Système de certification du programme d'absence de produits stimulants de croissance (PSC)

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1. Objectifs du système

Les résultats ou les effets attendus du programme doivent démontrer que :

  1. a) des programmes et des mesures de contrôle sont établis et mis en œuvre de manière efficace par les exploitations de la chaîne de possession inscrites au programme d'absence de PSC. Les exploitations de la chaîne de possession comprennent les exploitations des producteurs primaires et les exploitations de marché.
  2. b) le statut « sans PSC » est maintenu tout au long de la chaîne de possession, de la ferme de naissage jusqu'aux établissements d'abattage.
  3. c) la traçabilité du bétail est maintenue tout au long de la chaîne de possession, de la ferme de naissance aux établissements d'abattage, conformément à la partie XV du Règlement sur la santé des animaux.

2. Propriétaire du système

L'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) est le propriétaire du système.

3. Objets de l'évaluation de la conformité

Dans le cadre du système de certification du Programme d'absence de PSC, les objets de l'évaluation de la conformité sont les processus et les données. Plus précisément,

Pour l'objet « processus », il s'agit des processus gérés et exécutés par les exploitations inscrites dont certains aspects peuvent avoir une incidence sur le maintien et la démonstration du statut « sans PSC » et sur le maintien et la démonstration de la traçabilité des bovins tout au long de la chaîne de possession.

Pour l'objet « données », il s'agit des données sur les mouvements d'animaux qui doivent être :

  • fournies dans les documents de transfert acceptés par l'ACIA.
  • saisies et communiquées conformément au Protocole de communication des données de transaction.

Dans le contexte du Système de certification du programme d'absence de PSC, le terme  « processus » fait référence à la fois à des processus individuels (par exemple, le marquage des animaux) et à des ensembles de processus interreliés et interactifs en série (par exemple, le processus vache-veau, le processus du parc d'engraissement).

4. Champ d'application du système

En ce qui concerne l'objectif a) du système, le système de certification du Programme d'absence de PSC s'applique aux exploitations de producteurs primaires et aux exploitations de marché. Les exploitations de producteurs primaires comprennent les exploitations vache-veau, les exploitations de croissance, les exploitations de pâturages communautaires et de réserves forestières, et les exploitations de parcs d'engraissement.

Pour les objectifs b) et c) du système, le système de certification du Programme d'absence de PSC s'applique aux exploitations de producteurs primaires, aux exploitations de marché et aux établissements d'abattage.

5. Externalisation de la gestion du système

Lorsque le propriétaire du système choisit d'externaliser tout ou partie de la gestion du système à une autre partie, un accord définissant les compétences, les devoirs, les responsabilités et les pouvoirs des deux parties doit être élaboré et mis en œuvre.

6. Participation et accès au système

Cette section définit les critères d'accès des propriétaires de processus (c'est-à-dire les exploitations de la chaîne de possession) au système et les exigences relatives à la participation des organismes de certification au système.

6.1 Accès des propriétaires de processus

Les exploitations de la chaîne de possession qui répondent aux critères suivants peuvent accéder au système :

  •  être une entité légale;
  • disposer d'un numéro d'identification de site valide.

6.2 Participation des organismes de certification

Les organismes de certification qui répondent aux critères suivants peuvent participer à la mise en œuvre du système de certification :

  •  être une entité légale.
  • avoir de l'expérience dans l'évaluation de la conformité des systèmes ou programmes de gestion à la ferme.
  • employer ou avoir accès à un personnel compétent pour les fonctions qu'il exerce.
  • être en mesure de désigner des évaluateurs de la conformité qui ont démontré leur connaissance et leur expérience en ce qui concerne, par exemple, la manipulation et les soins appropriés du bétail, la biosécurité, la gestion de la santé animale et les exigences en matière de transport.
  • être en mesure de mettre en œuvre le système dans une ou plusieurs « régions de la chaîne d'approvisionnement ».
  • disposer de la stabilité financière et des ressources nécessaires à la mise en œuvre du système.
  • disposer à tout moment d'une assurance de la responsabilité civile professionnelle répondant aux exigences spécifiées par le propriétaire du système.
  • disposer à tout moment d'une assurance de la responsabilité civile générale répondant aux exigences spécifiées par le propriétaire du système.
  • répondre et se conformer aux exigences de la norme ISO/IEC 17065:2012, Évaluation de la conformité – Exigences pour les organismes certifiant les produits, les procédés et les services, de manière à garantir que l'organisme de certification gère le Système de certification du Programme d'absence de PSC de manière compétente, cohérente et impartiale.
  •  être accrédité par un organisme d'accréditation qui satisfait aux exigences de la norme ISO/IEC 17011, Évaluation de la conformité – Exigences générales pour les organismes d'accréditation procédant à l'accréditation d'organismes d'évaluation de la conformité.

