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Manuel de fonctionnement du Régime Bio-Canada
Partie C - Certification de produits biologiques et exigences pour l'OC

C.1 Objectif

La présente section décrit le processus de certification, y compris la demande de certification, l'évaluation, la décision de certification et le maintien de la certification en application du Régime Bio-Canada (RBC). Elle décrit aussi les exigences pour l'organisme de certification (OC). L'organisme de vérification de la conformité (OVC) vérifie que l'OC respecte ces exigences chaque fois qu'il réalise un audit initial, un audit de surveillance ou un audit de réévaluation.

C.2 Procédures relatives à la certification dans le cadre du RBC

C.2.1 Demande de certification initiale

C.2.1.1 L'OC agréé par l'ACIA vérifie que les personnes qui demandent la certification d'un produit ou d'une activité d'emballage ou d'étiquetage le font de la manière prescrite par l'OC, conformément à la section 4 de la partie 13 du Règlement sur la salubrité des aliments au Canada (RSAC).

C.2.1.2 L'OC exige que le demandeur fournisse tous les documents et renseignements pertinents jugés essentiels à l'évaluation, conformément au paragraphe 344(2) du RSAC. De plus, la demande doit comprendre le nom des OC auxquels le demandeur a présenté des demandes de certification au cours des années précédentes, y compris les détails relatifs au traitement de la demande et la décision prise.

C.2.1.3 L'OC s'assure que le demandeur paie les droits de certification prévus à son contrat de service et à sa grille tarifaire.

C.2.1.4 L'OC vérifie si le demandeur détient d'autres types de certification, notamment un certificat d'emballage et d'étiquetage ou une attestation de conformité.

C.2.1.5 L'OC s'assure que le demandeur ne détient pas un certificat valide pour un produit identique en vertu des normes canadiennes sur les produits biologiques, délivré par un autre OC agréé par l'ACIA.

C.2.1.6 L'OC vérifie les documents fournis afin de s'assurer qu'ils sont complets et de déterminer s'il a les compétences et la capacité d'effectuer l'activité de certification.

C.2.2 Évaluation de la demande

C.2.2.1 L'OC documente les procédures relatives à ses activités d'évaluation. Il évalue la demande en regard des normes CAN/CGSB 32.310, CAN/CGSB 32.311 et CAN/CGSB 32.312 selon la nature du produit et le système de production.

C.2.2.2 L'OC vérifie que les substances et les matériaux utilisés dans la production des produits biologiques sont conformes aux normes CAN/CGSB 32.311 et CAN/CGSB 32.312 selon la nature du produit et le système de production. L'OC doit tenir à jour une procédure et des documents à l'appui de sa décision concernant la conformité des intrants.

C.2.2.3 L'OC peut déterminer si les intrants sont conformes aux normes CAN/CGSB 32.311 ou CAN/CGSB 32.312, selon la nature du produit et le système de production, en communiquant avec le fournisseur, le formulateur ou le fabricant pour obtenir la liste complète des ingrédients ainsi que des procédés utilisés pour produire les ingrédients et les intrants.

C.2.2.4 L'OC peut consulter un autre OC agréé par l'ACIA qui a déjà évalué un intrant particulier, puis accepter son évaluation de la conformité de l'intrant avec la norme CAN/CGSB 32.311 ou CAN/CGSB 32.312.

C.2.2.5 L'OC peut consulter un organisme tiers agréé selon la norme ISO 17065 pour effectuer une évaluation des intrants.

C.2.2.6 L'OC assume la responsabilité de toutes les activités d'évaluation des intrants confiées à un tiers.

C.2.2.7 L'OC confirme périodiquement que les formulations et les procédés des intrants n'ont pas changé. En général, cette vérification a lieu une fois par année. Lorsqu'il est justifié de prolonger l'intervalle, il faut procéder à cette vérification au moins tous les 5 ans.

C.2.2.8 L'OC dépose une plainte auprès de l'OVC ou directement auprès de l'ACIA s'il dispose d'éléments de preuve qu'un autre OC a approuvé un intrant non admissible. Les OVC rendent, en temps utile, une décision collective sur la conformité de l'intrant en question.

C.2.2.9 L'OC prévoit une inspection sur place chez le demandeur pour déterminer la conformité avec les normes CAN/CGSB 32.310, CAN/CGSB 32.311 et CAN/CGSB 32.312, selon la nature du produit et le système de production.

C.2.2.10 L'inspection sur place des activités de production doit se faire pendant la saison de production. Cette période s'étend du début des activités visées par l'inspection (ensemencement, entaillage, etc.) aux activités d'emballage ou de mise en contenants en vue de l'entreposage des produits à certifier.

C.2.2.11 L'inspection sur place des activités de transformation peut se faire en tout temps de l'année. Par contre, lorsqu'il y a des productions distinctes au même endroit (production de produits certifiables et non certifiables dans les mêmes installations), l'inspection a lieu lors de la préparation des produits visés par la demande de certification. Lorsque l'OC juge qu'il est impossible de procéder à l'inspection pendant la transformation du produit biologique, il consigne les raisons à l'appui de cette détermination. L'OC planifie alors une inspection à un moment où les installations et les activités démontrant une conformité ou une capacité de se conformer peuvent être inspectées. Dans les cas de transformation de produits biologiques, il ne doit s'écouler plus de 2 années consécutives sans inspection.

C.2.2.12 L'OC s'assure qu'on communique avec l'exploitant pour la planification logistique de l'inspection sur place.

C.2.2.13 L'OC consigne le nom de l'agent de vérification (AV) qui réalisera l'inspection sur place. Il est recommandé que les AV ne soient pas chargés d'inspecter la même exploitation pendant plus de 3 années consécutives. S'il y a des circonstances atténuantes et qu'un AV inspecte la même exploitation pendant plus de 3 années consécutives, la raison doit être consignée.

C.2.2.14 L'OC permet au demandeur de refuser l'AV choisi en cas de conflit d'intérêts.

C.2.2.15 L'OC s'assure que l'AV assigné tient une réunion d'ouverture avec un représentant du demandeur pour confirmer les objectifs, la portée et les critères de l'inspection.

C.2.2.16 L'OC s'assure que toutes les activités de production et de transformation (champs, cultures/plants, bétail, immeubles, installations et véhicules, le cas échéant), y compris l'emballage et l'étiquetage et toute activité sous-traitée par l'exploitant pour la production ou la préparation des produits visés par la demande de certification, sont inspectées par l'AV assigné afin de vérifier qu'elles sont entièrement conformes aux normes et qu'elles correspondent aux spécifications de production et de préparation qui ont été présentées.

C.2.2.17 L'OC s'assure que les terres, les locaux et les équipements qui ne sont pas visés par la portée de la certification sont identifiés et inclus dans la demande. L'AV vérifie que la liste est complète et exacte et qu'elle comprend au moins les éléments suivants : les superficies cultivées ou les zones récoltées, les sites d'entreposage, les sites de préparation, de transformation et d'emballage, la liste complète des produits phytosanitaires utilisés par l'exploitant. De plus, l'AV s'assure que l'exploitant tient des registres des dates et des sites des traitements phytosanitaires.

