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Procédure opérationnelle : Collecte d'échantillons d'aliments au besoin

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1.0 Objet

Ce document vise à fournir une orientation aux membres du personnel d'inspection de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) quant aux procédures relatives à la collecte d'échantillons au besoins pour le secteur d'activité des aliments (SAA).

Le présent document est rédigé en présumant que le personnel d'inspection a suivi la formation sur le Processus d'inspection standardisé (PIS) et la Plateforme de prestation numérique de services (PPNS).

Ce document doit être utilisé conjointement avec le document Orientation opérationnelle : Collecte d'échantillons d'aliments.

2.0 Autorités réglementaires

Les pouvoirs d'inspection, les mesures de contrôle et les mesures de mise en application autorisés par la législation ci-dessus sont définis et expliqués dans le document Orientation opérationnelle : lignes directrices en matière d'intervention réglementaire relative aux aliments.

3.0 Documents de référence

Références générales d'inspection

Références d'inspection pour les aliments

Références propres à l'inspection de certains produits

Références liées à la collecte d'échantillons dans la PPNS

4.0 Définitions

Les définitions se trouvent dans les documents énumérés ci-dessous :

5.0 Acronymes

Les acronymes sont indiqués dans leur forme longue la première fois qu'ils sont utilisés dans le présent document et ils sont regroupés dans la Liste des acronymes du secteur d'activité des aliments.

6.0 Procédure opérationnelle

Cette procédure opérationnelle fournit une orientation en matière d'inspection pour la collecte d'échantillons au besoins. Elle doit être utilisée par le personnel d'inspection de l'ACIA lorsqu'il y a un déclencheur pour la collecte d'échantillons en dehors du Plan de collecte d'échantillons alimentaires (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 15525668) et que des activités de collecte d'échantillons doivent être exécutées en réponse à un événement.

Un inspecteur peut prélever un échantillon au besoins lorsque des problèmes présumés doivent faire l'objet d'une enquête ou d'une vérification. Les échantillons au besoins ne sont généralement pas planifiés et sont prélevés en réponse à un événement (p. ex. plainte, échantillon de contrôle manqué ou non-conformité potentielle détectée – voir le Tableau 1 pour les déclencheurs d'autorisation requise).

Cette procédure opérationnelle s'applique aux échantillons prélevés au besoin chez toutes les parties réglementées (y compris les titulaires de licence de SAC et les non-titulaires de licence), à tous les niveaux de la distribution (y compris la vente au détail, la fabrication, l'importation et l'entreposage) et dans les secteurs coquilliers.

6.1 Se préparer à l'inspection

Consulter l'étape 1 de la section 3 du PIS de même qu'à la section 6.1 du document Orientation opérationnelle : Collecte d'échantillons d'aliments. En plus des orientations générales fournies dans ces documents, ce qui suit s'applique à la collecte d'échantillons au besoin.

Les inspecteurs doivent consulter leur superviseur, leur agent de programme régional (APR), le coordonnateur des rappels du centre opérationnel (CRCO)/coordonnateur des rappels de la région (CRR), le coordonnateur régional (CR), le Bureau de la salubrité et des rappels d'aliments (BSRA) et la Division de la coordination des laboratoires à tout moment du processus de collecte d'échantillon au besoins si des questions sont soulevées.

Les inspecteurs doivent déterminer l'étendue de la collecte d'échantillons au besoins en prenant en compte :

Tableau 1. Déclencheurs de collecte d'échantillons au besoins et moment où ils sont appliqués
Déclencheur de la collecte d'échantillons au besoins : Lorsque la situation s'applique, une activité de collecte d'échantillons est requise pour :
Intervention en cas d'incident (Système de gestion des incidents [SGI] ou PPNS) Aider à la vérification d'un risque soupçonné ou concrétisé
Autorisation domestique (PPNS) Appuyer la délivrance d'une autorisation domestique
Autorisation d'importation (PPNS) Appuyer la délivrance d'une autorisation d'importation
Autorisation d'exportation (PPNS) Appuyer la délivrance d'une autorisation d'exportation

Des étapes supplémentaires doivent être envisagées lors de la préparation d'une activité de collecte d'échantillons au besoins (voir le Tableau 2).