Exigences supplémentaires

  • Les organismes d'accréditation doivent être membres en règle de l'International Accreditation Forum.
  • Le champ d'application de l'accréditation des organismes de certification éligibles doit comprendre les activités d'évaluation de la conformité du Système de certification du Programme d'absence de PSC.
  • Les organismes de certification doivent limiter leurs exigences et leurs activités d'évaluation de la conformité aux questions et aspects spécifiquement liés au champ d'application de la certification.
  • Les organismes de certification doivent, sur demande, participer à des réunions avec les autorités réglementaires pour discuter des questions de certification et des exigences réglementaires.
  • Les organismes de certification doivent se conformer, dans la mesure où elles s'appliquent à leur champ d'application d'accréditation, aux exigences émises par les autorités réglementaires compétentes.
  • Les organismes de certification doivent obtenir l'approbation documentée de l'ACIA pour gérer le système. L'évaluation des demandes des organismes de certification souhaitant gérer le système doit être effectuée par l'ACIA ou par l'organisation qui fournit des services de gestion du système au nom de l'ACIA, conformément à une procédure documentée et à des critères convenus par l'ACIA et l'Association canadienne des bovins.

7. Exigences pour les propriétaires et les exploitants de processus

Cette section précise les exigences par rapport auxquelles la conformité doit être démontrée par les propriétaires et exploitants de processus.

Exigences spécifiées pour les objets de l'évaluation de la conformité pour :

  • l'objet « processus », les exigences qui doivent être satisfaites sont définies dans :
    • Annexe V de l'ACIA : Programme canadien de diversification des modes de prestation de services pour la certification de l'absence de produits stimulants de croissance (PSC) pour l'exportation de viande bovine à l'Union Européenne (UE).
    • Annexe W de l'ACIA : Manuel de l'utilisateur – Programme canadien de diversification des modes de prestation de services pour la certification de l'absence de produits stimulants de croissance (PSC) pour l'exportation de viande bovine à l'Union Européenne (UE).
  • l'objet « données », les exigences qui doivent être satisfaites sont définies dans :
    • Annexe V de l'ACIA : Programme canadien de diversification des modes de prestation de services pour la certification de l'absence de stimulants de croissance (PSC) pour l'exportation de viande bovine à l'Union Européenne (UE).
    • Annexe W de l'ACIA : Manuel de l'utilisateur – Programme canadien de diversification des modes de prestation de services pour la certification de l'absence de stimulants de croissance (PSC) pour l'exportation de viande bovine à l'Union Européenne (UE).

    • Système de certification du Programme d'absence de PSC, Annexe C : Protocole de communication des données de transaction – Exigences (veuillez communiquer avec votre bureau local de l'ACIA pour obtenir une copie de cette annexe).

      Le propriétaire du système peut exclure des exigences à satisfaire par les propriétaires de processus et les exploitants de processus les exigences de l'annexe C : Protocole de communication des données de transaction – Exigences (veuillez communiquer avec votre bureau local de l'ACIA pour obtenir une copie de cette annexe).

      Dans le cas où le propriétaire du système a autorisé l'exclusion des exigences relatives à la communication des données de transaction, une déclaration de conformité délivrée par les organismes de certification indiquera clairement que le champ d'application de la certification exclut ces exigences.

Exigences spécifiées relatives aux activités d'évaluation de la conformité suivantes :

  • soumission des informations requises à un organisme de certification;
  • signature d'un accord de certification;
  • paiement des frais nécessaires;
  • accepter les activités d'évaluation prévues;
  • fournir des informations sur le processus à certifier;
  • accorder l'accès aux données du programme à l'ACIA et au personnel d'évaluation de la conformité des marchés d'exportation.

Autres exigences par rapport auxquelles la conformité doit être démontrée :

  • achèvement de la formation à l'exploitation sur la salubrité des aliments par les propriétaires de processus et les opérateurs de processus.

Modifications apportées aux processus certifiés

  • Les propriétaires de processus sont tenus d'informer leur organisme de certification par écrit, sans délai, de toute modification du processus susceptible d'affecter sa capacité à satisfaire aux exigences de certification.

8. Processus d'évaluation de la conformité

Cette section définit les processus d'évaluation de la conformité et décrit leurs principales activités.

8.1 Demande

Ce processus est réalisé par des exploitations de la chaîne de possession cherchant à gérer un processus certifié dans le cadre du Programme canadien de diversification des modes de prestation de services pour la certification de l'absence de stimulants de croissance. Le processus de demande consiste à documenter et à soumettre à un organisme de certification accrédité qui gère le Système de certification du Programme d'absence de PSC une demande de certification qui répond aux exigences de l'Annexe A : Demande de certification – Spécification (communiquez avec votre bureau local de l'ACIA pour obtenir une copie de cette annexe).

8.2 Examen de la demande

Ce processus est réalisé par des organismes de certification accrédités qui gèrent le Système de certification du Programme d'absence de PSC. Le processus d'examen des demandes consiste à examiner les informations reçues d'un demandeur afin de s'assurer que :

  • les informations concernant le demandeur et ses activités sont appropriées et adéquates pour la planification et la réalisation des activités d'évaluation.
  • l'organisme de certification possède les compétences, les capacités, l'impartialité, les moyens et la disponibilité nécessaires pour réaliser les activités d'évaluation et de certification.

Les organismes de certification sont tenus d'établir et de conserver un registre justifiant la décision d'entreprendre un engagement de certification.

Les organismes de certification refuseront d'entreprendre un engagement de certification si leur compétence ou leur capacité est insuffisante, de quelque manière que ce soit, pour effectuer le travail ou s'ils ne sont pas en mesure de le faire dans les délais demandés.

Lorsque les technologies de l'information et des communications (TIC) sont proposées comme moyen de réaliser des activités d'évaluation de la conformité, le processus d'examen de la demande doit inclure la détermination que le client et l'organisme de certification disposent de l'infrastructure nécessaire pour permettre l'utilisation des TIC proposées.

Les organismes de certification doivent s'assurer que les demandeurs comprennent les exigences spécifiées relatives aux objets de l'évaluation de la conformité et les exigences spécifiées relatives aux activités d'évaluation de la conformité, telles que définies à la section 7, comme condition préalable à l'achèvement du processus d'examen des demandes.

8.3 Accord de certification

Ce processus implique que l'organisme de certification et le demandeur concluent un accord ayant force exécutoire pour la fourniture de services de certification. Une fois l'accord signé, le demandeur devient un client de l'organisme de certification. Un client est responsable devant un organisme de certification du respect des exigences relatives aux objets de l'évaluation de la conformité et des exigences liées aux activités d'évaluation de la conformité. Les accords de certification doivent répondre aux exigences de l'Annexe B : Accord de certification – Spécification (communiquez avec votre bureau local de l'ACIA pour obtenir une copie de cette annexe).

8.4 Planification et préparation

Ce processus est réalisé par les organismes de certification ; il implique la collecte et la production de toutes les informations et données nécessaires au processus de détermination ultérieur.

Les activités de planification et de préparation peuvent comprendre, par exemple :

  • la sélection d'un échantillon représentatif d'animaux qui ont été reçus dans un établissement d'abattage au cours d'une période définie.
  • l'identification des exploitations qui ont eu la garde de l'échantillon d'animaux sélectionné afin de faciliter la vérification du maintien du statut « sans PSC » et de la traçabilité du bétail tout au long de la chaîne de possession, depuis les exploitations de naissance jusqu'aux établissements d'abattage.
  • planifier la manière dont les activités de détermination spécifiées par le système seront appliquées à chaque exploitation et aux données et flux de données entre et parmi les exploitations. Les organismes de certification peuvent choisir de développer des plans génériques pour chaque type d'exploitation, qui peuvent être adaptés à des évaluations particulières si nécessaire.
  • la détermination de la manière dont les technologies de l'information et des communications (TIC) seront utilisées et à quel point les TIC seront utilisées à des fins d'évaluation afin d'optimiser l'efficacité et l'efficience de l'évaluation tout en maintenant l'intégrité du processus d'évaluation.
  • préparer et distribuer un plan d'évaluation à l'exploitation (ou aux opérations) concernée(s) et prendre des dispositions pour mener les activités de détermination. Le plan d'évaluation doit préciser :
    • a) le champ d'application et l'objectif de l'évaluation.
    • b) les dates proposées pour les activités d'évaluation
    • c) les documents qui spécifient les exigences relatives aux objets de l'évaluation de la conformité et qui spécifient les exigences relatives aux activités d'évaluation de la conformité. Ces documents contiennent les « critères d'évaluation » ou l'ensemble des exigences utilisées comme référence pour comparer les preuves objectives.
    • d) le personnel proposé à être utilisé pour l'évaluation.
    • e) les méthodes et procédures d'évaluation à utiliser pour évaluer les objets de l'évaluation de la conformité.
  • préparer et rendre disponibles les documents de travail.

8.5 Activités et méthodes de détermination

8.5.1 Activités de détermination

Cette section définit les activités de détermination que doivent effectuer les organismes de certification lorsqu'ils gèrent et mettent en œuvre le Système de certification du Programme d'absence de PSC.

Validation qui confirme que les exploitations de producteurs primaires et les exploitations de marché disposent de manière appropriée et adéquate des éléments suivants :

  • des responsabilités et des autorités définies et documentées.
  • des programmes et des mesures de contrôle, par exemple le contrôle des aliments pour animaux, l'utilisation de produits stimulant la croissance, l'identification et l'inventaire des animaux, la ségrégation, le transfert des animaux, la gestion des registres.
  • des ressources et des structures, y compris des personnes possédant les compétences requises.

Remarque : la validation vise à confirmer que le respect des exigences est raisonnablement plausible. Par exemple, s'il s'avère qu'un exploitant de processus ne possède pas les compétences requises ou que les mesures de contrôle d'une exploitation sont inappropriées ou inadéquates, l'évaluateur de la conformité peut conclure qu'il est peu probable que l'exploitation soit en mesure de satisfaire de manière constante aux exigences spécifiées pour les objets de l'évaluation de la conformité.

Vérification qui confirme que les exploitations de producteurs primaires et les exploitations de marché ont efficacement géré et contrôlé leurs processus et qu'elles ont respecté leurs engagements et obligations.

Vérification qui confirme que les exploitations de producteurs primaires, les exploitations de marché et les établissements d'abattage ont généré, saisi et communiqué les données requises sur les mouvements d'animaux dans les délais prescrits.

Examen de la documentation relative à la chaîne de possession afin de confirmer que le statut « sans PSC » et l'identification requise des animaux ont été maintenus et documentés en permanence tout au long de la chaîne de possession, de la ferme de naissance à l'établissement d'abattage.

Le résultat du processus de détermination comprend les informations créées au cours du processus de détermination ainsi que les résultats du processus de planification et de préparation.

8.5.2 Méthodes de détermination

Cette section définit les méthodes de détermination que doivent utiliser les organismes de certification pour exécuter le Système de certification du Programme d'absence de PSC.

Pour garantir l'intégrité et la cohérence des résultats des activités de détermination de la validation et de la vérification, les organismes de certification doivent :

  • effectuer les activités initiales de validation, de vérification et d'examen en personne sur les sites des exploitations de bovins de boucherie.
  • effectuer toute activité de surveillance :
    • en personne, sur les sites où les processus certifiés sont gérés, ou
    • à distance, en utilisant les technologies de l'information et des communications, lorsqu'il a été déterminé et documenté que les objectifs de l'évaluation de la conformité peuvent être atteints et que l'intégrité du processus d'évaluation peut être assurée.
  • utiliser les méthodes de collecte d'informations suivantes :
    • entretiens avec les propriétaires de processus et les exploitants de processus.
    • observations des conditions d'exploitation et des performances de processus.
    • examen des documents et registres pertinents.
  • recueillir des informations représentatives, appropriées et adéquates pour appuyer les constatations et les conclusions.
  • documenter les décisions et la justification de tout échantillonnage utilisé.

Les organismes de certification examineront les données de transaction relatives aux mouvements d'animaux dans la chaîne de possession et vérifieront le respect du Protocole de déclaration des données de transaction du Système de certification du Programme d'absence de PSC par des activités sur place et/ou par des moyens et des méthodes à distance.

Les organismes de certification doivent documenter les résultats de toutes les activités de détermination.

8.6 Examen

Une fois les activités de détermination terminées, les organismes de certification procèdent à un examen de toutes les informations et de tous les résultats liés au processus de planification et de préparation et au processus de détermination, afin d'assurer qu'il existe une démonstration appropriée, adéquate et efficace du respect des exigences du processus.

Les organismes de certification sont tenus de désigner une ou plusieurs personnes pour mener l'examen. L'examen doit être effectué par des personnes qui n'ont pas été impliquées dans les activités de planification, de préparation et de détermination.

Les personnes qui ont fourni des services de consultation ou de conseil à des clients d'organismes de certification ne sont pas autorisées à participer au processus d'examen pendant une période de deux ans.

Si les preuves sont suffisantes pour démontrer que les exigences d'un processus ont été respectées, une recommandation documentée pour la certification est faite.

8.7 Décision de certification

Les organismes de certification sont responsables des décisions relatives à la certification et en conserveront l'autorité. Aucun aspect du processus de décision en matière de certification ne peut être externalisé, sous-traité ou autrement délégué à une autre partie par l'organisme de certification.

Les organismes de certification sont tenus de désigner une ou plusieurs personnes chargées de prendre la décision de certification sur la base de toutes les informations relatives au processus de détermination, au processus d'examen et de toute autre information pertinente. La décision de certification doit être prise par des personnes qui n'ont pas été impliquées dans les activités de planification, de préparation et de détermination.

La ou les personnes désignées par l'organisme de certification pour prendre une décision de certification doivent être employées par l'organisme de certification ou par une entité sous le contrôle organisationnel de l'organisme de certification, ou être sous contrat avec l'un d'entre eux.

Les personnes qui ont fourni des services de consultation ou de conseil à des clients de l'organisme de certification ne peuvent pas être impliquées dans le processus de décision de certification pendant une période de deux ans.

Lorsque le résultat de l'examen est positif, il est décidé d'accorder la certification. Lorsque le résultat de l'examen est négatif, il est décidé de ne pas accorder la certification. Les raisons d'une décision négative doivent être documentées et communiquées aux clients.

Le processus d'examen et le processus de décision d'accréditation peuvent être effectués par la même personne ou le même groupe de personnes.

Les organismes de certification doivent permettre à leur organisme d'accréditation et aux autorités compétentes d'examiner toute information utilisée pour prendre des décisions en matière de certification.

8.8 Attestation

Lorsque la décision de certification consiste à accorder une certification, les organismes de certification sont tenus d'informer les clients de la décision et de délivrer une attestation de conformité qui donne l'assurance que les exigences spécifiées ont été respectées.

