Utilisation des appareils d'enregistrement numérique (photographie, vidéos, enregistrements audio) au cours des inspections

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1.0 Objectif
2.0 Personnes visées
3.0 Aperçu
4.0 Contexte
5.0 Pouvoirs
6.0 Définitions
7.0 Sigles
8.0 Directive opérationnelle
Annexe 1 : Organigramme de l'utilisation des appareils d'enregistrement numérique
Références

1.0 Objectif

La présente orientation opérationnelle (OO) a pour but de fournir au personnel d'inspection une orientation sur la création et l'étayage, le téléchargement, l'enregistrement, le transfert, la mise en commun et la conservation des enregistrements numériques faits durant les activités liées aux inspections.

Cette orientation ne fournit pas d'information sur l'utilisation des appareils d'enregistrement numériques dans le cadre des enquêtes. Vous devez communiquer avec les Services d'enquête et d'application de la loi (SEAL) pour demander des conseils pendant les enquêtes.

Cette directive s'applique aux appareils d'enregistrement numérique fournis par l'ACIA.

Les enregistrements numériques ne doivent pas être faits au moyen des appareils personnels des employés.

2.0 Personnes visées

Cette orientation doit être utilisée par tout le personnel de l'ACIA qui effectue des activités liées aux inspections, ses superviseurs et ses gestionnaires.

3.0 Aperçu

Les inspections sont menées pour évaluer la conformité et étayer la non-conformité avec les exigences réglementaires.

Les enregistrements numériques peuvent être utilisés pour étayer les observations de l'inspection. Ils ne remplacent ni la prise de notes ni les autres activités liées à l'inspection.

Les enregistrements numériques doivent être traités conformément aux exigences en matière de confidentialité, de sécurité et de gestion des documents.

Des renseignements supplémentaires sur la manipulation des documents protégés ou sur la sécurité ministérielle sont disponibles auprès de la Division des services de sécurité intégrés (accès interne seulement).

4.0 Contexte

Les parties réglementées ont exprimé des préoccupations liées à la protection (fuite, communication…) des renseignements commerciaux confidentiels (recettes, équipement, processus, perception du public en matière de manipulation des animaux) et la présente orientation fournit des directives pour s'assurer que les enregistrements numériques sont traités conformément aux exigences en matière de confidentialité, de sécurité et de gestion des documents.

5.0 Pouvoirs

L'ACIA a le pouvoir d'effectuer des inspections pour déterminer la conformité aux règlements dont l'ACIA est chargée d'assurer l'application. Les inspecteurs doivent être désignés en vertu des lois et règlements applicables pour être en droit de mener les inspections, y compris d'y faire des enregistrements numériques.

Pour de plus amples renseignements sur les pouvoirs des inspecteurs, consultez les règlements appropriés.

6.0 Définitions

Enregistrement numérique

Aux fins de la présente orientation, photographie, vidéo ou enregistrement audio fait au moyen d'un appareil numérique (ou analogique), y compris la partie audio d'une vidéo.

Appareil d'enregistrement numérique

Aux fins de la présente orientation, tout appareil renforcé fourni par l'ACIA, y compris caméra, téléphone cellulaire, tablette, BlackBerry, téléphone intelligent, caméra vidéo ou enregistreur audio (y compris les appareils analogiques).

Document officiel

Les documents dont l'ACIA a besoin pour surveiller, appuyer ou étayer la prestation des programmes, assurer son fonctionnement, prendre des décisions ou rendre compte de ses activités constituent des documents officiels. Ces documents doivent être conservés. Il s'agit notamment des documents contenant des renseignements qui :

représentent la position de l'Agence sur une question;
étayent une décision;
mettent en branle, autorisent ou terminent une transaction opérationnelle de l'Agence;
énoncent des politiques ou des directives;
proviennent de l'extérieur de l'Agence et font partie d'un dossier ministériel;
contiennent des preuves concernant les activités opérationnelles de l'Agence;
n'existent nulle part ailleurs qu'à l'Agence, comme des échéanciers, des rapports sur l'état d'avancement, des ordres du jour et des comptes rendus de réunions, des notes d'information ou des versions finales de documents et les recommandations associées.

