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Procédure opérationnelle : Collecte d'échantillons officiels d'aliments

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1.0 Objet

Ce document vise à fournir une orientation au personnel d'inspection de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) sur les procédures générales de collecte d'échantillons officiels pour le secteur d'activité des aliments (SAA).

Ce document est rédigé en présumant que le personnel d'inspection a suivi la formation sur le Processus d'inspection standardisé (PIS) et la Plateforme de prestation numérique de services (PPNS).

Ce document doit être utilisé en conjonction avec le document Orientation opérationnelle : Collecte d'échantillons d'aliments.

La collecte d'échantillons officiels nécessite des procédures plus complexes pour le prélèvement, la préparation, la soumission et les analyses en laboratoire que la collecte routinière d'échantillons de produits. En vue de garantir la recevabilité des résultats d'analyses devant les tribunaux, la procédure de collecte d'échantillons officiels doit être strictement respectée.

2.0 Autorités réglementaires

Les pouvoirs d'inspection, les mesures de contrôle et les mesures de mise en application autorisés par la législation ci-dessus sont définis et expliqués dans le document Orientation opérationnelle : lignes directrices en matière d'intervention réglementaire relative aux aliments.

3.0 Documents de référence

Références générales d'inspection

Références d'inspection pour les aliments

Références liées à la collecte d'échantillons dans la PPNS

4.0 Définitions

Les définitions se trouvent dans les documents énumérés ci-dessous :

5.0 Acronymes

Les acronymes sont indiqués dans leur forme longue la première fois qu'ils sont utilisés dans le présent document et ils sont regroupés dans la Liste des acronymes du secteur d'activité des aliments.

6.0 Procédure opérationnelle

Cette procédure opérationnelle fournit une orientation à l'intention du personnel d'inspection de l'ACIA pour la collecte d'échantillons officiels d'aliments.

Un inspecteur peut prélever des échantillons officiels lorsqu'un renvoi aux Services d'enquête et d'application de la loi (SEAL) est possible. Les termes « échantillons légaux » et « échantillons judiciaires » sont des termes équivalents qui peuvent être employés de manière interchangeable avec le terme « échantillons officiels ».

Certains projets (parexemple la Direction sur les fausses représentations des aliments (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada - SGDDI 13982193)) recommandent de prélever en même temps un échantillon de surveillance dirigé et un échantillon officiel.

6.1 Se préparer à l'inspection

Consulter l'étape 1 de la section 3 du PIS de même que la section 6.1 du document Orientation opérationnelle : Collecte d'échantillons d'aliments. En plus des orientations générales fournies dans ces documents, ce qui suit s'applique à la collecte d'échantillons officiels.

Avant de prélever un échantillon officiel, l'inspecteur doit consulter son superviseur et l'agent de programme régional (s'il y a lieu). Il est possible de consulter l'équipe OOE (Orientation Opérationnelle et Expertise) Réponse d'inspection des aliments en soumettant un Formulaire électronique de demande de suivi (FEDS) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada). Une consultation avec les Services juridiques peut également s'avérer nécessaire.

Lorsque l'inspecteur est prêt à procéder à la collecte de l'échantillon officiel, il doit communiquer avec le laboratoire approprié avant de prélever l'échantillon officiel afin de s'assurer que le laboratoire :

6.1.1 Formulaires de collecte d'échantillons officiels

L'inspecteur aura besoin des formulaires suivants de l'ACIA pour la collecte, la préparation et l'expédition des échantillons officiels à analyser.

Formulaire Partie de l'échantillon (échantillon officiel) [CFIA/ACIA 0072]

Lors de la collecte d'échantillons officiels, les inspecteurs doivent utiliser le formulaire Partie de l'échantillon. Chaque formulaire porte un numéro unique préimprimé (coin supérieur droit) et comprend quatre exemplaires : 1 – Partie de l'échantillon; 2 – Double de la partie de l'échantillon; 3 – Partie du propriétaire; et 4 – Copie de l'inspecteur. Une fois remplies, les feuilles pertinentes doivent être annexées aux parties de l'échantillon à l'aide d'une Étiquette – Sceau officiel (CFIA/ACIA 5112).

