Orientation opérationnelle : Développement et mise en œuvre de l'équipe de vérification par la gestion

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1. Objet

L'objectif du présent document est de fournir des conseils à la direction des centres opérationnels de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) sur la formation et l'utilisation de l'équipe de vérification par la gestion pour appuyer la prise de décisions raisonnables et justifiables en réponse à une non-conformité dans le secteur d'activité des aliments. Ce guide peut être utilisé lorsque le processus d'intervention réglementaire normalisé (PIRN) indique qu'une surveillance par une équipe de vérification par la gestion est recommandée.

Le présent document accompagne d'autres documents d'orientation de l'Agence tels que référés dans la section 3.0.

Remarque : les politiques et procédures de l'ACIA font référence à l'équipe de vérification par la gestion, aux équipes d'examen et aux comités de triage. Aux fins de la présente orientation, l'équipe de vérification par la gestion et les équipes connexes seront appelées les équipes de vérification.

2. Autorités réglementaires

Les pouvoirs d'inspection, les mesures de contrôle et les mesures d'application de la loi autorisés par la législation ci-dessus sont définis et expliqués dans l'Orientation opérationnelle – Lignes directrices en matière d'intervention réglementaire relative aux aliments.

3. Documents de référence

4. Définitions

Sauf indication ci-dessous, les définitions figurent dans un des documents suivants :

5. Acronymes

Les acronymes sont indiqués dans leur forme longue la première fois qu'ils sont utilisés et sont regroupés dans la Liste des acronymes du secteur d'activité des aliments.

6. Orientation opérationnelle

Ce guide devrait être utilisé par les décideurs de la Direction générale des opérations au niveau des centres opérationnels ou régional qui sont chargés de recevoir les recommandations du personnel d'inspection afin de déterminer la mesure d'application de la loi ou l'action sur une licence la plus appropriée en réponse à une non-conformité.

6.1 Qu'est-ce qu'une équipe de vérification

Une équipe de vérification est une équipe ayant une expertise ou des connaissances concernant les options en matière d'inspection, de conformité et d'application de la loi disponibles en réponse à une non-conformité dans le secteur d'activité des aliments. En tant que meilleure pratique, l'équipe devrait être un groupe établi de postes existants avec des membres de base capables d'analyser les résultats des inspections ou des enquêtes et de fournir des conseils au décideur sur les réponses réglementaires appropriées.

Les membres de l'équipe peuvent être changés pour un cas ou une situation spécifique, selon les besoins. Les équipes d'examen sont un exemple d'équipes de vérification existantes (denrée de viande). La Section 6.5  – Membres de l'équipe de vérification indique des exemples de participants de l'équipe.

Il est important de noter qu'une équipe de vérification par la gestion n'est pas un organisme décideur. Le décideur, généralement un directeur des opérations ou un directeur principal des opérations, reçoit la recommandation de l'équipe de vérification. Toute décision finale doit toujours être prise par la personne ayant le pouvoir législatif pour le faire. Par exemple, dans le cas d'une suspension ou d'une révocation d'une licence Salubrité des aliments au Canada (SAC), la décision doit être prise par une personne à qui le ministre a délégué le pouvoir de suspendre une licence en vertu du RSAC 35 ou de révoquer une licence en vertu du RSAC 39.

6.2 Pourquoi une équipe de vérification est-elle nécessaire

Conformément à la vérification recommandée décrite dans le PIRN, le décideur de l'ACIA est encouragé à consulter les équipes de vérification lorsqu'il examine les résultats d'une enquête des Services d'enquête et d'application de la loi (SEAL), ou une recommandation de suspension ou de révocation d'une licence SAC. Les membres de l'équipe peuvent fournir des opinions ou des points de vue qui contribuent à un résultat conforme à la politique sur la conformité et d'application de la loi de l'ACIA.

Les équipes de vérification devraient inclure des représentants d'autres régions et centres opérationnels, si nécessaire. Le décideur devrait consulter les pairs au sein de l'équipe de vérification, y compris la représentation des autres régions. Cette approche encourage la cohérence et permet d'accéder à un éventail d'expériences et de compétences.

6.3 Quand l'équipe de vérification devrait-elle être formée ou consultée

L'équipe de vérification peut être consultée dans les cas suivants :

  • une mesure réglementaire est requise relativement aux autorisations de la partie réglementée (par exemple, la suspension ou révocation de licence)
  • une sanction administrative pécuniaire ou recommandations de poursuites sont envisagées

Le décideur peut demander la recommandation d'une équipe de vérification si un rapport de non-conformité de l'inspecteur ou une lettre d'action sur une licence nécessite une décision.

