Programme des aliments importés et manufacturés, Manuel d'inspection
Chapitre 7 : Échantillonnage

7.0 Portée

L'échantillonnage et l'analyse de produits font partie des activités courantes de l'ACIA. Elles visent à cerner les dangers qui peuvent nuire à la qualité et à l'innocuité des produits alimentaires offerts aux consommateurs. L'échantillonnage peut servir à évaluer l'exposition des humains aux risques associés aux aliments, à surveiller les tendances et à soutenir l'élaboration de normes et de lignes directrices. Il s'agit d'un moyen de valider la conformité aux règlements qui peut aussi appuyer des mesures d'application.

Dans le Programme des aliments importés et manufacturés, les échantillonnages effectués dans le cadre d'une inspection, conformément aux énoncés de travail, sont réalisés pour étayer les constatations d'inspection. Cela signifie que l'inspecteur peut, à sa discrétion, prélever des échantillons pour confirmer ses constatations. Les inspecteurs doivent suivre les instructions relatives à l'échantillonnage dans l'énoncé de travail concernant la taille et le nombre d'échantillons, et ces derniers doivent être expédiés à un laboratoire sous le régime d'échantillonnage approprié (code FS). Puisque ces régimes ont été négociés avec les laboratoires, il est important que les inspecteurs respectent les consignes données quant à la quantité d'échantillons et au calendrier d'échantillonnage, le cas échéant.

Un inspecteur peut aussi décider d'échantillonner un produit pour valider des constats d'inspection en lien avec l'efficacité des mesures de contrôle d'une entreprise en matière de salubrité des aliments (hors de la portée de l'énoncé de travail) ou pour faire le suivi d'un problème particulier en matière de salubrité des aliments. Avant de prélever un échantillon non planifié, l'inspecteur doit s'interroger sur le but de cet échantillonnage. Est-ce pour vérifier l'existence d'un problème? Est-ce pour relier un produit à un problème? L'inspecteur doit consulter son superviseur, le spécialiste des programmes du centre opérationnel ou le laboratoire afin de déterminer la nécessité des analyses et la capacité du laboratoire.

7.1 Fondement législatif de l'échantillonnage

Les pouvoirs conférés aux inspecteurs pour exercer des fonctions d'échantillonnage sont énoncés dans la Loi sur les aliments et drogues (alinéa 23(1)a.1). Avant de procéder à un échantillonnage, l'inspecteur doit présenter des pièces d'identité appropriées (p. ex. carte d'identité, carte professionnelle) pour faire reconnaître son droit de prélever des échantillons.

7.2 Équipement de protection

Le port d'équipement de protection protège l'inspecteur et réduit le risque de contamination de l'échantillon, du produit échantillonné et du milieu. Avant d'entrer dans un établissement, l'inspecteur doit s'assurer que l'équipement de protection est propre et en bon état. L'analyse, le type d'échantillon prélevé et le milieu dans lequel l'échantillon sera prélevé dicteront le type d'équipement de protection à utiliser. Avant de prélever des échantillons, l'inspecteur doit consulter son superviseur pour connaitre les exigences particulières de la Sécurité et la santé au travail (SST). Pendant le prélèvement, l'inspecteur doit porter les équipements de protection suivants (voir le tableau ci-dessous).

Équipement de protection

• Chaussures de sécurité
• Casque protecteur
• Protecteurs auditifs
• Lunette de sécurité
• Sarrau de laboratoire ou combinaison
• jetable
• Gants stériles
• Filet à cheveux ou à barbe
• Masque antipoussières

Les inspecteurs doivent suivre les règles élémentaires d'hygiène personnelle et veiller, en particulier, à ce que leurs mains, leurs ongles, leurs cheveux, leur barbe et leurs vêtements, y compris leurs chaussures, soient d'une propreté irréprochable. Avant de prélever un échantillon, l'inspecteur doit enlever ses effets personnels et ses bijoux. Les accessoires qui ne s'enlèvent pas doivent être solidement fixés ou dissimulés sous des vêtements ou des gants.

7.3 Matériel et équipement d'échantillonnage

Le tableau 2 présente le matériel et l'équipement d'échantillonnage nécessaire au prélèvement, à la préparation, à l'entreposage et au transport d'un échantillon. L'inspecteur doit s'assurer que ces outils font partie de sa trousse d'inspection et qu'il les transporte avec lui à toutes les inspections.