Il est à noter que le formulaire n'est pas disponible dans l'outil Desktop e-Forms (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) et qu'il faut le commander à partir du Répertoire des formulaires (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) sur Merlin. Il existe différentes versions de ce formulaire, et toutes les versions peuvent être utilisées par les inspecteurs dans le cadre de la collecte d'échantillons officiels. La Figure 1 montre deux versions du formulaire qui sont utilisées par le personnel d'inspection.

Figure 1. Formulaire Partie de l'échantillon pour les échantillons officiels (CFIA/ACIA 0072); les deux versions différentes qui sont présentées ci-dessus peuvent être utilisées.
Reçu pour échantillon(s) prélevé(s) (CFIA/ACIA 4168)

Ce formulaire est utilisé par les inspecteurs lorsqu'ils prélèvent des échantillons de produits (y compris des échantillons officiels) sans paiement auprès d'un établissement aux fins d'analyse en laboratoire par l'ACIA. Une copie du formulaire rempli, qui sert de reçu pour les échantillons prélevés, doit être remise au propriétaire ou au représentant de l'entreprise. Le formulaire est disponible sur Desktop e-Forms (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada). Consultez l'Annexe 16 du document Orientation opérationnelle : Collecte d'échantillons d'aliments pour obtenir plus de détails sur l'utilisation de ce formulaire et la façon de le remplir.

Formulaire d'échantillonnage de produit alimentaire (CFIA/ACIA 5164)

Ce formulaire est disponible dans le Système informatisé pour l'enregistrement et le suivi des analyses de laboratoire (SIESAL) et doit être rempli par l'inspecteur avant de soumettre un échantillon au laboratoire de l'ACIA aux fins d'analyse. De plus, les inspecteurs doivent s'assurer qu'une copie du formulaire rempli accompagne l'envoi de l'échantillon officiel au laboratoire.

Chaîne de possession (CFIA/ACIA 5428)

Ce formulaire est utilisé pour suivre la chaîne de possession de l'échantillon officiel durant l'expédition et peut être commandé à partir du Répertoire des formulaires (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).

Figure 2. Chaîne de possession (CFIA/ACIA 5428)
Étiquette – Sceau officiel (CFIA/ACIA 5112)

Cette étiquette peut être commandée à partir du Répertoire des formulaires (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada). L'inspecteur doit indiquer les renseignements sur l'Étiquette – Sceau officiel et la coller sur chaque échantillon officiel. L'Étiquette – Sceau officiel est également utilisée pour joindre le formulaire Partie de l'échantillon à l'échantillon officiel.

Figure 3. Étiquette – Sceau officiel (CFIA/ACIA 5112)
Ruban – Sceau officiel (jaune) (CFIA/ACIA 4561)

Il possible de commander ce ruban à partir du Répertoire des formulaires (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada). Ce ruban jaune est utilisé pour assurer l'inviolabilité de l'échantillon officiel et du contenant d'expédition.

Figure 4. Ruban – Sceau officiel (jaune) (CFIA/ACIA 4561)

6.2 Effectuer l'inspection

Consulter l'étape 2 de la section 4 du PIS de même qu'à la section 6.2 du document Orientation opérationnelle : Collecte d'échantillons d'aliments. En plus des orientations générales fournies dans ces documents, ce qui suit s'applique à la collecte d'échantillons officiels.

Les échantillons officiels doivent être prélevés conformément au paragraphe A.01.050 du Règlement sur les aliments et drogues (RAD).

