 octobre 2020)

1. Objectif

L'objectif du présent document est de décrire les exigences administratives à respecter pour désigner :

  • le fondé de signature;
  • les représentants délégués;
  • les agents résidant au Canada.

Les demandeurs qui présentent une demande d'enregistrement d'un produit en vertu de la Loi sur les engrais et son règlement d'application pour la première fois devront créer un dossier d'entreprise auprès de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) dans lequel figurera une liste des représentants délégués et des personnes autorisées à signer, comme il est indiqué ci-dessous.

Les requérants qui ne résident pas au Canada sont tenus d'avoir un agent résidant au Canada.

L'ACIA ne communiquera qu'avec les personnes qui ont le pouvoir de signature ou qui sont des représentants délégués en ce qui concerne les soumissions de produits. Cette politique est mise en place pour protéger les entreprises et leurs renseignements d'entreprise confidentiels.

2. Représentants délégués et fondés de signature

Une société commerciale peut choisir 1 des 2 méthodes suivantes pour désigner la ou les personnes autorisées à signer les demandes d'enregistrement :

  1. Il s'agit de fournir à l'ACIA une copie des lettres patentes ou du certificat de constitution en société, ainsi que la liste des membres du conseil d'administration. Si la personne désignée pour signer des demandes d'approbation ne fait pas partie du conseil d'administration, il faut alors inclure une lettre dans laquelle un des membres du conseil d'administration autorise la personne en question à signer les demandes d'enregistrement.
  2. L'ACIA peut également accepter une lettre portant le sceau corporatif de l'entreprise, signée par l'agent responsable, qui désignerait la ou les personnes autorisées à signer les demandes d'enregistrement.

Une société peut également nommer une personne comme étant représentant délégué en utilisant 1 des méthodes ci-dessus. Un représentant délégué peut correspondre avec l'ACIA sur des sujets concernant l'enregistrement, le réenregistrement ou toute autre demande faite en vertu de la loi, mais n'est pas autorisé à signer des formulaires de demande au nom de la société.

3. Partenariats et entreprises individuelles

Dans le cas des sociétés de personnes et des entreprises individuelles, il faut fournir la preuve que le nom de l'entreprise est enregistré en vertu des lois provinciales appropriées. Si la personne désignée pour signer les demandes d'enregistrement n'est ni 1 partenaire ni le propriétaire, il faut alors inclure une lettre dans laquelle un des partenaires ou le propriétaire autorise la personne en question à signer les demandes d'approbation au nom de l'entreprise.

4. Agents résidant au Canada

Les requérants qui résident hors du Canada doivent avoir un agent résidant au Canada qui est en mesure de recevoir tout avis ou correspondance concernant la demande. Un agent canadien doit être une personne, et non une entreprise, qui est résident permanent du Canada. Un demandeur peut désigner plus d'un agent résidant au Canada. Pour désigner un agent résidant au Canada, les renseignements concernant l'agent doivent être fournis à la Section de l'innocuité des engrais et la personne doit remplir et signer la section appropriée du formulaire de demande d'enregistrement d'engrais ou de supplément (CFIA/ACIA 5919). La désignation d'un agent résidant au Canada ne signifie pas automatiquement que la personne est un fondé de signature désigné. Il faut un énoncé séparé pour autoriser l'ACIA à communiquer avec l'agent résidant au Canada concernant le dossier.

5. Mon ACIA

Pour être en mesure de présenter des demandes d'autorisations délivrées en vertu de la Loi sur les engrais en utilisant la plateforme de présentation numérique de l'ACIA, les entreprises et leurs représentants devront d'abord s'inscrire à Mon ACIA. Grâce à Mon ACIA, les entreprises peuvent présenter des demandes d'enregistrement d'engrais ou de suppléments et vérifier leur état de traitement. L'inscription à Mon ACIA nécessitera un numéro d'entreprise, une dénomination légale, des adresses commerciales et un formulaire de preuve de l'autorité (CFIA/ACIA 5805) dûment rempli. Une fois le profil d'entreprise validé, l'autorité du profil peut attribuer des rôles et des pouvoirs, lesquels sont semblables à ceux du fondé de signature et des représentants délégués, aux profils de personnes-ressources correspondant à des personnes dans Mon ACIA. De plus amples renseignements concernant l'inscription à Mon ACIA et les exigences administratives particulières sont disponibles sur la page Web de l'ACIA Avant de vous inscrire sur Mon ACIA.