Les organismes de certification ne délivrent une attestation de conformité que lorsque toutes les conditions de certification ont été remplies, y compris la conclusion et l'exécution d'un accord de certification.

Pour le Programme de certification de l'absence de PSC, l'attestation de conformité prend la forme d'une inscription dans un répertoire en ligne tenu par chaque organisme de certification. L'inscription dans le répertoire doit comprendre :

  • nom et adresse de l'organisme de certification
  • numéro d'identification de la certification
  • date d'octroi de la certification
  • durée ou la période de validité de la certification
  • nom et adresse postale du client
  • numéro d'identification des lieux où se déroule le processus certifié
  • champ d'application de la certification (c'est-à-dire le champ d'application du processus certifié, les exclusions autorisées et leur justification)
  • nom et titre de la personne autorisée et responsable de l'octroi de la certification

Les organismes de certification sont tenus de fournir des informations sur la validité d'une certaine certification sur demande écrite.

Les propriétaires de processus certifiés ne peuvent utiliser l'attestation de conformité qu'aux fins suivantes :

  • comme preuve de certification à la demande des opérations de la chaîne d'approvisionnement, des organismes de certification, de l'ACIA ou du personnel chargé de l'évaluation de la conformité sur les marchés d'exportation.

En cas de suspension, de retrait ou d'annulation de la certification, ou de toute autre modification, les organismes de certification doivent :

  • mettre à jour le répertoire en ligne.

Si la certification est rétablie après une suspension, les organismes de certification doivent :

  • mettre à jour le répertoire en ligne.

9. Non-conformités

Cette section décrit comment les non-conformités aux exigences de certification sont identifiées, traitées et résolues. Une non-conformité est un manquement à une exigence.

Les informations recueillies au cours des activités de détermination sont évaluées par rapport aux exigences spécifiées que les propriétaires et les exploitants de processus doivent respecter. Lorsqu'une ou plusieurs non-conformités sont constatées, indiquant l'absence ou l'inefficacité des programmes, processus et contrôles, un constat de non-conformité doit être documenté et une demande d'action corrective doit être adressée par l'organisme de certification au client.

Les exploitations qui font l'objet d'une demande d'action corrective sont tenues de :

  • déterminer et mettre en œuvre des mesures pour contrôler et corriger la non-conformité.
  • évaluer la nécessité d'agir pour éliminer les causes de la non-conformité afin d'éviter qu'elle ne se reproduise.
  • documenter et communiquer les résultats de l'évaluation à l'organisme de certification dans les quatre semaines suivant l'identification d'une non-conformité.
  • mettre en œuvre la ou les actions jugées nécessaires et évaluer leur efficacité.

Lorsqu'une non-conformité est constatée en ce qui concerne le respect des exigences spécifiées pour les objets de l'évaluation de la conformité, les organismes de certification doivent déterminer et mettre en œuvre les actions appropriées pour vérifier que les mesures correctives prises par les clients sont effectivement mises en œuvre. Les actions qui impliquent des processus d'évaluation de la conformité doivent être planifiées et menées conformément aux exigences de la section 8.

Lorsqu'une non-conformité est constatée en ce qui concerne le respect des exigences spécifiées liées aux activités d'évaluation de la conformité (voir section 7), les organismes de certification doivent déterminer et mettre en œuvre les actions appropriées pour remédier à la non-conformité.

Les organismes de certification doivent :

  • informer l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA), par écrit, de toute non-conformité.
  • consulter et collaborer avec l'ACIA pour déterminer les mesures à prendre en cas de constat de non-conformité.
  • consulter et collaborer avec l'ACIA lorsqu'une suspension des activités d'un producteur, d'un marché ou d'un parc d'engraissement est envisagée.
  • consulter et collaborer avec l'ACIA lorsque le retrait des activités d'un producteur, d'un marché ou d'un parc d'engraissement est envisagé.

10. Utilisation des technologies de l'information et des communications

Cette section traite de l'utilisation des technologies de l'information et des communications dans le cadre des processus d'évaluation de la conformité.

Les technologies de l'information et des communications (TIC) peuvent être utilisées pour collecter, stocker, récupérer, traiter, analyser et transmettre des informations. Les TIC comprennent du matériel informatique et des logiciels tels que les smartphones, les tablettes, les ordinateurs portables, les ordinateurs de bureau, les drones, les caméras vidéo, les technologies portables et l'intelligence artificielle.

L'utilisation des TIC dans le cadre de l'évaluation de la conformité peut comprendre, par exemple :

  • organiser des réunions et des entrevues à distance avec le personnel du client en utilisant des technologies de communication interactives, telles que MS Teams, Zoom, FaceTime, etc.
  • observer des documents et des enregistrements et examiner des données au moyen d'un accès à distance, soit de manière synchrone (en temps réel), soit de manière asynchrone, par exemple l'accès à une base de données ou à un site de partage de documents.
  • collecter des informations et des preuves par le biais de photographies, d'enregistrements vidéo ou audio.
  • fournir un accès visuel à des lieux éloignés, biosécurisés ou potentiellement dangereux.
  • transmettre des informations, par exemple par le biais de messages textes ou de courriers électroniques.

