Destinataires : Toutes les parties réglementées en vertu du Régime Bio-Canada (RBC)
Date : Le 24 mars 2022
Le présent avis a pour but de fournir une orientation aux organismes de certification (OC) agréés par l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) concernant le moment et la manière de mener des inspections à distance ou des inspections hybrides.
La décision de l'OC de procéder à une inspection sur place, hybride ou à distance doit s'harmoniser au présent avis de l'ACIA. L'avis s'applique également aux inspections non annoncées.
Dans des circonstances normales, les OC doivent mener des inspections complètes sur place conformément aux exigences du Manuel de fonctionnement du RBC.
Pour un nouveau demandeur, l'inspection initiale sur place est une exigence fondamentale; une inspection à distance ne peut pas remplacer une inspection initiale sur place. Les inspections initiales doivent être entièrement menées sur place avant que la certification soit accordée.
Dans certaines circonstances exceptionnelles, lorsque les inspections sur place pour le maintien de la certification ne sont pas possibles, les OC doivent documenter entièrement la justification de leur décision de mener une inspection à distance ou hybride, en prenant en considération l'ensemble des restrictions gouvernementales, y compris celles imposées par les autorités de santé régionales et provinciales, en vigueur dans les régions concernées.
Lorsque les OC planifient et mènent des inspections à distance ou hybrides, ils doivent prendre en compte les technologies de l'information et de communication qui offrent les fonctions dont ils ont besoin (vidéo en direct, enregistrements vidéo avec date et estampille GPS, partage de fichiers, partage d'écran, images fixes, etc.). Ces technologies doivent être facilement accessibles pour les responsables des opérations et de la vérification, et elles doivent offrir des protections en matière de confidentialité et de sécurité.
Inspections à distance
Les OC agréés par l'ACIA peuvent mener des inspections à distance liées au maintien de la certification dans des situations urgentes qui rendent l'inspection sur place impossible pour des raisons liées à la santé et à la sécurité ou en raison de restrictions imposées par les autorités gouvernementales.
Dans le cadre d'une inspection à distance, des technologies de l'information et de communication doivent être utilisées pour obtenir des preuves et pour déterminer dans quelle mesure les critères de certification sont respectés.
Inspections hybrides
Lors du retour graduel au mode normal de fonctionnement, et au fur et à mesure que les restrictions liées à la COVID-19 sont levées, les OC peuvent envisager de mener des inspections hybrides, pourvu que celles-ci permettent d'obtenir les mêmes résultats qu'une inspection sur place complète.
Dans le cadre d'une inspection hybride :
- les entrevues peuvent être faites par téléphone ou à l'aide d'un autre moyen électronique;
- la majorité des documents de l'exploitant peuvent être examinée par voie électronique et vérifiés pendant la partie de l'inspection se déroulant sur place;
- l'inspection sur place (visite) des installations doit respecter l'ensemble des lignes directrices provinciales en matière de santé et de sécurité publiques, comme la distanciation sociale, le port d'équipement de protection individuelle (EPI) et toute autre directive propre aux installations inspectées;
- il ne doit pas s'écouler plus de deux semaines entre la partie virtuelle et la partie sur place d'une inspection hybride.
De plus, pendant la période de transition, des inspections peuvent être menées entièrement à distance uniquement dans les cas suivants :
- de nouvelles propriétés ou installations sont ajoutées pour un exploitant qui détient déjà un certificat de produit biologique;
- un exploitant transforme des produits biologiques une seule fois par année et une inspection sur place est nécessaire avant que l'OC délivre un certificat de produit biologique conformément à la section C 2.2.11 du Manuel de fonctionnement du RBC;
- le nouvel exploitant est un courtier ou un négociant et il suffit d'examiner des documents puisqu'il n'y a pas de « site de production, de transformation ou d'entreposage de produits » à inspecter, à l'exception d'un bureau à visiter.