Matériel et équipement d'échantillonnage

• Contenants pour échantillons
  Les contenants pour échantillons doivent être stériles, propres, secs et étanches. La capacité du contenant doit correspondre à l'unité d'échantillonnage désirée. (p. ex. sacs Whirlpack®, tasses stériles, etc.)
• Instruments pour ouvrir les contenants alimentaires
  Les instruments doivent être propres, secs et stériles.(p. ex. ciseaux, couteaux, couteaux à lame rétractable)
• Instruments d'échantillonnage
  Les instruments doivent être propres, secs et stériles (p. ex. pelle d'échantillonnage, sondes, fourchettes, etc.). Des écouvillons stériles préhumectés, des boîtes RODAC ou des milieux Petrifilm^MC peuvent être nécessaires pour l'échantillonnage environnemental.
• Gants jetables
  Il doit s'agir de gants jetables préemballés, stériles et faits d'une matière autre que le latex. Les gants avec poudre de talc ne doivent pas être utilisés, car ils risquent de fausser les résultats de certains types d'essais en laboratoire.
• Contenants d'expédition
  Il faut utiliser des contenants isolés (p. ex. une glacière en styromousse) de capacité suffisante, au besoin. Les échantillons d'aliments conservés normalement à la température ambiante peuvent être expédiés dans des boîtes en carton.
• Matériel d'emballage
  • Afin de protéger les échantillons, l'inspecteur doit placer un matériel approprié dans le contenant d'expédition.
    (p. ex. boules de papier journal, papier déchiqueté, particules de polystyrène expansé, films à bulles d'air)
• Agent réfrigérant
  On peut utiliser des contenants de plastique remplis d'agent réfrigérant ou des blocs réfrigérants bien congelés que l'on place dans des sacs de plastique. On peut utiliser de la glace sèche pour s'assurer que les échantillons congelés demeurent dans cet état.
  Noter :
  1. Être très prudent lors de la manipulation de glace sèche.
  2. Ne pas utiliser de glace, car la fonte de cette dernière peut entraîner la contamination des échantillons.
• Autre équipement
  Porte-documents, carnets de notes, crayons/stylos, thermomètres aseptisés, agents désinfectants (écouvillons dans l'alcool), lampes de poche, crayons feutre, étiquettes, élastiques et ruban adhésif.

7.4 Échantillonnage aseptique

Des résultats d'analyse exacts et défendables sont tributaires d'un échantillonnage adéquat. Si les échantillons ne sont pas obtenus d'une manière qui assure et protège l'intégrité de l'échantillon, les résultats peuvent ne plus être pertinents.

Il est toujours préférable de prélever des échantillons intacts et préemballés. Or, si cela n'est pas possible, il est essentiel d'utiliser des techniques aseptiques, en particulier pour les analyses microbiologiques et d'allergènes. Cela signifie qu'il faut utiliser des outils et des techniques stériles ainsi que des gants jetables propres. Si les unités à échantillonner se trouvent dans une zone qui n'est pas propre de l'établissement, il peut être nécessaire de prendre les unités et les déplacer vers une zone plus propre afin d'obtenir les échantillons.

Pour un échantillonnage aseptique, il est préférable d'utiliser des outils de plastique ou de métal qui ont été stérilisés à l'avance. Toutefois, si de tels outils ne sont pas disponibles, l'inspecteur peut stériliser lui-même les outils de métal à l'aide d'un chalumeau à propane immédiatement avant leur utilisation. L'outil de métal doit être refroidi à l'intérieur d'un contenant stérile avant son utilisation. L'inspecteur peut également tremper l'outil dans de l'alcool pur à 70 % et le flamber puisque cette procédure constitue une méthode acceptable de stérilisation.

Si l'inspecteur doit percer, scier ou couper l'article échantillonné (p. ex. gros poisson congelé, meule de fromage, fruit congelé, etc.), il doit, dans la mesure du possible, utiliser des mèches, des lames, des couteaux, etc. en acier inoxydable qui ont été pré-stérilisés. L'inspecteur doit éviter d'utiliser des outils d'échantillonnage ayant un manche en bois puisque ces derniers sont particulièrement sensibles à la contamination bactérienne, en plus d'être difficiles à stériliser.

7.5 Prélèvement d'échantillons de produits finis

• 7.5.1 Choix de l'unité d'échantillonnage
• 7.5.2 Nombre et taille des unités d'échantillonnage
• 7.5.3 Principes généraux pour l'échantillonnage de produits finis

7.5.1 Choix de l'unité d'échantillonnage

Lors de l'échantillonnage de produit fini, choisir des emballages destinés aux consommateurs dans la mesure du possible. En général, l'échantillon doit représenter le produit tel qu'il est acheté par le consommateur. L'inspecteur doit prélever de manière aléatoire des échantillons qui sont représentatifs du lot, à divers endroits dans ce dernier (p. ex. sur le dessus, au milieu et au fond de la palette). Il ne doit pas prélever d'échantillons dans des contenants ouverts, brisés ou endommagés.

L'inspecteur ne doit pas prélever d'échantillons de produits dont la date limite de Meilleur avant ou la date de péremption est passée. Les échantillons doivent être prélevés de manière à ce qu'ils puissent être analysés avant la date limite de Meilleur avant ou la date de péremption. Cela assure que les échantillons prélevés dressent un portrait juste du produit, car ce dernier ne doit pas être vendu passé la date limite de Meilleur avant ou la date de péremption.

7.5.2 Nombre et taille des unités d'échantillonnage

Le nombre et la taille minimale de chaque unité d'échantillonnage sont indiqués dans l'énoncé de chaque plan d'échantillonnage et sont établis en fonction des analyses de laboratoire à effectuer. L'inspecteur doit prélever un nombre suffisant d'unités d'échantillonnage d'une taille appropriée afin que le laboratoire puisse effectuer les analyses requises. L'inspecteur doit consulter l'énoncé de travail concerné pour connaître le nombre et la taille des échantillons à prélever. Quant aux échantillons prélevés à la suite d'une plainte d'un consommateur ou d'une enquête, l'inspecteur doit communiquer avec le spécialiste des programmes du centre opérationnel concerné pour déterminer la taille et le nombre d'unités à prélever.