C.2.2.18 L'OC s'assure que l'exploitation n'applique aucune substance interdite.

C.2.2.19 L'OC s'assure que l'AV examine la tenue des registres afin de vérifier que le plan de production biologique fourni à l'OC correspond aux activités de l'exploitation et est conforme à la norme CAN/CGSB 32.310 ou CAN/CGSB 32.312, selon l'exploitation et la nature de la production. La vérification porte notamment sur les registres de production (par exemple, les stocks, les ventes, les achats, les certificats biologiques pour chaque ingrédient reçu) et de gestion (par exemple, la comptabilité, les plaintes) et l'emballage et l'étiquetage adéquats des produits.

C.2.2.20 L'OC s'assure que l'AV détermine et inspecte les aires à risque (par exemple, possibilité de contamination par les fermes avoisinantes, risque d'inondation, production fractionnée non déclarée).

C.2.2.21 L'OC s'assure que l'AV obtient des producteurs le rendement attendu pour l'année à venir, ainsi que le solde des quantités produites et vendues de la période précédente, incluant les stocks encore en réserve pour cette même période.

C.2.2.22 L'OC s'assure que, pour les demandeurs dont les activités sont liées à la préparation alimentaire (transformation ou emballage), l'AV calcule le solde des entrées et des sorties des denrées achetées, ainsi que des intrants correspondants qui entrent dans les produits vendus ou en stock. Aux fins des calculs, l'échantillon doit comprendre plus d'un cycle de production et au moins l'une des denrées les plus courantes. L'AV s'efforce d'examiner des produits différents chaque année, s'il y a lieu. Or, lorsque l'AV le juge nécessaire, il peut inclure dans ses calculs des composants additionnels et doit justifier l'ajout dans son rapport d'inspection.

C.2.2.23 L'OC s'assure que l'AV réalise des audits de retraçage sur les produits et les ingrédients lorsqu'il est sur place. Les produits et leurs ingrédients doivent être retraçables jusqu'aux sites de production (champs/parcelles) de l'exploitant ou aux fournisseurs, selon le produit et la nature de l'exploitation.

C.2.2.24 L'OC s'assure que l'AV interroge des personnes qui connaissent l'exploitation actuelle.

C.2.2.25 L'OC s'assure que l'AV:

  • réalise une réunion de clôture au terme de sa visite, afin d'informer le représentant de l'exploitation des résultats de son inspection et de ses constatations en regard du respect des exigences liées à la certification, sans toutefois exiger de mesures correctives;
  • permet à l'exploitant de confirmer l'exactitude des renseignements recueillis lors de l'inspection;
  • remet un résumé écrit de sa vérification à l'exploitant.

C.2.2.26 L'AV fait rapport à l'OC de sa vérification et de ses constatations relatives à la conformité à toutes les exigences de certification. Le rapport comprend à tout le moins les données suivantes:

  • la date, l'heure et la durée de l'inspection;
  • nom des personnes interrogées (représentants principaux ayant pris part à l'inspection);
  • la liste des terrains et des locaux visités sur le site de production ou de manutention;
  • les types de documents vérifiés en audit (bilan des entrées et sorties, rendements/ventes, exercice de retraçage, etc.);
  • les résultats de l'inspection;
  • la liste des constatations de l'AV.

C.2.3 Examen

C.2.3.1 L'OC informe l'exploitant de toute non-conformité et exige une réponse de l'exploitant à son rapport de non-conformité dans les 30 jours suivant sa réception. Dans sa réponse, l'exploitant doit démontrer qu'il a pris des mesures correctives pour corriger chaque non-conformité, ou proposer un plan par étapes pour remédier à chacune des non-conformités. Le plan doit inclure une date d'achèvement des mesures au plus 90 jours après la réception du rapport de non-conformité. L'OC accepte des délais plus longs que ceux précisés pour la résolution d'une non-conformité s'ils sont justifiés et documentés.

C.2.3.2 L'OC vérifie que l'exploitant a pris les mesures visant à corriger toutes les non-conformités en effectuant une visite sur place ou en procédant à d'autres formes de vérification appropriées.

C.2.3.3 L'OC informe le demandeur qu'à tout moment du processus de certification et avant la prise de décision, il peut demander de mettre fin au traitement de sa demande. Le demandeur doit cependant assumer le coût des services dispensés jusque-là. En pareil cas, l'OC ne rend pas de décision au sujet des produits visés par la demande de certification.

C.2.4 Décision relative à la certification

C.2.4.1 Lorsqu'un OC a des raisons de croire qu'un demandeur de certification initiale a fait délibérément une fausse déclaration au sujet de son système de production et des activités liées aux produits visés par la demande, il peut refuser la certification sans délivrer d'avis de non-conformité.

C.2.4.2 L'OC envoie un avis de refus de certification par écrit au demandeur lorsque ses activités en lien avec les produits visés par la demande continuent d'être non conformes aux exigences ou lorsque le demandeur n'a tout simplement pas donné suite à l'avis de non-conformité. L'avis expose les motifs du refus et informe le demandeur de son droit à :

  • interjeter appel auprès de l'OC;
  • présenter une nouvelle demande de certification à un OC agréé, y compris celui l'ayant refusé.

C.2.4.3 L'OC accorde la certification du produit ou des activités d'emballage et d'étiquetage s'il conclut que toutes les procédures et activités indiquées dans le plan de production biologique sont conformes aux exigences du RSAC et que le demandeur est en mesure de mener ses activités conformément au plan ou le sera après avoir corrigé toutes les non-conformités. La décision demeure valide jusqu'à ce que les résultats de la prochaine évaluation annuelle de l'OC l'amènent à prendre une nouvelle décision ou encore jusqu'à ce que des éléments nouveaux incitent l'OC à prendre des mesures (par exemple, suspension ou annulation). Ces renseignements peuvent être obtenus d'une source externe ou découler d'une initiative de l'OC.

C.2.4.4 L'OC fournit au demandeur un certificat confirmant la certification du produit biologique ou la certification des activités d'emballage et d'étiquetage du produit biologique. Le certificat doit comprendre les éléments suivants:

  • le nom de l'organisme de certification;
  • le nom du titulaire du certificat, à savoir le nom légal des personnes ayant fabriqué, transformé, emballé et étiqueté le produit et fait la demande de certification. Une personne est définie comme étant une « personne morale ou physique, ainsi qu'une société de personnes ou un organisme reconnu comme une entité juridique »;
  • s'il y a lieu, le certificat ou le document devrait également indiquer le nom du titulaire qui fait habituellement affaire sous ce nom, ou le nom par lequel le titulaire est généralement connu sur le marché;
  • le certificat ne peut porter le nom de plusieurs personnes morales. Une société mère et toutes ses filiales sont des entités juridiques distinctes;
  • une liste des produits certifiés, identifiés par leur nom précis et toute marque de commerce sous laquelle ils sont commercialisés;
  • les noms de produits figurant sur les certificats doivent correspondre aux noms sur l'étiquette, le bordereau d'expédition ou les documents d'importation et d'exportation;
  • la norme en vertu de laquelle chaque produit ou type de produit est certifié (CAN/CGSB 32.310 ou CAN/CGSB 32.312);
  • le type de certification applicable :
    • Production végétale
    • Production animale
    • Aliments du bétail
    • Production spécialisée
      • apiculture
      • produits de l'érable
      • production de champignons
      • cultures produites sous des structures ou en contenants
      • plantes sauvages
      • production de germinations, de pousses et de micro-verdurettes
      • insectes biologiques
    • Produits transformés (par exemple, produits agricoles transformés et aliments du bétail transformés)
    • Produits aquacoles, y compris les produits issus de la culture aquaponique
    • Certifications de groupes;
  • dans le cas d'un produit alimentaire à ingrédients multiples, si au moins 70 % ou 95 % de son contenu constitue des produits biologiques;
  • la date de délivrance de la certification;
  • la date à laquelle l'exploitant doit présenter une demande d'inspection annuelle subséquente;
  • l'emplacement de toutes les activités visées par la certification (ville, province ou État, pays).

