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Procédure opérationnelle : Émission d'une lettre de non-conformité

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1. Objet

L'objectif du présent document est de fournir au personnel d'inspection de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) une procédure normalisée à suivre lors de l'émission d'une lettre de non-conformité (LNC).

Le présent document accompagne d'autres documents d'orientation de l'Agence tels que référés dans la section 3.0.

L'orientation présentée ci-dessous doit être utilisée lorsque le personnel d'inspection a déterminé que l'émission d'une LNC est l'intervention réglementaire appropriée à la non-conformité en question, tel que le Processus d'intervention réglementaire normalisé.

L'émission d'une LNC peut ne pas s'appliquer à tous les programmes d'inspection de l'ACIA et que les inspecteurs devraient consulter les lois applicables et les directives ou procédures d'application de la loi liées au programme.

2. Autorités réglementaires

Une LNC est une mesure de procédure administrative établie conformément à une politique et ne correspond pas à un outil d'application de la loi législatif.

3. Documents de référence

4. Définitions

Sauf indication ci-dessous, les définitions figurent dans un des documents suivants :

5. Acronymes

ACIA
Agence Canadienne d'Inspection des Aliments
LNC
Lettre de non-conformité
PPNS
Plateforme de prestation numérique de services

6. Procédure opérationnelle

Le personnel d'inspection de l'ACIA doit suivre cette procédure lorsqu'il a pris la décision d'émettre un LoNC, tel que mentionné dans le Processus d'intervention réglementaire normalisé et les directives spécifiques aux denrées.

La LNC est une mesure administrative utilisée pour documenter une infraction aux lois misent en application par l'ACIA. Elle sert d'avis à la partie réglementée et fait partie de l'historique de non-conformité collecté administrativement par l'agence. Conformément à la Processus d'intervention réglementaire normalisé, cette information est documentée pour appuyer les mesures d'application de la loi si elles sont requises dans le futur.

L'utilisation d'une LNC peut être justifiée dans les situations dans lesquelles :

Le processus décisionnel en matière d'application de la loi du Processus d'intervention réglementaire normalisé aidera à déterminer si une LNC constitue une intervention appropriée à la non-conformité en question.

6.1 Élaborer la LNC

L'inspecteur se réfère à l'Annexe 1 lors de l'élaboration d'une LNC. Cette lettre devrait comprendre les renseignements suivants :

Les renseignements ci-dessus peuvent être ajustés pour tenir compte des circonstances de chaque incident de non-conformité. Il est toutefois recommandé que tous les renseignements susmentionnés soient compris et formulés en se rapprochant le plus possible du modèle recommandé, tel que l'Annexe 1.

Une LNC devrait être signée par l'inspecteur, un superviseur ou un gestionnaire d'inspection, conformément à au Processus d'intervention réglementaire normalisé. Si la partie réglementée s'oppose ou remet en question le contenu de la LNC, le soussigné sera le point de contact pour discuter des questions décrites dans la lettre.

6.2 Remettre la LNC à la partie réglementée

Envoyez l'original de la LNC signée par l'inspecteur ou le responsable de l'inspection qui a pris la décision à la partie réglementée par courrier recommandé, par courrier ou en personne. Si la signature est numérique, envoyez la lettre par courriel.

Effectuez un suivi auprès du titulaire du permis par téléphone ou en personne, si la lettre a été envoyée par courrier recommandé ou par courriel, pour vous assurer qu'il a reçu l'avis et qu'il le comprend.

La LNC devrait être remise à la partie réglementée avec une copie du ou des rapports d'inspection associés ayant abouti à son émission.

La LNC devrait préférablement être remise en main propre à la partie réglementée par un inspecteur (de préférence l'inspecteur qui a effectué l'inspection). Lors de la remise à la partie réglementée, l'inspecteur doit clairement expliquer :

6.3 Documenter le processus relatif à la LNC

Le processus de remise de la lettre et l'interaction avec la partie réglementée doivent être documentés dans les notes de l'inspecteur. Les notes et une copie (photocopie, scanné ou copie avec signature numérique) de la LNC devrait être incluse dans le dossier aux fins de consultation ultérieure. Si la LNC a été remise par courrier recommandé ou par courrier, une copie de l'avis de livraison doit être incluse dans le dossier. Une pratique exemplaire consiste à conserver une copie de la correspondance originale signée aux fins de classement et à écrire au verso :

Si la lettre a été signée numériquement et envoyée par courriel, des copies du courriel et de la lettre signée doivent être sauvegardées dans le SGDDI.

6.4 Suivi de la recommandation et de l'émission de la LNC

Utilisateurs de la Plateforme de prestation numérique de services (PPNS) :

Entrer les détails des mesures de mise en application dans la PPNS. Pour ce faire, référer au Processus d'inspection standardisé, section A.5.5.2 Saisie de mesures d'intervention réglementaire et à la Procédure opérationnelle normalisée de la PPNS PON INS – Gérer un enregistrement de non-conformité (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 10636921) . Dans l'onglet Détails de la réponse à la non-conformité, ajouter une nouvelle mesure réglementaire et sélectionner le type de mesure réglementaire : Lettre de non-conformité. Les détails de la mesure réglementaire sont saisis après que la décision d'émettre une LNC a été prise, sélectionner État de la mesure : Émise. Au minimum, ajouter une copie de la LNC à la sous-grille Documents du nouveau registre de réponse réglementaire.

Pour les programmes d'inspection qui n'ont pas encore été intégrés dans la PPNS :

Saisissez les détails de la mesure d'application de la loi en utilisant les procédures établies.

L'enregistrement de cette information est nécessaire pour documenter l'historique de conformité d'une partie réglementée et pour s'assurer que la non-conformité est documentée dans le cadre du Continuum de la conformité et de l'application de la loi.

7. Annexes

Annexe 1 – Formulaires et modèles

Pour toute demande de renseignements généraux sur cette procédure opérationnelle, veuillez utiliser les voies de communication établies, notamment en envoyant un formulaire électronique de demande de suivi (FEDS) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).

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