Lors de la collecte d'un échantillon officiel, plus d'un inspecteur doit être présent pour participer à la collecte de l'information et consigner tous les renseignements sur l'échantillon. Toutes les étapes de la procédure de collecte d'échantillons doivent être consignées et doivent inclure les heures, les dates, les lieux, les noms complets, les noms de postes/titres, ce qui s'est passé, ce qui a été dit et par qui, etc. Des photographies doivent être prises tout au long du processus et de tous les échantillons. La prise de notes, la rédaction de rapports et le classement sont toutes des activités importantes nécessaires pour soutenir le travail de conformité réglementaire. Ces activités doivent être effectuées de façon complète et exacte. Consultez la section 6.2.3 du document Orientation opérationnelle : Collecte d'échantillons d'aliments ainsi que la Procédure opérationnelle normalisée (PON) pour la collecte d'information et de documentation durant les inspections (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) pour obtenir de plus amples renseignements sur la documentation des données et des photographies durant l'inspection.

En plus de prendre des notes pendant la collecte d'échantillon, les inspecteurs doivent également obtenir et faire des copies certifiées conformes de tous les documents justificatifs disponibles reliés à l'échantillon, y compris les factures, les fiches de spécifications, les certificats d'analyse et toute autre information sur le produit dont dispose la partie réglementée. La Procédure opérationnelle normalisée (PON) pour la collecte d'information et de documentation durant les inspections (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) fournit des conseils sur les renseignements relatifs à l'achat et à la vente de produits échantillonnés qui doivent être obtenus pour établir qu'il y a eu infraction à la loi ou au règlement.

La possession de l'échantillon officiel doit être traçable et notée depuis le moment où les échantillons sont recueillis jusqu'à la fin de l'inspection ou de l'enquête du SEAL. Pour suivre la possession des échantillons officiels pendant l'échantillonnage, prenez des notes d'inspection sur l'heure, le lieu, les identifiants uniques et toute autre information concernant l'échantillon. Pendant la période entre la collecte de l'échantillon et l'expédition de ce dernier au laboratoire, prenez toutes les mesures de précaution nécessaires pour garantir que l'échantillon et son double demeurent sous clé, dans un environnement contrôlé. Le formulaire Chaîne de possession (CFIA/ACIA 5428) est utilisé pour suivre la possession de l'échantillon pendant l'expédition et après la réception de l'échantillon au laboratoire.

6.2.1 Sélectionner l'échantillon

6.2.1.1 Déterminer le nombre d'unités et la taille des sous-échantillons
Tableau 1. Nombre et taille des sous-échantillons
Type d'analyse Nombre de sous-échantillons et taille des sous-échantillons
Échantillons officiels FEN0 Le nombre et la taille des échantillons varient pour la plupart des plans d'échantillonnage FEN0. Consultez la section 7 : Échantillons FEN0 du document Plans nationaux d'échantillonnage et critères d'évaluation des analyses du PAIM (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 4276478). Consultez les détails pour le plan FEN0 précis.
Matières étrangères Vingt-quatre emballages individuels de format consommateur ou 250 grammes (g) ou millilitres (ml) par contenant. Reportez-vous à la section 3 : Matières étrangères du document Plans nationaux d'échantillonnage et critères d'évaluation des analyses du PAIM (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 4276478)
Tous les autres types d'analyses Pour connaître le nombre et la taille des échantillons officiels associés au Plan de collecte d'échantillons alimentaires (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 15525668) national, consultez le plan. Si le nombre et la taille des échantillons ne sont pas définis dans le Plan de collecte d'échantillons alimentaires, communiquez avec la Direction des sciences en utilisant le compte de courriel Lab Coordination / Coordination des laboratoires (CFIA/ACIA) pour obtenir des directives.
6.2.1.2 S'assurer que les parties de l'échantillon sont représentatives du lot

Consultez le document Orientation opérationnelle : Collecte d'échantillons d'aliments, Annexe 4 pour vous assurer que les sous-échantillons sont choisis de façon aléatoire d'un même lot de production et qu'ils sont représentatifs du lot.