C.2.4.5 Le certificat d'activités d'emballage et d'étiquetage doit comprendre la période de validité et le type de produits biologiques visé par la certification.

C.2.4.6 La certification d'un produit, une fois accordée, demeure valide à moins d'une suspension ou d'une annulation par l'OC en application des exigences du RSAC.

C.2.4.7 L'OC applique les exigences de l'article 350 (3) du RSAC pour procéder à une annulation en cas de retrait volontaire de l'exploitant.

C.2.5 Procédure relative au maintien de la certification

C.2.5.1 L'OC documente la procédure de vérification annuelle visant à assurer que les exigences de certification du RSAC sont toujours respectées par le titulaire du certificat.

C.2.5.2 L'OC exige que le titulaire du certificat fournisse les renseignements précisés dans la partie 13 du RSAC tous les 12 mois, à compter du jour de la délivrance du certificat. L'OC exige que le titulaire du certificat indique son intention de maintenir la certification au plus tard à la date qui précède de six mois la fin de cette période et présente la documentation de renouvellement de la certification dûment remplie dans le délai précisé par l'OC selon la nature de l'exploitation.

C.2.5.3 Une fois que le titulaire du certificat lui a présenté tous les renseignements demandés, l'OC réalise une inspection sur place pour vérifier qu'il respecte les exigences applicables telles que précisées à la section C.2.2.

C.2.5.4 L'OC s'assure que l'AV vérifie sur place que les modifications apportées aux normes sur l'agriculture biologique et aux exigences de l'OC sont bien prises en compte par l'exploitant.

C.2.5.5 L'OC s'assure que l'AV vérifie sur place que les mesures correctives présentées précédemment ont été pleinement mises en œuvre.

C.2.5.6 L'OC s'assure que le processus de renouvellement de la certification est terminé avant la fin de la période de 12 mois. Lorsqu'une visite d'inspection doit être reportée au-delà de 12 mois après l'inspection précédente, l'OC justifie et documente le report. Ce report ne peut dépasser 3 mois.

C.2.5.7 Lorsque l'intervalle entre 2 inspections normales dépasse 12 mois, l'OC veille à ce que le calendrier des inspections subséquentes rétablisse la concordance entre le nombre d'années civiles et le nombre d'inspections normales, sur une période donnée.

C.2.5.8 L'OC vérifie que toutes les exigences relatives à la certification sont respectées, ce qui se traduit par le maintien de la certification ou par sa suspension ou son annulation.

C.2.5.9 L'OC prend une décision relativement au maintien de la certification conformément aux procédures précisées à la section C.2.4.

C.2.6 Autres inspections

C.2.6.1 Outre les inspections annuelles, l'OC effectue des inspections non annoncées chez 5 % des titulaires de certificats (au minimum 1) dont il certifie les produits ou les activités d'emballage et d'étiquetage en application du RSAC.

Les exceptions à la règle du 5 % sont indiquées dans le tableau ci-dessous.

Tableau 7 : Nombre d'inspections non annoncées à effectuer sur la base du nombre d'exploitants enregistrés à l'OC en application du RBC
Nombre d'exploitants enregistrés à l'OC en application du RBC Nombre d'inspections non annoncées
1 à 4 1 inspection non annoncée par cycle d'accréditation
5 à 32 1 inspection non annoncée par année
33 et plus Inspections non annoncées réalisées en vertu de la section C 2.6.1 du Manuel de fonctionnement du RBC

C.2.6.2 L'OC documente les procédures relatives à ces inspections, notamment leur fréquence et les critères de sélection. Lorsqu'il est impossible de faire une inspection non annoncée (par exemple, pour des raisons d'accès au site ou d'autres facteurs motivés), l'OC peut donner un préavis pourvu qu'il ne donne pas le temps à l'exploitant de dissimuler d'éventuelles non-conformités. L'avis ne peut en aucun cas être donné plus de 24 heures à l'avance. L'OC doit documenter les raisons de tout préavis.

C.2.6.3 La portée des inspections non annoncées doit être restreinte et ne viser que certains aspects de l'exploitation. Les exploitants visés par les inspections non annoncées doivent être choisis au hasard, en fonction du risque ou à la suite d'une plainte ou d'une enquête. L'OC devrait appliquer une combinaison de ces 3 critères lorsqu'il planifie les inspections non annoncées chaque année. L'OC n'a pas à dévoiler à l'exploitant la raison de l'inspection additionnelle ou non annoncée.

C.2.6.4 Lors de l'élaboration des critères fondés sur le risque pour les inspections non annoncées, l'OC doit au moins prendre en considération les exemples suivants:

  • le type d'exploitant (producteur, transformateur, emballeur)
  • le niveau d'expérience de l'exploitant (des catégories peuvent être utilisées pour le nombre d'années d'expérience)
  • la taille et la complexité de l'exploitation (par exemple, la superficie totale de la zone de production, la complexité de la chaîne de valeur)
  • le type et la valeur du produit (par exemple, quantité limitée, prix élevé, sensible aux maladies ou aux ravageurs, rapport qualité-prix)
  • le nombre de parcelles de terre ou d'unités animales en transition
  • la géographie locale (par exemple, la topographie, les zones tampons, l'approvisionnement en eau, la présence de voisins et le type d'utilisation des terres avoisinantes, les travaux d'épandage à proximité)
  • le type de production: uniquement biologique, fractionnée ou parallèle
  • la quantité totale de produits fabriqués ou transformés
  • une augmentation rapide de la production par opposition à des niveaux de production stables
  • les antécédents de conformité (non-conformités relevées lors des inspections précédentes)
  • les plaintes reçues
  • les soupçons de fraude
  • la qualité des renseignements (renseignements fournis lors du processus de certification)
  • le risque de fraude économique (plusieurs fournisseurs sous contrat, certification de groupe)
  • la détection de résidus chimiques ou des signes de substances interdites
  • des anomalies dans les calculs du bilan massique et les registres de traçabilité
  • le nombre de nouveaux fournisseurs
  • le nombre de changements dans l'équipe de gestion
  • un changement de propriétaire
  • les marques de commerce (nombre de marques produites à l'exploitation, transformateur qui n'utilise pas son propre nom)
  • un système de production animale à risque élevé

C.2.6.5 L'OC applique une liste de contrôle des critères fondés sur les risques lorsqu'il évalue le risque de compromission de l'intégrité des produits biologiques. L'OC établit les cotes individuelles pouvant être appliquées à chaque critère de risque. Ces cotes devraient être additionnées pour calculer une cote globale pour chaque exploitant. Selon ces résultats, l'OC détermine quels exploitants feront l'objet d'une inspection non annoncée.

