MSQ-08 : Manuel du système de gestion de la qualité destiné aux auditeurs de l'Agence canadienne d'inspection des aliments responsables du Programme de conformité des établissements de transformation approuvés à l'égard de l'agrile du frêne (PCEAAF)

Table des matières

Personne-ressource

Pour obtenir des éclaircissements ou des renseignements supplémentaires, communiquer avec l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA).

Révision

Cette procédure MSQ sera révisée tous les 5 ans, sauf avis contraire.

Approbation

Approuvé par :

espace
Dirigeant principal de la protection des végétaux

Registre des modifications

Numéro de la modification Modifié par Date de soumission aux fins d'approbation Résumé de la modification et nombre de page(s) modifiée(s)
1 Mireille Marcotte février 2012 Des changements ont été apportés dans tout le document pour clarifier les exigences du PCEAAF. Les établissements approuvés n'ont plus à soumettre un formulaire de demande de participation à tous les ans (voir section 4.0). L'annexe 3 et l'annexe 4 ont été mises à jour pour tenir compte des modifications effectués dans le MSQ-07 et ce document. La Classification des non-conformités a été ajoutée à l'annexe 6.
2 Isabelle Gosselin Mars 2014 Des changements ont été apportés dans tout le document pour clarifier les exigences du PCEAAF. La fréquence des audits par année a été mise à jour. L'audit de système a été enlevé. Toute référence au « Formulaire de conformité pour le transport de produits réglementés » a été supprimé dans l'ensemble du document.

Liste de distribution

  1. Liste d'envoi de la Direction (Régions, Centres opérationnels, ERP, USDA, autres ministères fédéraux)
  2. Gouvernements provinciaux (par l'entremise des Régions)
  3. Organisations sectorielles nationales (Association des produits forestiers du Canada, Canadian Hardwood Bureau, Conseil d'accréditation de la Commission canadienne de normalisation du bois d'œuvre et autres représentants de l'industrie)
  4. Site Web de l'ACIA
  5. Représentants de l'industrie nord-américaine du transport
  6. Établissements participant au PCEAAF et/ou souhaitant y participer.

Introduction

Le présent Manuel du système de gestion de la qualité destiné aux auditeurs vient compléter la directive D-03-08 de l'ACIA, « Exigences phytosanitaires visant à prévenir l'introduction et la propagation au Canada de l'agrile du frêne, Agrilus planipennis Fairmaire ». Le présent document fournit au personnel de l'ACIA les procédures et les listes de vérification requises pour l'examen des demandes de participation au PCEAAF et pour l'audit des établissements approuvés dans le cadre du PCEAAF. Les éléments requis et les directives destinées aux établissements qui souhaitent être inscrits et participer au PCEAAF sont énoncés dans le MSQ-07 « Manuel du système de gestion de la qualité destiné aux établissements participants au Programme de conformité des établissements approuvés à l'égard de l'agrile du frêne (PCEAAF) ».

1.0 Portée

Le présent document est destiné au personnel de l'ACIA chargé d'inscrire les établissements au PCEAAF et d'effectuer les audits des établissements approuvés dans le cadre du PCEAAF.

2.0 Références

3.0 Définitions, abréviations et abbres

Les définitions des termes utilisés dans le présent document se trouvent dans le Glossaire de la Division de la protection des végétaux ou dans le Glossaire des termes phytosanitaires de la Convention internationale pour la protection des végétaux (CIPV) (NIMP 5).

4.0 Inscription au PCEAAF

Pour faire une demande de participation au PCEAAF, l'établissement doit présenter un formulaire de demande de participation dûment remplie (annexe 1 du MSQ-07) ainsi qu'une copie de son Manuel du système de gestion de la qualité (ci-après appelé Manuel qualité) au bureau de l'ACIA de sa région, aux fins d'examen et d'approbation. L'ACIA examine et compare le Manuel qualité aux exigences spécifiées dans la directive D-03-08 et le MSQ-07.

Une fois le Manuel du système qualité approuvé, un audit d'évaluation est mené dans l'établissement. Si l'audit d'évaluation détermine que l'établissement est en règle, ce dernier peut être inscrit au PCEAAF. L'agent régional de programme (ARP) approuve la demande de participation et envoie une copie du formulaire de demande et du Manuel qualité au Spécialiste du programme du centre opérationnel pour approbation finale. La section des Ressources forestières de la Division de la Biosécurité des végétaux et de la Foresterie émettra un numéro d'inscription au PCEAAF et ajoutera les coordonnées de l'établissement à la liste publique des établissements approuvés dans le cadre du PCEAAF, affichée sur le site Web de l'ACIA.

Une fois approuvé, l'établissement doit maintenir une copie à jour de son Manuel qualité et la rendre disponible à l'ACIA immédiatement sur demande.

