Programme des aliments importés et manufacturés, Manuel d'inspection
Chapitre 9 : Systèmes de suive, de référence et de production de rapports

9.0 Portée

Le présent chapitre porte sur les systèmes de suivi, de référence et de production de rapports qu'utilisent les inspecteurs du Programme des aliments importés et manufacturés (PAIM) dans le cadre de leurs activités d'inspection. Le chapitre 9 fournit des renseignements au sujet des systèmes suivants :

• Programme d'activités multisectorielles (PAM)
• Outil personnel autonome d'inspection et de rapport (SPRINT)
• Système informatisé pour l'enregistrement et le suivi des analyses de laboratoire (SIESAL)
• Système de gestion des incidents (SGI)
• Système d'extraction des importations (SEI)
• Système automatisé de référence à l'importation (SARI)
• Système de gestion des clients (SGC)
• Système de gestion des dossiers, des documents et de l'information (SGDDI)

Ces systèmes sont des outils importants permettant de saisir et d'enregistrer les renseignements pertinents liés aux diverses activités de l'agence. Les données consignées dans certains de ces systèmes peuvent être utilisées pour produire des rapports utiles qui permettent d'obtenir de précieuses informations. Ces informations peuvent servir à évaluer l'efficacité des stratégies et à orienter les activités des programmes et de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) dans son ensemble.

Il est important de souligner qu'il est essentiel que les données saisies et enregistrées dans les divers systèmes soient justes et complètes si l'on veut en tirer de l'information utile et pertinente. Les résultats obtenus ou les conclusions tirées à partir de données erronées ou incomplètes risquent de ne pas être valables. Il est important pour les inspecteurs de connaître les facteurs clés qui peuvent avoir une incidence tant sur la qualité des données enregistrées dans les systèmes que sur les rapports produits à partir de ces dernières.

Exactitude – Les renseignements doivent être concrets, justes, appuyés par des données justificatives et exempts de partis pris.

Intégralité/rigueur – Les renseignements doivent être complets, soit comprendre tous les détails et les éléments pertinents.

Clarté – Les renseignements doivent être écrits et présentés de manière claire, logique et facile à comprendre.

Rapidité – Les renseignements doivent être enregistrés dans les systèmes pertinents en temps opportun. Lorsque c'est possible, les renseignements devraient être enregistrés aussitôt que l'activité est terminée.

9.1 Programme d'activités multisectorielles

Le Programme d'activités multisectorielles (PAM) de l'ACIA est un système informatisé de production de rapports d'inspection qui est utilisé par le PAIM pour enregistrer et déclarer les données d'inspection des inspections liées aux problèmes de salubrité des aliments. Les inspecteurs du PAIM se servent de ce système pour planifier les inspections, entrer les données d'inspection et produire des rapports à leur égard et pour leur aider au cours des inspections et des activités de suivi connexes en matière de salubrité des aliments. Les inspecteurs peuvent générer un rapport d'inspection général, un rapport des antécédents d'inspection, des fiches d'inspection, un rapport d'inspection et un Rapport des plans d'action corrective (PAC) à des fins de planification, de production de rapport et d'inspection.

En cas de planification et de production de rapports :

De l'écran de l'aperçu, le personnel des Programmes et des Opérations peut chercher, revoir et imprimer les renseignements sur les inspections qui ont été faites par domaine. Un rapport d'inspection général peut être imprimé. Ce rapport présentera les résultats de la recherche par nom d'entreprise, nom d'inspecteur, n^o d'inspection, date de début, date de clôture, cote d'inspection, statut, énoncé de travail, niveau commercial, norme d'inspection et raison de l'inspection.

De l'écran Inspection, un rapport sur les antécédents d'inspection peut aussi être imprimé. Ce rapport contient des renseignements sur les inspections qui ont été réalisées dans le passé pour une entreprise donnée. Y figurent le nom de l'entreprise, l'adresse, les n^os d'inspection, la date de début, la date de clôture, les cotes d'inspection, le statut et le nom des inspecteurs.

Pour la conduite des inspections :

De l'écran du PAM, les inspecteurs peuvent imprimer une feuille de travail pour les orienter et prendre des notes au cours de l'inspection. La feuille de travail contient l'énoncé de principe et les critères d'inspection pour chaque sous-section sélectionnée de la norme choisie pour l'inspection, les dates, le nom de l'établissement, l'adresse, un espace pour écrire des commentaires d'inspection, les sujets de préoccupations et les cotes d'inspections. Après une inspection, les inspecteurs doivent consigner les résultats dans le PAM dans un délai de deux semaines suivant la date de l'inspection. Un rapport d'inspection est ensuite produit et remis à l'établissement concerné, en personne ou par la poste. Les mesures de suivi nécessaires à la correction des secteurs ou des sous-sections de préoccupations sont également consignées dans le PAM.