C.2.6.6 L'OC se plie aux demandes d'inspections additionnelles émanant de l'ACIA ou de l'OVC lorsqu'ils doutent de la conformité de l'exploitation ou qu'ils ont d'autres raisons valables.

C.2.7 Échantillonnage et analyse

C.2.7.1 L'OC élabore une procédure d'échantillonnage et d'analyse en tenant compte des critères d'échantillonnage suivants :

  • le type de produit (par exemple, sensibilité aux maladies ou aux ravageurs, utilisation généralement élevée de pesticides dans les systèmes traditionnels)
  • la géographie locale (par exemple, la topographie, les zones tampons, l'approvisionnement en eau, la présence de voisins et le type d'utilisation des terres avoisinantes, les travaux d'épandage à proximité)
  • les plaintes ou les renseignements reçus précédemment concernant l'utilisation possible de substances interdites
  • la détection de résidus chimiques
  • les signes que des substances interdites sont présentes

C.2.7.2 L'OC s'assure que les agents de vérification (AV) reçoivent une formation sur la façon d'échantillonner, d'étiqueter et d'entreposer les produits, tout en maintenant une chaîne de possession adéquate, jusqu'à ce que les échantillons soient présentés à des fins d'analyse.

C.2.7.3 L'OC s'assure que les AV disposent du matériel d'échantillonnage approprié au moment de l'inspection, conformément aux protocoles d'échantillonnage précis fournis par le laboratoire.

C.2.7.4 L'OC devrait envisager de consulter la Commission du Codex Alimentarius (Codex) afin d'obtenir des renseignements sur les méthodes d'échantillonnage recommandées pour la détermination des résidus chimiques à titre indicatif.

C.2.7.5 L'OC est responsable du maintien de la chaîne de possession des échantillons avant leur présentation aux laboratoires.

C.2.7.6 L'OC doit avoir un contrat exécutoire avec les laboratoires qui détiennent actuellement l'accréditation ISO/CEI 17025:2005, Exigences générales concernant la compétence des laboratoires d'étalonnages et d'essais, et dont la portée d'accréditation permet le dépistage de la substance en question dans les aliments.

C.2.7.7 Les OC agréés par l'ACIA tiennent des registres pour démontrer qu'ils effectuent des échantillonnages et des analyses des résidus chimiques sur les produits de leurs exploitants et qu'ils donnent suite aux résultats relatifs aux résidus chimiques qui leur sont transmis à des fins de suivi.

C.2.7.8 L'OC exige des analyses avant ou après la récolte de tout produit biologique destiné à la vente, étiqueté ou alléguant être conforme aux exigences des normes CAN/CGSB 32.310, CAN/CGSB 32.311 ou CAN/CGSB 32.312 selon la nature du produit et le système de production, lorsqu'il a des raisons de croire que ce produit biologique a été en contact avec une substance, un procédé ou un ingrédient interdits dans la production et la manutention de produits biologiques.

C.2.7.9 L'OC peut procéder à un échantillonnage et à des analyses dans le cadre de l'enquête subséquente à une plainte concernant l'utilisation d'une substance interdite ou de la contamination par cette substance. Si un exploitant utilise intentionnellement des substances interdites, l'OC lance le processus de suspension et d'annulation conformément à la partie 13 du RSAC.

C.2.7.10 L'OC mène une enquête lorsqu'il soupçonne qu'un produit biologique a été contaminé par du matériel génétiquement modifié (GM). L'enquête peut comprendre un échantillonnage et des analyses de dépistage de matériel GM.

C.2.8 Suspension et annulation

C.2.8.1 L'OC peut suspendre ou annuler une certification en application de la partie 13 du RSAC.

C.2.8.2 L'OC fait rapport à l'OVC le 25 de chaque mois de tout changement d'OC par un exploitant et toutes les décisions de suspensions et d'annulations qu'il a prises ou qu'il doit prendre selon les directives de l'OVC. Tous les rapports doivent indiquer le nom du titulaire du certificat, la date et les raisons de la décision.

C.2.8.3 L'OC ne délivre pas de certification à un demandeur dont la certification a déjà été annulée et dont le nom apparaît sur la liste des certifications de produits biologiques annulées qui est publiée par l'ACIA, à moins que le demandeur ait présenté une demande de certification à un OC agréé par l'ACIA conformément à la section C.2 et qu'il ait complété le processus d'évaluation et réglé toutes les non-conformités.

C.2.8.4 L'OC présente à l'ACIA une demande afin de retirer le nom du titulaire du certificat de la liste des certifications annulées publiée sur le site Web de l'ACIA.

C.2.8.5 L'OC procède à la délivrance de la certification une fois qu'il a reçu de l'ACIA une confirmation que l'exploitant a été retiré de la liste de l'ACIA.

C.3 Calendrier de vente ou de distribution d'un produit certifié

C.3.1 Lorsqu'il reçoit une demande de certification, l'OC s'assure que le demandeur ne commercialise pas de produit ou dérivé de produit portant la mention « présenté comme biologique » ou « biologique » tant qu'il n'a pas reçu le certificat de l'OC.

C.4 Plaintes et appels

C.4.1 L'OC documente la procédure de traitement des plaintes et des appels du demandeur, du titulaire du certificat ou d'une autre partie concernée par la certification conformément aux exigences de la norme ISO 17065.

C.4.2 La procédure documentée de l'OC doit inclure au moins les éléments suivants:

  • C.4.2.1 les appels relatifs aux décisions de certification
  • C.4.2.2 les plaintes des titulaires de certificats concernant l'application du programme de l'OC
  • C.4.2.3 les plaintes des personnes ou organismes externes au sujet des activités de l'OC

C.4.3 L'OC communique les prochaines étapes au titulaire du certificat si celui-ci n'est pas satisfait de la procédure d'appel de l'OC. Le titulaire du certificat peut déposer une plainte contre l'OC auprès de l'OVC responsable de la surveillance de l'OC.

C.5 Questions relatives à l'application de la norme

C.5.1 L'OC informe tous ses titulaires de certificats lorsqu'une modification est apportée au règlement ou aux normes dans les 2 mois suivant sa publication.

C.5.2 L'OC accorde au demandeur un délai allant jusqu'à 12 mois suivant la publication d'une modification aux normes CAN/CGSB 32.310, CAN/CGSB 32.311 ou CAN/CGSB 32.312 pour qu'il puisse s'y conformer.

C.5.3 La mise en œuvre de certaines modifications apportées aux normes peut prendre plus de 12 mois, comme la rénovation des poulaillers pour se conformer aux nouvelles exigences relatives aux tailles de troupeaux, aux espaces de sortie et à l'éclairage naturel dans les installations avicoles. Le cas échéant, toute période supérieure à 12 mois est précisée dans les normes.

C.5.4 L'OC met à jour les documents de demande, le matériel de formation, les procédures de certification et les listes de contrôle pour tenir compte de la plus récente version des normes biologiques canadiennes.

