Procédure opérationnelle : Émission d'une lettre de non-conformité

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1. Objet

L'objectif du présent document est de fournir au personnel d'inspection de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) une procédure normalisée à suivre lors de l'émission d'une lettre de non-conformité (LNC).

Le présent document accompagne d'autres documents d'orientation de l'Agence tels que référés dans la section 3.0.

L'orientation présentée ci-dessous doit être utilisée lorsque le personnel d'inspection a déterminé que l'émission d'une LNC est l'intervention réglementaire appropriée à la non-conformité en question, tel que le précise le Processus d'intervention réglementaire normalisé (PIRN).

L'émission d'une LNC peut ne pas s'appliquer à tous les programmes d'inspection de l'ACIA. Les inspecteurs devraient consulter les lois applicables et les directives ou procédures d'application de la loi liées au programme.

2. Autorités réglementaires

Une LNC est une mesure d'application de la loi administrative établie conformément à une politique et ne correspond pas à un outil d'application de la loi au sens légal.

3. Documents de référence

4. Définitions

Sauf indication ci-dessous, les définitions figurent dans un des documents suivants :

5. Acronymes

ACIA
Agence Canadienne d'Inspection des Aliments
LNC
Lettre de non-conformité
PPNS
Plateforme de prestation numérique de services
PIRN
Processus d'intervention réglementaire normalisé

6. Procédure opérationnelle

Le personnel d'inspection de l'ACIA doit suivre cette procédure lorsque la décision est prise d'émettre une LNC, tel que mentionné dans le PIRN et les directives spécifiques aux denrées.

La LNC est une mesure d'application de la loi administrative utilisée pour documenter une infraction aux lois misent en application par l'ACIA. Elle sert d'avis à la partie réglementée qu'une infraction à la loi ou au règlement concerné a été commise et fait partie de l'historique de conformité de la partie réglementée. Cette information est documentée pour appuyer les mesures d'application de la loi ou des mesures sur une licence si elles sont requises dans le futur, conformément au PIRN.

L'émission d'une LNC peut être justifiée dans les situations dans lesquelles :

  • la non-conformité n'a pas entraîné ou n'entraînera probablement pas de préjudice grave ou très grave (tel que des risques pour la santé et la sécurité aux humains, aux végétaux ou aux animaux ou une fraude commerciale);
  • la non-conformité est involontaire;
  • l'inspecteur estime que l'émission d'une LNC aura l'effet dissuasif visé;
  • la partie réglementée a de bons antécédents en matière de conformité.

Le processus décisionnel en matière d'application de la loi du PIRN aide à déterminer si une LNC constitue une intervention appropriée à la non-conformité en question.

6.1 Élaborer la LNC

L'inspecteur se réfère à l'Annexe 1 lors de l'élaboration d'une LNC. Cette LNC devrait comprendre les renseignements suivants :

  • la date d'émission de la LNC;
  • la date et le lieu de la non-conformité;
  • le nom légal et l'adresse de la partie réglementée;
  • le ou les numéro(s) de permission(s) risquant la suspension, le cas échéant;
  • l'objet;
  • le ou les articles de la loi ou du règlement sujets à la non-conformité;
  • un résumé des faits et une brève description de la non-conformité;
  • la ou les dates auxquelles des mesures correctives efficaces doivent être en place pour éviter d'autres mesures d'application de la loi, le cas échéant (voir section 6.1.1);
  • le nom, le numéro de téléphone et l'adresse électronique de la personne-ressource de l'ACIA;
  • toute pièce jointe pertinente à la ou les non-confirmité(s) (par exemple, le rapport d'inspection le plus récent contenant les détails complets de la ou les non-conformité(s)).

Les renseignements ci-dessus peuvent être ajustés pour tenir compte des circonstances de chaque incident de non-conformité. Il est toutefois recommandé que tous les renseignements susmentionnés soient compris, le cas échéant, et formulés en se rapprochant le plus possible du modèle recommandé, tel que l'Annexe 1.

La personne qui signe la LNC doit être désignée à titre d'inspecteur en vertu de la ou les lois pertinente(s) à la non-conformité(s). Il est recommandé que la LNC soit signée par l'inspecteur, le superviseur ou le gestionnaire d'inspection, conformément au PIRN. Si la partie réglementée a des questions sur le contenu de la LNC, le soussigné est le point de contact pour discuter des questions décrites dans la LNC.

6.1.1 Déterminer une date de mesure corrective

Lors de l'émission d'une LNC, tout délai pour les mesures correctives proposées est à la discrétion du représentant de l'ACIA (inspecteur désigné) qui a émis la lettre, en consultation avec son superviseur ou gestionnaire d'inspection, selon le cas, et devrait appliquer le suivant lors de la communication d'une date de mesure corrective :

  • si, en raison de la gravité de la non-conformité, la LNC est donnée en même temps qu'un rapport d'inspection initial, la date pour les mesures correctives devrait être le même que celui indiqué dans le rapport d'inspection initial et dans la LNC;
  • si la partie réglementée n'a pas pris les mesures correctives requises dans le délai indiqué dans le rapport d'inspection initial, y compris tout délai ultérieur accordé, et que le personnel d'inspection souhaite donner un nouveau délai, cela peut être communiqué dans la LNC;
  • si elle est émise seule au lieu d'un rapport d'inspection (dans les cas où la partie réglementée n'est pas titulaire d'une licence pour la salubrité des aliments au Canada (SAC) ou pour les programmes où les rapports d'inspection ne sont pas utilisés), un échéancier initial pour la prise de mesures correctives doit être donné.