Pour les mesures de suivi :

De l'écran du PAM, les inspecteurs peuvent imprimer un Rapport des plans d'action corrective (PAC). Ce document contient des renseignements généraux sur l'inspection, que l'on retrouve dans le Rapport d'inspection et tous les renseignements sur tous les PAC associés à une inspection donnée. Ce rapport peut être utilisé à l'interne par l'inspecteur ou envoyé au fabricant ou à l'importateur.

Les inspecteurs doivent utiliser le PAM pour toutes les activités d'inspection du PAIM relatives à la salubrité des aliments.

La direction du PAIM utilise le PAM pour produire un Rapport sommaire d'inspection sur une base trimestrielle et annuelle pour toutes les inspections effectuées dans le cadre du PAIM qui ont été enregistrées dans le PAM, et pour répondre aux demandes d'accès à l'information et la protection des renseignements personnels (AIPRP), aux demandes des médias, aux demandes émanant du Cabinet du ministre (CM) et du Vérificateur général et aux autres demandes des parlementaires.

Pour de plus amples renseignements sur l'utilisation du PAM, veuillez consulter le Manuel de l'utilisateur du PAM. (Ce document est réservé à l'usage interne. Le personnel de l'ACIA peut accéder à ce document dans le SGDDI en utilisant le numéro 3184624.) Le guide est également affiché sur la page du PAIM dans Merlin.

9.2 Outil personnel autonome d'inspection et de rapport (SPRINT)

L'Outil personnel autonome d'inspection et de rapport (SPRINT) est un système informatisé qui permet de produire des rapports de conclusion d'inspection positifs et négatifs pour des activités d'inspection d'étiquetage, en vue de produire des données fiables et des renseignements sur les tendances concernant un énoncé de travail précis.

Les inspecteurs du PAIM utilisent SPRINT pour visionner et entrer des renseignements d'inspection détaillés concernant l'étiquetage des aliments transformés et vendus au détail. Les gestionnaires utilisent aussi le système pour visionner des informations à jour sur les inspections et le temps consacré par les employés pour planifier leurs budgets et horaires et suivre les progrès; alors que les spécialistes et les agents de programmes utilisent le système pour visionner des informations à jour sur la conformité pour élaborer des plans de travail nationaux et régionaux et répondre aux demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels (AIPRP), aux demandes de renseignements des médias, aux demandes émanant du Cabinet du ministre (CM) et du Vérificateur général et à d'autres demandes des parlementaires.

Pour de plus amples renseignements sur l'utilisation du PAM, veuillez consulter le Guide de l'utilisateur. (Ce document est réservé à l'usage interne. Le personnel de l'ACIA peut accéder à ce document dans le SGDDI en utilisant le numéro 2418682.) Le guide est également affiché sur la page du PAIM sur Merlin.

9.3 Système informatise pour l'enregistrement et le suivi des analyses de laboratoire (SIESAL)

• 9.3.1 Rapports d'analyse
  • 9.3.1.1 Notification par courriel
  • 9.3.1.2 Fonction « rapport d'analyse » des services aux usagers du SIESAL
• 9.3.2 Services aux usagers du SIESAL - Système de gestion des notifications personnelles par courriel (PENMAN)
• 9.3.3 Enquête de statut de soumission (ESS)

Le Système informatisé pour l'enregistrement et le suivi des analyses de laboratoire (SIESAL) est un autre système informatisé utilisé par l'Agence pour effectuer le suivi de ses activités d'échantillonnage et d'analyse. Il sert à archiver les échantillons soumis et leurs résultats d'analyse.

Avant d'envoyer leurs échantillons à un laboratoire de l'ACIA, les inspecteurs doivent remplir un formulaire de soumission d'échantillon en se servant du SIESAL. Les inspecteurs doivent fournir des renseignements sur l'échantillon, la provenance de l'échantillon et le nom de l'expéditeur. Une copie du formulaire rempli doit être jointe aux échantillons qui sont envoyés dans un laboratoire.

Le Guide des services aux usagers du SIESAL est affiché sur Merlin au 1857347 (ce document est réservé à l'usage internet).

Les inspecteurs peuvent obtenir les résultats des analyses de laboratoire de trois façons. Elles sont décrites ci-dessous.

9.3.1 Rapports d'analyse

9.3.1.1 Notification par courriel

L'inspecteur qui a expédié l'échantillon et l'analyste de laboratoire qui a autorisé les résultats d'analyse reçoit un avis automatique par courriel lorsque les résultats sont disponibles.