C.5.5 En tout temps pendant les activités de certification, lorsque l'OC ou un titulaire de certificat a besoin d'une interprétation d'une norme en vigueur, il peut s'adresser au Comité d'interprétation des normes (CIN).

C.5.6 Il est possible qu'il soit nécessaire de faire une demande d'interprétation au CIN pendant le cycle de certification d'un titulaire de certificat par un OC. Dans ce cas, si les deux parties conviennent qu'une interprétation ou une clarification s'impose et que l'OC présente une demande d'interprétation, ce dernier met la question faisant l'objet de la demande en veilleuse (par exemple, la non‑conformité est mise en suspens) jusqu'à ce que le CIN donne sa réponse.

C.5.7 Entre la présentation d'une demande d'interprétation au CIN et la réception de la réponse du Comité, toute activité de certification concernée par l'interprétation est traitée normalement, jusqu'à la délivrance des documents relatifs à la certification.

C.5.8 À la réception de la réponse du CIN, la question en suspens est réexaminée et des mesures appropriées sont prises par l'OC ou l'exploitant, ou par les deux, le cas échéant.

C.5.9 Si le titulaire du certificat doit apporter des changements pour se conformer à l'interprétation du CIN, l'OC ne doit pas suspendre ou retirer la certification qui est touchée par l'interprétation, à condition que l'exploitant apporte les changements voulus dans un délai qui n'est pas inférieur à celui accordé pour corriger toute autre non-conformité relevée par l'OC.

C.5.10 Lorsque l'OC et le titulaire du certificat ne croient pas que la question nécessite une demande d'interprétation, l'OC fonde son interprétation sur la partie 1.4 de la norme CAN/CGSB 32.310 ou la partie 1.4 de la norme CAN/CGSB 32.312. Le titulaire du certificat peut encore déposer une plainte à l'OVC au sujet de l'OC ou demander au CIN une interprétation afin de réexaminer la question ultérieurement.

C.5.11 L'OC se conforme aux interprétations des normes biologiques canadiennes (CAN/CGSB 32.310, CAN/CGSB 32.311 et CAN/CGSB 32.312) fournies par le CIN et considérées comme officielles par l'ACIA, pour assurer l'application uniforme des règles à tous les exploitants par les divers OC.

C.5.12 Les OC doivent informer leurs titulaires de certificats de ces interprétations.

C.6 Utilisation de licences, de certificats et de marques de conformité

C.6.1 L'OC vérifie que tous les produits certifiés sont étiquetés conformément au RSAC.

C.6.2 L'OC dispose d'une procédure de suivi des titulaires de certificats qui utilisent sa marque de certification et commercialisent des produits biologiques afin de détecter tout renvoi inapproprié au Régime Bio‑Canada ou usage frauduleux du nom et des certificats de l'OC.

C.6.3 L'OC dispose de règles écrites pour l'utilisation de sa marque (y compris l'approbation des étiquettes des produits sur lesquelles la marque doit figurer) et est responsable de la délivrance des certificats biologiques.

C.6.4 L'OC dispose d'une procédure écrite pour la gestion des cas d'usage abusif et de fausses allégations sur la certification d'un produit ou de mauvais usage de ses marques de certification.

C.6.5 L'OC dispose d'une procédure pour s'assurer que ses titulaires de certificats ne permettent pas l'utilisation de sa marque de certification de manière à semer la confusion.

C.7 Obligations relatives aux certifications pour l'OC

C.7.1 L'OC ne doit pas délivrer de certificat pour un produit biologique à ingrédients multiples à moins qu'il ait vérifié que les ingrédients biologiques utilisés dans la formulation du produit ont été certifiés biologiques en vertu de la partie 13 du RSAC par un OC agréé par l'ACIA, ou des modalités d'une entente d'équivalence en matière de certification biologique par un OC agréé aux termes de l'actuelle entente d'équivalence en matière de certification biologique.

C.7.2 Lorsque la détermination de la conformité fait appel à la subjectivité, l'OC documente les raisons de sa décision en vue d'assurer une application cohérente et uniforme des exigences et des décisions de certification.

C.7.3 Lorsque l'OC attribue des responsabilités et des tâches à ses employés, il s'assure de le faire sans nuire à l'impartialité.

C.7.4 L'OC détermine à qui incomberont (comité, groupe ou personne) les activités de suivi, d'inspection et de certification dictées par les critères d'agrément, notamment la réalisation des activités d'inspection, de contrôle, d'évaluation et de certification.

C.7.5 L'OC signe une entente exécutoire avec chaque titulaire de certificat, dans laquelle sont précisés les droits et responsabilités inhérents aux activités de certification, y compris des renseignements sur le processus d'appel de l'OC et des dispositions qui protègent l'OC en cas de risques importants de poursuites.

C.7.6 L'OC définit et documente les compétences du personnel pour chaque fonction du processus de certification, y compris les AV. L'OC s'assure que son personnel a une formation professionnelle et une expérience relative au RBC, notamment une formation précise sur les normes biologiques canadiennes et les exigences de certification énoncées à la section C.2.

C.7.7 L'OC signe une entente avec l'AV qui prévoit le refus d'effectuer toute activité pouvant entraîner une situation de conflit d'intérêts avec l'entreprise demandant la certification, en raison de liens de parenté ou de liens professionnels entretenus avec le demandeur au cours des 12 mois précédant la date de la demande présentée à l'OC.

C.7.8 L'OC affecte du personnel pour effectuer chaque tâche d'évaluation conformément à la norme ISO 17065.

C.7.9 L'OC établit des procédures d'évaluation et de suivi du rendement du personnel, y compris de l'AV, qui doivent au minimum inclure une évaluation initiale des compétences et une évaluation annuelle du rendement, ainsi que des évaluations régulières des AV sur le terrain. La fréquence des évaluations sur le terrain doit être définie par l'OC. L'OC peut tenir compte du nombre d'inspections de l'AV, de l'expérience de l'AV et de la qualité des rapports d'inspection dans l'élaboration des exigences en matière de fréquence. L'OC documente le rendement du personnel, y compris la surveillance des AV.

C.7.10 L'OC documente la durée estimée de l'inspection sur place en tenant compte de l'intensité du système de production, du type de production, de la taille de l'exploitation, des résultats de la dernière vérification, des plaintes reçues et de la production parallèle.

C.7.11 L'OC documente les exigences minimales relatives aux vérifications de retraçage.

C.7.12 L'OC documente ses exigences en matière d'échantillonnage et d'analyse.

C.7.13 L'OC documente ses échéanciers pour la présentation du rapport de vérification de l'AV à l'OC.

C.7.14 L'OC dispose d'une procédure pour les cas où un exploitant ne renouvelle pas la certification de l'année précédente, afin de s'assurer qu'il informe officiellement l'exploitant en temps opportun de l'annulation de sa certification.

C.7.15 L'OC peut échanger des renseignements confidentiels avec d'autres OC agréés par l'ACIA ou avec l'ACIA pour vérifier la validité des renseignements sur un titulaire de certificat. Ces échanges sont toujours considérés comme confidentiels et doivent être gérés comme tels par le destinataire.