Pour de plus amples renseignements sur l'identification des documents officiels, consultez Quoi conserver, quoi ne pas conserver (Accès à l'interne seulement).

Documents éphémères

Les documents éphémères ne servent que pendant une période limitée pour assurer l'exécution d'une mesure courante ou la rédaction d'un document subséquent. Ils doivent être supprimés* dès qu'ils ont permis de répondre aux besoins immédiats qui leur sont associés. Les documents éphémères comprennent, entre autres :

les communications non officielles et les messages personnels (sans rapport avec les activités de l'ACIA)
les avis divers reçus à titre d'information
l'information reçue par le biais d'une liste de distribution (par exemple document officiel géré ailleurs à l'Agence [Liste Z] ou les renseignements transmis à titre d'information seulement)
les copies faites pour des raisons pratiques uniquement
les exemplaires des publications de l'Agence
les ébauches, lorsque toutes les modifications importantes ont été intégrées dans un nouveau document qui a été sauvegardé dans le répertoire de l'Agence

Copie maîtresse

Enregistrement, film ou document original à partir duquel il est possible de tirer des copies.

7.0 Sigles

ACIA: Agence canadienne d'inspection des aliments
FTIE: Feuille de travail d'inspection électronique
LAI-LPRP: Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels
OO: Orientation opérationnelle
PR: Partie réglementée
PIN: Procédures d'inspection normalisées
PPES: Plateforme de prestation électronique des services
SEAL: Services d'enquête et d'application de la loi
SID: Service d'inspection à destination

8.0 Directive opérationnelle

Cette figure montre les 5 étapes nécessaires à la prise d'enregistrements numériques.

8.1 Introduction

Les inspecteurs de l'ACIA n'ont pas besoin d'avoir la permission de la PR pour prendre des photos ou filmer.

Par contre, conformément au Code criminel du Canada, les inspecteurs doivent demander la permission pour faire un enregistrement audio (y compris la partie audio d'une vidéo).

À titre d'information, et afin de maintenir de bonnes relations avec les PR, les inspecteurs peuvent aviser la PR au début de l'inspection qu'ils feront des enregistrements numériques. Les inspecteurs sont invités à expliquer à la PR que tous les enregistrements numériques sont traités conformément aux procédures en matière de confidentialité, de sécurité et de gestion des documents de l'ACIA et du Conseil du Trésor.

Les appareils numériques de l'ACIA doivent être clairement identifiés (autocollant d'identification).

Voir l'annexe 1 : Organigramme de l'utilisation des appareils d'enregistrement numérique.

8.2 Biosécurité

Veuillez suivre les procédures de biosécurité applicables aux appareils d'enregistrement numérique s'il y a lieu. Procédure opérationnelle (OP-168-2015) Désinfection et/ou décontamination des appareils mobiles utilisés pour les opérations courantes (accès interne seulement – SGDDI 10178951).

8.3 Quand prendre des enregistrements numériques

Pour être utile, un enregistrement numérique doit être suffisamment clair et détaillé pour faire état des observations de l'inspecteur et doit décrire ce que l'inspecteur a vu avec un niveau de détails approprié.

