Contrôle des sceaux officiels de l'ACIA

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1. Contexte

Nous sommes responsables de la protection des aliments, des animaux et des végétaux au Canada. Nous supervisons le commerce national et international ainsi que le transport des produits animaux, végétaux et alimentaires, et veillons au respect des obligations internationales liées aux marchandises exportées. Afin de prévenir la contamination et de respecter les exigences en matière de biosécurité, certaines expéditions transportées à l'intérieur du pays ou commercialisées à l'échelle internationale peuvent nécessiter des sceaux officiels de l'ACIA. Certains pays importateurs de produits canadiens exigent que chaque expédition soit scellée avec un sceau officiel de l'ACIA.

2. Objectif

Cette politique normalise les exigences relatives aux sceaux officiels de l'ACIA dans chacun de ses 3 secteurs d'activité. Elle souligne également l'importance d'avoir des processus documentés pour chacun des secteurs d'activité de l'ACIA lorsque les sceaux officiels de l'ACIA sont contrôlés, achetés, stockés, apposés, retirés et éliminés.

3. Portée

Cette politique s'applique aux sceaux officiels de l'ACIA qui sont apposés sur un moyen de transport, un conteneur ou un objet conformément à la loi, au règlement, à la politique ou à toute autre exigence applicable. Un sceau officiel de l'ACIA est défini comme un dispositif conçu pour être apposé une seule fois sur la serrure ou l'extérieur d'un conteneur, marqué des caractères d'identification « CFIA-ACIA » sur le corps du sceau, suivis d'une séquence numérique ou alphanumérique.

La présente politique explique comment les agents désignés de l'ACIA doivent contrôler l'utilisation et la conservation des sceaux. Ces contrôles :

  • protégent l'intégrité et la biosécurité des expéditions
  • empêchent les abus et l'utilisation frauduleuse des sceaux
  • préviennent les risques pour les mouvements intérieurs et le commerce international
  • maintiennent la crédibilité du Canada auprès des pays étrangers.

4. Sceaux exclus de la présente politique

Cette politique ne s'applique pas aux sceaux de l'ACIA qui ne comportent pas de numéro de série pour établir leur identification unique, ni aux sceaux de l'industrie. Toutefois, à des fins de traçabilité des expéditions, il est important que les intervenants de l'industrie conservent des registres de tous les sceaux utilisés pour les expéditions nationales et internationales. Dans la présente politique, le terme « sceau » désigne exclusivement un sceau officiel de l'ACIA.

5. Application et retrait des sceaux

Les sceaux doivent être apposés :

  • par un agent désigné de l'ACIA
  • par une personne sous l'autorité d'un agent désigné de l'ACIA
    ou
  • par un tiers autorisée (c'est-à-dire un autre fournisseur de services (AFS) ou une partie réglementée), qui a été autorisé par l'ACIA à manipuler et à apposer un sceau officiel.

Le cas échéant, pour être admissible à l'exportation, l'application des sceaux officiels de l'ACIA aux expéditions destinées à l'exportation doit satisfaire aux exigences du pays importateur. Certains pays peuvent exiger des niveaux de contrôle supplémentaires.

Les sceaux ne peuvent être retirés que par un agent désigné de l'ACIA ou par un tiers autorisé, à moins que l'ACIA n'ait donné son autorisation préalable dans le cadre de directives spécifiques à un produit ou au cas par cas.

6. Contrôle des sceaux

L'agent désigné par l'ACIA doit garder à l'esprit que le contrôle et l'accès aux sceaux relèvent de sa responsabilité. Les sceaux doivent être entreposés en toute sécurité à tout moment afin de garantir que seules les personnes autorisées y aient accès.

Les sceaux peuvent être transférés à des tiers autorisés s'ils disposent de procédures écrites approuvées par l'ACIA pour le contrôle et l'application des sceaux. Ces procédures doivent être conformes à la présente politique et à toutes les exigences des pays étrangers. Toute personne impliquée dans le contrôle et l'application des sceaux doit être formée à ces procédures écrites.

Lors du transfert des sceaux à la garde d'un tiers autorisé, le représentant désigné par l'ACIA doit s'assurer que le nombre de sceaux transférés est approprié. Lorsque des sceaux supplémentaires sont demandés, tous les sceaux précédemment émis et non utilisés doivent être comptabilisés et ceux qui ont été utilisés doivent être consignés dans les registres de l'ACIA.

7. Tenue de registres

Chaque sceau porte un numéro unique qui doit être consigné sur le certificat ou tout autre document. Les registres doivent inclure :

  • les numéros des sceaux reçus
  • les dates auxquelles les sceaux ont été placés sous garde ou retirés de la garde
  • les endroits et les fins d'utilisation
  • les références aux certificats ou aux expéditions connexes

Chaque fois qu'un sceau est utilisé, la référence ou le numéro de série du certificat, de la marchandise, de l'échantillon ou de l'objet correspondant qui est scellé doivent également être consignés dans le registre des sceaux de l'ACIA.

8. Élimination des sceaux

Si des sceaux disparaissent ou sont utilisés de manière abusive, l'ACIA doit mener une enquête. Si des sceaux sont perdus ou utilisés de manière inappropriée, cela est considéré comme un incident de sécurité en vertu de la Politique sur la sécurité du gouvernement.

Si un sceau inutilisé doit être éliminé, il doit être détruit par un agent de l'ACIA de manière à empêcher son utilisation.

9. Documentation connexe

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