C.8 Contrôle des dossiers par l'OC et l'exploitant

C.8.1 L'OC documente une procédure pour s'assurer qu'il tient des registres conformes aux exigences du RSAC.

C.8.2 L'OC garde ses registres au moins 5 ans. Cette exigence doit aussi être documentée par l'OC.

C.8.3 L'OC vérifie que l'exploitant tient des registres et des documents justificatifs pertinents concernant les intrants, la production, la préparation et la manutention des récoltes, le bétail et les produits biologiques qui sont ou seront vendus, étiquetés ou autrement identifiés comme produits biologiques conformément à la norme CAN/CGSB 32.310 ou CAN/CGSB 32.312 pour un minimum de 5 ans.

C.9 Registres de l'OC

C.9.1 L'OC tient à jour toutes les données énumérées plus bas et les fournit à l'OVC et à l'ACIA chaque année à la fin de l'année civile pour chaque exploitant certifié. En ce qui concerne les renseignements fournis par Internet, il est acceptable de fournir une adresse URL au lieu de toutes ces informations. Pour les éléments non fournis par Internet, l'OC doit encore les fournir annuellement et l'OVC les transmet à l'ACIA.

  • la dénomination sociale (raison sociale) de l'exploitant
  • l'adresse complète du siège social de l'exploitant, y compris les numéros de téléphone et de télécopieur
  • le type d'activité (primaire, transformation ou exportation)
  • les noms génériques des produits certifiés

C.9.2 L'OC tient un registre de tous les changements majeurs de la dernière année qui concernent la structure organisationnelle et les administrateurs, la structure administrative, les principaux gestionnaires de l'organisation et les membres des comités. Il fournit cette information à l'OVC ou à l'ACIA sur demande.

C.9.3 L'OC tient un registre de toutes les modifications apportées aux politiques, aux procédures internes et aux règlements régissant l'organisation et son système de certification. Il fournit cette information à l'OVC ou à l'ACIA sur demande.

C.9.4 L'OC tient des registres sur ce qui suit :

  • les certificats nouvellement délivrés, renouvelés ou retirés, par catégorie d'exploitants selon les termes du RBC
  • le nombre d'inspections annuelles, le nombre d'inspections annuelles par activité, le nombre d'inspections non annoncées et le nombre d'inspections non annoncées par activité
  • le nombre de non-conformités relevées
  • le nombre d'échantillons prélevés
  • le nombre de plaintes
  • le nombre d'attestations délivrées

C.9.5 L'OC fournit cette information à l'OVC ou à l'ACIA sur demande.

C.10 Exigences lorsque l'exploitant change d'OC en vertu du RBC

C.10.1 Exigences pour l'exploitant

C.10.1.1 Lorsque l'exploitant décide de remplacer son OC actuel (OC d'origine) par un nouvel OC (OC d'accueil), il doit présenter une demande de certification en tant que nouveau demandeur, remplir le formulaire de demande prescrit par le nouvel OC (OC d'accueil) et respecter les exigences relatives à la présentation d'une demande énoncées à la section C.2.1 du Manuel de fonctionnement du Régime Bio-Canada (RBC).

C.10.1.2 L'exploitant, y compris les exploitants souhaitant s'intégrer à un groupe de producteurs, avise son OC actuel de son intention de changer d'OC. Il demande une « lettre d'attestation » qui sera envoyée au nouvel OC (OC d'accueil), confirmant que toutes les non conformités sont réglées et que toutes les conditions contractuelles (par exemple, frais prescrits) sont respectées. L'OC actuel envoie cette lettre directement au nouvel OC. Au besoin, l'OC d'accueil demande directement des renseignements additionnels à l'OC d'origine.

C.10.1.3 L'exploitant conserve son certificat actuel jusqu'à ce que le nouveau processus de certification soit terminé et que le nouvel OC ait délivré les documents confirmant la certification des produits de l'exploitant, conformément au paragraphe 345(2) du RSAC.

C.10.1.4 L'exploitant cesse d'utiliser le certificat délivré par l'OC d'origine dès que le nouveau processus de certification est terminé et que l'exploitant a reçu le nouveau certificat.

C.10.1.5 Dès qu'il reçoit le nouveau certificat, l'exploitant cesse d'apposer sur les produits qu'il fabrique les étiquettes qui identifient l'OC d'origine. Les nouvelles étiquettes identifiant le nouvel OC doivent être utilisées immédiatement.

C 10.1.6 L'exploitant peut vendre des produits préemballés certifiés portant sur leur étiquette le nom de l'ancien OC, pour autant que ces produits aient été emballés avant le changement d'OC et qu'une liste de l'inventaire ait été fournie aux deux OC.

C.10.2 Exigences pour l'OC d'origine

C.10.2.1 À la demande de l'exploitant, l'OC actuel (OC d'origine) envoie une lettre d'attestation au nouvel OC (OC d'accueil) confirmant que toutes les non conformités sont réglées et que les conditions contractuelles (par exemple, frais prescrits) sont respectées par l'exploitant. Une lettre d’attestation ne sera émise que lorsqu'un exploitant est en train de changer de OC et, lorsque tous les non-conformités ont été adressés par l'exploitant.

C.10.2.2 L'OC d'origine continue de surveiller la conformité de l'exploitant avec les exigences du RBC et s'assure que l'exploitant règle toute non‑conformité en suspens avant que le nouveau certificat soit délivré par le nouvel OC (OC d'accueil).

C.10.2.3 L'OC d'origine avise l'exploitant qu'il annule l'entente de certification conclue avec lui et qu'il cessera de surveiller la conformité de ses activités dès que le nouvel OC confirmera qu'un nouveau certificat a été délivré à l'exploitant.

C.10.2.4 Lorsqu'il reçoit la confirmation que le nouvel OC a délivré un nouveau certificat à l'exploitant, l'OC d'origine exige à l'exploitant de cesser immédiatement d'utiliser les étiquettes et la publicité qui identifient l'OC d'origine sur les produits de l'exploitant.

C.10.2.5 L'OC d'origine permet à l'exploitant de conserver une copie du certificat actuel seulement lorsque ce dernier peut démontrer que les produits antérieurement certifiés sont toujours en inventaire.

C.10.2.6 Dans son rapport mensuel à l'ACIA, l'OC d'origine fait mention de l'annulation en précisant à l'ACIA qu'il s'agit d'une « annulation résultant d'un changement d'organisme de certification ».

C.10.3 Exigences pour l'OC d'accueil

C.10.3.1 L'OC d'accueil exige à l'exploitant de présenter une demande de certification en tant que nouveau demandeur, de remplir le formulaire de demande prescrit par le nouvel OC (OC d'accueil) et de respecter les exigences relatives à la présentation d'une demande énoncées à la section C.2.1 du Manuel de fonctionnement du RBC.

C.10.3.2 L'OC d'accueil demande des renseignements quant au nom de l'OC actuel (OC d'origine) du demandeur.

C.10.3.3 L'OC d'accueil examine les renseignements fournis par l'OC d'origine, y compris la lettre d'attestation.