Les inspecteurs peuvent prendre des enregistrements numériques:

pour consigner les observations par rapport à l'inspection
pour étayer une non-conformité soupçonnée
pour demander conseil à un expert en la matière afin de déterminer si l'établissement est conforme
pour consigner des documents, des étiquettes, des registres, des dossiers, etc.
dans toute autre circonstance où l'inspecteur juge qu'un enregistrement numérique est nécessaire à des fins d'inspection

8.4 Préparation à l'utilisation d'un appareil d'enregistrement numérique pour une inspection

S'assurer que la pile de l'appareil est chargée et que l'appareil est en bon état de fonctionnement (ayez aussi une pile de rechange, un chargeur et un appareil de rechange comme un téléphone).
Régler l'appareil à la date et à l'heure courante (le cas échéant).
S'assurer qu'il reste suffisamment d'espace de mémoire libre pour faire les enregistrements numériques prévus.
Les appareils d'enregistrement numériques de l'ACIA doivent en tout temps pendant l'inspection demeurer en la possession de l'inspecteur ou dans un endroit sécurisé jusqu'à ce qu'ils soient, en toute sécurité, transférés ailleurs ou remis à une personne autorisée à la fin de l'inspection.

8.5 Faire des enregistrements numériques

S'assurer que les enregistrements numériques montrent de manière exacte ce qui a été observé par l'inspecteur.
L'inspecteur peut demander à ce qu'un objet ou un animal soit présenté d'une certaine façon (déplacé au besoin) pour permettre l'enregistrement approprié de l'information (p. ex. dans le cas d'un animal qui est placé de dos dans son enclos, alors que le photographe doit photographier une lacération sur son front).
Conformément au Code criminel du Canada, l'inspecteur doit informer la PR avant que des enregistrements audio sont faits (y compris une vidéo avec bande audio).
Les enregistrements numériques doivent se limiter aux objets, aux animaux ou aux activités qui étayent les observations de l'inspecteur.
On doit éviter de photographier des personnes à moins que cela ne soit nécessaire pour étayer une non-conformité (par exemple, une personne qui traite un animal avec cruauté).
Ne consignez pas de renseignements d'affaires confidentiels non nécessaires à l'inspection.
Après avoir fait l'enregistrement numérique, il faut en vérifier la clarté et confirmer les détails pertinents, comme des articles, des événements, des actions, des activités ou des objets particuliers et facilement identifiables, ainsi que toute autre information pertinente.
Si l'enregistrement numérique ne fait pas état de la situation avec exactitude ou ne montre pas les détails pertinents, il faut faire un autre enregistrement.
Les enregistrements numériques ne doivent pas être effacés. Les enregistrements qui manquent de clarté ou qui sont flous doivent être conservés à des fins d'archivage. Consultez la Politique de gestion des renseignements consignés (accès interne seulement), le Plan de classification par sujet (accès interne seulement – SGDDI 4174986) et Quoi conserver, quoi ne pas conserver (accès interne seulement) pour obtenir plus de détails sur les renseignements éphémères et les documents officiels à valeur opérationnelle. Communiquez avec les SEAL si des mesures d'application de la loi peuvent être prises.
Si, dans de rares circonstances, un enregistrement numérique doit être effacé durant une inspection (p. ex., l'enregistrement dévoile accidentellement des renseignements d'affaires confidentiels non nécessaires à l'inspection, l'enregistrement montre par inadvertance des employés de l'établissement ou d'autres personnes et cela n'est pas nécessaire à l'inspection, etc.), l'inspecteur doit l'indiquer dans ses notes et, si possible, refaire un enregistrement adéquat.
Les appareils d'enregistrement de l'ACIA ne doivent pas être utilisés à des fins personnelles ou pour des activités non liées à l'ACIA.

Conseils

Choisir les réglages de caméra offrant la plus haute qualité et la plus grande taille nécessaires pour étayer de manière claire et exacte les observations.
Faire des enregistrements à partir de plusieurs angles différents si nécessaire (par exemple il peut s'avérer utile de prendre des images en plan éloigné, en plan moyen et en gros plan pour saisir des détails additionnels sur le sujet pris en photo).
Placer un objet familier (règle, planchette à pince, stylo, etc.) près de la scène ou de l'objet d'intérêt en guise d'échelle pour la photo. Cela aide ensuite à comprendre la dimension réelle de l'objet ou de la scène.

