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Principes généraux d'hygiène alimentaire, de composition et d'étiquetage
7 - Dossier

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Cette page a été archivée en raison de l'entrée en vigueur du Règlement sur la salubrité des aliments au Canada. L'information archivée est fournie aux fins de référence, de recherche ou de tenue de dossiers. Elle n'est pas assujettie aux normes Web du gouvernement du Canada, et n'a pas été modifiée ni mise à jour depuis son archivage. Pour obtenir l'information à jour, visitez la page Aliments.

7.1 Dossiers généraux

7.1.1 Exigences générales relatives aux dossiers

Les renseignements sont consignés de manière à décrire avec exactitude l'historique du produit ou du procédé. Les dossiers sont conservés pendant la période prescrite.

Critères d'évaluation

  • Les dossiers sont lisibles et permanents, et décrivent avec exactitude l'événement et les circonstances.
  • Les erreurs ou modifications sont indiquées de manière à ce que le dossier original reste clair (p. ex., en cas de rayure ou de modification, tirer un seul trait, et faire suivre par les initiales du correcteur).
  • Chaque note au dossier est faite par la personne responsable au moment où l'événement s'est produit. Les dossiers complets sont signés et datés par la personne responsable.
  • Les dossiers critiques sont signés par une personne compétente désignée par la direction (p. ex., les dossiers relatifs à l'efficacité du procédé thermique et de l'obtention d'une fermeture hermétique), avant la distribution du produit. Tous les autres dossiers sont vérifiés à des intervalles réguliers pour une détection précoce de défectuosités qui risqueraient de devenir graves.
  • Les dossiers sont conservés pendant au moins un an après la date d'expiration sur l'étiquette ou sur le contenant. S'il n'y a aucune date d'expiration, les dossiers sont conservés pendant au moins deux ans après la date de fabrication.
  • Les dossiers sont complets, à jour et fournis sur demande.

7.2 Dossiers de contrôle de l'exploitation

7.2.1 Dossiers de la conception du procédé

Des dossiers sont accessibles pour démontrer que les procédures et les méthodes utilisées dans l'élaboration du procédé sont adéquates.

Justification

Les dossiers sont nécessaires pour confirmer que les facteurs critiques et les limites critiques choisis permettent la production d'un produit salubre.

Critères d'évaluation

  • Des dossiers sont disponibles sur demande pour vérifier que l'on a appliqué des procédures fiables dans la conception du processus.

7.2.2 Dossiers de contrôle des matériaux reçus

Le fabricant tient des dossiers démontrant que le contrôle des matériaux reçus est adéquat.

Justification

Les dossiers sont nécessaires pour vérifier que le fabricant maîtrise les dangers biologiques, chimiques ou physiques.

Critères d'évaluation

  • Les exigences minimales concernant les dossiers pour les quatre options de surveillance ou de certification (évaluations périodiques, inspection de tous les lots, certification du fournisseur ou matériaux non conformes) sont les suivantes.

Évaluations périodiques

  • Le fabricant tient des dossiers qui :
    • documentent l'historique du respect des spécifications (c.-à-d., les résultats d'analyse);
    • énoncent les résultats de vérifications ponctuelles (c.-à-d., les résultats d'analyse).

Inspection de tous les lots

  • Le fabricant a des résultats d'analyse pour chaque lot reçu.

Certification du fournisseur

  • Le fabricant tient des dossiers qui :
    • établissent une connaissance du procédé du fournisseur (p. ex., diagrammes de production, détermination des points critiques à maîtriser, spécifications du procédé, limites critiques, rapports de surveillance et de vérification, plans et rapports de mesures correctives, et rapports d'évaluation sur place);
    • établissent la capacité technique du fournisseur (p. ex., études sur la capacité technique). Des graphiques du contrôle statistique du procédé sont fournis sur demande;
    • fournissent une base de données historiques (p. ex., résultats d'analyses sur des lots consécutifs);
    • consignent les résultats de surveillance régulière (p. ex., résultats d'analyse);
    • énoncent les résultats des audits de fournisseurs (p. ex. rapports d'audit).