Lorsqu'une LNC est délivrée à une partie réglementée qui est le titulaire d'une licence qui pourrait faire l'objet de mesures sur la licence dans le futur (par exemple, une suspension de licence), il est important de continuer à établir les motifs de suspension conformément aux règlements pertinents (par exemple, le paragraphe 36(1) du RSAC). Cela devrait être clairement communiqué à la partie réglementée par écrit lors de l'émission de la LNC.

Lorsque la partie réglementée dispose de plus de temps pour corriger une non-conformité, les renseignements suivants doivent être indiqués sur la LNC :

  • détailler les motifs de suspension (le ou les article(s) de la loi ou du règlement qui se rapportent à la ou les non-conformité(s) ainsi qu'une description de la ou les non-conformité(s) ou joindre le ou les rapport(s) d'inspection pertinent(s);
  • préciser clairement la nouvelle date de mesures correctives;
  • ajouter l'énoncé suivant : « Pour éviter la suspension de votre licence, une ou des mesure(s) corrective(s) doit (doivent) être prise(s) pour la ou les non-conformité(s) identifiée(s) dans le délai indiqué dans cette lettre. »

6.2 Remettre la LNC à la partie réglementée

Envoyez l'original de la LNC signée par l'inspecteur, le superviseur ou le gestionnaire d'inspection à la partie réglementée par courriel, courrier recommandé, par courrier ou en personne. Si elle est envoyée par courriel, elle peut être signée numériquement.

Effectuez un suivi auprès de la partie réglementée par courriel, téléphone ou en personne, le cas échéant, pour s'assurer qu'elle a reçu et comprend la LNC.

La LNC devrait être remise à la partie réglementée avec une copie du ou des rapports d'inspection ainsi que documents associés ayant abouti à son émission.

La LNC devrait préférablement être remise en main propre à la partie réglementée par un inspecteur (de préférence l'inspecteur qui a effectué l'inspection). Lors de la remise à la partie réglementée, le personnel d'inspection doit clairement expliquer :

  • le contenu de la LNC;
  • les autorités réglementaires des inspecteurs;
  • les exigences réglementaires auxquelles les parties réglementées sont tenues de se conformer;
  • les conséquences éventuelles d'autres cas de non-conformité.

6.3 Documenter le processus relatif à la LNC

Le processus de remise de la LNC et l'interaction avec la partie réglementée doivent être documentés dans les notes de l'inspecteur. Les notes et une copie (photocopie, numérisé ou copie avec signature numérique) de la LNC devrait être incluse dans le dossier aux fins de consultation ultérieure. Si la LNC a été remise par courrier recommandé ou par courrier, une copie de l'avis de livraison doit être incluse dans le dossier. Une pratique exemplaire consiste à conserver une copie de la correspondance originale signée aux fins de classement et à écrire au verso :

  • l'heure et la date;
  • la méthode et la destination de la distribution de la LNC;
  • les initiales du ou des inspecteur(s);
  • le nom de la partie réglementée ou du représentant recevant la LNC (si elle a été remise en main propre);
  • les renseignements pertinents qui peuvent être recoupés avec les notes de l'inspecteur.

Si la LNC a été signée numériquement et envoyée par courriel, des copies du courriel et de la LNC signée doivent être sauvegardées dans le SGDDI.

6.4 Suivi de la recommandation et de l'émission de la LNC

Utilisateurs de la Plateforme de prestation numérique de services (PPNS) :

Entrer les détails des mesures prises dans la PPNS. Pour ce faire, référer à la section A.5.5.2 Saisie de mesures d'intervention réglementaire du Processus d'inspection standardisé et à la Procédure opérationnelle normalisée de la PPNS PON INS – Gérer un enregistrement de non-conformité (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 10636921). Dans l'onglet Détails de la réponse à la non-conformité, ajouter une nouvelle mesure réglementaire et sélectionner le type de mesure réglementaire : Lettre de non-conformité. Les détails de la mesure réglementaire sont saisis après que la décision d'émettre une LNC a été prise, alors sélectionner État de la mesure : Émise. Sauvegarder la LNC dans le Système de gestion des dossiers, des documents et d'information (SGDDI) et faire référence au titre du document et au numéro du SGDDI dans la sous-grille Documents du nouveau registre de réponse réglementaire.

Remarque : Lorsqu'un nouveau délai accordé pour les mesures correctives est inclus dans la LNC, ne pas ajouter de date d'échéance de la mesure corrective au Dossier de non-conformité dans la PPNS.

Pour les programmes d'inspection qui n'ont pas encore été intégrés dans la PPNS :

Saisissez les détails de la mesure d'application de la loi en utilisant les procédures établies.

L'enregistrement de cette information est nécessaire pour documenter l'historique de conformité d'une partie réglementée et pour s'assurer que la non-conformité est documentée dans le cadre du Continuum de la conformité et de l'application de la loi.

7. Annexes

Annexe 1 – Formulaires et modèles

Pour toute demande de renseignements généraux sur cette procédure opérationnelle, veuillez utiliser les voies de communication établies, notamment en envoyant un formulaire électronique de demande de suivi (FEDS) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).

 
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