8.6 Consigner les enregistrements numériques

Les inspecteurs doivent consigner leurs enregistrements numériques réalisés pendant l'inspection dans leurs notes, conformément aux procédures propres à leur programme (y compris les notes électroniques : FTIE, PPES, etc.).

L'information suivante doit être consignée dans les notes de l'inspecteur (numériques ou sur papier) :

Identité du photographe/vidéaste
Date et heure de l'enregistrement
Emplacement (nom de l'établissement, adresse, aire d'abattage, pièce de traitement, inspection éclair au bord de l'autoroute 1, champ 3, etc.)
Brève description de l'enregistrement
Nombre d'enregistrements numériques (numérotation séquentielle des appareils numériques, telle que 00011.jpeg)
Emplacement des enregistrements numériques originaux ou archivés (FTIE, no SGDDI, etc.)
Suppression de tout enregistrement numérique, y compris le motif de la suppression

Un modèle facultatif pour la consignation des enregistrements numériques (accès interne seulement – SGDDI 10280070) est disponible. Il n'est pas obligatoire d'utiliser le modèle et les renseignements peuvent être consignés autrement tant que l'information obligatoire est étayée correctement. Il n'est pas nécessaire d'imprimer le modèle; il peut être rempli et enregistré électroniquement.

De l'information supplémentaire sur les notes électroniques est offerte dans les documents Directive opérationnelle notes électroniques (OD-14483) (accès interne seulement - SGDDI 10111004) et Foire aux questions – Notes électroniques (accès interne seulement - -SGDDI 10111308).

Des renseignements supplémentaires sur les PIN et les FTIE sont disponibles dans la Procédure d'inspection standardisée

8.7 Téléchargement, enregistrement et stockage des enregistrements numériques

Lorsqu'ils transfèrent des enregistrements numériques sur un ordinateur fourni par l'ACIA, les inspecteurs doivent s'assurer que les enregistrements numériques ne sont pas altérés (redimensionnement, reformatage, changement de nom, etc.).
Lorsque les enregistrements numériques fournissent de l'information sur des événements passés, un dossier électronique officiel permanent est créé.
Les inspecteurs ne doivent pas brancher leur appareil numérique à un appareil n'appartenant pas à l'ACIA pour y transférer des enregistrements numériques, ni utiliser un réseau sans fil non autorisé pour télécharger des enregistrements numériques ou les envoyer par courriel.
Les inspecteurs doivent créer une copie maîtresse de tous les enregistrements numériques faits durant une inspection (par stockage dans une base de données approuvée de l'ACIA comme les FTIE, les PPNS ou le SGDDI) le plus rapidement possible après celle-ci.
Une fois que des copies maîtresses des enregistrements numériques originaux ont été créées, ces derniers sont à être effacés du support de stockage numérique, lequel peut alors être réutilisé.
Les inspecteurs doivent respecter les procédures établies propres à leur programme (FTIE, PPNS, PIN, SID…) pour déterminer les conventions d'appellation et d'emplacement de stockage des notes électroniques, y compris les enregistrements numériques.

Les enregistrements numériques sont assujettis aux mêmes exigences juridiques et réglementaires que les dossiers papier et, comme tout document lié à une inspection, doivent être entreposés conformément au niveau de sécurité établi (protégé A, B, C).

Pour de plus amples renseignements sur le niveau de sécurité d'un document (y compris les enregistrements numériques), consultez le Guide sur le transport, la transmission, l'entreposage et la destruction des renseignements protégés et classifiés de l'ACIA (accès interne seulement – SGDDI 3707958).

Les enregistrements numériques étayant des non-conformités soupçonnées doivent, la plupart du temps, être manipulés comme des documents protégés B ou plus. Voir les directives susmentionnées pour déterminer le niveau de protection.