Matériaux reçus non conformes

  • Le fabricant tient des dossiers :
    • dans lesquels les matériaux non conformes sont inscrits;
    • qui définissent la lacune;
    • qui précisent les mesures correctives et préventives appliquées.

7.2.3 Dossiers de préparation et de mélange des produits

Les dossiers du contrôle des facteurs critiques sont conservés et accessibles sur demande.

Justification

Les dossiers sont nécessaires pour confirmer le contrôle des facteurs critiques dans la préparation et le mélange de produits.

Critères d'évaluation

  • Les dossiers sont accessibles sur demande pour établir le contrôle de la préparation et du mélange du produit, par le respect des limites critiques spécifiées dans la formule (p. ex., dossiers des facteurs critiques spécifiés dans le procédé à l'égard des garnitures et des éléments nutritifs des aliments).

7.2.4 Dossiers de contrôle des procédés

Les dossiers écrits, qui font fidèlement état du contrôle des facteurs critiques de transformation, sont accessibles sur demande.

Justification

Les dossiers sont nécessaires pour confirmer la salubrité du procédé et de la composition du produit.

Critères d'évaluation

  • Le fabricant tient des dossiers de contrôle des facteurs critiques de transformation et de la composition du produit.
  • Les écarts sont consignés aux dossiers par le fabricant.

7.2.5 Dossiers des écarts et des mesures correctives

Les dossiers sont accessibles pour établir le contrôle des écarts et l'efficacité des mesures correctives prises.

Justification

Les dossiers sont nécessaires pour confirmer que le fabricant maîtrise les écarts et que les mesures correctives ont été efficaces.

Critères d'évaluation

  • Le fabricant tient des dossiers des écarts et des mesures correctives, contenant à tout le moins les renseignements suivants.

Écart et retenue

  • Les dossiers indiquent le produit et le code, la date de production, de retenue ou de libération du produit, le motif de la retenue, la quantité de produits retenue (p. ex., jusqu'au dernier moment où le procédé était maîtrisé), les résultats de l'évaluation ou du tri (p. ex., quantité analysée et rapport d'analyse du nombre et de la nature des défauts).
  • Les dossiers contiennent également des renseignements sur la disposition du produit retenu (p. ex., quantité triée, quantité détruite, quantité retravaillée, quantité écoulée par vente aux employés, vente à sacrifice ou à la récupération, et vente au détail).
  • Les dossiers comprennent la signature du personnel responsable de la retenue et de l'évaluation, et l'autorisation signée pour l'élimination du produit.

Mesures correctives

  • Les dossiers indiquent la cause de l'écart, les mesures correctives prises pour y remédier, et les mesures de suivi et d'évaluation de l'efficacité des mesures correctives.
  • Les dossiers indiquent les dates auxquelles les mesures correctives ont été prises et vérifiées, avec signature de la personne responsable.

7.2.6 Dossiers de vérification

Les dossiers sont accessibles pour démontrer le caractère adéquat des procédures de vérification.

Justification

Les dossiers font état des résultats de la vérification et confirment l'efficacité des contrôles de fabrication.

Critères d'évaluation

  • Les dossiers de vérification comprennent notamment les méthodes, la date, les personnes ou les organismes responsables, les résultats ou les constatations et les mesures prises.

7.3 Dossiers de l'équipement

7.3.1 Dossiers d'entretien et d'étalonnage de l'équipement

Les dossiers sont accessibles pour établir le respect du programme d'entretien de l'équipement critique.

Justification

Les dossiers permettent de vérifier l'efficacité du programme d'entretien et d'étalonnage de l'équipement.

Critères d'évaluation

  • Les dossiers relatifs à l'entretien de l'équipement critique contiennent habituellement les renseignements suivants : identification de l'équipement, activité d'entretien, date, personne responsable et raison de l'activité d'entretien.
  • Les dossiers relatifs à l'étalonnage de l'équipement critique contiennent habituellement les renseignements suivants : identification de l'équipement, date de l'étalonnage, personne responsable et résultats de l'étalonnage.

