Programme des aliments importés et manufacturés, Manuel d'inspection
Chapitre 8 : Formulaires
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8.0 Portée
Les formulaires sont des outils essentiels au bon déroulement des diverses activités de l'ACIA. L'ACIA a divers formulaires pour recueillir des renseignements sur les parties réglementées ou sur les produits. Ces formulaires facilitent les activités d'inspection, d'échantillonnage et de mise en application de la loi. La production en bonne et due forme des formulaires permet de structurer et d'uniformiser les opérations de l'Agence.
Histoire démontrant l'importance de remplir les formulaires de manière appropriée :
« Un inspecteur a procédé à l'inspection d'un établissement de transformation du sirop d'érable de taille moyenne qui approvisionne des épiceries et une clientèle locale. Au cours de l'inspection, il a prélevé un échantillon et l'a envoyé à un laboratoire de l'ACIA afin de le faire soumettre à une épreuve de dépistage du plomb. Le résultat obtenu pour l'échantillon était insatisfaisant, ce qui a amené l'inspecteur à retenir le reste du lot de sirop d'érable. Quelques semaines se sont ensuite passées sans que l'entreprise propose un plan d'action. L'inspecteur a donc décidé de se rendre à l'établissement pour faire un suivi du produit retenu. Lors de sa visite, il a constaté que l'entreprise n'avait pas tenu compte de la mesure de rétention et qu'elle avait continué de vendre le produit visé. L'inspecteur a alors décidé de remplir un Rapport de non-conformité de l'inspecteur et de présenter le formulaire dûment rempli et d'autres documents pertinents (p. ex., une copie du formulaire de rétention) aux Services d'enquête et d'application de la loi (SEAL) du centre opérationnel aux fins de poursuites judiciaires. Les SEAL ont examiné les documents en question, mais se sont prononcés contre une action en justice en raison d'erreurs techniques contenues dans le formulaire. L'inspecteur avait déformé les propos de l'article de la loi concernant le pouvoir de l'inspecteur de retenir le produit. Au lieu de citer l'alinéa 23(1)d, l'inspecteur a écrit 23d). Qui plus est, les signatures originales n'apparaissaient pas sur tous les formulaires remplis. Les SEAL ont indiqué que l'action ne pouvait être que rejetée en raison de ces erreurs, qui semblent pourtant insignifiantes ».
Le présent chapitre présente les divers formulaires que les inspecteurs du PAIM utilisent dans le cadre de leurs activités d'inspection et renseigne sur le choix des formulaires en fonction de la situation et la manière de les utiliser.
Table 1 à la fin de ce chapitre fournit des informations et des liens sur où trouver chaque formulaire.
8.1 Profil de l'établissement de transformation des aliments
Le formulaire Profil de l'établissement est utilisé par les inspecteurs du PAIM pour recueillir des renseignements essentiels au sujet d'un établissement. Le formulaire sert à recueillir de l'information au sujet d'une nouvelle entreprise, ou pour effectuer une mise à jour du profil d'une entreprise existante qui a modifié sa structure organisationnelle ou ses opérations. Le formulaire est habituellement rempli ou mis à jour au début du processus d'inspection, dans le cadre de la réunion initiale.
Le formulaire Profil de l'établissement permet de recueillir les renseignements suivants : nom et adresse de l'établissement, coordonnées des personnes-ressources, noms des responsables de l'établissement, heures d'exploitation, produits (production annuelle et type de produit) et aire de distribution, codes des produits, procédés et opérations, contrôle et assurance de la qualité et antécédents en matière de conformité.
Les inspecteurs doivent s'assurer que les profils des établissements qui se trouvent dans les dossiers des bureaux de l'ACIA sont à jour et s'en servir comme outil de planification des inspections. Par exemple, avant de procéder à une inspection, les inspecteurs devraient examiner le profil de l'établissement afin de se familiariser avec la direction et les opérations de l'entreprise.
Les inspecteurs doivent connaître et respecter les politiques de confidentialité qui protègent les renseignements figurant sur les formulaires de profil des établissements. Il est important d'assurer la protection de l'information puisque les formulaires contiennent d'importants renseignements provenant de tierces parties.
8.2 Fiches d'inspection
Avant de procéder aux inspections, les inspecteurs devraient utiliser le PAM pour imprimer la fiche d'inspection appropriée, soit la fiche Principes généraux d'hygiène alimentaire, de composition et d'étiquetage (PGHACE) ou Bonnes pratiques d'importation pour les aliments (BPI). Ces fiches sont des outils que peuvent utiliser les inspecteurs pour consigner leurs constatations/résultats dans le cadre des inspections.
Lorsque le PAM ne fonctionne pas, les inspecteurs qui ont besoin d'une fiche peuvent utiliser la version Word. Ces formulaires se trouvent également dans le tableau 1.
Les constatations consignées sur ces fiches doivent être saisies dans le PAM dans les trois semaines suivant l'inspection.