C.10.3.4 Avant de prendre une décision concernant la certification, l'OC d'accueil prévoit et mène une inspection sur place à l'installation de l'exploitant, conformément à la section C.2.3 du Manuel de fonctionnement du RBC.

C.10.3.5 L'OC d'accueil délivre un nouveau certificat seulement lorsque le processus de certification est terminé et que le demandeur est jugé conforme à toutes les exigences du RBC. La date initiale sur le nouveau certificat est celle à laquelle l'OC d'accueil délivre le certificat.

C.10.3.6 Dans les cinq jours ouvrables suivant la délivrance du nouveau certificat de conformité à l'exploitant par l'OC d'accueil, ce dernier informe l'OC d'origine qu'il a délivré un tel certificat.

C.11 Exigences relatives à la délivrance d'une attestation de conformité

C.11.1 Portée

Conformément à la partie 13 du RSAC, un OC agréé par l'ACIA délivre, sur demande, un document appelé « Attestation de conformité » à une personne qui mène des activités physiques relativement au produit biologique (par exemple, l'abattage lorsque la viande n'est pas emballée ni étiquetée, l'entreposage, le criblage de semence et d'autres services à forfait pour les produits biologiques en vrac lorsque les produits demeurent la propriété du producteur ou transformateur primaire) qui n'est pas encore dans un emballage étanche, à l'exception de la vente au détail et du transport.

En ce qui concerne le transport de produits biologiques qui ne sont pas emballés ou étiquetés, l'OC vérifie que l'intégrité biologique du produit est préservée en examinant l'affidavit signé par l'entreprise de camionnage ou en utilisant une autre méthode.

Dans les cas où un fournisseur de services ne détient pas d'attestation de conformité, il incombe au titulaire du certificat de s'assurer que les services et les activités sont menés conformément aux exigences du RBC. Ces activités doivent être incluses dans le plan de production biologique du titulaire du certificat ou du demandeur et être vérifiées par l'OC dans le cadre de l'inspection sur place du titulaire du certificat ou du demandeur.

C.11.2 Procédure de délivrance d'une attestation de conformité dans le cadre du RBC

C.11.2.1 L'OC vérifie que les activités sont réalisées conformément à la norme CAN/CGSB 32.310 ou CAN/CGSB 32.312 afin de préserver l'intégrité du produit biologique.

C.11.2.2 L'OC suit les étapes exposées à la section C.2 du Manuel de fonctionnement du RBC qui s'appliquent à l'activité menée. À tout le moins, l'OC doit :

  • C.11.2.2.1 demander au fournisseur de services de remplir un formulaire de demande
  • C.11.2.2.2 demander un plan de production biologique et des documents pertinents qui démontrent comment l'intégrité du produit biologique est préservée
  • C.11.2.2.3 vérifier la conformité aux normes CAN/CGSB 32.310 et CAN/CGSB 32.312 selon l'activité menée
  • C.11.2.2.4 réaliser une inspection annuelle à un temps où le produit biologique est manipulé ou comme il est décrit à la section C.2.2.11
  • C.11.2.2.5 faire un suivi de non-conformité comme il est décrit à la section C.2.3

C.11.2.3 Les OC agréés par l'ACIA doivent :

  • C.11.2.3.1 délivrer une « attestation de conformité » en utilisant le modèle présenté à l'annexe 1 du Manuel de fonctionnement du RBC, qui sera valide pendant douze mois à partir de la date de délivrance
  • C.11.2.3.2 suspendre ou annuler une « attestation de conformité », le cas échéant, comme il est décrit à la section C.2.8

C.11.2.4 Les OC agréés par l'ACIA sont tenus d'accepter l'« attestation de conformité » délivrée par tout OC agréé par l'ACIA qui respecte les exigences du RSAC pour la préservation de l'intégrité et ne doivent pas exiger d'autre vérification.

C.12 Exigences relatives à la certification de groupes de producteurs en application du RBC

C.12.1 Exigences pour les groupes de producteurs

C.12.1.1 Un groupe de producteurs peut seulement obtenir une certification auprès d'un OC agréé par l'ACIA dans le cadre du RBC et habilité à certifier les groupes de producteurs.

C 12.1.2 L'OVC évalue la capacité de l'OC à certifier des groupes et recommande l'OC à des fins d'agrément par l'ACIA. Un OC est agréé pour les groupes de producteurs s'il a des politiques et des procédures permettant la vérification de la conformité du groupe et de chaque membre du groupe.

C.12.1.3 Le groupe de producteurs composé d'unités de production, de sites ou d'établissements est constitué en « personne » conformément à la partie 13 du RSAC.

C.12.1.4 Le groupe de producteurs peut être constitué en coopérative ou en groupe structuré de producteurs affilié à un transformateur.

C.12.1.5 Tous les membres du groupe de producteurs ont des systèmes de production semblables et sont proches sur le plan géographique. Seuls les petits agriculteurs peuvent être membres du groupe visé par la certification de groupe. Les grandes exploitations peuvent également faire partie du groupe mais doivent être inspectées annuellement par l'OC.

C.12.1.6 Le groupe de producteurs est constitué officiellement et a conclu des ententes écrites avec ses membres. Il a une administration centrale, des procédures décisionnelles établies et une forme juridique.

C.12.1.7 Le groupe de producteurs a un système de contrôle interne efficace et documenté.

C.12.1.8 L'administration du groupe de producteurs signe une entente exécutoire avec l'OC qui précise les responsabilités des deux parties. L'administration obtient des conventions signées de tous les membres du groupe de producteurs comme quoi ils acceptent de se conformer aux normes canadiennes sur les produits biologiques et permettent des inspections par l'OC, l'OVC ou l'ACIA.

C.12.1.9 Le groupe de producteurs a des pratiques d'exploitation uniformes et applique des procédures ou des méthodes cohérentes, en utilisant les mêmes intrants et procédés.

C.12.1.10 La participation au groupe de producteurs est restreinte aux membres qui commercialisent leur production biologique seulement par le biais du groupe, à moins que le membre ne soit certifié individuellement.

C.12.2 Exigences relatives au système de contrôle interne

C.12.2.1 Le groupe de producteurs documente et met en place un système de contrôle interne (SCI) et de supervision. Il documente aussi les pratiques de production et les intrants qui sont utilisés dans chaque sous-unité, et qui sont recueillis à chaque unité de production, site ou établissement afin de se conformer au Régime Bio-Canada.

C12.2.2 Le système de contrôle interne comprend une entente contractuelle avec chaque membre du groupe de producteurs.

C.12.2.3 Le système de contrôle interne est mis en œuvre par du personnel compétent. Ce sont des inspecteurs internes désignés par le groupe de producteurs qui réalisent les contrôles internes.

C.12.2.4. Un nombre suffisant d'inspecteurs internes sont désignés au sein du groupe. Les inspecteurs internes sont formés et s'assurent que les risques de conflits d'intérêts sont limités.

C.12.2.5 Les inspecteurs internes réalisent au moins 1 visite d'inspection annuelle chez chaque exploitant, et visitent les champs et établissements.