5.0 Audits et examens

L'ACIA se réserve le droit de mener des audits en tout temps pendant les heures normales de travail des établissements inscrits au PCEAAF. Dans chaque région, un ARP sera responsable de la surveillance de la prestation des audits d'établissements. Ceci inclue s'assurer que les membres de l'équipe d'audit soient adéquatement formés pour faire les audits, conserver la documentation liée aux audits, s'assurer que les audits soient faits selon les normes du programme et maintenir une liste de tous les établissements enregistrés dans leur juridiction régionale. Les membres de l'équipe d'audit doivent avoir complété avec succès le cours de l'ACIA 'Bien comprendre la vérification' et avoir un minimum d'un an d'expériences dans la prestation de programmes de la Protection des végétaux.

Il incombe à l'auditeur de l'ACIA d'effectuer les tâches suivantes :

  • Former et diriger les équipes d'audit
  • Remplir, conserver et sauvegarder les copies des registres d'audit
  • Distribuer le rapport d'audit dans les cinq (5) jours ouvrables
  • Effectuer le suivi des Demandes de mesures correctives (DMC)
  • S'assurer que les audits sont menés conformément aux normes du PCEAAF
  • Tenir une liste de tous les établissements participant au PCEAAF dans son territoire de compétence, avec la situation de ces établissements et tout autre renseignement pertinent
  • Évaluer la conformité des établissements participant au PCEAAF
  • Délivrer des certificats de circulation qui autorisent le transport de produits réglementés en territoire canadien

Réunion d'ouverture – L'auditeur de l'ACIA doit organiser une réunion d'ouverture pour l'équipe d'audit avec le responsable de la certification (RC) et tout autre employé pertinent de l'établissement participant, afin de discuter, entre autres, des critères d'audit, de la disponibilité des employés, de la méthode d'exécution de l'audit, de la méthode de traitement des non-conformités observées pendant l'audit, de l'heure et du lieu de la réunion de clôture et de la distribution du rapport d'audit.

Réunion de fermeture – L'auditeur de l'ACIA doit rencontrer le RC pour examiner les constatations, discuter des non-conformités et décider d'un plan de mesures correctives. De plus, les non-conformités critiques doivent être signalées, car elles entraînent une suspension immédiate de la participation au PCEAAF.

Le matériel requis pour mener les audits est précisé à l'annexe 1. Les rapports d'audit seront remplis et distribués selon le Rapport d'audit de l'ACIA se trouvant à l'annexe 2. Le numéro de Rapport d'audit sera généré comme suit : Année de calendrier-Région-Établissement-Type d'audit-Numéro de rapport.

Un diagramme des opérations décrivant les audits et le statut de l'établissement est présenté à l'annexe 5 du MSQ-07.

5.1 Examen du Manuel qualité

L'ACIA examine le Manuel qualité des établissements qui font une demande de participation au PCEAAF de même que les Manuels révisés subséquemment par les établissements approuvés. Le Manuel qualité décrit le processus et les procédures spécifiques mis en œuvre par l'établissement afin de réduire les risques phytosanitaires de propagation de l'agrile du frêne liés au transport des produits réglementés.

L'ACIA examine le Manuel qualité afin de s'assurer qu'il répond aux exigences du PCEAAF énoncées dans la directive D-03-08 et le MSQ-07. Le personnel de l'ACIA doit utiliser la liste de vérification présentée à l'annexe 3 pour évaluer le Manuel qualité. Si celui-ci ne respecte pas les exigences du PCEAAF, le personnel de l'ACIA doit relever les lacunes et informer le demandeur des modifications à apporter.

5.2 Audit d'évaluation

À la suite de l'approbation du Manuel qualité, l'ACIA effectue un audit d'évaluation, qui est un examen systémique servant à vérifier que l'établissement mène des activités d'exploitation conformément aux procédures énoncées dans son Manuel qualité et que ces procédures réduisent le risque de propagation de l'agrile du frêne. La liste de vérification se trouvant à l'annexe 4 doit être utilisée pour l'audit d'évaluation.

Pour la majorité des établissements, il y a un seul audit d'évaluation. Des audits d'évaluation subséquents sont nécessaires lorsqu'il faut confirmer que l'établissement dont la participation au programme a été annulée en raison de non-conformités a bien mis en œuvre les mesures correctives nécessaires pour les corriger. L'ACIA produit un rapport d'audit, qui est remis à l'établissement comme registre de l'audit (annexe 2).

5.3 Audit de surveillance

Les audits de surveillance servent à vérifier de façon régulière que les procédés et les procédures décrits dans le Manuel qualité de l'établissement sont bien mis en œuvre de manière à atténuer efficacement les risques de propagation de l'agrile du frêne. La fréquence des audits est décrite dans le tableau 1. La fréquence des audits peut être augmentée pour les établissements faisant l'objet de non conformités, à la discrétion de l'ARP ou de l'inspecteur de l'ACIA qui surveille les audits du PCEAAF. L'audit de surveillance est effectué à l'aide de la liste de vérification de l'annexe 4, qui comprend une section sur la vérification des procédés du traitement thermique, pour les cas où un programme de traitement spécifique a été autorisé par l'ACIA. L'ACIA produit un rapport d'audit, qui est remis à l'établissement comme registre de l'audit (annexe 2).