7.5.3 Principes généraux pour l'échantillonnage de produits finis

• Se laver les mains et les sécher soigneusement avant d'échantillonner.
• Effectuer le prélèvement de manière aseptique pour les essais microbiologiques et le dépistage des allergènes, c'est-à-dire de manière à éviter la contamination de l'échantillon, du produit, du milieu et de l'inspecteur.
• Porter des gants stériles, le cas échéant.
• Prélever les échantillons de façon aléatoire, à divers endroits du lot (au-dessus, au milieu et au fond du lot).
• Lorsque des échantillons sont prélevés dans des contenants d'expédition, choisir ces contenants au hasard; les unités d'échantillonnage doivent également être prélevées au hasard dans ces contenants.
• Dans la mesure du possible, prélever l'échantillon d'un produit dans un contenant original qui n'a pas été ouvert. Les produits préemballés doivent être soumis en tant qu'unité d'échantillonnage unique et intacte.
• Lors de l'utilisation d'un contenant d'échantillonnage, choisir un format approprié et protéger l'intégrité du contenant.
• Bien sceller les contenants pour échantillons une fois remplis afin de prévenir les fuites et la contamination des échantillons pendant leur manipulation.
• Étiqueter immédiatement chaque unité d'échantillonnage en indiquant les renseignements appropriés afin que l'on puisse associer l'unité et le formulaire de soumission des échantillons. Les inscriptions doivent être lisibles et indélébiles.

7.6 Prélèvement d'échantillons en continu

• 7.6.1 Choix de l'échantillon en continu
• 7.6.2 Nombre et taille des unités d'échantillonnage en continu
• 7.6.3 Principes généraux s'appliquant au prélèvement d'échantillons en continu

7.6.1 Choix de l'échantillon en continu

Le but de l'échantillonnage en continu d'un produit est de déterminer les caractéristiques du produit à un point spécifique du procédé de production (p. ex. : un point de contrôle critique). L'inspecteur doit prélever en continu de manière aléatoire des échantillons. Il doit utiliser un système de nombres aléatoires (p. ex. une table de nombres aléatoires) et élaborer un système de sélection du produit à échantillonner. Il choisit chaque unité conformément à la fréquence prédéterminée jusqu'à ce qu'il ait obtenu le nombre requis d'unités d'échantillonnage. L'inspecteur doit s'abstenir d'échantillonner un produit dont certaines caractéristiques sont insatisfaisantes, selon ses constatations.

7.6.2 Nombre et taille des unités d'échantillonnage en continu

Le nombre et la taille minimale de chaque unité d'échantillonnage en continu sont indiqués dans le plan d'échantillonnage et sont fonction des analyses à effectuer. L'inspecteur doit prélever un nombre suffisant d'unités d'échantillonnage d'une taille appropriée afin que le laboratoire puisse effectuer toutes les analyses requises. Quant aux échantillons prélevés à la suite d'une plainte d'un consommateur ou d'une enquête, l'inspecteur doit communiquer avec le spécialiste des programmes du centre opérationnel pour déterminer le nombre et la taille des unités à prélever.

7.6.3 Principes généraux s'appliquant au prélèvement d'échantillons en continu

• Se laver soigneusement les mains et bien les sécher avant l'échantillonnage.
• Effectuer l'échantillonnage de manière aseptique (c.-à-d. de manière à éviter la contamination de l'échantillon, du produit, du milieu et de l'inspecteur).
• Porter des gants stériles.
• Échantillonner de manière aléatoire.
• Dans la mesure du possible, demandé à un assistant de préparer le contenant ou le sac stérile dans lequel l'unité d'échantillonnage en continu sera placée.
• Bien sceller les contenants des échantillons en continu une fois remplis afin de prévenir les fuites et la contamination des échantillons pendant leur manipulation subséquente.
• Étiqueter immédiatement chaque unité d'échantillonnage en continu en indiquant les renseignements appropriés afin que l'on puisse associer l'unité et le formulaire de soumission des échantillons. Les inscriptions doivent être lisibles et indélébiles.

7.7 Échantillonnage environnemental

• 7.7.1 Préparation avant l'échantillonnage
• 7.7.2 Principes généraux de l'échantillonnage environnemental
• 7.7.3 Technique d'échantillonnage environnemental
  • 7.7.3.1 Échantillonnage des surfaces de contact par écouvillonnage
  • 7.7.3.2 Échantillonnage de matières sèches
  • 7.7.3.3 Échantillonnage de surface de contact au moyen de la méthode RODAC (pour les surfaces planes et étanches)
  • 7.7.3.4 Échantillonnage de surface de contact au moyen de la méthode Petrifilm^MC (pour les surfaces irrégulières)

On procède à l'échantillonnage environnemental pour s'assurer que les produits alimentaires ne sont pas exposés à des dangers environnementaux nuisibles lors de la transformation. Un produit peut être contaminé par des dangers physiques, chimiques ou biologiques dans le milieu ambiant, ce qui peut présenter un risque pour la santé et la sécurité des consommateurs.

L'échantillonnage environnemental pour la détection de microorganismes sert à dépister des agents pathogènes et la présence d'autres organismes sur l'équipement et les surfaces de contact avec les aliments. Selon les microorganismes identifiés, leur présence peut indiquer de mauvaises conditions d'hygiène ou des foyers de croissance microbienne dans un établissement alimentaire. Les résultats de l'échantillonnage environnemental sont importants, car les inspecteurs peuvent les utiliser pour déterminer les écarts possibles par rapport aux bonnes pratiques de fabrication aux fins de l'application de la loi et s'en servir comme outil pédagogique pour amener la direction des usines à apporter les mesures correctives qui s'imposent^{Note de bas de page 6}.

La présente section présente les techniques utilisées pour prélever des échantillons environnementaux sur les surfaces à des fins d'analyses microbiologiques. Des techniques semblables peuvent aussi servir à déterminer la présence d'allergènes, de dangers chimiques ou physiques sur les surfaces. D'autres types d'échantillonnage environnemental (p. ex. eau, air) peuvent être utiles dans certaines circonstances. Il peut être nécessaire d'utiliser de l'équipement spécialisé (p. ex. échantillonneur d'air). Consulter le superviseur ou le gestionnaire d'inspection (SI/GI), le spécialiste des programmes du centre opérationnel et le personnel de laboratoire pour déterminer la faisabilité de ces types d'échantillons.

7.7.1 Préparation avant l'échantillonnage

Avant le prélèvement d'échantillons, suivre les étapes suivantes, dans la mesure du possible :

• Élaborer un diagramme du processus, y compris le schéma de la circulation des employés et des produits dans l'usine, et repérer l'emplacement des points de contrôle critiques (PCC);
• Repérer les lieux d'échantillonnage, déterminer les microorganismes ciblés ou les risques et décider du matériel nécessaire pour le prélèvement d'échantillons. L'inspecteur peut prélever les échantillons sur les murs et les planchers, dans les canalisations, le matériel, les surfaces de contact avec les aliments, etc.
• Définir le but de l'échantillonnage, et planifier le calendrier d'échantillonnage en conséquence; s'il faut obtenir des renseignements concernant les conditions de nettoyage et d'assainissement dans l'établissement, il est recommandé de prendre des échantillons immédiatement après le nettoyage et l'assainissement, mais avant la production. S'il faut obtenir des renseignements concernant les conditions microbiologiques durant la production, alors il faut échantillonner durant la production.
• S'assurer que tout l'équipement nécessaire (matériel stérile, fournitures, vêtements, etc.) soit prêt avant le prélèvement des échantillons.

7.7.2 Principes généraux de l'échantillonnage environnemental

• Se laver les mains et les sécher soigneusement avant l'échantillonnage.
• L'inspecteur doit entreprendre la séquence d'échantillonnage en commençant d'abord dans l'aire des produits finis (l'aire la moins contaminée), puis passer aux aires potentiellement contaminées et terminer par les aires des matières premières et de réception.
• Effectuer le prélèvement d'échantillons environnementaux de manière aseptique (c'est-à-dire de manière à éviter la contamination de l'échantillon, du produit, du milieu et de l'inspecteur).
• Porter des gants stériles lors du prélèvement d'échantillons environnementaux.
• Étiqueter chaque unité d'échantillon environnemental en indiquant les renseignements appropriés afin que l'on puisse associer l'unité et le formulaire de soumission des échantillons. Les inscriptions doivent être lisibles et indélébiles.

7.7.3 Technique d'échantillonnage environnemental

Le type d'échantillon environnemental dicte la méthode à employer.

7.7.3.1 Échantillonnage des surfaces de contact par écouvillonnage

• Utiliser cette méthode pour prélever un échantillon sur une surface d'au plus un mètre carré (m²).
• Prélever des échantillons sur les murs et les planchers (1 m²) au moyen d'écouvillons dont l'extrémité est recouverte d'un tissu.
• Pour les petites surfaces en contact avec les aliments (100 cm²), prélever des échantillons au moyen d'écouvillons dont l'extrémité est recouverte de coton ou d'une éponge.
• Se laver les mains et les sécher.
• Ouvrir de manière aseptique le contenant (bocal Nalgene ou sac Whirlpack®) qui contient l'écouvillon stérile préhumecté. (Noter : chaque contenant devrait contenir seulement un chiffon, une éponge ou un écouvillon préhumecté et stérile.)
• Retirer, de manière aseptique, l'écouvillon préhumecté et stérile du contenant au moyen d'une pince ou de gants stériles.
• Frotter l'écouvillon fermement sur toute la surface à échantillonner.
• Quand la surface est facile à écouvillonner (c.-à-d. surface plane), la frotter cinq fois de haut en bas et cinq fois de gauche à droite.
• Quand la surface est difficile à écouvillonner (c.-à-d. surface irrégulière), la frotter sous tous les angles possibles.
• Pour prélever des échantillons environnementaux sur les surfaces intérieures d'un grand équipement (p. ex., séchoir à lait), l'inspecteur doit être entièrement revêtu de vêtements stériles (p. ex., filet à cheveux et à barbe, combinaison et couvre-chaussures jetables).
• Changer de pinces et de gants stériles après chaque prélèvement d'échantillon environnemental.
• Prélever l'échantillon de manière aseptique et le placer dans un sac stérile Whirlpack® ou dans une bouteille ou un contenant stérilisé. Éviter de toucher à la surface extérieure du contenant avec l'écouvillon.
• L'étiquette de l'échantillon doit donner toute l'information nécessaire : endroit, conditions de prélèvement, etc.
• Ranger l'échantillon dans le sac de transport ou une glacière.

