Avis : Ce document ne s'applique pas aux exportations destinées à l'Union européenne (UE) émises dans la plateforme TRACES NT. Consultez la section « Certificats de remplacement » de la page Web Union européenne (UE) – Exigences d'exportation pour le poisson et les produits de la mer.
Une fois qu'un certificat d'exportation a été émis par l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA), aucune correction n'est permise. Si une erreur est relevée, un inspecteur de l'ACIA peut, dans certaines circonstances, délivrer un certificat de remplacement.
Sur cette page
- Demandes de certificats de remplacement
- Remplacement en raison d'erreurs administratives
- Remplacement en raison d'un changement de quantité
- Remplacement en raison d'expéditions fractionnées ou consolidées
- Changement de pays de destination
- Changement de numéros de conteneur ou de sceau
- Erreurs relatives au timbre d'exportation ou à la marque d'expédition
- L'expédition a déjà passé les douanes étrangères
- L'expédition est arrivée, mais n'a pas encore passé les douanes étrangères
- Responsabilités du demandeur
- Lettre d'explications de l'ACIA
Demandes de certificats de remplacement
Dans tous les cas, le demandeur doit présenter une demande écrite à l'inspecteur de l'ACIA. Cette demande doit comprendre suffisamment de preuves à l'appui pour justifier la délivrance d'un certificat de remplacement, ainsi que les éléments suivants :
- la raison pour laquelle un certificat de remplacement est requis;
- des renseignements précis sur le certificat original qu'il faut remplacer, et des détails sur la révision nécessaire;
- la disposition du certificat original;
- l'emplacement et la situation actuelle de l'expédition.
L'ACIA considérera les demandes de certificats de remplacement au cas par cas. L'inspecteur pourrait demander des documents supplémentaires afin de confirmer les renseignements fournis par le demandeur.
Remplacement en raison d'erreurs administratives
L'ACIA peut délivrer un certificat de remplacement si une « erreur administrative » évidente est relevée sur un certificat délivré. Cela peut comprendre des fautes de frappe. Les cas suivants ne sont pas considérés comme des erreurs administratives :
- la modification ou l'ajout d'un numéro de lot de produit;
- l'ajout d'une espèce;
- l'ajout de variations de produits qui ne figuraient pas dans la demande de certificat initiale.
L'inspecteur pourrait demander à l'exportateur de fournir des documents pour justifier la correction demandée, et examinera ces documents pour déterminer si une erreur administrative s'est bel et bien produite.
Dans tous les cas, la délivrance d'un certificat de remplacement en raison d'une erreur administrative dépendra de la capacité de l'exportateur à fournir les renseignements suivants provenant des documents de traçabilité et d'expédition du produit :
- une description complète et exacte de l'envoi;
- des preuves de conformité aux conditions réglementaires, y compris celles du pays importateur;
- une explication de la manière dont l'erreur administrative est survenue.
Les documents fournis peuvent être des photos des renseignements réels (par exemple, numéros de lot, numéro du conteneur, numéro du sceau, étiquettes de produit, conteneurs chargés). D'autres documents tels que des documents d'expédition et des connaissements, qui confirment le contenu du conteneur, peuvent être envisagés s'ils indiquent clairement les renseignements manquants ou incorrects.
Le défaut de fournir des renseignements complets et exacts entraînera le refus de la demande de certificat de remplacement.
Remplacement en raison d'un changement de quantité
Un certificat de remplacement qui modifie la quantité (par exemple, le nombre d'emballages ou le poids total) ne peut être délivré que si les critères suivants sont satisfaits :
- la demande n'indique pas de nouveaux types de produits ou de nouveaux numéros de lot de produit;
- le demandeur apporte des preuves des faits suivants :
- l'erreur du certificat original quant à la quantité est de nature administrative (voir ci-dessus);
- l'identité du lot ayant fait l'objet de l'inspection et de la certification originales n'a pas changé;
- la demande de certificat de remplacement ne contrevient pas à une exigence en matière d'importation du pays importateur.
Remplacement en raison d'expéditions fractionnées ou consolidées
En général, l'ACIA ne délivre pas de certificat de remplacement lorsqu'un demandeur demande qu'un certificat soit remplacé par deux certificats ou plus, ou que deux certificats ou plus soient remplacés par un seul certificat. Cependant, de telles demandes peuvent être prises en considération par les inspecteurs au cas par cas.
Expédition fractionnée en raison de problèmes relatifs à la quantité causés par le transport
L'ACIA comprend qu'en raison des limites de poids du chargement, il arrive qu'il soit nécessaire de fractionner des expéditions. Lorsqu'un fractionnement est attribuable à des problèmes de transport, c'est-à-dire que seule une part de l'envoi décrit dans le certificat original peut être expédiée, l'exportateur doit fournir à l'inspecteur un ou des documents (par exemple, une copie de la feuille de route) qui indiquent en chiffres la part de l'envoi ayant été expédiée. Si les renseignements soumis sont acceptables, un certificat de remplacement peut être émis avec les renseignements révisés. À la place d'un certificat de remplacement, ou en plus de celui-ci, l'inspecteur peut également émettre une « lettre d'explication » sur demande du pays importateur.
Un deuxième certificat de remplacement peut être délivré, au cas par cas, pour la part restante de l'expédition qui dépassait la taille limite du premier envoi, à condition que le produit était disponible aux fins d'inspection au Canada au moment de la demande initiale.
Changement de pays de destination
Un certificat de remplacement peut être demandé pour modifier le pays de destination pour des raisons telles qu'un changement de destinataire ou des circonstances internationales imprévues telles qu'un embargo ou une catastrophe naturelle.
Cependant, pour que cette demande soit prise en considération, le produit et son étiquette doivent être conformes aux exigences d'importation du nouveau pays de destination.
Le demandeur doit fournir à l'inspecteur un ou des documents qui prouvent que le produit est conforme aux exigences de santé publique, de santé animale et d'étiquetage du nouveau pays de destination au moment de la transformation ou de la fabrication du produit.
Changement de pays de destination lorsque les exigences changent également
Si les exigences d'importation du nouveau pays de destination sont différentes de celles du pays de destination initial ou nécessitent des attestations de santé différentes ou supplémentaires, l'ACIA pourrait ne pas être en mesure de délivrer un certificat de remplacement.
Cependant, les inspecteurs pourraient prendre ces demandes en considération au cas par cas si l'exportateur est en mesure de fournir une confirmation écrite de l'autorité compétente étrangère (ACE) qui indique les exigences d'importation et les exigences de certification aux fins d'exportation. De plus, l'ACIA doit être en mesure de vérifier que les exigences d'importation sont satisfaites.
Lorsque le nouveau pays de destination a des exigences d'importation différentes sur le plan de la santé animale qui ne figuraient pas sur le certificat original, un certificat de remplacement ne peut pas être délivré, sauf si l'expédition répond aux nouvelles conditions d'importation et que l'ACE confirme que l'ACIA peut délivrer le certificat de remplacement.
Changement de numéros de conteneur ou de sceau
Une demande de modifier le numéro de conteneur ou de sceau d'un certificat de remplacement ne peut être prise en considération par l'ACIA que si l'inspecteur peut vérifier la modification demandée.
Erreurs relatives au timbre d'exportation ou à la marque d'expédition
Un certificat de remplacement ne peut pas être délivré pour les expéditions dont l'emballage porte des marques d'expédition ou des timbres incorrects.
Si l'expédition se trouve toujours au Canada et que les marques d'expédition ne correspondent pas aux renseignements indiqués sur le certificat, il faut alors corriger les erreurs des emballages et de l'étiquetage. L'ACIA exige que l'une ou l'autre des conditions suivantes soit satisfaite :
- les marques d'expédition ou timbres incorrects sur les emballages sont couverts par du marqueur noir et de nouveaux renseignements sont collés par-dessus;
- le produit est remballé avec les marques d'expédition appropriées.
Une fois que l'ACIA a vérifié les corrections aux emballages et étiquettes, le certificat original peut être annulé et un nouveau certificat peut être demandé, à condition que le produit soit toujours au Canada et disponible aux fins d'inspection au moment de la demande.
Si l'expédition a quitté le Canada et que des marques d'expédition incorrectes ont été soumises dans la demande du certificat original, un certificat de remplacement ne peut pas être émis. Des demandes de certificats de remplacement en raison d'erreurs administratives mineures pourraient être prises en considération au cas par cas.
L'expédition a déjà passé les douanes étrangères
Si le produit a déjà été importé et dédouané par le pays de destination, un certificat de remplacement ne peut être délivré que s'il vise à remplacer un certificat perdu ou endommagé, et si les critères suivants sont satisfaits :
- le poste de contrôle frontalier (PCF) ou l'ACE demande un certificat de remplacement;
- la communication officielle du PCF ou de l'ACE est envoyée à l'inspecteur et comprend les renseignements suivants :
- le nom du PCF ou de l'ACE,
- le nom et les coordonnées du responsable auteur de la demande dans le pays de destination,
- des détails sur la demande de certificat de remplacement;
- les renseignements sur le produit indiqués par le certificat de remplacement sont identiques aux renseignements du certificat original;
- l'inspecteur de l'ACIA accepte la disposition du certificat original.