De plus amples renseignements sur la manipulation des documents protégés ou sur la sécurité ministérielle sont aussi disponibles auprès de la Division des services de sécurité intégrés (accès interne seulement).

8.8 Transport, transmission et impression d'enregistrements numériques

Comme dans le cas des autres documents liés aux inspections, le transfert, le transport (clé USB), la transmission (courriel, message texte) et l'impression des enregistrements numériques dépendent du niveau de sécurité (protégé A, B, C).

Plus de détails sur la façon de déterminer le niveau de sécurité d'un document (y compris les enregistrements numériques) sont offerts dans le Guide sur le transport, la transmission, l'entreposage et la destruction des renseignements protégés et classifiés de l'ACIA (accès interne seulement – SGDDI 3707958).

Pour de plus amples renseignements sur l'utilisation des dispositifs de stockage portatif sécurisé (USB) (accès interne seulement).

8.9 Dossiers de conservation

Comme pour tout rapport d'inspection, les enregistrements numériques doivent être conservés pendant dix ans, à moins qu'ils ne soient de nature éphémère. Consultez la Politique de gestion des renseignements consignés (accès interne seulement), Plan de classification par sujet (accès interne seulement – SGDDI 4174986) et Quoi conserver, quoi ne pas conserver (accès interne seulement) pour obtenir plus de détails sur les renseignements éphémères et les documents officiels à valeur opérationnelle.

8.10 Divulgation des enregistrements numériques

Les inspecteurs peuvent montrer (faire jouer) les enregistrements numériques pris au cours d'une inspection à la PR. La PR est libre de prendre ses propres enregistrements numériques sur les mêmes sujets que l'inspecteur. L'ACIA peut seulement donner une copie des enregistrements numériques à la PR si les enregistrements ne contiennent pas de renseignements personnels (visages, marques d'identification, toute autre chose qui pourraient révéler l'identité d'une personne). Les enregistrements numériques qui contiennent des renseignements personnels peuvent seulement être divulgués en vertu d'une demande conforme aux LAI-LPRP. En cas de doute, communiquez avec votre superviseur et le personnel du Bureau d'accès à l'information à Bienvenue à la page intranet du Bureau de l'AIPRP sur la protection des renseignements personnels (accès à l'interne seulement). Toute divulgation des enregistrements doit être étayée dans les notes de l'inspecteur.

8.11 La PR refuse de permettre la prise d'enregistrements numériques pendant l'inspection

Le fait de restreindre la capacité d'un inspecteur à faire des enregistrements numériques peut être considéré comme de l'obstruction de la part de la PR.

Si la partie réglementée refuse de permettre la prise d'enregistrements numériques, l'inspecteur devrait:

déterminer le motif du refus
citer les dispositions appropriées conférant à l'ACIA des pouvoirs d'inspection au représentant de l'entreprise, lui demander s'il comprend les motifs pour lesquels il demande de faire un enregistrement numérique et consigner la réponse du représentant et le motif de son refus le cas échéant
aviser la PR qu'il s'agit d'obstruction (communiquez avec les SEAL pour de plus amples renseignements sur l'obstruction)
communiquez avec votre superviseur pour déterminer les mesures de suivi
quittez les lieux si vous avez l'impression que vous êtes en danger ou vulnérable
étayez toutes les observations sur place et les événements qui ont mené au refus et consignez toutes les observations relatives à l'inspection si vous pouvez le faire en toute sécurité (en cas de doute, quittez les lieux)
consigner le nom, le titre et le numéro de téléphone de la personne qui a refusé la demande, ainsi que la date et l'heure
consignez le nom et le titre de tous les témoins (ACIA ou autres ministères)

Votre superviseur peut communiquer avec les SEAL pour discuter des mesures de suivi (sanctions administratives pécuniaires [SAP]).

Annexe 1 : Organigramme de l'utilisation des appareils d'enregistrement numérique

Organigramme de l'utilisation des appareils d'enregistrement numérique. Description ci-dessous.