5.4 Audit de surveillance du nettoyage

L'ACIA mène un audit de surveillance du nettoyage, au plus tard le 31 mars de chaque année, afin de confirmer que les établissements situés dans des zones non réglementées sont entièrement exempts de produits règlementés non conformes. L'audit de surveillance du nettoyage doit être terminé au plus tard le 31 mars afin de garantir que les établissements situés dans les zones non réglementées sont exempts de produits réglementés non conformes avant le début de la période à risque élevé. La date limite de l'audit de surveillance du nettoyage peut être revue chaque année par l'ACIA dans le cas de certains établissements situés dans des zones où des conditions climatiques hivernales associées à une période à faible risque qui persistent encore après le 31 mars.

Les établissements situés dans des zones non réglementées présentant des non-conformités majeures ou critiques doivent les corriger au plus tard le 31 mars. L'établissement doit informer l'ACIA lorsqu'il est prêt à subir l'audit de surveillance du nettoyage.

L'audit de surveillance du nettoyage est effectué à l'aide de la liste de vérification se trouvant à l'annexe 4, qui comprend une section portant sur la vérification du nettoyage des établissements situés dans des zones non réglementées. L'ACIA produit un rapport d'audit, qui est remis à l'établissement comme registre de l'audit (annexe 2).

Tableau 1 : Fréquence des audits
1ière année 2ième année et les suivantes
Établissement menant des activités d'exploitation aux termes du PCEAAF uniquement pendant la période à faible risque
Audit d'évaluation (avant le 1ier octobre) 1 0
Audit de surveillance (≈ Octobre) 0 1
Audit de surveillance (≈ Janvier) 1 0
Audit de surveillance du nettoyage 1 1
(Total) (3) (2)
Établissement menant des activités d'exploitation aux termes du PCEAAF toute l'année
Audit d'évaluation 1 0
Audit de surveillance 2 2
(Total) (3) (2)

6.0 Exigences relatives au transport en territoire canadien

L'ACIA délivre aux établissements en règle un certificat de circulation qui leur permet de transporter des produits réglementés conformes à l'extérieur d'une zone réglementée. Le certificat de circulation est valide pendant la période s'écoulant entre deux audits consécutifs. Si l'audit de surveillance donne lieu à une évaluation positive, un nouveau certificat de circulation est délivré à l'établissement. Un respect strict des conditions du certificat de circulation est requis.

7.0 Transport du bois de chauffage en territoire canadien

Consulter la section 6 du MSQ-07.

8.0 Non-conformité

Lorsqu'une non-conformité est détectée, l'établissement doit mettre en œuvre des mesures correctives. Toute non-conformité détectée par l'établissement doit être documentée, tel que décrit dans leur Manuel, et être présentée à l'ACIA. L'ACIA remet à l'établissement un rapport de Demande de mesures correctives (DMC), (annexe 5) dans lequel elle décrit la non-conformité, les mesures correctives à appliquer ainsi que la date d'audit à laquelle elle vérifiera si la non-conformité a été corrigée. Le numéro de rapport de DMC sera généré comme suit : Année de calendrier-Région-Établissement-Type d'audit-Numéro de rapport de DMC.

Un certificat de circulation est délivré une fois que l'ACIA est convaincue que l'établissement a correctement appliqué les mesures correctives. L'ACIA peut augmenter la fréquence des audits d'un établissement jusqu'à ce que toutes les mesures correctives aient été appliquées de manière satisfaisante. Les conséquences des trois types de non-conformités sont décrites ci-dessous. Des exemples de non-conformités sont présentés à l'annexe 6.

8.1 Non-conformités mineures

La DMC doit être mise en œuvre et approuvée par l'ACIA avant le prochain audit prévu.

8.2 Non-conformités majeures

La DMC doit être mise en œuvre et approuvée par l'ACIA dans les dix (10) jours ouvrables suivants.

8.3 Non-conformités critiques

La participation de l'établissement au PCEAAF est annulée s'il présente une non-conformité critique.

9.0 Annulation de l'inscription d'un établissement au PCEAAF

Les établissements qui ne sont pas en mesure d'appliquer les mesures correctives requises ou dont l'intégralité du système de gestion de la qualité est défaillant seront avisés par écrit par l'ACIA et verront leur participation au PCEAAF annulée immédiatement.

Les établissements qui se retirent volontairement du PCEAAF doivent fournir un avis écrit à l'ACIA.