Les échantillons officiels doivent être sélectionnés par l'inspecteur. Un représentant de l'entreprise ne doit pas sélectionner les échantillons officiels de l'ACIA.

Un échantillon officiel nécessite trois parties : l'échantillon officiel, le double de l'échantillon et l'échantillon du propriétaire. Utilisez la procédure d'échantillonnage aléatoire appropriée pour sélectionner des emplacements au sein d'un lot et assurez-vous que les trois parties sont recueillies à chaque emplacement de sorte que les parties soient également représentatives du lot. Si l'identifiant unique du produit comprend un horodatage, tentez de faire en sorte que l'heure de production des trois parties soit aussi proche que possible. Consultez le Tableau 2 pour une représentation visuelle de la sélection des sous-échantillons pour les trois parties.

Tableau 2. Collecte d'échantillons des trois parties pour veiller à ce qu'elles soient également représentatives du lot de production
Sous-échantillon Trois parties de l'échantillon
(1) Échantillon (2) Double de l'échantillon (3) Échantillon du propriétaire
a Emplacement/Horodatage A Emplacement/Horodatage A Emplacement/Horodatage A
b Emplacement/Horodatage B Emplacement/Horodatage B Emplacement/Horodatage B
c Emplacement/Horodatage C Emplacement/Horodatage C Emplacement/Horodatage C
d Emplacement/Horodatage D Emplacement/Horodatage D Emplacement/Horodatage D
e Emplacement/Horodatage E Emplacement/Horodatage E Emplacement/Horodatage E
6.2.1.3 Contrôle du produits

Retenez le lot de produit à partir duquel l'échantillon est prélevé. Si les résultats sont jugés satisfaisants, la rétention du produit peut être levée. Consultez la Procédure opérationnelle : Procédure de saisie et de rétention, d'autorisation de déplacement et de disposition pour obtenir plus de détails sur la rétention des produits.

6.2.2 Prélever l'échantillon officiel

Lorsqu'il prélève un échantillon officiel aux termes de l'alinéa 23(1)(a) de la Loi sur les aliments et drogues (LAD), un inspecteur doit informer l'individu ou le propriétaire auprès duquel il a obtenu l'échantillon de son intention de soumettre l'échantillon ou une partie de celui-ci à un analyste aux fins d'analyse ou d'examen et :

Consultez l'Annexe 16 du document Orientation opérationnelle : Collecte d'échantillons d'aliments, pour obtenir des orientations sur l'émission d'un Reçu pour échantillon(s) prélevé(s) dans le cadre de collecte d'échantillons officiels.

Figure 5. Les trois parties d'un échantillon officiel

6.2.3 Saisir les renseignements dans le SIESAL

Le SIESAL est le principal système de suivi des renseignements sur les échantillons et des évaluations de laboratoire qui en résultent.

Consultez le Guide des services aux usagers du SIESAL (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 3450378) pour savoir comment saisir les données liées à la collecte d'échantillons dans le SIESAL.

Dans la section « Afficher les commentaires sur le rapport d'analyse », sélectionnez « Oui ».

Dans le champ « Commentaires » de SIESAL, saisissez l'information suivante :

6.2.4 Préparer la boîte d'expédition pour la livraison au laboratoire

Chaque série d'échantillons officiels doit être emballée séparément et ne doit pas être mélangée à d'autres échantillons.

Pour les échantillons qui risquent de fuir pendant le transport (p. ex. huile d'olive ou huile végétale), placez-les dans un sac en plastique transparent avant de les mettre dans la boîte d'expédition. Inscrivez le numéro du formulaire Partie de l'échantillon sur le sac et fermez-le à l'aide d'un Ruban – Sceau officiel (jaune). Apposez les initiales aux endroits où le Ruban – Sceau officiel (jaune) rencontre le sac en plastique et où le ruban jaune chevauche d'autres morceaux de ruban jaune.

Insérez une copie signée du Formulaire de collecte d'échantillons alimentaires dans la boîte d'expédition.

Pour les échantillons qui risquent de fuir pendant le transport, placez le Formulaire de collecte d'échantillons alimentaires dans un sac en plastique scellé à l'intérieur de la boîte d'expédition. L'inspecteur, à sa discrétion, peut également inclure une copie du Formulaire de collecte d'échantillons alimentaires lorsqu'il envoie un courriel au laboratoire pour l'informer que l'échantillon a été expédié.

Conditionnez les colis de façon à réduire au minimum les risques de dommages pendant le transport.

Inscrivez clairement à l'extérieur de la boîte la mention « ÉCHANTILLON OFFICIEL » afin que le personnel recevant le colis prenne toutes les mesures nécessaires pour protéger l' échantillon et garantir sa validité devant un tribunal.

Le formulaire de Chaîne de possession complété, celui-ci peut être placé à l'intérieur de la boîte d'expédition ou placé dans une enveloppe scellée et collée à l'extérieur de la boîte d'expédition.

À l'aide d'un marqueur permanent, inscrivez les initiales de l'inspecteur aux endroits suivants de la boîte d'expédition, en vous s'assurant que les initiales couvrent tous les morceaux de ruban adhésif qui se chevauchent ainsi que la surface de la boîte d'expédition :

Expédiez les échantillons périssables uniquement les lundis ou les mardis. Évitez que les colis demeurent en transit pendant toute la fin de semaine. Faites appel à un service de messagerie qui garantit la livraison le lendemain.

Lorsqu'un échantillon officiel est prélevé en même temps qu'un échantillon dirigé, soumettez d'abord les échantillons dirigés au laboratoire et gardez l'échantillon officiel en sécurité au bureau d'inspection. Si l'échantillon dirigé n'est pas conforme, procédez alors à la soumission de l'échantillon officiel au laboratoire pour analyse. Au besoin, consultez votre superviseur et/ou l'OOE Réponse d''inspection aliments.

Figure 6. Échantillons officiels préparés aux fins de distribution au laboratoire (échantillon et double de l'échantillon) et au propriétaire
Figure 7. Boîte d'expédition contenant les échantillons officiels préparés aux fins de soumission au laboratoire (Remarque : Le formulaire Chaîne de possession n'est pas visible)

6.2.5 Saisir les renseignements sur l'échantillon dans la PPNS

La PPNS est utilisée pour saisir les renseignements sur les échantillons officiels aux fins suivantes :

Les entrées relatives au temps de la tâche sont enregistrées dans la PPNS pour le temps associé à la collecte d'échantillons uniquement. Le temps nécessaire à la saisie des échantillons dans le SIESAL ou à leur expédition n'est pas inclus dans la PPNS.

Lorsqu'un inspecteur prélève un échantillon officiel qui n'est pas associé à une inspection de contrôle préventif (CP) existante, à une inspection de produits ou à un dossier de collecte d'échantillon (p. ex. plainte d'un consommateur ou de l'industrie), il doit créer un nouveau dossier d'inspection dans la PPNS. Consultez la PON – Création d'une demande d'inspection (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 10643032) pour obtenir des orientations sur la manière de consigner les données de collecte d'échantillons officiels dans un nouveau dossier d'inspection dans la PPNS. Consultez le Tableau 3 pour obtenir les détails du dossier d'inspection pour le « déclencheur » et le « type de tâche d'inspection ». Après avoir créé un dossier d'inspection dans la PPNS, l'inspecteur peut ajouter une tâche d'inspection PPNS. Consultez la PON – Création d'une demande d'inspection (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 10643032) pour savoir comment ajouter une tâche d'inspection PPNS, et la PON – Gérer des échantillons dans un dossier d'inspection (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 10636979) pour savoir comment inscrire les renseignements dans la tâche d'inspection. Reportez-vous au Tableau 3 pour obtenir les détails des tâches d'inspection des niveaux 1, 2 et 3, et au Tableau 4 pour les autres données de tâches.

Si des échantillons officiels sont prélevés dans le cadre d'une inspection de CP, d'une inspection de produits ou d'une activité de collecte d'échantillons, l'inspecteur n'est pas tenu de créer un nouveau dossier d'inspection dans la PPNS. L'inspecteur peut ajouter une tâche d'inspection PPNS pour l'échantillon officiel au dossier d'inspection PPNS existant. Reportez-vous au Tableau 3 pour obtenir les détails des tâches d'inspection des niveaux 1, 2 et 3, et au Tableau 4 pour les autres données de tâches.

Lorsque le dossier d'inspection PPNS contient plus d'une tâche de collecte d'échantillons, l'inspecteur peut personnaliser le nom de chaque tâche d'échantillonnage pour la distinguer des autres en remplissant et en enregistrant d'abord les données de la tâche d'inspection PPNS, puis en saisissant un nouveau nom dans le champ « Nom personnalisable » (p. ex. Échantillon officiel), et en enregistrant encore une fois les données de la tâche d'inspection PPNS.

Tableau 3. Données du dossier de la PPNS
Déclencheur Intervention en cas d'incident
Types de tâches Collecte d'échantillons
Tâche d'inspection niveau 1 Plan de collecte d'échantillons alimentaires
Tâche d'inspection niveau 2

Sélectionnez le type d'analyse approprié :

  • Microbiologique
  • Fausses représentations – composition
  • Matières étrangères
  • Résidus chimiques
  • Autre
Tâche d'inspection niveau 3 Code du plan d'échantillonnage
Tableau 4. Autres données de la tâche dans la PPNS
Champ de données PPNS Saisie des données de la tâche dans la PPNS
Instructions spéciales Pour les échantillons planifiés, le code du plan d'échantillonnage est automatiquement saisi dans ce champ. Pour les échantillons au besoins, ce champ sera vide.
Détails de la tâche d'inspection Échantillon officiel
Description de l'échantillon
(L'information indiquée dans ce champ figure dans le rapport d'inspection PPNS)

Saisissez l'information suivante dans ce champ afin qu'elle figure dans le rapport d'inspection PPNS :

  • Numéro d'identification généré par le SIESAL
  • Numéro du formulaire Partie de l'échantillon
  • Numéro du formulaire de rétention de l'ACIA
  • Numéro du système de gestion des incidents (SGI), s'il y a lieu

Note importante : La première partie de la tâche de collecte des échantillons est maintenant terminée; l'échantillon a été prélevé et envoyé au laboratoire aux fins d'analyse. La deuxième partie de la tâche de collecte des échantillons sera amorcée une fois que les résultats d'analyse des échantillons auront été reçus.

6.2.6 Déterminer si une mesure de contrôle immédiate est requise

Examinez les résultats des échantillons reçus dès leur réception. Si les résultats de l'échantillonnage indiquent qu'il est nécessaire de contrôler un risque potentiel, les inspecteurs suivront le Processus d'intervention relatif aux incidents alimentaires. Reportez-vous à la section 4.5 du PIS pour obtenir de plus amples renseignements.

6.2.7 Déterminer la conformité

Consultez les orientations suivantes pour étayer la détermination de la conformité, le cas échéant :

Les inspecteurs évalueront les résultats d'analyse des échantillons par rapport aux exigences réglementaires en vue de :

Si le résultat de l'échantillon est investigatif, l'inspecteur recueillera des faits d'inspection supplémentaires pour étayer la détermination de la conformité. Reportez-vous à la section 4.6 du PIS pour obtenir de plus amples renseignements.

6.2.8 Catégoriser les non-conformités

Pour une non-conformité qui sera transmise au SEAL, il n'est pas nécessaire de catégoriser la non-conformité. Le but de la catégorisation d'une non-conformité est de déterminer le délai dans lequel la partie réglementée doit prendre des mesures correctives. Si la non-conformité est renvoyée au SEAL, le produit retenu doit demeurer en rétention, et aucune modification ne peut être apportée au produit, sauf sur instruction du SEAL.

Si l'inspecteur, en consultation avec le superviseur et/ou l'OOE Réponse d'inspection aliments, décide de ne pas renvoyer le cas de non-conformité au SEAL, l'inspecteur doit alors catégoriser la non-conformité selon la section 4.7 du PIS, afin de déterminer le délai pour compléter les mesures correctives.

6.2.9 Consigner les résultats de l'échantillon dans la PPNS

Pour les échantillons officiels, tous les résultats des échantillons, y compris les résultats satisfaisants, doivent être consignés dans le dossier d'inspection de la PPNS.

Reportez-vous à l'étape 6 de l'Annexe B : Saisie de données dans la PPNS pour le Plan de collecte d'échantillons alimentaires - Échantillonné par l'ACIA - Résultats autres que satisfaisants (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 15124242) pour obtenir des directives sur la manière de consigner les résultats de la collecte d'échantillons officiels dans la PPNS en :

6.3 Communiquer les résultats

Consulter l'étape 3 de la section 5 du PIS, de même que la section 6.3 du l'Orientation opérationnelle : Collecte d'échantillons d'aliments. En plus des orientations générales fournies dans ces documents, ce qui suit s'applique à la collecte d'échantillons officiels.

6.3.1 Communiquer les résultats de l'échantillon à la partie réglementée

Toutes les décisions de conformité basées sur les résultats des échantillons officiels doivent être communiquées à la partie réglementée. Cette information peut avoir une incidence sur la décision de la partie réglementée d'analyser la partie de l'échantillon officiel appartenant au propriétaire.

Pour communiquer les résultats des échantillons officiels et la décision de conformité à la partie réglementée, il faut lui fournir les documents suivants :

Les lettres d'inspection fournies à l'Annexe 1 et à l'Annexe 2 sont uniquement destinées à communiquer les résultats des échantillons officiels aux parties réglementées. Ces lettres ne doivent pas être utilisées pour communiquer des résultats d'échantillons qui ne sont pas des échantillons officiels.

6.3.2 Communiquer les résultats de l'échantillon au SEAL

Pour transmettre le cas de non-conformité au SEAL, remplissez un Rapport de non-conformité de l'inspecteur (RNCI) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), puis soumettez le rapport accompagné de notes d'inspection, de photos, de documents, des résultats de l'échantillonnage, etc., au bureau régional ou national du SEAL. Les questions concernant la préparation d'un RNCI doivent être adressées à l'OOE Réponse d'inspection aliments.

6.4 Effectuer l'inspection de suivi

Après le renvoi d'un cas de non-conformité au SEAL, le produit qui est sous rétention doit demeurer sous rétention et ne doit pas être modifié (par exemple correction de l'étiquette). Si la partie réglementée demande des modifications ou un déplacement du produit, l'inspecteur doit consulter un spécialiste de l' OOE Réponse d'inspection aliments et/ou le SEAL. De même, l'inspecteur ne doit pas réaliser d'inspection de suivi tant que l'enquête du SEAL n'est pas terminée. Le SEAL indiquera à l'inspecteur ce qui peut ou doit être fait avec le produit.

7.0 Annexe

Annexe 1 : Modèle de lettre pour les échantillons officiels non conformes

En-tête de l'ACIA

Agence canadienne d'inspection des aliments
[Programme]
[Adresse du bureau de l'ACIA]
[Numéro de téléphone du bureau de l'ACIA]

[Date]

[Nom du titulaire de la licence/de la partie réglementée]
[Adresse complète du titulaire de la licence/de la partie réglementée]

À l'attention de : [Nom et titre du représentant de la société]

Objet : [Marque du produit, description, nom commun, code de lot ou identifiant unique]

Monsieur/Madame,

La présente concerne le produit susmentionné duquel nous avons prélevé des échantillons officiels pour l'analyse de [produit] pour [raison de l'échantillonnage]. Les échantillons ont été prélevés le [date], et « l'échantillon du propriétaire » a été laissé à [nom de la personne à qui l'échantillon a été laissé] le [date/ce jour-là].

La présente a pour but de vous informer que les résultats de l'analyse de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) de [produit] pour [raison de l'échantillonnage] effectuée sur l'échantillon officiel ont été jugés insatisfaisants. Les résultats révèlent ce qui suit :

[Fournir les résultats de laboratoire]

Sommaire des résultats :
[Fournir une explication des résultats de laboratoire du rapport d'analyse du SIESAL (le cas échéant)].

Les résultats ci-dessus sont propres au(x) [le nombre de (un, deux)] codes de lot de votre produit qui [est/sont] actuellement en rétention. Ce produit est considéré comme étant [décrire la non-conformité (p. ex. fausse représentation sur l'emballage étiqueté « Huile d'olive extra vierge 100 % pure »)].

Nous vous rappelons par la présente l'article [numéro] de la [nom de la loi (p. ex. Loi sur les aliments et les drogues et/ou Loi sur la salubrité des aliments au Canada)] qui prévoit :

[Citer l'article pertinent]

À l'heure actuelle, le produit est retenu sous l'article [ 23(2)(l) de la LAD ou 25 de la LSAC] et ne doit pas être déplacé sans l'autorisation écrite de l'ACIA. Le dossier est en cours d'examen, et l'ACIA communiquera avec vous pour vous faire part des prochaines étapes une fois qu'une décision aura été prise.

Veuillez agréer, [Madame/Monsieur], l'expression de mes sentiments distingués.

[Nom de l'inspecteur]

[Nom du programme (facultatif)]

Annexe 2 : Modèle de lettre pour les échantillons officiels conformes

En-tête de l'ACIA

Agence canadienne d'inspection des aliments
[Programme]
[Adresse du bureau de l'ACIA]
[Numéro de téléphone du bureau de l'ACIA]

[Date]

[Nom du titulaire de la licence/de la partie réglementée]
[Adresse complète du titulaire de la licence/de la partie réglementée]

À l'attention de : [Nom et titre du représentant de la société]

Objet : [Marque du produit, description, nom commun, code de lot ou identifiant unique]

Monsieur/Madame,

La présente concerne le produit susmentionné duquel nous avons prélevé des échantillons officiels pour l'analyse de [produit] pour [raison de l'échantillonnage]. Les échantillons ont été prélevés le [date], et « l'échantillon du propriétaire » a été laissé à [nom de la personne à qui l'échantillon a été laissé] le [date/ce jour-là].

La présente a pour but de vous informer que les résultats de l'analyse de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) de [produit] pour [raison de l'échantillonnage] effectuée sur l'échantillon officiel ont été jugés satisfaisants. Les résultats révèlent ce qui suit :

[Fournir les résultats de laboratoire]

Sommaire des résultats :
[Fournir une explication des résultats de laboratoire du rapport d'analyse du SIESAL (le cas échéant)].

Il a été déterminé que le produit susmentionné est conforme à l'article [numéro] de [nom de la loi (p. ex. Loi sur les aliments et drogues)] qui prévoit que :

[Citer l'article pertinent]

Les résultats ci-dessus sont propres au(x) [le nombre de (un, deux)] code(s) de lot de votre produit qui [a été (ont été)/sera (seront)] libéré(s) de la rétention par l'ACIA.

Veuillez agréer, [Madame/Monsieur], l'expression de mes sentiments distingués.

[Nom de l'inspecteur]

[Nom du programme (facultatif)]

Date de modification :