7.7.3.2 Échantillonnage de matières sèches

• Déterminer la taille de l'échantillon à prélever selon le type d'analyse requise ou la grosseur de la matière dont l'échantillon sera extrait (p. ex., matières sèches sur la surface de contact avec des aliments).
• Sélectionner le site environnemental à échantillonner.
• Déterminer le matériel et les outils stériles qui seront nécessaires au prélèvement d'échantillons (grattoir, balai, pinces, cuillères, etc.).
• Se laver les mains et les sécher.
• Mettre des gants stériles.
• Prélever, de manière aseptique, l'échantillon au moyen d'instruments stériles et les placer dans un sac Whirlpack® ou un contenant stérilisé.
• L'étiquette de l'échantillon doit contenir toute l'information nécessaire : endroit, conditions du prélèvement, etc.
• Pour prélever des échantillons sur des surfaces intérieures d'un grand appareil (p. ex. séchoir à lait), l'inspecteur doit être entièrement revêtu de vêtements stériles (p. ex., filet à cheveux et à barbe, salopettes et couvre-chaussures jetables).
• Changer d'outils (p. ex., pinces) et de gants stériles après chaque prélèvement d'échantillon environnemental.
• Ranger l'échantillon dans un sac de transport ou une glacière.

7.7.3.3 Échantillonnage de surface de contact au moyen de la méthode RODAC (pour les surfaces planes et étanches)

• Se laver les mains et les sécher.
• Enfiler des gants stériles, ouvrir le sac qui contient les boîtes RODAC et retirer seulement la boîte qui servira.
• Retirer le couvercle de plastique et presser la surface de gélose sur la surface à échantillonner.
• Exercer une pression uniforme sur la boîte de manière que toute la surface de gélose soit en contact avec la surface à échantillonner.
• Enlever la boîte RODAC de la surface à échantillonner et replacer le couvercle sur la boîte RODAC.
• En se servant chaque fois d'une nouvelle boîte RODAC, répéter la procédure indiquée ci-dessus jusqu'à ce que toutes les surfaces environnementales aient été échantillonnées.
• Étiqueter immédiatement chaque boîte RODAC en indiquant les renseignements appropriés afin que l'on puisse associer la boîte au formulaire de soumission des échantillons. Les inscriptions doivent être lisibles et indélébiles.
• Empiler les boîtes (p. ex. de 5 à 10) les unes par-dessus les autres et consolider la pile à l'aide de ruban adhésif.
• Placer les boîtes RODAC empilées dans des sacs Whirlpack® ou dans d'autres contenants convenables.
• Fermer hermétiquement les sacs.
• L'étiquette de l'échantillon doit donner toute l'information nécessaire : endroit, conditions du prélèvement, etc.
• Ranger l'échantillon dans le sac de transport ou la glacière.
• Avant de passer au prochain site d'échantillonnage, essuyer la surface qui a été échantillonnée au moyen d'une serviette humide stérile ou de désinfectant (p. ex. Rocal, éthanol à 70 %).

7.7.3.4 Échantillonnage de surface de contact au moyen de la méthode Petrifilm^MC (pour les surfaces irrégulières)

• Se laver les mains et les sécher.
• Enfiler des gants stériles puis ouvrir le sac qui contient les plaques Petrifilm^MC.
• Prendre autant de plaques que nécessaire, et les hydrater selon les directives du fabricant.
• Tirer sur la pellicule supérieure du Petrifilm^MC pour la séparer de la pellicule inférieure (le gel devrait adhérer à la pellicule supérieure). Noter : il arrive parfois que le gel se divise et adhère à la fois aux pellicules inférieure et supérieure du Petrifilm^MC, cela ne devrait pas avoir d'incidence sur le rendement du produit.
• Presser la pellicule supérieure sur la surface à analyser, et non la pellicule inférieure.
  Noter : Éviter les contacts entre la surface de culture et le carton inférieur de la plaque Petrifilm^MC avec toute surface qui n'est pas à échantillonner, dont les mains.
• Avec les doigts, frotter fermement sur toute la surface extérieure de la pellicule Petrifilm^MC recouverte de gel afin qu'elle soit bien en contact avec la surface à échantillonner.
• Retirer la pellicule Petrifilm^MC de la surface échantillonnée, puis la replacer contre la pellicule inférieure du Petrifilm^MC.
• Avant de passer au prochain site d'échantillonnage, essuyer la surface qui a été échantillonnée au moyen d'une serviette humide stérile ou de désinfectant (p. ex. Rocal, éthanol à 70 %).
• Étiqueter immédiatement chaque plaque Petrifilm^MC en indiquant les renseignements appropriés afin que l'on puisse associer la boîte au formulaire de soumission des échantillons. Les inscriptions doivent être lisibles et indélébiles.
• Ranger les plaques Petrifilm^MC dans un sac Whirlpack®, et manipuler avec soin.
• Ranger l'échantillon dans le sac de transport ou la glacière.