L'ACIA annulera les certificats de circulation des établissements dont la participation au PCEAAF a été annulée. Le bureau de l'ACIA de la région doit prévenir la section des Ressources forestières de la Division de la Biosécurité des végétaux et de la Foresterie, afin que le nom de l'établissement soit retiré de la liste publique des établissements approuvés dans le cadre du PCEAAF.

Les particuliers ou les entreprises qui ne respectent pas les dispositions de la Loi sur la protection des végétaux ou de son règlement d'application peuvent faire l'objet d'autres sanctions, notamment des poursuites.

10.0 Rétablissement de l'inscription d'un établissement au PCEAAF

Pour que son statut d'établissement approuvé dans le cadre du PCEAAF soit rétabli, l'établissement dont la participation a été annulée doit :

  1. présenter une nouvelle demande,
  2. soumettre un Manuel qualité révisé, et
  3. doit avoir été jugé en règle à la suite d'un audit.

L'audit comprend un examen des éléments requis du Manuel qualité, des procédés et des procédures de l'établissement de même que d'autres aspects du programme jugés pertinents par l'équipe d'audit. La fréquence des audits de surveillance pourrait être augmentée à la discrétion de l'ACIA suite au rétablissement de l'inscription au PCEAAF. Une fois que l'établissement a démontré à l'ACIA une conformité constante, l'ACIA peut réduire la fréquence des audits, au besoin. Il est fortement recommandé que l'établissement présente une demande de rétablissement, au bureau de l'ACIA de sa région, un mois avant la date de rétablissement désirée.

Un établissement situé dans une zone non réglementée peut être inactif au cours de la saison à risque élevé et être rétabli comme établissement approuvé dans le cadre du PCEAAF pendant la période à faible risque. L'établissement doit communiquer avec le bureau de l'ACIA de sa région afin de faire une demande de rétablissement. Il est fortement recommandé que l'établissement présente une demande de rétablissement un mois avant la date de rétablissement désirée. Dans ce cas, une nouvelle demande de participation et un Manuel qualité révisé ne sont pas requis. Par contre, un audit visant à déterminer s'il est opportun de rétablir l'enregistrement de l'établissement au PCEAAF sera mené, et cet audit comprendra l'examen du Manuel qualité ainsi que des points de contrôle phytosanitaire critiques visant à réduire le risque de propagation de l'agrile du frêne.

Annexe 1 : Matériel requis pour mener les audits dans le cadre du PCEAAF

  • Registres de l'établissement, dont le Manuel qualité et les rapports d'audit précédents.
  • Matériel servant à l'identification du bois, loupe simple et couteau.
  • Matériels d'échantillonnage, comme les flacons pour échantillons, de l'alcool à 70 % et un appareil photo.
  • Formulaires et documents de politique comme la directive D-03-08, le MSQ-07, le MSQ-08 et les certificats de circulation.
  • Équipement de sécurité obligatoire.

Annexe 2 : Rapport d'audit

PDF (148 ko)

Programme de conformité des établissements de transformation approuvés à l'égard de l'agrile du frêne (PCEAAF)

Nom de l'établissement espace

Adresse espace

Établissement # espace

Date (aaaa/mm/jj) espace

Gestionnaire de la qualité espace

Représentant(s) de l'ACIA espace

No de Téléphone espace

No de Télécopieur espace

No de rapport d'audit espace

Portée, objectif et critère de l'audit

L'objectif de cette vérification était de s'assurer de la conformité de l'installation avec leur manuel qualité ainsi que la conformité des produits avec les exigences de la version actuelle de la D-03-08, Exigences phytosanitaires visant à prévenir l'introduction et la propagation au Canada de l'agrile du frêne, Agrilus planipennis (Fairmaire).

La portée de l'audit comprenait (énumérer les éléments évalués, par exemple: les bureaux, les zones de sciage et d'entreposage de l'installation, les entrevues avec le personnel, l'examen des dossiers, etc.)

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espace
espace

Les critères utilisés pour cet audit étaient composés de (énumérer tous les documents examinés, par exemple les documents de références de l'ACIA D-03-08, MSQ-08, MSQ-07, PI-07, Manuel qualité de l'établissement, registres de l'établissement, etc.) :

espace
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Détails sur l'audit

(Par exemple, l'audit a consisté en une réunion d'introduction qui a commencé à 00h00, examen des registres, observations, entrevue (questions d'entrevue et réponses) et l'audit s'est terminé à 00:00, etc.)

espace
espace
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Éléments vérifiés

(Identifier les registres examinés, par exemple: registre des chargements, registres de formation, documents d'expédition, factures, DMC précédente, audits internes, etc. Identifier les personnes interrogées, par exemple: gestionnaire de la qualité, chef scieur, empileur et conducteur de la chargeuse, etc.)

espace
espace
espace

Constatations d'audit
Constatations d'audit Type Description/Note Date limite pour effectuer le suivi
No de DMC espace
(voir page espace du rapport ci-joint pour plus de détails)
  • case Min
  • case Maj
  • case Crit
No de DMC espace
(voir page espace du rapport ci-joint pour plus de détails)
  • case Min
  • case Maj
  • case Crit
No de DMC espace
(voir page espace du rapport ci-joint pour plus de détails)
  • case Min
  • case Maj
  • case Crit

Statut de l'établissement

  • case Approuvé
  • case Standard
  • case Modifié
  • case Suspendue

Distribution du rapport d'audit

Copies ont été distribute à :

Établissement Xespace

Dossier espace

ACIA, bureau de district
CFIA, spécialiste de réseau du Centre opérationnel.