Lorsque les organismes de certification sont tenus, ou ont choisi, de réaliser des activités d'évaluation de la conformité à distance en utilisant les technologies de l'information et des communications, les exigences suivantes s'appliquent :

  • la sécurité et la confidentialité des informations électroniques et transmises par voie électronique doivent être établies et maintenues à tout moment. Les informations doivent être stockées, transportées, transmises et transférées de manière à garantir le maintien de l'intégrité, de la sécurité et de la confidentialité, quels que soient les moyens et les supports utilisés.
  • l'utilisation des TIC à des fins d'évaluation de la conformité doit faire l'objet d'un accord mutuel entre l'exploitation évaluée et l'organisme de certification effectuant l'évaluation, conformément aux mesures et réglementations relatives à la sécurité de l'information et à la protection des données, avant l'utilisation des TIC à des fins d'évaluation.
  • dans les cas où les mesures de sécurité de l'information et de protection des données ne peuvent pas être respectées ou lorsqu'il n'y a pas d'accord sur les mesures de sécurité de l'information et de protection des données à mettre en œuvre, l'organisme de certification effectuant les activités d'évaluation doit utiliser d'autres méthodes pour effectuer l'évaluation.
  • en l'absence d'accord sur l'utilisation des TIC pour l'évaluation de la conformité, d'autres méthodes sont utilisées pour atteindre les objectifs de l'évaluation.
  • les organismes de certification doivent identifier et documenter les risques et possibilités susceptibles d'avoir une incidence sur l'efficacité de l'évaluation pour chaque utilisation des TIC dans des conditions identiques ou similaires, y compris la sélection des technologies, et la manière dont elles sont gérées. Les risques et possibilités identifiés doivent être documentés sous une forme qui répond aux exigences de l'annexe D : Risques et possibilités liés aux TIC – Spécification (veuillez communiquer avec votre bureau local de l'ACIA pour obtenir une copie de cette annexe).
  • compte tenu des risques et possibilités identifiés, le processus de planification et de préparation doit déterminer comment les TIC seront utilisées et dans quelle mesure elles le seront à des fins d'évaluation, afin d'optimiser l'efficacité et l'efficience de l'évaluation tout en préservant l'intégrité du processus d'évaluation.
  • lorsqu'ils utilisent les TIC, les évaluateurs et les autres personnes concernées (par exemple, les pilotes de drones, les experts techniques) doivent avoir les compétences et la capacité de comprendre et d'utiliser les technologies de l'information et des communications employées pour obtenir les résultats souhaités de l'évaluation. L'évaluateur doit également être conscient des risques et des possibilités des technologies de l'information et des communications utilisées et des incidences qu'elles peuvent avoir sur la validité et l'objectivité des informations recueillies.
  • les organismes de certification prennent en compte les incidences que l'utilisation des TIC peut avoir sur les processus d'évaluation, telles que la durée de l'évaluation, les exigences en matière d'archivage, la nécessité d'obtenir des autorisations et la sécurité de l'information.
  • les rapports d'évaluation et les registre1s connexes indiquent dans quelle mesure les TIC ont été utilisées dans le cadre des processus d'évaluation et dans quelle mesure elles ont permis d'atteindre les objectifs de l'évaluation.

11. Cycle d'évaluation de la conformité

Cette section définit le cycle d'évaluation des opérations de la chaîne de possession.

Avant une première évaluation sur site, les organismes de certification doivent réaliser une évaluation documentaire des programmes écrits élaborés et mis en œuvre par les exploitations demandant la certification de leur processus. Cette évaluation vise à vérifier l'état de préparation de l'exploitation en vue de la première évaluation sur site.

Une évaluation initiale sur site et des évaluations ultérieures sur site à intervalles définis pour déterminer dans quelle mesure les exigences relatives aux objets de l'évaluation de la conformité et les exigences liées aux activités d'évaluation de la conformité sont remplies.

Intervalles d'évaluations :

  • fermes de naissage : intervalles de 12 mois
  • marchés aux enchères : Intervalles de 12 mois
  • parcs d'engraissement : Intervalles de 6 mois

Remarque : la norme ISO/IEC TR 17032:2019 stipule que les propriétaires de systèmes peuvent utiliser une approche basée sur le risque pour la planification des activités. Lorsque l'ACIA l'autorise, les organismes de certification peuvent utiliser une approche fondée sur les risques pour planifier les activités d'évaluation.