7.4 Dossiers sur les installations

7.4.1 Dossiers sur la qualité de l'eau, de la glace et de la vapeur

Le fabricant fournit sur demande des dossiers écrits attestant des mesures de contrôle de la qualité et du traitement de l'eau, de la glace et de la vapeur.

Critères d'évaluation

  • Le fabricant tient des dossiers qu'il rend accessibles sur demande, démontrant le caractère adéquat des mesures de contrôle de l'innocuité microbiologique et chimique de l'eau, de la glace et de la vapeur, comme suit.
    • Dossiers sur la potabilité de l'eau
      • source d'eau
      • point d'échantillonnage
      • résultats des analyses
      • analyste
      • date
    • Dossiers sur le traitement de l'eau
      • méthode de traitement
      • point d'échantillonnage
      • résultats des analyses
      • analyste
      • date
    • Dossiers sur le traitement de l'eau d'alimentation des chaudières
      • méthode de traitement
      • résultats des analyses
      • analyste
      • date

7.5 Dossiers d'assainissement et de la lutte antiparasitaire

7.5.1 Dossiers de nettoyage et assainissement

Les dossiers sont disponibles pour démontrer l'efficacité du programme de nettoyage et d'assainissement.

Critères d'évaluation

  • Les dossiers relatifs aux activités de nettoyage et d'assainissement font mention de la date, de la personne responsable, de la liste des ustensiles, des équipements et des locaux à nettoyer, des mesures correctives prises et des résultats des analyses microbiologiques, le cas échéant.

7.5.2 Dossiers de la lutte antiparasitaire

Les dossiers sont disponibles pour démontrer l'efficacité du programme de lutte antiparasitaire.

Critères d'évaluation

  • Les dossiers de lutte antiparasitaire incluent, au minimum, les renseignements suivants :
    • résultats des programmes d'inspection et mesures correctives prises (p. ex., parasites trouvés dans les pièges, emplacement de l'infestation par des insectes);
    • dossiers sur les activités de lutte antiparasitaire (p. ex., pesticides utilisés, méthode et lieu d'application, date de la fumigation);
    • date et nom du responsable.

7.6 Dossiers des plaintes et rappels

7.6.1 Dossiers des plaintes

Le fabricant fournit sur demande les dossiers des plaintes sur les produits, les résultats des enquêtes et les mesures correctives prises.

Justification

Les dossiers confirment que l'on a appliqué les mesures appropriées dans un délai raisonnable.

Critères d'évaluation

  • L'établissement tient des dossiers détaillés sur les plaintes des consommateurs, les résultats des enquêtes et les mesures correctives prises. Les dossiers de plaintes contiennent les renseignements suivants.

Renseignements sur le consommateur

  • Les dossiers du fabricant incluent, au minimum, les éléments suivants :
    • nom, adresse et numéro de téléphone du plaignant, et date de réception de la plainte;
    • détails de la plainte ou de la maladie;
    • nom du produit, code et format;
    • point de vente où a été acheté le produit.

Enquête

  • Les dossiers du fabricant incluent, au minimum, les éléments suivants :
    • nom de la personne responsable de l'enquête;
    • mesures prises (à l'égard du produit ou du procédé) en conséquence de l'enquête;
    • mesures correctives prises pour éviter une récurrence;
    • suivi et évaluation de l'efficacité des mesures correctives.

7.6.2 Dossiers de distribution

Les dossiers de distribution du produit sont accessibles pour permettre au fabricant de rappeler tout lot d'aliments en temps opportun.

Critères d'évaluation

  • Les dossiers de distribution contiennent suffisamment d'information pour permettre de trouver un numéro de code ou de lot particulier. Les dossiers de distribution contiennent au moins les éléments suivants :
    • identification et format du produit;
    • numéro de lot ou code;
    • quantité;
    • noms, adresses et numéros de téléphone des consommateurs, ainsi que les numéros de téléphone des personnes depuis le premier niveau de distribution du produit.
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