8.3 Formulaires d'échantillonnage
- 8.3.1 Formulaire de l'échantillonnage officiel (CFIA/ACIA 0072)
- 8.3.2 Reçu pour échantillon(s) prélevé(s) (CFIA/ACIA 4168)
- 8.3.3 Formulaire d'échantillonnage de produit alimentaire (CFIA/ACIA 5164)
8.3.1 Formulaire de l'échantillonnage officiel (CFIA/ACIA 0072)
Des échantillons officiels ou requis à des fins judiciaires sont prélevés lorsque la mesure de suivi anticipée est une poursuite judiciaire. Les procédures de prélèvement, de présentation et d'analyse de ces échantillons sont plus complexes, car il est essentiel d'assurer l'admissibilité des résultats d'analyse devant le tribunal. Il est important pour les inspecteurs de demander des conseils juridiques avant d'entamer le processus d'échantillonnage officiel.
Dans le cadre d'un échantillonnage officiel, les inspecteurs doivent utiliser le formulaire Partie de l'échantillon (CFIA/ACIA 0072). Un numéro unique pré-imprimé se trouve dans le coin supérieur droit de chaque formulaire, qui comporte quatre copies 1-Partie de l'échantillon; 2-Duplicata de la partie de l'échantillon; 3-Partie du propriétaire; 4-Copie de l'inspecteur. Une fois le formulaire rempli, les feuilles appropriées doivent être jointes aux échantillons au moyen du ruban officiel de l'ACIA (CFIA/ACIA 5112).
À noter que le formulaire n'est pas accessible au moyen du logiciel Desktop e-Forms; il doit être commandé à l'aide du Catalogue des formulaires sur Merlin.
Pour de plus amples renseignements au sujet de l'échantillonnage officiel, veuillez consulter le Chapitre 7 du présent manuel.
8.3.2 Reçu pour échantillon(s) prélevé(s) (CFIA/ACIA 4168)
Le formulaire Reçu pour échantillons prélevés (CFIA/ACIA 4168) est utilisé par les inspecteurs qui prélèvent des échantillons de produits (incluant les échantillons officiels) dans un établissement à des fins d'analyse dans les laboratoires de l'ACIA. Ce formulaire doit être rempli chaque fois qu'un aliment ou un produit alimentaire est transporté hors des installations. Une copie du formulaire rempli, qui sert de reçu pour les échantillons prélevés, doit être remise au propriétaire ou au représentant de l'entreprise.
Le formulaire est accessible au moyen du logiciel Desktop e-Forms.
8.3.3 Formulaire d'échantillonnage de produit alimentaire (CFIA/ACIA 5164)
Le formulaire d'échantillonnage de produit alimentaire est accessible à l'aide du Système informatisé pour l'enregistrement et le suivi des échantillons de laboratoire (SIESAL). Les inspecteurs doivent remplir ce formulaire avant d'envoyer des échantillons aux laboratoires de l'ACIA à des fins d'analyse. Les inspecteurs doivent également s'assurer de joindre une copie du formulaire rempli aux paquets contenant les échantillons qu'ils envoient aux laboratoires. Consulter la Section 9.3 du présent manuel pour de plus amples renseignements au sujet du SIESAL.
8.4 Formulaires de rétention et de levée de rétention
8.4.1 Avis de rétention (CFIA/ACIA 3256)
Les inspecteurs qui procèdent à une retenue de produits doivent remplir le formulaire CFIA/ACIA 3256 – Avis de rétention (se reporter à 6.8.2.1 pour plus de détails sur les saisies et les retenues). Un numéro unique pré-imprimé figure dans le coin supérieur droit de chaque formulaire, qui comporte quatre exemplaires et une étiquette rose de retenue.
Une fois le formulaire rempli, ce dernier doit être signé par l'inspecteur et le propriétaire, ou le représentant de l'entreprise. Il est à noter que les quatre (4) copies doivent porter une signature originale. L'inspecteur doit ensuite remettre une copie de l'avis de rétention à la personne responsable du produit visé et lui en expliquer le contenu. L'inspecteur devrait particulièrement souligner l'avertissement qui se trouve sur le formulaire :
« Il est interdit de déplacer, de vendre, d'altérer ou d'éliminer tout objet retenu ou de retirer ou d'altérer l'étiquette de retenue sans avoir obtenu l'autorisation écrite de l'inspecteur ».
Il est important de bien étiqueter et identifier les produits retenus à l'aide d'étiquettes de retenue et de ruban officiel de l'ACIA et d'isoler les produits des autres produits.
Le formulaire Avis de rétention est accessible à l'aide du logiciel Desktop e-Forms. Les inspecteurs qui accèdent au formulaire à l'aide de ce logiciel doivent l'imprimer en quatre copies. Pour imprimer l'étiquette devant être attachée aux produits retenus, le formulaire CFIA/ACIA 3256L doit être inséré dans l'imprimante avant l'impression. Ce formulaire, qui est fait de papier à étiquettes, est accessible à l'aide du Catalogue des formulaires. Le formulaire 3256L est un papier spécial à étiquettes qui doit être utilisé avec ce formulaire.
Les inspecteurs peuvent également commander une bonne quantité du formulaire sous forme d'un livre relié à l'aide du Catalogue des formulaires sur Merlin.
8.4.2 Avis de levée de rétention (CFIA/ACIA 3257)
En vertu de l'article 26 de la LAD, lorsque l'inspecteur constate qu'un produit qui avait été saisi est redevenu conforme aux dispositions de la Loi et de son règlement connexe, il doit remplir le formulaire CFIA/ACIA 3257 Avis de levée de rétention, le faire signer par le propriétaire, puis donner mainlevée de la saisie.
Noter : Ne pas donner main levée de la saisie lorsque le produit doit être retenu pour quelques raisons que ce soit (p. ex., enquête en cours, produit constituant une preuve, etc.).
8.5 Destruction volontaire
Les inspecteurs de l'ACIA emploient traditionnellement la destruction ou l'élimination volontaire pour gérer les produits non conformes aux dispositions de la Loi sur les aliments et drogues et de son règlement d'application. Un propriétaire d'entreprise ou son représentant peut choisir de détruire des produits non conformes, peu importe si ces derniers font ou non l'objet d'une saisie ou d'une retenue. Le propriétaire doit choisir volontairement cette option; les inspecteurs de l'ACIA ne doivent donc pas encourager ou tenter de convaincre un propriétaire de procéder à la destruction de ses produits.
Lorsqu'un propriétaire décide de détruire ou d'éliminer volontairement des produits non conformes, l'inspecteur de l'ACIA doit obtenir une lettre du propriétaire (au moyen du formulaire de destruction volontaire) indiquant que ce dernier détruit volontairement les produits. Un inspecteur de l'ACIA doit superviser la destruction des produits ou en être témoin.
Le formulaire de destruction volontaire se trouve dans Annex 1 à la fin de ce chapitre.
8.6 Rapport de non-conformité de d'inspecteur
L'objectif du Rapport de non-conformité de l'inspecteur (RNCI), ou du formulaire CFIA/ACIA 5046 (version longue) et du formulaire CFIA/ACIA 5393 (version courte), est d'uniformiser la production des rapports sur les mesures d'application de la loi et servir d'outil d'enquête permettant aux inspecteurs de cerner les preuves et les renseignements pertinents qui doivent être recueillis au moment de produire un rapport sur les cas de non-conformité.
Lorsqu'ils vont faire des inspections, les inspecteurs devraient emporter des copies papier du RNCI au cas où ils en auraient de besoin. Le RNCI devrait être utilisé pour signaler les cas importants de non-conformité et devrait être envoyé au gestionnaire d'inspection ou à votre superviseur et une copie devrait aussi être envoyée à Services d'enquête et d'application de la loi (SEAL) de votre centre opérationnel. Les SEAL utiliseront le rapport pour créer des dossiers et saisir des données dans le Système de suivi national d'application de la législation (SSNAL).
8.7 Catalogues des formulaires
La Section de la gestion des formulaires de l'ACIA a créé un catalogue des formulaires affichés sur Merlin qui permet aux employés de l'agence de consulter la liste de tous les formulaires et de chercher un formulaire par titre ou par numéro. Les employés peuvent également commander des formulaires à l'aide du catalogue, pourvu qu'ils soient disponibles en format Impression sur demande (ISD) ou Formulaire en stock. Pour obtenir des directives sur l'utilisation du catalogue, consulter l'annexe XII ou appuyer sur le lien suivan : Catalogue des formulaires.
| Nom de formulaire | Lieu |
|---|---|
| Profil de l'établissement de transformation des aliments | SGDDI 4048931 |
| Fiches d'inspection - PGHACE | SGDDI 4135893 |
| Fiches d'inspection - BPI | SGDDI 4135937 |
| Formulaire de l'échantillonnage officiel (0072) | Catalogue des formulaires |
| Reçu pour échantillon(s) prélevé(s) (4168) | Desktop e-Forms |
| Formulaire d'échantillonnage de produit alimentaire (5247) | Desktop e-Forms |
| Avis de rétention (3256) | Desktop e-Forms |
| Avis de levée de rétention (3257) | Desktop e-Forms |
| Destruction volontaire | Manuel d'inspection, Chapitre 8, Annex 1 |
| Rapport de non-conformité de d'inspecteur (5393) | Desktop e-Forms |
De plus, le plupart de formulaires peut être accéder utilisant la section de formulaires sur le page Merlin pour le DAIM.
Annexe 1: Modèle de lettre pour la destruction volontaire d'un produit alimentaire
Propriétaire à en-tête
Adresse
Ville (Province)
Code postal
Attention: ACIA
This is to certify that the undersigned duly authorized officer has decided to voluntarily dispose of the following merchandise, situated at:
Le soussigné représentant dûment autorisé certifie par la présente qu'il a pris la décision de disposer volontairement de la marchandise suivante, située à:
Description de la partie à remplir
Liste et description des articles
- Nom et titre
- Signature
- Date
- Loi ou règlement, article(s) violé(s)
- Raison
- Endroit et méthode de la disposition
- Date
- Date de modification :