Annexe 3 : Demande de mesures correctives (DMC)

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No de DMC : espace

A – Renseignements sur l'établissement :

Nom et adresse de l'établissement :

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Nom et coordonnées de la personne-ressource :

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B – Description de la non-conformité et observations connexes :

Date : espace

Type de non-conformité :

  • case Critique
  • case Majeure
  • case Mineure
  • case Autre : espace

Description :

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Nom de l'auditeur en caractères d'imprimerie et signature : espace

Date : espace

C – Description des mesures correctives :

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Date limite d'exécution des mesures correctives : espace

Représentant de l'établissement :espace

Signature et date : espace

Approbation de la partie C : espace

Nom de l'auditeur en caractères d'imprimerie et signature : espace

Date : espace

D – Vérification des mesures correctives :

Vérification des mesures correctives

  • case Acceptable
  • case Non acceptable

Résultats de la visite de suivi/Autres commentaires :

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Fermeture de la DMC :

  • case Oui
  • case Non

Nom de l'auditeur en caractères d'imprimerie et signature : espace

Date : espace

Annexe 4 : PCEAAF – Liste de vérification pour l'évaluation du Manuel qualité

PDF (224 ko)

Nom de l'établissement : espace
No du rapport d'audit : espace
Date : espace

Les éléments requis de la liste suivante doivent être décrits en détail dans le Manuel qualité de l'établissement.
Éléments requis selon MSQ-07 C NC Remarques Mesures Correctives
5.1 Exigences générales
Nom et adresse de l'établissement
Table des matières et numérotation des pages
Liste de distribution
Date et numéro de version
Registre des modifications
Procédures visant à informer le personnel des modifications au Manuel qualité sont spécifiées.
5.2 Administration
Nom, titre et coordonnées du responsable de la certification
Nom, titre et coordonnées de l'employé désigné comme remplaçant du responsable de la certification.
L'expérience ou l'expertise dans l'identification de genres d'arbres du responsable de la certification et de son remplaçant est décrite dans le Manuel qualité.
Titres, rôles et responsabilités des positions du personnel visé par le PCEAAF.
5.3 Formation
Le programme de formation pertinente est décrit.
Un spécimen du registre de formation se trouve dans l'annexe.
5.4.1 Points de contrôle phytosanitaire – Réception des produits réglementés
Les procédures pour vérifier et maintenir l'identité de tous les produits de frêne réglementés qui arrivent à l'établissement (pour les établissements dans les zones non réglementées seulement) sont documentées.
5.4.2 Points de contrôle phytosanitaire – Séparation du bois
Les procédures indiquant comment les billes de frêne provenant de zones réglementées sont séparées des billes de frêne provenant de zones non réglementées sont spécifiées (pour les établissements dans les zones non réglementées seulement).
Les procédures indiquant comment le bois d'œuvre de frêne réglementé est séparé du bois d'œuvre de frêne conforme sont spécifiées.
Les procédures indiquant comment l'écorce, les copeaux et autres déchets d'articles réglementés sont séparés des déchets non réglementés sont spécifiées (pour les établissements dans les zones non réglementées seulement).
Le processus de séparation pour le bois de chauffage autant le bois de chauffage entrant que le produit transformé est décrit.
5.4.3 Points de contrôle phytosanitaire – Procédures de transformation
Les procédures de réduction du risque pour la production de copeaux (déchiquetage/mise en copeaux de moins de 2.5 cm de diamètre) sont décrites.
Les procédures de réduction du risque pour le traitement thermique de bois d'œuvre sont décrites.
Les procédures de réduction du risque pour le bois d'œuvre (broyage pour retirer l'écorce et l'aubier) sont décrites.
5.4.4 Points de contrôle phytosanitaire – Traçabilité
Les procédures afin de suivre le produit fini de frêne de son origine jusqu'à ce qu'il soit rendu conforme sont décrites (pour les établissements dans les zones non réglementés seulement).
5.4.5 Points de contrôle phytosanitaire – Autres activités de contrôle
Les mesures prises afin d'empêcher le déplacement non autorisé des produits réglementés sont décrites.
5.5 Registres et Documents
Les procédures liées à la tenue et la conservation (pendant 3 ans) de tous les registres requis en vertu du PCEAAF sont décrites.
5.6 Liste des fournisseurs
Les procédures expliquant comment l'établissement tient une liste de fournisseurs sont décrites (le cas échéant).
5.7 Certificat de circulation
Les procédures indiquant la possession ou la responsabilité des certificats de circulation (employés responsables, information spécifique consignée, consignation de l'inspection finale pour autoriser l'émission du certificat de circulation par l'établissement, endroit où ils sont conservés) sont décrites.
5.8 Traitement thermique
Les procédures spécifiant de quelle façon les conditions générales d'exploitation énoncées dans la PI-07 ou dans les procédures spécifiques de leur installation sont respectées et tenues à jour (c.-à.-d. débit d'air, fonctionnement des ventilateurs, emplacement des capteurs de température sèche/humide, méthode de détermination de la température interne initiale du bois) pour satisfaire la norme phytosanitaire de 56/30 sont décrites.
Une description de la chambre de traitement thermique avec l'emplacement des capteurs de chaleur et les dimensions du séchoir (p. ex. : un schéma) est fournie dans le Manuel qualité.
Le Manuel qualité indique les options de traitement à la chaleur choisies (PI-07) ou présente le programme de séchage au séchoir spécifique qui sera utilisé pour le traitement à la chaleur du bois d'œuvre de frêne.
Le Manuel qualité indique la méthode de consignation du procédé de traitement thermique reconnu et démontre la façon dont les registres sont liés aux exigences phytosanitaires particulières en ce qui concerne les durées et les températures de traitement minimales.
La procédure servant à vérifier le système de mesure (capteurs de température) est décrite.
L'annexe contient un spécimen des registres de vérification (calendrier des étalonnages, etc.)
Un procédé est spécifié pour déterminer le taux d'humidité après chaque traitement (option F dans la PI-07).
5.9 Non-conformité de l'établissement
L'établissement a mis en œuvre un système interne permettant de signaler et de corriger les cas de non-conformités.
Un registre des mesures correctives appliquées pour corriger les non-conformités est annexé.
Les procédures pour informer l'ACIA dans les 24 heures de toute non-conformité majeure ou critique sont fournies.
5.10 Nettoyage et élimination des déchets
Les procédures pour s'assurer que le nettoyage et l'élimination de tous les produits réglementés seront effectués avant le 31 mars (pour les établissements dans les zones non réglementées seulement) sont fournies.
5.11 Avis de présence d'organismes nuisibles
Les procédures pour s'assurer que l'ACIA soit avisée de la présence de tout stade de développement de l'agrile du frêne dans les matériaux provenant de zones non réglementées sont fournies.
5.12 Audits internes
Les procédures pour les audits internes sont décrites (le cas échéant).