12. Transfert d'exploitations inscrites

Cette section décrit comment les exploitations de la chaîne de possession qui sont actuellement inscrites dans le cadre du Programme canadien de certification de l'absence de produits stimulants de croissance seront transférées au Système de certification du programme sans PSC. Seules les exploitations actuellement inscrites qui répondent aux critères suivants sont éligibles au transfert :

  • l'exploitation inscrite a fait l'objet d'une évaluation initiale et un rapport d'évaluation sur site des produits stimulants de croissance (annexe V12) a été complété et délivré par l'ACIA.
  • l'exploitation inscrite a fait l'objet d'une évaluation initiale et l'ACIA lui a délivré une attestation de conformité (annexe V71.).
  • l'exploitation inscrite a fait l'objet d'au moins une évaluation de conformité depuis son évaluation initiale et un Rapport d'évaluation sur site des produits stimulants de croissance (PSC) (annexe V-12) a été établi et délivré par l'ACIA.

13. Registres

Les organismes de certification sont tenus d'établir et de conserver des registres démontrant que toutes les exigences relatives à l'organisme de certification et toutes les exigences relatives au processus de certification ont été effectivement satisfaites.

Les organismes de certification doivent préserver la confidentialité des documents et des registres. Les documents papier et électroniques sont stockés, transportés, transmis et transférés de manière à garantir le maintien de l'intégrité, de la sécurité et de la confidentialité.

Les registres doivent être conservés pendant au moins trois ans.

Des registres indiquant la méthode et la date d'élimination sont établis et conservés pendant au moins trois ans.

14. Certificats et marque de conformité

14.1 Certificats

Tel que mentionné à la section 8.8, l'attestation de conformité pour le Système de certification du programme relatif aux PSC prend la forme d'une inscription dans un répertoire en ligne des exploitations de la chaîne de possession qui utilisent un processus certifié. Aucun certificat n'est délivré dans le cadre de ce système.

14.2 Marque de conformité

Aucune marque de conformité n'est accordée dans le cadre du système de certification du programme relatif aux PSC.

15. Plaintes et appels

Cette section définit la procédure de plainte et de recours d'appel à la disposition des clients de l'organisme de certification et des autres parties intéressées.

  • Les plaintes concernant un organisme de certification et les appels d'une décision d'un organisme de certification doivent être documentés et soumis à l'organisme de certification.
  • Les organismes de certification doivent disposer d'une procédure définie et documentée pour recevoir, évaluer et prendre des décisions concernant les plaintes et les appels.
  • L'organisme de certification accuse réception, par écrit, d'une plainte ou d'un appel de décision formel.
  • Dès réception d'une plainte ou d'un appel, l'organisme de certification doit confirmer si la plainte ou l'appel concerne les activités de certification dont il est responsable et, dans l'affirmative, il doit y répondre.
  • Les organismes de certification sont tenus de documenter et de suivre les plaintes et les appels, ainsi que les mesures prises pour les résoudre.
  • Les organismes de certification sont tenus de recueillir, de vérifier et de documenter tous les renseignements nécessaires pour donner suite à la plainte ou l'appel d'une décision en temps opportun.
  • La décision visant à résoudre la plainte ou l'appel doit être prise ou examinée et approuvée par une ou plusieurs personnes non impliquées dans les activités de certification liées à la plainte ou à l'appel.
  • Afin d'éviter tout conflit d'intérêts perçu ou réel, les personnes qui ont fourni des conseils à un client ou qui ont été employées par un client ne sont pas autorisées à examiner ou à approuver la résolution d'une plainte ou d'un appel pour ce client dans les deux ans qui suivent la fin de l'emploi ou des services de conseil.
  • Les organismes de certification sont tenus de documenter les résultats des procédures de plainte et d'appel, y compris les raisons de ces résultats, et de communiquer ces informations à la personne qui a déposé la plainte ou l'appel.
  • Les organismes de certification sont tenus de documenter le résultat de la procédure de plainte et de la procédure d'appel, y compris la justification du résultat, et de communiquer ces informations au plaignant.
  • Les plaintes et les appels qui n'ont pas été ou ne peuvent pas être résolus par l'organisme de certification sont transmis à l'ACIA.
  • Les organismes de certification sont tenus d'élaborer et de soumettre chaque année à l'ACIA un rapport récapitulatif de toutes les plaintes et de tous les appels reçus.
  • Les informations obtenues sur le client et les autres parties sont traitées de manière confidentielle.
  • Sur demande écrite des parties intéressées identifiées, les organismes de certification peuvent fournir des informations sur le processus de plainte et d'appel du Système de certification du programme d'absence de PSC.

16. Suspension ou retrait de la certification

Les conditions sous lesquelles la certification d'un processus peut être suspendue ou retirée sont les suivantes :

  • non-respect des exigences du système.
  • résultats insatisfaisants de l'évaluation.
  • incapacité de satisfaire continuellement aux exigences du régime.
  • utiliser la certification ou y faire référence de manière trompeuse.
  • référence incorrecte au système de certification ou utilisation trompeuse d'une attestation de conformité.

Si la certification est suspendue, retirée ou résiliée, les exploitations doivent s'abstenir de revendiquer la certification ou d'y faire référence.

En cas de suspension de la certification, les organismes de certification désignent une personne chargée de déterminer et de communiquer par écrit au client les mesures nécessaires pour mettre fin à la suspension et rétablir la certification.