L'expédition est arrivée, mais n'a pas encore passé les douanes étrangères
Si le produit n'a pas encore passé les douanes du pays de destination et a été retenu par un PCF, un certificat de remplacement ne peut être délivré que si les critères suivants sont satisfaits :
- Le PCF ou l'ACE demande un certificat de remplacement;
- la communication officielle est envoyée à l'inspecteur et comprend les renseignements suivants :
- le nom du PCF ou de l'ACE,
- le nom et les coordonnées du responsable auteur de la demande dans le pays de destination,
- des détails sur la demande de certificat de remplacement et des détails exacts sur ce que le PCF ou l'ACE acceptera en vue de dédouaner l'expédition;
- le demandeur est en mesure de fournir à l'ACIA suffisamment de renseignements pour appuyer la demande;
- l'inspecteur de l'ACIA accepte la disposition du certificat original.
Responsabilités du demandeur
Disposition du certificat original
Lorsque l'ACIA délivre un certificat de remplacement, le certificat original devient invalide. Le demandeur doit alors prendre l'une des mesures suivantes à l'égard du certificat original et de tous les documents d'exportation qui l'accompagnent :
- les rendre à l'ACIA, ou confirmer qu'ils seront rendus à l'ACIA;
- les remettre à une autorité compétente étrangère reconnue;
- les remettre à une ambassade ou un consulat canadien.
L'ACIA reconnaît que, dans certaines circonstances exceptionnelles, des certificats d'exportation et d'autres documents d'exportation peuvent être perdus ou endommagés. Le demandeur et toutes les parties en cause devraient déployer tous les efforts raisonnables en vue de les recouvrer avant de demander un certificat de remplacement.
Le demandeur doit décrire par écrit à l'inspecteur la raison pour laquelle un certificat ne peut pas être rendu et les efforts déployés pour retrouver un certificat perdu.
Contrôles des exportations
En vertu de la Politique sur le contrôle des exportations d'aliments de l'ACIA, un demandeur doit avoir des mesures de contrôle en place dans le cadre de son plan de contrôle préventif (PCP) ou de son plan de contrôle des exportations (PCE) (voir le Guide pour la préparation d'un plan de contrôle des exportations (PCE)) en vue de la préparation de demandes de certificats d'exportation et de la tenue de dossiers connexe. Ces plans doivent tenir compte des demandes potentielles à l'ACIA de certificats de remplacement.
Suivi par les demandeurs
Le demandeur devrait effectuer un suivi après chaque demande de remplacement et mettre en œuvre des mesures correctives et/ou des modifications aux contrôles de l'exportation pour éviter que cette situation se reproduise. Le demandeur doit élaborer et tenir à jour des documents à l'appui et les fournir à l'inspecteur sur demande de celui-ci.
Les demandes de certificats de remplacement ne devraient pas devenir chose courante. Des demandes répétées peuvent indiquer un manque de contrôle des documents délivrés par le gouvernement, et pourraient entraîner le refus des demandes de certification future tant que des mesures correctives n'auront pas été prises.
Frais
Des frais peuvent être imposés pour le certificat de remplacement et pour toute activité d'inspection effectuée par l'ACIA en vue de délivrer le certificat.
Autres documents
Le demandeur doit confirmer par écrit au PCF ou à l'autorité compétente étrangère quel est le document requis pour dédouaner l'expédition. La communication originale du PCF ou de l'autorité compétente étrangère devrait être fournie à l'inspecteur aux fins d'examen.
Lettre d'explications de l'ACIA
Au cas par cas, l'ACIA peut délivrer une lettre d'explications à la place d'un certificat de remplacement, ou en plus de celui-ci. Une lettre peut être délivrée si le demandeur offre une indication raisonnable que cette lettre sera acceptable pour le pays de destination, et fournit un ou des documents à l'appui adéquats pour la modification demandée. Habituellement, une lettre ou un courriel du PCF ou de l'ACE du pays importateur adressé de l'ACIA confirme qu'une lettre d'explications sera acceptée et indique quels renseignements précis doivent être inclus dans la lettre de l'ACIA. Le demandeur doit fournir la communication originale du PCF ou de l'ACE à l'inspecteur aux fins d'examen.