9.3.1.2 Fonction « rapport d'analyse » des services aux usagers du SIESAL

La fonction « rapport d'analyse » est une application Web personnalisée qui est utilisée pour extraire les résultats d'analyse. Pour être en mesure d'utiliser cette fonction, les inspecteurs doivent disposer d'au moins un des renseignements suivants : numéro d'identification, numéro de référence ou numéro du laboratoire.

Les directives d'utilisation de la fonction « rapport d'analyse » du SIESAL sont affichées sur Merlin dans le Guide des services aux usagers du SIESAL à la rubrique « Utilisation de la fonction rapport d'analyse ».

9.3.2 Services aux usagers du SIESAL - Système de gestion des notifications personnelles par courriel (PENMAN)

PENMAN est une application Web qui permet aux utilisateurs enregistrés du SIESAL de s'inscrire à une liste d'envoi afin d'être avisés lorsque les résultats d'analyse en laboratoire sont disponibles.

Aussitôt que les résultats d'analyse en laboratoire répondant aux critères choisis (p. ex. plan d'échantillonnage, province, etc.) sont autorisés, les inspecteurs inscrits à PENMAN reçoivent un courriel les avisant que les résultats sont accessibles. Le courriel de notification contient également un lien vers les services aux usagers du SIESAL ainsi qu'un numéro d'identification du rapport d'analyse. Il est à noter que le courriel est automatiquement envoyé à l'inspecteur qui a prélevé l'échantillon, à l'expéditeur de l'échantillon (si autre que l'inspecteur) et à l'employé de laboratoire qui a autorisé les résultats, peu importe si les personnes sont inscrites ou non à PENMAN.

Les directives d'inscription et d'utilisation sont affichées sur Merlin dans le Guide des services aux usagers du SIESAL à la rubrique « Utilisation du Système de gestion des notifications personnelles par courriel (PENMAN) ».

9.3.3 Enquête de statut de soumission (ESS)

L'outil d'enquête de statut de soumission (ESS) du SIESAL permet aux inspecteurs de vérifier le statut d'une soumission d'échantillon à n'importe quel moment après la présentation d'un échantillon. Les diverses options de recherche de l'application (p. ex. plan d'échantillonnage, pays d'origine, nom de l'expéditeur, etc.) permettent également aux inspecteurs de rechercher des soumissions d'échantillon. Les recherches à l'aide d'autres paramètres sont limitées par le champ de la date (jusqu'à 12 mois en arrière), à l'exception des recherches par n^o de laboratoire, n^o d'identification et n^o de référence.

Noter : Il est possible d'accéder à tous les services aux usagers du SIESAL à partir de la fenêtre d'accès aux services aux usagers du SIESAL dans Merlin.

9.4 Système de gestion de incidents

Le Système de gestion des incidents (SGI) est une base de données nationale centralisée qui est utilisée par le personnel de l'Agence pour rassembler les renseignements sur l'enquête et le règlement de dossiers portant sur des aliments, y compris les rappels d'aliments, pour les retracer et les communiquer. Le système permet aux utilisateurs d'évaluer l'état et l'évolution d'une situation, de son déclenchement à son dénouement. Il favorise une prise de décision informée et efficace et permet au personnel de l'agence de cerner les tendances en matière d'enjeux alimentaires.

Même si le SGI n'est pas utilisé pour gérer directement les activités d'inspection, il existe tout de même un lien entre les deux. Les inspecteurs peuvent par exemple cerner un problème potentiel lié à la salubrité des aliments dans le cadre d'une inspection, ce qui peut donner lieu au déclenchement d'une enquête. Un résultat insatisfaisant d'analyse en laboratoire lié à un échantillon prélevé dans le cadre d'une inspection peut également nécessiter la tenue d'une enquête. Dans les deux cas, il est nécessaire d'utiliser le SGI pour assurer le suivi des enquêtes ou des activités liées à un incident en particulier. En revanche, une plainte ou un rappel signalé dans le SGI peut nécessiter un suivi donnant lieu à une inspection.

Pour obtenir des directives sur l'utilisation du SGI, veuillez consulter le Guide de l'utilisateur du SGI, au n^o 1599661 du SGDDI (Ce fichier doit être visionné en format d'origine. En raison de la taille volumineuse du document, le téléchargement peut être long) ou Manuel de l'utilisateur du Système de gestion des incidents SGDDI 1599661 - (Accès interne seulement). Le manuel peut aussi être consulté à partir de la page du PAIM dans Merlin.

9.5 Système d'extraction des importations

Le Système d'extraction des importations (SEI) est un logiciel qui classe les renseignements et produit des rapports à partir des données que l'ACIA reçoit chaque semaine de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC).