Les équipes de vérification ne sont pas forcément nécessaires dans toutes les situations et ne sont impliquées que si le décideur a besoin d'un avis supplémentaire. Si nécessaire, l'équipe de vérification devrait participer après que le décideur a examiné le cas et étudié les facteurs qui contribueront à une décision.

6.4 Formation de l'équipe de vérification

Le décideur demandera au gestionnaire d'inspection (GI) ou à une personne désignée à cet effet d'assumer le rôle de la personne responsable de l'équipe de vérification. La personne responsable devra :

6.5 Membres de l'équipe de vérification

L'équipe peut être composée d'un nombre quelconque de personnes au sein de l'ACIA afin de fournir une expertise ou connaissance. Certains ou tous les membres de l'équipe peuvent déjà avoir une connaissance du cas du profil.

Une bonne pratique consiste à ce que l'équipe de vérification soit composé de personnes de base. Toutefois, la composition de l'équipe de vérification est flexible (selon le cas) et peut comprendre une partie ou la totalité des rôles suivants de l'ACIA :

  • Inspecteur
  • Superviseur
  • Gestionnaire d'inspection
  • Directeur des opérations
  • Agent régional de programme
  • Vétérinaire en chef (viande/animaux uniquement)
  • Coordinateur régional des opérations
  • Coordinateurs de programme
  • Agent vétérinaire régional (viande/animaux uniquement)
  • Directeur principal des opérations
  • Spécialistes aux opérations (si nécessaire)
  • Division Orientation Opérationnelle et Expertise (si nécessaire)
  • Agent principal de la conformité (si nécessaire)
  • Unité des services juridiques (Les Services juridiques  – Agriculture et inspection des aliments )
  • Services SEAL (si nécessaire)

Remarque : les services juridiques participent aux dossiers liés à la révocation des licences.

6.6 Examen des documents

L'équipe de vérification examine les détails de la recommandation de réponse réglementaire pour s'assurer que la réponse sera objective, juste, efficace, prévisible et transparente, conformément à la politique sur la conformité et d'application de la loi. Pour ce faire, l'équipe de vérification par la gestion :

  • vérifie l'appréciation du préjudice, les antécédents et l'intention de commettre un préjudice
  • vérifie une volonté manifeste de se mettre en conformité
  • examine les preuves des mesures correctives déjà prises (examine le cas)
  • vérifie si l'intervention recommandée est autorisée en vertu des lois applicables
  • demande de la clarification ou de l'information supplémentaire qui pourrait manquer au dossier
  • fournit un aperçu, des recommandations et des avis au décideur

Les documents suivants seront examinés par l'équipe, selon le cas :

6.7 Tenue des registres

Les processus et recommandations de l'équipe de vérification devraient être notés. Documenter et conserver les processus et recommandations de l'équipe de vérification dans SGDDI et conformément aux protocoles établis en vertu des directives du Guide pour le transport, la transmission, l'entreposage et la destruction des renseignements protégés ou classifiés au Canada (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada  – SGDDI 3707958).

Un exemple de modèle pour la tenue des registres est fourni à l'annexe 1. Les recommandations d'action sur une licence, le GI et le délégué du ministre devraient remplir et signer le Formulaire de recommandation d'action sur une licence (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 10583832), le cas échéant.

6.8 Voie de communication

La personne responsable de l'équipe de vérification est chargé de transmettre les recommandations de l'équipe de vérification par la gestion au délégué du ministre.

Remarque : le délégué du ministre doit informer le Bureau du président de l'ACIA de toutes les suspensions et révocations de licence SAC. Pour les procédures détaillées de ce processus, voir le Processus de signalement pour les suspensions ou révocations des licences de la salubrité des aliments au Canada (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 18790247).

7. Annexes

Annexe 1  – Exemple de modèle pour la tenue des registres des processus et des recommandations
Date Membres de l'équipe de vérification par la gestion Problème/Dossier Points à discuter Références Recommandations Décision finale du décideur
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Pour toute demande de renseignements généraux sur cette orientation opérationnelle, s'il-vous-plaît suivre les voies de communication établies, notamment en envoyant un formulaire électronique de demande de suivi (FEDS) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).

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