1.0 Portée et objectif
La présente procédure décrit l'approche suivi par l'ACIA pour effectuer un examen par les pairs de l'autorité compétente d'un pays étranger selon le Régime Bio-Canada (RBC).
L'examen par les pairs vise à déterminer dans quelle mesure l'autorité compétente d'un pays étranger faisant l'objet de l'évaluation respecte les exigences indiquées dans un accord d'équivalence.
2.0 Fondement législatif
Le fondement législatif pour l'exécution d'un examen par les pairs en ce qui concerne le statut d'équivalence d'un pays étranger se trouve dans les documents suivants :
- Loi sur la salubrité des aliments au Canada
- Partie 13, Règlement sur la salubrité des aliments au Canada
- L'accord d'équivalence avec un pays étranger
3.0 Préparation de l'examen par les pairs
3.1 L'ACIA doit nommer un chef d'équipe pour l'examen par les pairs. Le chef d'équipe assumera l'entière responsabilité du processus d'examen par les pairs et des communications reliées.
3.2 L'équipe chargée de l'examen par les pairs du RBC informera l'autorité compétente de son intention de procéder à un examen par les pairs.
3.3 L'équipe chargée de l'examen par les pairs du RBC définira les modalités d'exécution de l'examen par les pairs.
3.4 Avant d'initier le processus d'examen par les pairs, l'équipe du RBC nommée pour l'exécution de cet examen remettra, à l'autorité compétente, une proposition pour le processus d'examen, notamment :
- 3.4.1 Le nombre de personnes qui effectueront l'examen, leur nom et leurs affiliations;
- 3.4.2 La durée de la visite;
- 3.4.3 La langue dans laquelle le processus d'examen par les pairs sera effectué;
- 3.4.4 Le plan de l'examen par les pairs, y compris les visites aux organismes de certification et aux exploitants certifiés.
3.5 Le processus d'examen par les pairs portera, entre autres, sur les activités suivantes :
- 3.5.1 Examen des documents;
- 3.5.2 Évaluation des dossiers;
- 3.5.3 Entrevues du personnel;
- 3.5.4 Évaluation technique des activités d'évaluation de la conformité de l'autorité compétente;
- 3.5.5 Témoigner de l'autorité compétente qui effectue des activités d'accréditation le cas échéant;
- 3.5.6 Visite du bureau principal de l'autorité compétente;
- 3.5.7 Visites des organismes de certification agréés par l'autorité compétente;
- 3.5.8 Visites des exploitants certifiés sous la supervision de l'autorité compétente.
3.6 Avant d'effectuer l'examen par les pairs sur place, l'équipe chargée de l'examen par les pairs du RBC demandera à l'autorité compétente de un compléter questionnaire incluant les renseignements suivants relatifs à la portée de cet examen :
- 3.6.1 Méthodes ou procédures suivies par l'autorité compétente;
- 3.6.2 Copie du manuel de gestion de la qualité de l'autorité compétente (si disponible), liste des procédures et des instructions de travail et documents connexes.
3.7 L'équipe chargée de l'examen par les pairs procèdera à l'examen par les pairs uniquement qu'après avoir reçu une réponse écrite de la part de l'autorité compétente, dans laquelle cette dernière déclare être au courant des modalités d'exécution de l'examen par les pairs et accepte la visite de l'équipe chargée de l'examen par les pairs.
4.0 Procédure d'examen par les pairs sur place
4.1 L'équipe chargée de l'examen par les pairs du RBC commencera l'examen sur place par une réunion d'ouverture avec le personnel concerné de l'autorité compétente. Pendant cette réunion, l'équipe doit confirmer l'objectif de l'examen par les pairs et les exigences définies avant l'examen ainsi que la portée de la visite sur place et le plan d'examen pour celle-ci.
4.2 Pendant l'examen sur place, l'équipe du RBC chargée de l'examen par les pairs recueillera des preuves objectives montrant que l'autorité compétente respecte les exigences indiquées dans l'accord d'équivalence.
4.3 L'équipe chargée de l'examen par les pairs du RBC observera sur place un nombre suffisant d'exemples et de dossiers des activités effectuées par le personnel de l'autorité compétente, en appliquant des techniques d'échantillonnage appropriées pour s'assurer que leur conformité aux exigences est évaluée correctement.
4.4 L'équipe du RBC chargée de l'examen par les pairs s'entretiendra avec des membres du personnel de l'autorité compétente, appartenant à diverses catégories, en nombre suffisant, pour s'assurer qu'ils respectent les exigences.
4.5 L'équipe du RBC chargée de l'examen par les pairs terminera la visite sur place par une réunion de clôture, avant de quitter les lieux. Pendant la réunion, le chef de l'équipe du RBC chargée de l'examen par les pairs doit présenter les constatations. L'occasion sera donnée à l'autorité compétente de poser des questions sur celles-ci et les faits qui les corroborent.
4.6 L'équipe du RBC chargée de l'examen par les pairs rédigera un rapport écrit de l'examen par les pairs dans les 30 jours ouvrables suivant la visite sur place.
4.7 L'autorité compétente sera invitée à commenter le rapport de l'examen par les pairs et de décrire les mesures précises prises ou prévues, dans un délai déterminé, pour répondre tous les cas des constatations identifiés.
4.8 La réponse de l'autorité compétente sera examinée par l'équipe du RBC pour déterminer et confirmer que tous les constatations ont été documentées et corrigées de façon satisfaisante.
4.9 L'ACIA peut demander des renseignements supplémentaires à l'autorité compétente si les résultats de l'examen n'indiquent pas clairement que tous les cas de constatations ont été documentés et corrigés de façon satisfaisante.
4.10 Un résultat de l'examen satisfaisant indiquera que l'autorité compétente continue à se conformer aux exigences énoncées dans l'équivalence.
5.0 Communication des résultats de l'examen par les pairs
5.1 L'ACIA rendra disponible les résultats de l'examen par les pairs à la disposition de tous les groupes ministériels, y compris Agriculture et Agroalimentaire Canada, le Affaires mondiales Canada et la Direction des affaires internationales et de l'accès aux marches de l'ACIA.
5.2 Le rapport final sera disponible sur le site internet de l'ACIA.