7.8 Procédures postérieures à l'échantillonnage

• 7.8.1 Élimination des déchets
• 7.8.2 Transport et entreposage
• 7.8.3 Remplir le formulaire de soumission des échantillons (SIESAL)
• 7.8.4 Expédition
  • 7.8.4.1 Directives relatives à l'expédition
  • 7.8.4.2 Contrôle de la température

7.8.1 Élimination des déchets

Déposer les gants et le matériel d'échantillonnage souillés dans un grand sac de plastique et les jeter à l'établissement ou les rapporter au bureau. Placer les divers outils réutilisables (cuillères, pinces, etc.) dans un sac de plastique et les rapporter au bureau ou au laboratoire.

7.8.2 Transport et entreposage

Ramener les échantillons au bureau ou au laboratoire le plus tôt possible après l'échantillonnage. Transporter les échantillons dans des contenants propres et secs. Réfrigérer ou congeler les échantillons qui doivent être transportés dans des glacières qui contiennent une quantité suffisante de blocs réfrigérants ou de glace sèche pour préserver l'intégrité des échantillons. Si les échantillons ne sont pas expédiés immédiatement, les conserver dans le bureau en un endroit à l'abri. Les échantillons congelés ou réfrigérés doivent être conservés au réfrigérateur ou au congélateur, selon le cas. Dans la mesure du possible, prévoir les activités d'échantillonnage de manière à ce que les échantillons ne soient pas entreposés ou expédiés durant la fin de semaine. Dans certains cas, le laboratoire acceptera de recevoir des échantillons à analyser la fin de semaine. Communiquer avec le laboratoire à l'avance afin de connaître sa disponibilité.

7.8.3 Remplir le formulaire de soumission des échantillons (SIESAL)

Les inspecteurs doivent communiquer avec le laboratoire À L'AVANCE avait de soumettre les échantillons. Le personnel du laboratoire déterminera si les analyses demandées sont faisables et quel laboratoire acceptera les échantillons. Il est nécessaire d'avoir en main les bons renseignements de laboratoire pour remplir le formulaire de soumission des échantillons (SIESAL).

Il est essentiel que les renseignements inscrits sur le formulaire de soumission des échantillons SIESAL soient exacts et complets. Les directions pour remplir le formulaire peut être trouvé à SGDDI 1857347 ou à section 8.3 de ce manuel.

Consulter l'énoncé de travail pour obtenir les codes du plan d'échantillonnage. Pour obtenir les codes du plan d'échantillonnage des échantillons non planifiés ou ponctuels, communiquer avec le spécialiste des programmes de votre centre opérationnel.

7.8.4 Expédition

7.8.4.1 Directives relatives à l'expédition

• Utiliser des matériaux et des contenants propres et robustes pour chaque échantillon ou groupe d'échantillons à expédier.
• Pour le transport, choisir des glacières et des contenants appropriés pour la grosseur des échantillons et le nombre d'échantillons à envoyer (ne pas trop entasser d'échantillons dans un même contenant). Ces contenants doivent être secs, étanches et pouvoir bien se fermer.
• Ne pas expédier différents produits d'analyse ou types d'échantillons dans le même contenant ou la même glacière.
• Si plus d'un contenant d'expédition est nécessaire (en raison de la taille ou du poids des échantillons), indiquer clairement le numéro de contenant et le nombre total de contenants sur chaque boite ou glacière, bordereau d'expédition du courrier et formulaire SIESAL. Une copie du formulaire SIESAL doit être placée dans chaque contenant.
• Emballer les échantillons juste assez serrés pour empêcher qu'ils ne se déplacent dans le contenant d'expédition, mais pas trop pour éviter qu'ils ne s'endommagent pendant le transport. Pour bien immobiliser les échantillons, utiliser du papier déchiqueté, des pépites de polystyrène expansé, du film à bulles ou tout autre matériau d'emballage convenable.
• Avant de sceller le contenant d'expédition, s'assurer d'y avoir inclus tous les documents de demande remplis. Placer les formulaires de demande SIESAL dans un sac de plastique pour les protéger de l'humidité.
• Fermer hermétiquement les glacières ou les contenants d'expédition et s'assurer qu'ils demeureront bien fermés.
• Après la cueillette des échantillons par l'expéditeur, contacter le laboratoire pour l'informer que les échantillons sont maintenant en route. Demander au laboratoire de vous prévenir si les échantillons n'arrivent pas dans le délai spécifié.

7.8.4.2 Contrôle de la température

Une rupture dans la chaîne de froid visant à conserver les échantillons est un problème grave pouvant entraîner le rejet des échantillons avant l'analyse. Consulter les lignes directrices suivantes pour les échantillons réfrigérés et congelés :