6. Changements apportés aux renseignements au dossier

Il est impératif que l'ACIA soit avisée immédiatement de tout changement du fondé de signature, des représentants délégués et des agents résidant au Canada. Des changements peuvent être apportés par l'une des méthodes mentionnées ci-dessus. Cela permettra à l'Agence de protéger les renseignements confidentiels de l'entreprise et de faciliter une communication efficace et continue en ce qui concerne la demande.

7. Coordonnées

Section de l'innocuité des engrais
a/s du Bureau de présentation des demandes préalables à la mise en marché (BPDPM)
Agence canadienne d'inspection des aliments
59, promenade Camelot
Ottawa, ON K1A 0Y9
Canada
Téléphone : 1-855-212-7695
Télécopieur : 613-773-7115
Courriel : cfia.paso-bpdpm.acia@inspection.gc.ca

Ancienne exigences réglementaires (en vigueur jusqu'au 26 octobre 2023)

Avant de procéder avec le processus d'approbation d'un produit, le requérant doit fournir à la Section de l'innocuité des engrais les documents attestant le fondé de signature, tel que mentionné ci-dessous.

Sociétés commerciales

Une société commerciale peut choisir l'une des deux méthodes suivantes pour désigner la ou les personnes autorisées à signer les demandes d'approbation :

  1. Il s'agit de fournir à la Section de l'innocuité des engrais une copie des lettres patentes ou du certificat de constitution en société, ainsi que la liste des membres du conseil d'administration. Si la personne désignée pour signer des demandes d'approbation ne fait pas partie du conseil d'administration, il faut alors inclure une lettre dans laquelle un des membres du conseil d'administration autorise la personne en question à signer les demandes d'approbation.
  2. L'ACIA peut également accepter une lettre portant le sceau corporatif de l'entreprise, signée par l'agent responsable, qui désignerait la ou les personnes autorisées à signer les demandes d'approbation.

Une société peut également nommer une personne comme étant représentant délégué en utilisant l'une des méthodes ci-dessus. Un représentant délégué peut correspondre avec la Section de l'innocuité des engrais sur des sujets concernant l'enregistrement, le réenregistrement ou l'approbation de produit, mais n'est pas autorisé à signer des formulaires de demande au nom de la société.

Sociétés de personnes et entreprises individuelles

Dans le cas des sociétés de personnes et des entreprises individuelles, il faut fournir la preuve que le nom de l'entreprise est enregistré en vertu des lois provinciales appropriées. Si la personne désignée pour signer les demandes d'approbation n'est ni un partenaire ni le propriétaire, il faut alors inclure une lettre dans laquelle un des partenaires ou le propriétaire autorise la personne en question à signer les demandes d'approbation au nom de l'entreprise.

Agents résidant au Canada

Tel que prévu dans le Règlement sur les engrais, lorsqu'une demande d'enregistrement d'un engrais ou d'un supplément est présentée par une personne qui ne réside pas au Canada, l'engrais ou le supplément n'est admissible à l'enregistrement que si la demande est signée par le demandeur et son agent qui réside au Canada en permanence et qui peut recevoir les avis ou la correspondance prévus par la Loi, et que l'agent prend cet engagement par écrit vis-à-vis le président de l'Agence.

Un agent résidant au Canada doit être une personne, pas une compagnie, et cette personne doit être un résident du Canada. Un requérant peut avoir plus d'un agent résidant au Canada. Pour être reconnu comme un agent résidant au Canada, l'agent doit compléter le formulaire Déclaration d'un agent résidant au Canada (CFIA/ACIA 1194) et le faire authentifier par un témoin et l'envoyer à la Section de l'innocuité des engrais.

Un témoin peut être toute personne qui n'est pas apparentée et qui a l'âge de la majorité dans la province correspondante et qui est saine d'esprit.

La désignation d'un agent résidant au Canada ne signifie pas automatiquement que la personne est un fondé de signature désigné. Il faut un énoncé séparé pour autoriser la Section de l'innocuité des engrais à communiquer avec l'agent résidant au Canada concernant le dossier.

La Section de l'innocuité des engrais doit être avisée immédiatement de tous changements au fondé de signature, représentants délégués et agents résidant au Canada. Des changements peuvent être apportés par l'une des méthodes mentionnées ci-dessus.

Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer auprès de :

Section de l'innocuité des engrais
a/s du Bureau de présentation des demandes préalables à la mise en marché (BPDPM)
Agence canadienne d'inspection des aliments
59, promenade Camelot
Ottawa, ON K1A 0Y9
Canada
Téléphone : 1-855-212-7695
Télécopieur : 613-773-7115
Courriel : cfia.paso-bpdpm.acia@inspection.gc.ca

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