Procédure opérationnelle : Émission d'une lettre de non-conformité

Sur cette page

1. Objet

L'objectif du présent document est de fournir au personnel d'inspection de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) une procédure normalisée à suivre lors de l'émission d'une lettre de non-conformité (LNC).

Le présent document accompagne d'autres documents d'orientation de l'Agence tels que référés dans la section 3.0.

L'orientation présentée ci-dessous doit être utilisée lorsque le personnel d'inspection a déterminé que l'émission d'une LNC est l'intervention réglementaire appropriée à la non-conformité en question, tel que le précise le Processus d'intervention réglementaire normalisé.

L'émission d'une LNC peut ne pas s'appliquer à tous les programmes d'inspection de l'ACIA. Les inspecteurs devraient consulter les lois applicables et les directives ou procédures d'application de la loi liées au programme.

2. Autorités réglementaires

Une LNC est une mesure d`application de la loi administrative établie conformément à une politique et ne correspond pas à un outil d'application de la loi au sens légal.

3. Documents de référence

4. Définitions

Sauf indication ci-dessous, les définitions figurent dans un des documents suivants :

5. Acronymes

ACIA
Agence Canadienne d'Inspection des Aliments
LNC
Lettre de non-conformité
PPNS
Plateforme de prestation numérique de services

6. Procédure opérationnelle

Le personnel d'inspection de l'ACIA doit suivre cette procédure lorsque la décision est prise d'émettre une LNC, tel que mentionné dans le Processus d'intervention réglementaire normalisé (PIRN) et les directives spécifiques aux denrées.

La LNC est une mesure d`application de la loi administrative utilisée pour documenter une infraction aux lois misent en application par l'ACIA. Elle sert d'avis à la partie réglementée qu`une infraction à la loi ou au règlement concerné a été commise et fait partie de l'historique de conformité de la partie réglementée. Cette information est documentée pour appuyer les mesures d'application de la loi si elles sont requises dans le futur, conformément au PIRN.

L'utilisation d'une LNC peut être justifiée dans les situations dans lesquelles :

  • la non-conformité n'a pas entraîné ou n'entraînera probablement pas de préjudice grave ou très grave (tel que des risques pour la santé et la sécurité aux humains, aux végétaux ou aux animaux ou une fraude commerciale)
  • la non-conformité est involontaire
  • l'inspecteur estime qu'une LNC aura l'effet dissuasif visé
  • la partie réglementée a de bons antécédents en matière de conformité

Le processus décisionnel en matière d'application de la loi du PIRN aide à déterminer si une LNC constitue une intervention appropriée à la non-conformité en question.

6.1 Élaborer la LNC

L'inspecteur se réfère à l'Annexe 1 lors de l'élaboration d'une LNC. Cette LNC devrait comprendre les renseignements suivants :

  • la date d'émission de la LNC
  • la date et le lieu de la non-conformité
  • le nom et l'adresse de la partie réglementée
  • l'objet
  • le ou les articles de la loi ou du règlement sujets à la non-conformité
  • un résumé des faits et une brève description de la non-conformité, la ou les dates auxquelles des mesures correctives efficaces doivent être en place pour éviter d'autres mesures d'application de la loi, le cas échéant
  • afin d'établir des échéanciers et des dates limites en fonction de la gravité de la non-conformité, se référer à la Procédure d'inspection standardisée
  • le nom et le numéro de téléphone de la personne-ressource

Les renseignements ci-dessus peuvent être ajustés pour tenir compte des circonstances de chaque incident de non-conformité. Il est toutefois recommandé que tous les renseignements susmentionnés soient compris et formulés en se rapprochant le plus possible du modèle recommandé, tel que l'Annexe 1.

Une LNC devrait être signée par l'inspecteur, un superviseur ou un gestionnaire d'inspection, conformément au PIRN. Si la partie réglementée s'oppose ou remet en question le contenu de la LNC, le soussigné sera le point de contact pour discuter des questions décrites dans la LNC.

6.2 Remettre la LNC à la partie réglementée

Envoyez l'original de la LNC signée par l'inspecteur, le superviseur ou le gestionnaire d'inspection qui a pris la décision à la partie réglementée par courriel, courrier recommandé, par courrier ou en personne. Si elle est envoyée par courriel, elle peut être signée numériquement.

Effectuez un suivi auprès de la partie réglementée par courriel, téléphone ou en personne, le cas échéant, pour s`assurer qu'elle a reçu et comprend la LNC.

La LNC devrait être remise à la partie réglementée avec une copie du ou des rapports d'inspection ainsi que documents associés ayant abouti à son émission.

La LNC devrait préférablement être remise en main propre à la partie réglementée par un inspecteur (de préférence l'inspecteur qui a effectué l'inspection). Lors de la remise à la partie réglementée, l'inspecteur doit clairement expliquer :

  • le contenu de la LNC
  • les autorités réglementaires des inspecteurs
  • les exigences réglementaires auxquelles les partie réglementée sont tenues de se conformer, ainsi que
  • les conséquences éventuelles d'autres cas de non-conformité

6.3 Documenter le processus relatif à la LNC

Le processus de remise de la LNC et l'interaction avec la partie réglementée doivent être documentés dans les notes de l'inspecteur. Les notes et une copie (photocopie, numérisé ou copie avec signature numérique) de la LNC devrait être incluse dans le dossier aux fins de consultation ultérieure. Si la LNC a été remise par courrier recommandé ou par courrier, une copie de l'avis de livraison doit être incluse dans le dossier. Une pratique exemplaire consiste à conserver une copie de la correspondance originale signée aux fins de classement et à écrire au verso :

  • l'heure et la date
  • méthode et destination de la distribution de la LNC
  • les initiales du ou des inspecteurs
  • le nom de la partie réglementée ou du représentant recevant la LNC (si elle a été remise en main propre)
  • les renseignements pertinents qui peuvent être recoupés avec les notes de l'inspecteur

Si la LNC a été signée numériquement et envoyée par courriel, des copies du courriel et de la LNC signée doivent être sauvegardées dans le SGDDI.

6.4 Suivi de la recommandation et de l'émission de la LNC

Utilisateurs de la Plateforme de prestation numérique de services (PPNS) :

Entrer les détails des mesures prises dans la PPNS. Pour ce faire, référer au Processus d'inspection standardisé, section A.5.5.2 Saisie de mesures d'intervention réglementaire et à la Procédure opérationnelle normalisée de la PPNS PON INS – Gérer un enregistrement de non-conformité (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 10636921) . Dans l'onglet Détails de la réponse à la non-conformité, ajouter une nouvelle mesure réglementaire et sélectionner le type de mesure réglementaire : Lettre de non-conformité. Les détails de la mesure réglementaire sont saisis après que la décision d'émettre une LNC a été prise, sélectionner État de la mesure : Émise. Au minimum, ajouter une copie de la LNC à la sous-grille Documents du nouveau registre de réponse réglementaire.

Pour les programmes d'inspection qui n'ont pas encore été intégrés dans la PPNS :

Saisissez les détails de la mesure d'application de la loi en utilisant les procédures établies.

L'enregistrement de cette information est nécessaire pour documenter l'historique de conformité d'une partie réglementée et pour s'assurer que la non-conformité est documentée dans le cadre du Continuum de la conformité et de l'application de la loi.

7. Annexes

Annexe 1 – Formulaires et modèles

Pour toute demande de renseignements généraux sur cette procédure opérationnelle, veuillez utiliser les voies de communication établies, notamment en envoyant un formulaire électronique de demande de suivi (FEDS) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).

Date de modification: