Éléments d'un plan propre à un site : Guide à l'intention des candidats au Programme d'atténuation des risques liés au longicorne brun de l'épinette

Le 3 juin 2013

L'administration de l'établissement doit élaborer un plan propre au site, précisant quelles mesures on compte y prendre pour répondre aux exigences et obligations fixées dans le cadre du Programme d'atténuation des risques liés au longicorne brun de l'épinette (LBE); en outre, la documentation pertinente doit étayer ce plan. Il est recommandé que l'administration de l'établissement mette en place son propre mécanisme de vérification interne en se fondant sur des listes de contrôle, de manière à garantir que les éléments essentiels du Programme d'atténuation des risques liés au LBE sont adéquatement pris en compte. L'ACIA doit examiner et approuver le plan propre au site pour s'assurer que les critères fondamentaux du Programme (tels que définis dans la demande de participation au programme) seront respectés par l'établissement.

L'un des conditions d'admission, pour tous les candidats au Programme d'atténuation des risques liés au LBE, est l'intégration au plan propre à leur site des éléments essentiels énumérés ci-dessous. Cette liste constitue sert simplement à guider le candidat lors de l'élaboration du plan propre au site, et le simple fait d'en incorporer les éléments au plan n'oblige en rien l'ACIA à admettre le candidat au programme.

1. Engagement de la haute direction de l'établissement : La haute direction de l'établissement doit déclarer qu'elle comprend le Programme d'atténuation des risques liés au LBE dans tous ses aspects, et qu'elle s'engage a en respecter les conditions.
2. Personne-ressource au sein de l'établissement : L'administration de l'établissement doit désigner une personne-ressource au sein de l'établissement (habituellement le gestionnaire de la qualité), c'est-à-dire un employé de l'entreprise qui sera l'interlocuteur officiel de l'ACIA et qui aura le pouvoir de mettre en application les changements jugés nécessaires au plan propre au site. Cette personne sera responsable de rencontrer les représentants de l'ACIA, de les accompagner lors des inspections menées à l'établissement et de prendre toutes les mesures utiles pour faciliter ces inspections. En outre, l'administration de l'établissement doit désigner un substitut (remplaçant) à la personne-ressource.
3. Administration : L'administration de l'établissement doit définir les fonctions et les responsabilités de tout membre du personnel ayant un rôle à jouer pour assurer le respect, au sein de l'établissement, des obligations fixées aux termes du Programme.
4. Non-conformité : L'administration de l'établissement doit mettre en place un mécanisme ou un processus permettant de détecter et de déclarer tout cas de non-conformité aux exigences du Programme d'atténuation des risques liés au LBE. Pour cela, l'administration de l'établissement devra démontrer, documentation pertinente à l'appui, qu'il existe des procédures de fonctionnement, et que le personnel effectue des vérifications ainsi que des inspections internes en matière de conformité. Les dossiers de l'établissement doivent contenir les renseignements suivants :
   • description du cas de non-conformité ou de l'écart;
   • date;
   • personnel concerné;
   • mesures correctives appliquées;
   • signature du gestionnaire de qualité clôturant l'incident.

   L'ACIA doit être avisée dans les 24 heures suivant tout cas de non-conformité grave susceptible de modifier la capacité de l'établissement à respecter les exigences du Programme.

5. Points de contrôle critiques : Les points de contrôle critiques sont les étapes du processus d'exploitation qui, si elles ne se déroulent pas conformément aux normes internes définies par le participant au programme, peuvent avoir une grave incidence sur la capacité de l'établissement de respecter les obligations fixées par le Programme et, ainsi, donner lieu à un cas de non-conformité.

   Il est recommandé que l'administration de l'établissement dresse un organigramme montrant les processus de production et les points de contrôle jugés critiques, et l'intègre à son plan propre au site.

6. Formation : L'administration de l'établissement doit décrire la formation qu'il est prévu de donner au personnel sur les obligations de chacun selon le plan propre au site. Une liste de contrôle établissant quels membres du personnel ont reçu une formation sur le contenu du plan propre au site doit être conservée dans les dossiers.

   Pour maintenir la vigilance du personnel de l'établissement, l'administration de celui-ci doit également afficher une description des signes et symptômes de la présence du LBE, accompagnée des coordonnées de l'ACIA, au cas où des insectes que l'on soupçonne être des LBE seraient découverts.

7. Traçabilité : Il faut être en mesure de déterminer en tout temps l'origine de tous les matériaux réglementés par rapport au LBE qui arrivent à l'établissement, qui s'y trouvent ou qui le quittent. L'administration de l'établissement doit trouver un moyen d'y veiller.
8. Conservation des dossiers : Tous les dossiers relatifs aux matériaux réglementés par rapport au LBE qui arrivent à l'établissement, quelle que soit leur provenance, doivent être conservés pendant trois (3) ans, et doivent être présentés à l'ACIA sur demande. On entend notamment par dossiers les documents d'expédition, les certificats de circulation, les certificats d'origine et une copie des formulaires de demande de participation au Programme.

   Pour tous les matériaux réglementés par rapport au LBE reçus à l'établissement, l'administration est tenue de produire sur demande des dossiers précisant l'origine, le nom du transporteur, le numéro d'immatriculation du véhicule ainsi que la date d'arrivée et de transformation.

9. Contrôle des stocks : Il est impératif que l'administration des établissements situés à l'extérieur du lieu infesté du LBE qui reçoivent des matériaux en provenance du lieu infesté établissent, documentation pertinente à l'appui, une procédure visant à éviter que les matériaux réglementés par rapport au LBE entrent en contact avec des matières premières ou des produits transformés non réglementés au sein de l'établissement. Cette procédure devrait régir la chaîne de production en entier, de l'arrivée des billes à l'établissement jusqu'au produit final (y compris les déchets tels que les dosses et le bois de rebut). Cette procédure peut comprendre, sans pour autant s'y limiter, une signalisation, la séparation des matériaux, et l'installation de drapeaux ou de clôtures (voir les points 5, 7 et 8, ci-dessus). Un organigramme peut s'avérer utile à cet égard. S'il arrive que des matériaux réglementés entrent en contact ou soient confondus avec des produits non réglementés, tous les matériaux concernés doivent être considérés comme des produits réglementés et manipulés comme tels.
10. Déclaration des organismes nuisibles : Étant donné que le Programme permettra le déplacement de matériaux réglementés à partir de zones pouvant être infestées vers des établissements situés à l'extérieur du lieu infesté, il est possible que le personnel de l'établissement décèle des signes de dommages causés par le LBE ou constate la présence même de l'insecte lors de la manipulation ou de la transformation des matériaux. La découverte de LBE ne sera pas considérée comme un cas de non-conformité aux termes du programme, mais le défaut de mettre en place un plan de sensibilisation au LBE destiné à empêcher la propagation de l'insecte ainsi que de déclarer à l'ACIA la présence d'insectes que l'on soupçonne être des LBE sera jugé très grave.
11. Dépistage des organismes nuisibles : L'administration de l'établissement doit manifester une volonté d'autoriser et d'aider l'ACIA à effectuer des activités de dépistage des organismes nuisibles dans l'établissement et ses environs, conformément à son plan d'enquête national sur le LBE.