• Les échantillons congelés ou réfrigérés doivent être transportés dans des contenants d'expédition isothermes rigides.
• Avant d'emballer les échantillons dans le contenant d'expédition, mesurer la température des échantillons et l'inscrire sur le formulaire d'envoi des échantillons.
• Quant aux échantillons réfrigérés, ajouter dans le contenant d'expédition le matériel réfrigérant approprié pour maintenir la température des échantillons entre 0° et 7°C.
• Éviter que le matériel réfrigérant (blocs réfrigérants) ne touche directement les échantillons. Insérer entre les deux une couche de matériel d'emballage pour empêcher que les échantillons ne gèlent.
• Pour les glacières très volumineuses, il faut parfois placer des blocs réfrigérants sur les côtés de la glacière ou entre les échantillons pour garantir une température adéquate et uniforme.
• Durant les mois plus chauds, mettre les contenants d'expédition au congélateur suffisamment longtemps pour bien les refroidir avant usage. Lorsqu'il fait très chaud, ajouter plus de blocs réfrigérants dans le contenant.
• Si de la glace sèche est utilisée pour expédier des échantillons congelés, éviter qu'elle ne touche directement les échantillons. Utiliser suffisamment de glace sèche pour que les échantillons demeurent congelés.
• La glace sèche doit être manipulée conformément à la Loi sur le transport des marchandises dangereuses.

7.9 Échantillonnage officiel ou requis à des fins judiciaires

• 7.9.1 Portée de l'échantillonnage officiel
• 7.9.2 Nombre et taille des échantillons
• 7.9.3 Obtention de l'échantillon
• 7.9.4 Identification des échantillons
• 7.9.5 Expédition
• 7.9.6 Sécurité
• 7.9.7 Documents
• 7.9.8 Coordonnées de la personne-ressource du laboratoire

7.9.1 Portée de l'échantillonnage officiel

L'inspecteur peut procéder à un échantillonnage officiel ou requis à des fins judiciaires lorsqu'une action en justice est la mesure de suivi qui est prévue. Cette forme d'échantillonnage comporte des procédures de prélèvement, de présentation et d'analyse des échantillons plus complexes que celle de produits ordinaires.

Afin de s'assurer de l'admissibilité des résultats d'analyse en cour, la procédure de l'échantillonnage officiel qui est énoncée à l'article A.01.050 du Règlement sur les aliments et drogues, doit être respectée à la lettre. L'inspecteur doit consulter un conseiller juridique avant de procéder à un échantillonnage officiel.

7.9.2 Nombre et taille des échantillons

Consulter le spécialiste de programme du centre opérationnel avant de prélever des échantillons officiels. En règle générale, pour l'analyse de matières étrangères, sélectionner 24 contenants individuels d'au moins 250 g ou ml chacun. Pour toutes les autres analyses, sélectionner cinq sous-échantillons d'au moins 250 g ou ml chacun.

7.9.3 Obtention de l'échantillon

Consulter l'article A.01.050 du Règlement sur les aliments et drogues pour obtenir de plus amples renseignements sur l'obtention de l'échantillon.

Si, de l'avis de l'inspecteur, le produit à échantillonner peut être divisé sans entraîner d'incidences sur l'analyse ou l'examen, obtenir une quantité suffisante du produit pour en faire un triple échantillon et :

1. diviser la quantité prélevée en trois parties;
2. identifier les trois parties comme étant la partie du propriétaire, de l'échantillon et le double de l'échantillon, et si une seule partie porte une étiquette, c'est cette partie qui constitue l'échantillon;
3. sceller chaque partie de manière à ce qu'elle ne puisse être ouverte sans briser le sceau;
4. remettre la partie identifiée partie du propriétaire au propriétaire ou à la personne de qui l'échantillon a été obtenu. Envoyer l'échantillon et le double à un analyste à des fins d'examen ou d'analyse.

Si, de l'avis de l'inspecteur, le produit à échantillonner ne peut être divisé sans entrainer d'incidences sur l'analyse ou l'examen, il faut :

1. identifier la quantité entière du produit comme étant un échantillon;
2. sceller l'échantillon de manière qu'il ne puisse être ouvert sans briser le sceau;
3. envoyer l'échantillon à un analyste à des fins d'analyse ou d'examen.

Les sous-échantillons doivent toujours être choisis de manière aléatoire dans le même lot. En aucun cas, l'inspecteur ne permet à un représentant de l'entreprise de choisir les échantillons.

7.9.4 Identification des échantillons

Écrire le numéro des échantillons sur tous les contenants ou emballages des échantillons expédiés au laboratoire. Ne pas masquer les parties importantes de l'étiquette, notamment la liste des ingrédients, les allégations, le nom et la marque du produit, le numéro de code du lot, etc.

7.9.5 Expédition

• Faire appel à un service de messagerie qui garantit la livraison le lendemain.
• Expédier les échantillons au début de la semaine.
• Ne pas expédier d'échantillons officiels avec des échantillons réguliers, ponctuels ou d'autres échantillons officiels.
• Emballer les échantillons de manière à réduire les risques qu'ils s'endommagent au cours du transport.

7.9.6 Sécurité

• Entrer l'heure où l'échantillon a été prélevé et l'heure où il a été envoyé au laboratoire, prendre toutes les précautions nécessaires pour s'assurer que l'échantillon est conservé sous clé, dans un environnement contrôlé.
• Sceller l'échantillon avec le sceau officiel de l'ACIA (ruban jaune) de manière à ce qu'il ne puisse être ouvert sans que le sceau se brise.
• Indiquer clairement sur la boîte « Échantillons officiels » pour s'assurer que le personnel du laboratoire qui reçoit les échantillons prend les précautions nécessaires pour les protéger et en assurer la validité à la cour.