C.12.2.6 Le système de contrôle interne contient des registres appropriés dont :

  • une description de la production et les spécifications de production ou de préparation des produits faisant l'objet de la demande
  • des cartes et une description des fermes et des établissements de tous les membres
  • la liste des intrants
  • une copie des plans de production ou de préparation biologique
  • les mesures correctives exigées par l'OC au cours du cycle précédent de certification, ainsi que toutes les mesures correctives mises en œuvre par les membres relativement à ces exigences
  • une liste complète des membres du groupe
  • la vérification continue de la réalisation des inspections internes
  • un sommaire des rapports sur les inspections internes

C.12.2.7 Le système de contrôle interne prévoit un mécanisme pour retirer de la liste les membres du groupe qui ne sont pas conformes. L'OC est avisé lorsqu'un membre (non conforme) fait l'objet de sanctions ou lorsqu'il se retire volontairement.

C.12.2.8 Le système de contrôle interne consigne toutes les non-conformités. Le SCI exige une réponse de l'exploitant à son rapport de non-conformité dans les 30 jours suivant sa réception. Dans sa réponse, l'exploitant démontre qu'il a pris des mesures correctives pour corriger chaque non-conformité, ou propose un plan par étapes pour remédier à chacune des non-conformités. Le plan inclut une date d'achèvement des mesures au plus 90 jours ouvrables après la réception du rapport de non-conformité. Le SCI accepte des délais plus longs que ceux précisés pour la résolution d'une non-conformité s'ils sont justifiés et documentés.

C.12.3 Certification initiale

C.12.3.1 L'OC évalue l'efficacité du système de contrôle interne pour s'assurer de la conformité de tous les membres aux exigences énoncées dans les normes CAN/CGSB 32.310, CAN/CGSB 32.311 et CAN/CGSB 32.312.

C.12.3.2 L'inspection de certification du groupe de producteurs par l'OC comprend une évaluation des risques de bris de l'intégrité biologique au sein du groupe de producteurs et dans le lieu géographique où il exerce ses activités. Un échantillon de tous les sites sous la responsabilité du groupe de producteurs fait l'objet de visites d'inspection par l'OC pour évaluer l'effcacité du SCI. L'OC peut justifier des exceptions à cette règle sur la base d'une évaluation des risques.

C.12.3.3 Le pourcentage de membres du groupe qui doit faire l'objet d'une inspection initiale de certification varie selon les résultats de l'évaluation du risque et des calculs suivantes :

C.12.3.3.1 Les facteurs pour définir le risque comme normal, moyen et élevé doivent inclure :

C.12.3.3.1.1 des facteurs liés à l'importance du groupe de producteurs

  • taille de l'organisation et des sites
  • valeur des produits
  • nombre d'années d'activité du groupe de producteurs
  • nombre d'inscriptions annuelles de nouveaux membres
  • roulement de personnel
  • structure d'administration du système de contrôle interne

C.12.3.3.1.2 des facteurs liés aux caractéristiques du groupe de producteurs

  • changements dans les systèmes de production
  • risques de mélange ou de contamination de produits
  • dispersion géographique des sites
  • degré d'uniformité entre les unités de production, sites ou établissements

C.12.3.3.2 Pour une situation de risque normal, le pourcentage de membres du groupe qui doit faire l'objet d'une inspection initiale de certification ne doit être inférieur à la racine carrée du nombre total d'unités sous la responsabilité du groupe.

C.12.3.3.3 Lorsque le risque est moyen, le produit de la formule de C.12.3.3.2 est multiplié par 1,2.

C.12.3.3.4 Lorsque le risque est élevé, le produit de la formule de C.12.3.3.2 est multiplié par 1,4.

C.12.3.3.5 Tous les totaux de calcul de C.12.3.3.2 - C.12.3.3.4 se terminant par des décimales doivent être arrondis au nombre entier suivant.

C.12.3.4 L'OC assigne des AV qui sont formés adéquatement en inspection des systèmes de contrôle interne.

C.12.3.5 Au cours de l'inspection de certification, l'AV vérifie que :

  • C.12.3.5.1 tous les documents de contrôle interne y sont
  • C.12.3.5.2 des inspections internes de tous les membres du groupe sont réalisées chaque année
  • C.12.3.5.3 les nouveaux membres sont acceptés au sein du groupe seulement après avoir bien corrigé les non-conformités observées au cours de l'inspection interne, conformément aux procédures convenues avec l'OC
  • C.12.3.5.4 toutes les non-conformités ont été traitées de manière appropriée par le système de contrôle interne
  • C.12.3.5.5 des registres d'inspection sont tenus par le système de contrôle interne

C.12.3.6 L'AV réalise un audit en présence de témoins pour s'assurer que les inspections du système de contrôle interne sont menées conformément à la procédure écrite.

C.12.4 Maintien de la certification

C.12.4.1 Chaque année, l'OC définit et justifie un échantillon de membres en fonction du risque, et cet échantillon est assujetti à 1 inspection annuelle pour évaluer l'effcacité du SCI.

C.12.4.2 Les membres visités par l'OC sont en majorité différents d'une année à l'autre. En plus des facteurs de risque définis au C.12.3.3.1, les OC peuvent prendre en compte les critères de sélection suivants lors de la sélection des sites faisant l'objet de visites:

  • les résultats de l'inspection du système de contrôle interne
  • les dossiers de plainte
  • les variations importantes de la taille des sites
  • les modifications apportées depuis la dernière certification

C.12.4.3 Dans les situations à risque élevé, l'OC peut augmenter le pourcentage de membres du groupe qui doit faire l'objet d'une inspection annuelle à au moins 2 fois la racine carrée du nombre de membres du groupe de producteurs (par exemple, le SCI a émis un lot de sanctions internes ou un lot de nouveaux membres producteurs).

C.12.4.4 L'OC vérifie que le groupe de producteurs maintient une liste à jour de tous les membres et qu'il informe l'OC rapidement de tout changement apporté au statut de ses membres ou au groupe dans son ensemble.

C.12.4.5 L'OC vérifie que le groupe de producteurs a établi une procédure pour l'intégration de nouveaux membres.

C.12.5 Registres

C.12.5.1 L'OC vérifie que le groupe de producteurs a établi un protocole pour la tenue de registres pour chaque unité de production, site ou établissement du groupe de producteurs.

C.12.5.2 L'OC tient un registre des inspections d'échantillons réalisées pour s'assurer que les inspections sont représentatives de l'ensemble du groupe de producteurs dans le temps et qu'elles tiennent compte des risques précédemment notés.

C.12.6 Documents relatifs à la certification

C.12.6.1 L'OC fournit des documents de certification au groupe de producteurs en tant qu'entité. Un membre d'un groupe de producteurs dont les activités ou les produits sont certifiés ne peut détenir un certificat individuel à moins d'avoir obtenu sa propre certification indépendamment de celle du groupe de producteurs.

C.12.7 Suspension et annulation

C.12.7.1 L'OC tient l'ensemble du groupe de producteurs responsable de la conformité de tous ses membres.

C.12.7.2 L'OC a une politique documentée de suspension en cas de non-conformité du groupe de producteurs ou d'un membre.

C.12.7.3 Aux termes de la partie 13 du RSAC, l'OC suspend ou annule la certification décernée à l'ensemble du groupe de producteurs, lorsque le système de contrôle interne de ce dernier n'intervient pas face à des non-conformités.

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