Membres de l'équipe d'audit : espace Date : espace

Auditeur de l'ACIA : espace Bureau de l'ACIA : espace

Signature : espace Téléphone : espace

Veuillez distribuer des copies au spécialiste du programme du Centre opérationnel et à l'agent régional de programme.

Annexe 5 : PCEAAF – Liste de vérification pour l'audit d'évaluation et l'audit de surveillance

Note : La liste de vérification est seulement un guide général pour le personnel de l'ACIA et l'on s'attend à ce que les détails de ce qui a été examiné et comment ils ont été examinés seront inclus.

PDF (260 ko)

Nom de l'établissement : espace
No d'inscription de l'établissement : espace
No du rapport d'audit : espace
Date : espace

PCEAAF – Liste de vérification pour l'audit d'évaluation et l'audit de surveillance
Éléments requis selon MSQ-07 C NC Niveau de NC (Majeure, Mineure, Critique) Remarques Mesures Correctives
5.1 Exigences générales
Le Manuel qualité de l'établissement est maintenu à jour et est distribué selon les procédures décrites dans le Manuel.
Les modifications au Manuel qualité sont documentées et décrites dans le registre des modifications.
Toutes les DMC précédentes ont été traitées adéquatement.
Questions additionnelles à la discrétion de l'auditeur
5.2 Administration
Le responsable de la certification ou son remplaçant indiqué dans le Manuel qualité est disponible pour l'audit.
Le responsable de la certification ou son remplaçant démontre une expertise dans l'identification de genres d'arbres.
Le responsable de la certification connaît les exigences de la directive D-03-08, et de quelle manière leur Manuel qualité est conforme à ces exigences.
Le Manuel qualité est accessible à tous les employés mentionnés dans celui-ci.
Questions additionnelles à la discrétion de l'auditeur
5.3 Formation
Une copie du programme de formation courant se trouve dans le dossier.
Les registres de formation contiennent le nom des employés, la date et les divers éléments de formation.
Les employés reçoivent de la formation selon la fréquence décrite dans le Manuel qualité.
Les employés connaissent bien leur rôle et démontrent leur capacité à accomplir les tâches qui leur sont assignés dans le Manuel qualité.
Les employés savent identifier correctement les signes et les symptômes de la présence de l'agrile du frêne.
Questions additionnelles à la discrétion de l'auditeur
5.4.1 Points de contrôle phytosanitaire – Réception des produits réglementés
Les procédures de réception de tous les matériaux de frêne réglementés (p. ex. documents, registres, personnes responsables, etc.) sont suivies conformément au Manuel qualité.
Questions additionnelles à la discrétion de l'auditeur
5.4.2 Points de contrôle phytosanitaire – Séparation du bois
Les procédures de vérification et de maintien de l'identité de tous les produits réglementés qui arrivent à l'établissement sont respectées conformément au Manuel qualité (pour les établissements dans les zones non réglementées seulement).
Les procédures indiquant comment les billes de frêne provenant de zones réglementées sont séparées des billes de frêne provenant de zones non réglementées (pour les établissements dans les zones non réglementées seulement) sont respectées.
Les procédures indiquant comment le bois d'œuvre de frêne réglementé est séparé du bois d'œuvre de frêne conforme sont respectées.
Les procédures indiquant comment l'écorce, les copeaux et autres déchets de produits réglementés sont séparés de déchets de frêne non réglementés (pour les établissements dans les zones non réglementées) sont respectées.
Les procédures de séparation du bois de chauffage (frêne et sans frêne) sont mises en place.
Questions additionnelles à la discrétion de l'auditeur
5.4.3 Points de contrôle phytosanitaire – Procédures de transformation
Les procédures de réduction du risque pour la production de copeaux (déchiquetage/mise en copeaux de moins de 2.5 cm de diamètre) sont respectées.
Les procédures de réduction du risque pour le traitement thermique du bois d'œuvre sont respectées.
Les procédures de réduction du risque pour le bois d'œuvre (broyage pour retirer l'écorce et l'aubier) sont respectées.
Les registres de charge indiquent que le bois d'œuvre a subi un traitement à la chaleur conforme aux normes de la PI-07. Les exigences obligatoires relatives au séchoir ont été respectées (emplacement du capteur, débit d'air, etc.)
Questions additionnelles à la discrétion de l'auditeur
5.4.4 Points de contrôle phytosanitaire – Traçabilité