7.9.7 Documents

Remplir le formulaire de soumission des échantillons et en joindre une copie signée dans la boîte d'expédition.

7.9.8 Coordonnées de la personne-ressource du laboratoire

Consulter la personne-ressource du laboratoire avant de procéder à un échantillonnage officiel pour s'assurer que le laboratoire peut traiter les échantillons. Il est important d'informer cette personne de la date d'arrivée des échantillons, du nombre d'échantillons expédiés et des analyses à effectuer.

7.10 Analyse et interprétations des résultats

Une fois l'analyse terminée, l'analyste de laboratoire entre les résultats finaux et des commentaires dans le SIESAL. Une fois l'autorisation nécessaire obtenue, l'inspecteur ayant envoyé les échantillons reçoit automatiquement un courriel qui l'informe de la sortie du rapport d'analyse.

Le tableau 3 ci-dessous présente les quatre résultats possibles d'analyse : satisfaisant, insatisfaisant, à enquêter et aucune décision. Il est important de se rappeler que l'évaluation des échantillons ne signifie pas nécessairement un état de conformité.

Dans la plupart des cas, la consultation du spécialiste des programmes du centre opérationnel peut aider l'inspecteur à déterminer la mesure de suivi appropriée. Consulter la Section 6.8 du chapitre 6 pour un complément d'instructions.

7.11 Instructions pour retracer des suivis d'échantillons dans le SGI

• 7.11.1 Créer un nouvel incident
• 7.11.2 Section Produit
• 7.11.3 Écran sur le client
• 7.11.4 Écran sur les échantillons
• 7.11.5 Écran Registre des tâches et des activités
• 7.11.6 Écran Mesures correctives
• 7.11.7 Clôture d'un incident

7.11.1 Créer un nouvel incident

Les champs suivants sont obligatoires :

• Objet : entrer « année-code de projet-échantillon » sans espaces (p. ex. : « 2012 WS_CONF-échantillon »). Remarque : il est très important d'inscrire le bon code pour pouvoir retracer la non-conformité.
• Préoccupation : Plus d'une préoccupation peut être sélectionnée. Sélectionner toutes les préoccupations pertinentes.
• Maladie/réaction allergique/blessure signalée : Sélectionner « Oui » ou « Non »
• Priorité : « Urgent » est normalement sélectionné.
• Type de déclencheur : Inspection PAM
• Survenu le : entrer la date à laquelle le résultat de l'échantillon a été reçu.
• Centre opérationnel, région et district : Entrer le centre opérationnel, la région et le district où se trouve le fabricant ou l'importateur du produit.

7.11.2 Section Produit

Les champs suivants sont obligatoires pour pouvoir sauvegarder un produit : classe ou groupe de denrée, sous-catégorie de denrée, produit, nom de commerce, nom usuel, origine, pays d'origine, format, CUP et code sur le produit. Entrer des renseignements exacts et complets.

Si des renseignements comme le CUP n'est pas disponible, entrer S/O dans le champ.

7.11.3 Écran sur le client

• Entrer le nom de l'établissement qui a fabriqué ou importé l'échantillon.
• Si l'entreprise ne figure pas dans la base de données des clients, l'ajouter.
• Si la base de données sur le client est incorrecte, y modifier l'information.
  • Noter : ne pas apporter aucune modification aux établissements agréés dans la base de données.
• Sélectionner le produit associé au client.

7.11.4 Écran sur les échantillons

• Utiliser cet écran pour relier le rapport SIESAL de l'échantillon au SGI.
• Aller à l'onglet « Échantillons » et cliquer sur « ajouter ».
• Sous « Type », sélectionner « ACIA ».
• Cliquer sur « Recherche SIESAL » sur le côté gauche de l'écran.
• Entrer le numéro SIESAL sous « ID du système ». Pour d'autres types de recherche, consulter le Guide de l'utilisateur du SGI.
• Cliquer sur « Recherche ». Sélectionner le rapport du SIESAL à partir du tableau et cliquer sur « OK ».
• Cliquer sur « Sauvegarder » pour relier le SIESAL au SGI.

7.11.5 Écran Registre des tâches et des activités

• Entrer toutes les activités accomplies pour régler le problème.
• Cette section se veut un résumé des mesures prises et doit présenter au lecteur un aperçu complet de l'incident.
• Une fois qu'une entrée de tâches ou d'activité est ajoutée à un incident, elle ne peut être modifiée ou supprimée; il est donc important de vérifier l'exactitude de l'information saisie.
• Ne pas copier-coller le rapport SIESAL dans une tâche ou activité. Utiliser plutôt l'écran Échantillons présenté précédemment.

7.11.6 Écran Mesures correctives

• Saisir dans cet écran toutes les mesures correctives qui ont été prises à l'égard d'un établissement ou d'un produit.
• Si l'enquête entraîne un rappel, utiliser le même incident pour consigner les mesures prises relativement au rappel.
• Noter : cette section doit être remplie même si aucune mesure corrective n'est nécessaire.

7.11.7 Clôture d'un incident

• Avant de terminer une assignation et de clore l'incident, vérifier toute l'information pour s'assurer qu'elle soit complète et exacte.
• Entrer un écart et une conclusion dans l'écran principal. La conclusion doit être concise, exacte et complète.