Toute activité d'évaluation de la conformité nécessaire pour lever une suspension est planifiée et réalisée conformément à la section 8.

En cas de suspension, de retrait ou de résiliation de la certification à la suite d'une demande de l'ACIA ou d'une autorité provinciale ou territoriale compétente, les organismes de certification en informent leur organisme d'accréditation.

17. Externalisation par des organismes de certification

L'externalisation ou la sous-traitance des activités de planification et de préparation et des activités de détermination par les organismes de certification n'est pas autorisée dans le cadre du Système de certification du programme d'absence de PSC.

Remarques

  • Le recours à du personnel externe sous contrat n'est pas considéré comme de l'externalisation ou de la sous-traitance. Cela inclut le personnel externe qui fournit personnellement des services contractuels par l'intermédiaire d'une entité commerciale enregistrée.
  • Le personnel sous contrat doit opérer dans le cadre du système de gestion de l'organisme de certification et se conformer à ses politiques, procédures et autres mesures de contrôle.

18. Rapports des organismes de certification

Les organismes de certification sont tenus de documenter et de rendre compte au propriétaire du système :

  • possibilités d'amélioration du système.
  • quantité et type d'exploitations évaluées.
  • résultats des activités d'évaluation de la conformité.
  • plaintes et appels traités par l'organisme de certification.
  • l'efficacité de son mécanisme pour préserver son impartialité.

Sur demande écrite des parties identifiées, les organismes de certification peuvent fournir des informations sur le système de certification du programme d'absence de PSC à des clients potentiels.

Les organismes de certification informent, par écrit, l'autorité compétente de tout danger ou rappel connu en matière de salubrité alimentaire dont ils ont eu connaissance par inadvertance dans le cadre de la prestation de leurs services. Un danger pour la salubrité alimentaire est défini comme un agent biologique, chimique ou physique présent dans les denrées alimentaires et susceptible d'avoir un effet néfaste sur la santé.

19. Examen de la conception et du fonctionnement du système

Le propriétaire du système réexamine au moins une fois par an la conception et le fonctionnement du système afin de s'assurer qu'il reste adapté, adéquat et efficace et qu'il est mis en œuvre de manière cohérente.

Les contributions à l'examen comprendront des renseignements sur :

  • l'état d'avancement des actions entreprises lors des examens précédents;
  • la réalisation des objectifs du système;
  • les modifications potentielles ou en cours des exigences légales et réglementaires, des accords commerciaux, des programmes gouvernementaux ou d'autres sources d'exigences;
  • l'alignement du système de certification du programme d'absence de PSC sur d'autres systèmes et programmes;
  • les plaints et les appels;
  • les commentaires des parties intéressées;
  • toute demande d'explication ou de clarification concernant les exigences du système;
  • les résultats de tout programme ou mesure d'intégrité du système, par exemple les audits;
  • la compétence, l'impartialité et la cohérence des organismes de certification qui gèrent et mettent en œuvre le système.

Les résultats de l'examen comprendront des décisions et des mesures relatives à(aux) :

  • la nécessité de modifier le système;
  • les possibilités d'amélioration;
  • les besoins en matière de ressources;
  • l'harmonisation des systèmes et des programmes de l'industrie des bovins de boucherie;
  • les communications avec les parties intéressées, y compris la notification des changements ou des clarifications aux organismes de certification et aux organismes d'accréditation;
  • les communications avec les organismes d'accréditation concernant les performances des organismes de certification;
  • la manière dont la mise en œuvre des changements apportés au système sera gérée et validée.

20. Modifications affectant la certification

Lorsque le système de certification du programme d'absence de PSC introduit des exigences nouvelles ou révisées qui affectent les clients des organismes de certification, ces derniers doivent veiller à ce que ces modifications soient communiquées par écrit à tous les clients en temps opportun. Les organismes de certification doivent vérifier l'application des changements par leurs clients et déterminer et entreprendre les actions appropriées.

Les organismes de certification doivent prendre en compte les autres modifications affectant la certification, y compris les modifications initiées par un client, et déterminer et prendre les mesures appropriées.

Lorsqu'ils déterminent et planifient les actions à entreprendre, les organismes de certification doivent inclure les parties applicables de la section 8 du présent document.

21. Recours à d'autres informations et certifications

Cette section vise à traiter les situations dans lesquelles un organisme de certification gère plusieurs systèmes de certification et peut entreprendre des évaluations de conformité combinées d'une exploitation.

Les organismes de certification doivent uniquement s'appuyer sur les informations recueillies au cours des activités d'évaluation de la conformité entreprises pour d'autres certifications, lorsqu'ils :

  • assument l'entière responsabilité de la véracité de ces informations;
  • déclarent que ces informations sont représentatives de l'opération en cours;
  • peuvent démontrer que les ressources qui ont obtenu les informations satisfont aux exigences de compétence, d'impartialité et de procédure du système de certification du programme d'absence de PSC.
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