Les procédures visant à assurer la traçabilité du bois d'œuvre sont respectées conformément au Manuel qualité (pour les zones non réglementées seulement).
Questions additionnelles à la discrétion de l'auditeur
5.4.5 Points de contrôle phytosanitaire – Autres activités de contrôle
Les procédures visant à garantir que les articles réglementés sont protégés d'un déplacement non autorisé sont respectées.
Questions additionnelles à la discrétion de l'auditeur
5.5 Registres et Documents
Conformément au Manuel qualité, les documents de contrôle appropriés sont dûment remplis et la période de conservation de trois ans est respectée (p. ex. : registres d'expédition, certificat de circulation, factures, rapport d'audit, mesures correctives, etc.)
Les certificats de circulation pour le déplacement de produits entrants et sortants sont vérifiés et accompagnent les chargements entrants/sortants, et les registres.sont complets et exacts.
Les inspections ou les registres sont complets et exacts.
Les documents appropriés sur l'élimination et le nettoyage sont complets et exacts (le cas échéant).
Questions additionnelles à la discrétion de l'auditeur
5.6 Liste des fournisseurs
L'établissement tient une liste des fournisseurs des région non-réglementés.
Questions additionnelles à la discrétion de l'auditeur
5.7 Certificat de circulation
L'établissement fait le suivi de tous les renseignements liés à la réception et à la distribution de matériaux de frêne réglementés conformément au Manuel qualité.
Questions additionnelles à la discrétion de l'auditeur
5.8 Traitement thermique
Les procédures spécifiant la façon dont les conditions générales d'exploitation énoncées dans la PI-07 ou dans les procédures spécifiques à leur installation sont respectées et tenues à jour (c.-à.-d. débit d'air dans l'établissement, fonctionnement des ventilateurs, emplacement des capteurs de température sèche/humide, méthode de détermination de la température interne initiale du bois) pour satisfaire la norme phytosanitaire de 56/30 sont respectées.
La description de la chambre de traitement thermique est exacte (p. ex. l'emplacement des capteurs et les dimensions de la pièce ont été vérifiés, etc).
Les documents portant sur le traitement thermique indiquent les options spécifiques de la PI-07 (ou des programmes propres à l'établissement).
Les registres de charge démontrent et attestent que les charges respectent la PI-07 ou les exigences de charge spécifiques à l'établissement (c.-à.-d. la durée minimale de fonctionnement du capteur de température humide, la durée finale de fonctionnement du capteur à température humide et la durée totale de traitement sont vérifiés).
L'établissement montre que les capteurs de température sont régulièrement vérifiés.
Le taux d'humidité a été vérifié pour toutes les charges lorsque PI-07 est utilisée.
Questions additionnelles à la discrétion de l'auditeur
5.9 Non-conformité de l'établissement
Le système interne établi pour signaler et corriger les cas de non-conformités est respecté conformément au Manuel qualité.
L'ACIA a été informée dans les 24 heures de toute non-conformité majeure et critique.
Les rapports d'audit sont accessibles.
Questions additionnelles à la discrétion de l'auditeur
5.10 Nettoyage et élimination pour les établissements situés dans des zones non réglementées. Activités devant être effectuées au plus tard le 31 mars, ou après si une exemption a été délivrée par l'ACIA pour des conditions météorologiques particulières.
L'établissement est exempt de tout produit réglementé à la suite des activités de nettoyage ou d'élimination.
Les employés connaissent leurs responsabilités à l'égard de l'élimination ou du nettoyage.
Les procédures pour la production de sous-produits sont respectées afin de réduire efficacement le risque de propagation de l'agrile du frêne.
Les procédures permettant d'entreposer, de distribuer ou l'éliminer efficacement les produits non-conformes sont respectées, s'il y a lieu.
Questions additionnelles à la discrétion de l'auditeur
5.11 Déclaration des organismes nuisibles
L'établissement a informé l'ACIA de la présence de tout stade de développement de l'agrile du frêne détectée dans les matériaux provenant de zones non réglementées (p. ex. aucun matériau infesté provenant de zones non réglementées n'a été détecté pendant l'audit).
Questions additionnelles à la discrétion de l'auditeur
5.12 Audits internes (Facultatif)
Le registre des audits internes (qui devraient être menés à la même fréquence que les audits de surveillance) est disponible.
Questions additionnelles à la discrétion de l'auditeur

Membres de l'équipe d'audit : espace Date : espace

Auditeur de l'ACIA : espace Bureau de l'ACIA : espace

Signature : espace Téléphone : espace

Veuillez distribuer des copies au spécialiste du programme du Centre opérationnel et à l'agent régional de programme.

Annexe 6 : Classification des non-conformités

Type de non-conformité Conséquences de la non-conformité Liste non exhaustive d'exemples possibles
Mineure Notes du tableau *
Cas isolé de non-conformité n'ayant aucune répercussion directe sur l'intégrité du produit et la mesure corrective peut être mise en œuvre dans le délai fixé par l'inspecteur.		 La Demande de mesures correctives (DMC) doit être mise en œuvre et approuvée par l'ACIA avant la prochaine date d'audit prévue. Sinon, la participation de l'établissement au PCEAAF pourrait être annulée.
  • Les positions à qui ont été confiées des responsabilités dans le cadre du PCEAAF ne figure pas dans le Manuel qualité
  • Une ancienne version du Manuel qualité de l'établissement est en circulation
  • Des pages manquent dans le Manuel qualité
4 non-conformités mineures relevées = 1 non-conformité majeure
Type de non-conformité Conséquences de la non-conformité Liste non exhaustive d'exemples possibles
Majeure Notes du tableau *
L'intégrité du Programme peut être compromise en raison d'une non-conformité.		 L'autorisation écrite pour le transport des produits réglementés peut ne pas être accordée. La Demande de mesures correctives doit être mise en œuvre et approuvée par l'ACIA dans les 10 jours ouvrables ou la participation au PCEAAF de l'établissement peut être annulée.
  • Des registres (factures, certificat de circulation) liés au PCEAAF sont manquants ou incomplets
  • Le personnel n'a pas reçu la formation conformément au plan de formation de l'établissement
  • Les procédures de séparation du bois (p. ex. : affiches) visant à empêcher la contamination croisée ne sont pas respectées
  • La révision du Manuel qualité n'a pas été présentée à l'ACIA avant les changements de procédures
  • Les registres de traitement thermique sont incomplets pour confirmer que le traitement à la chaleur à 56/30 est adéquat
  • Les non-conformités mineures n'ont pas été corrigées
  • Le mécanisme de l'établissement visant à prévenir les non-conformités est inefficace
3 non-conformités majeures relevées = 1 non-conformité critique
Type de non-conformité Conséquences de la non-conformité Liste non exhaustive d'exemples possibles
Critique Notes du tableau *
L'intégrité au PCEAAF a été compromise, une défaillance grave s'est produite à un point de contrôle critique ou le risque de propagation de l'agrile du frêne est très élevé.		 La participation de l'établissement au PCEAAF est annulée.
  • La séparation des produits de frêne conformes des produits de frêne non conformes n'a pas été respectée
  • Du bois d'œuvre de frêne pas complètement écorcé est expédié à l'extérieur de la zone réglementée
  • Chaque lot quittant l'établissement n'est pas accompagné d'un certificat de circulation
  • Le nettoyage de l'établissement n'est pas complet au 31 mars de chaque année ou à une date prédéterminée avec l'ACIA.

Notes de tableau

Notes du tableau *

Selon le risque associé, toutes les non-conformités pourraient se voir attribuer une cote supérieure ou inférieure.

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