La base de données contient une liste de tous les chargements de produits réglementés par l'ACIA qui sont importés au Canada. Elle contient des renseignements clés sur chaque chargement, comme le nom et l'adresse de l'importateur, le n^o de transaction, le nom du produit, le n^o de code correspondant du système harmonisé (SH), le point d'entrée, le pays d'origine, le volume du chargement ainsi que de nombreuses autres données sur l'importation.

Le SEI permet au personnel de l'ACIA d'avoir accès à des renseignements clés sur les importateurs canadiens et sur les produits qu'ils importent. Les données les plus actuelles dans le système datent d'environ une semaine (les marchandises ont été dédouanées par l'ASFC environ une semaine avant que l'ACIA reçoive l'information). Les inspecteurs du PAIM utilisent souvent ce système pour rechercher des produits importés dans leur centre opérationnel ou des renseignements sur les importateurs visés par un énoncé de travail lié à l'importation.

Guide de l'utilisateur du Système d'extraction des importations (SEI)
(Ce document est réservé à l'usage interne.)

9.6 Système automatisé de référence à l'importation

Le système automatisé de référence à l'importation (SARI) de l'ACIA est une base de donnée conviviale dans laquelle il est possible d'effectuer des recherches au sujet des exigences de l'ACIA en matière d'importation. Grâce à une série de questions et de réponses, le système guide l'utilisateur vers des renseignements sur les exigences de l'ACIA concernant l'importation de produits en particulier.

Les importateurs qui ont des questions au sujet des exigences d'importation de certains produits peuvent être dirigés vers le système puisque ce dernier est accessible par le biais du site Internet de l'ACIA.

Système automatisé de référence à l'importation

9.7 Système de gestion des clients (SGC)

Le Système de gestion des clients (SGC) est une application logicielle conçue pour traiter et conserver les renseignements sur les clients de l'ACIA. Il fournit un moyen de retracer les données sur l'enregistrement, les permis, l'agrément ou la reconnaissance des clients par secteur de programme. L'application est liée au SGI, au SIESAL et au PAM.

Lorsque les inspecteurs utilisent les fonctions de recherche et d'ajout de clients du SGI, du SIESAL et du PAM, ils accèdent au SGC. Les inspecteurs doivent être prudents lorsqu'ils ajoutent un nouveau client dans le SGC. Pour de nombreuses entreprises, il pourrait y avoir un certain nombre d'entrées pour la même entreprise dans le SGC. Pour éviter d'introduire inutilement des versions additionnelles de la même entreprise, si cette dernière a déjà été inspectée, les inspecteurs doivent s'assurer d'utiliser la même entrée de client dans le SGC. S'il y a un numéro d'enregistrement qui a été généré, l'utiliser pour sélectionner la bonne version du client.

9.8 Système de gestion des dossiers, des documents et de l'information (SGDDI)

• 9.8.1 Conventions d'appellation du SGDDI

Toute l'information créée, envoyée et reçue dans le cadre des fonctions d'un employé de l'ACIA est la propriété du gouvernement du Canada et doit être traitée comme un bien de l'agence. Le SGDDI est un outil qui aide les employés à gérer les renseignements qu'ils recueillent. Le système gère l'information tout au long de son cycle de vie, soit de sa création à son élimination.

Il est important pour les inspecteurs du PAIM de comprendre l'utilité de ce système de gestion de l'information et d'être en mesure de l'utiliser efficacement pour nommer et sauvegarder les renseignements liés à leur programme et y accéder et les partager.

Pour de plus amples renseignements au sujet du SGDDI, veuillez consulter le Guide de l'utilisateur du SGDDI qui est affiché sur la page du PAIM dans Merlin, à la rubrique « Matériel et manuels de formation technique / Systèmes d'information », ou le personnel de l'ACIA peut accéder à ce document dans le SGDDI en utilisant le numéro 2323211.

9.8.1 Conventions d'appellation du SGDDI

Un document intitulé « Utiliser le SGDDI afin de gérer efficacement les dossiers concernant les spécifications du travail » a été créé afin d'aider le personnel du PAIM à appliquer les conventions d'appellation du SGDDI lors de la création d'énoncés de travail et de rapports.

Le respect des conventions énoncées dans ce document permet au personnel du PAIM de faire des recherches plus efficaces et d'extraire des documents plus facilement. Afin d'offrir diverses options de recherche, des efforts ont été déployés en vue de simplifier les conventions d'appellation tout en s'assurant de fournir toute l'information requise dans le titre des documents.

Ce document est affiché sur la page du PAIM dans Merlin, ou le personnel de l'ACIA peut accéder à ce document dans le SGDDI en utilisant le numéro 868732 du SGDDI.