Tableau 2. Étapes supplémentaires potentielles pour la collecte d'échantillons au besoins
Si la collecte d'échantillons comprend : Alors :
Un incident potentiel lié à la salubrité des aliments

Consultez le Bureau de la salubrité et des rappels d'aliments (BSRA) et reportez-vous à ce qui suit :

L'échantillonnage d'un produit spécifique

Consultez :

Des échantillons urgents ou aux fins d'enquête

Incertitude quant à l'endroit où envoyer l'échantillon pour analyse

Un quota du plan d'échantillonnage a été atteint et des échantillons supplémentaires sont nécessaires

Communiquez avec le Services de coordination des laboratoires

Collecte d'un échantillon afin de vérifier :

  • des demandes d'autorisation
  • des contrôles préventifs
  • la traçabilité

Consultez :

Prélèvement d'un échantillon en cas de non-conformité soupçonnée

Consultez :

Prélèvement d'un échantillon qui doit être conservé en attendant les résultats

Consultez :

6.2 Effectuer l'inspection

Consulter l'étape 2 de la section 4 du PIS, de même qu'à la section 6.2 du document Orientation opérationnelle : Collecte d'échantillons d'aliments. En plus des orientations générales fournies dans ces documents, ce qui suit s'applique à la collecte d'échantillons au besoin.

Un représentant de l'entreprise ne doit en aucun cas choisir les échantillons.

6.2.1 Enregistrer l'information

Les données relatives à la collecte d'échantillons sont saisies dans le Système informatisé pour l'enregistrement et le suivi des analyses de laboratoire (SIESAL). Les échantillons doivent également faire l'objet d'un suivi dans la PPNS ou le SGI en fonction de l'élément déclencheur de la collecte d'échantillons. Si vous utilisez à la fois la PPNS et le SGI, assurez-vous que le numéro de dossier du SGI est saisi dans la PPNS dans le champ « Identification de référence supplémentaire » et que le numéro de dossier de la PPNS est saisi dans le dossier du SGI. Reportez-vous au Tableau 3 pour des exemples de moments où les données de collecte d'échantillons peuvent être enregistrées dans chaque système.

Tableau 3. Systèmes de données pour la collecte d'échantillons selon les besoins
Système de données : Moment de l'utilisation : Ressources supplémentaires :
SIESAL
(données sur la collecte d'échantillons)
Le SIESAL est le principal système de collecte de données sur les renseignements relatifs aux échantillons et les évaluations de laboratoire qui en résultent pour les échantillons requis. Guide des services aux usagers du SIESAL (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 3450378)
PPNS
(données sur le suivi de l'échantillon)

La PPNS est utilisée pour consigner le temps consacré à la collecte des échantillons, les résultats d'échantillons non conformes et le suivi, à moins que la tâche ne soit déclenchée par une plainte ou par le Processus d'intervention relatif aux incidents alimentaires.

Remarque : Les entrées relatives au temps consacré à l'exécution des tâches sont consignées dans la PPNS uniquement pour le temps associé à la collecte d'échantillons. Le temps nécessaire à la saisie des échantillons dans le SIESAL ou à leur expédition n'est pas inclus dans la PPNS.

Procédures opérationnelles normalisées (PON) de la PPNS (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada)

Plateforme de prestation numérique de services (PPNS) Directive sur la gestion des dossiers d'inspection (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 14843365)

SGI
(données sur le suivi de l'échantillon)

Le SGI est utilisé pour suivre les activités de prélèvement d'échantillons lorsque la tâche de prélèvement est déclenchée par une plainte ou une enquête relative à la salubrité des aliments.

Remarque : Le temps consacré à l'enquête sur la salubrité des aliments ou le suivi d'une plainte, y compris, sans toutefois s'y limiter, les activités de rappel et les vérifications d'efficacité, devrait faire l'objet d'un suivi dans le SGI.

Règles administratives sur l'utilisation du Système de gestion des incidents(accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada)

Règles administratives sur l'utilisation du Système de gestion des incidents (SGI) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada)

Processus d'intervention relatif aux incidents alimentaires

Si un nouveau dossier est créé dans la PPNS pour un échantillon prélevé au besoin, il faut choisir l'un des quatre déclencheurs énumérés dans le Tableau 4 et saisir les données dans la tâche appropriée.

L'inspecteur n'est pas tenu de créer un nouveau dossier si les échantillons prélevés au besoins sont prélevés dans le cadre d'une inspection de contrôle préventif, d'une inspection de produits ou d'une activité de collecte d'échantillons. L'inspecteur peut ajouter une tâche d'inspection dans la PPNS pour l'échantillon prélevé au besoins au dossier existant, en commençant par le niveau de tâche d'inspection 1. Reportez-vous au Tableau 4 pour obtenir des détails sur la saisie des données.

Tableau 4. Données relatives aux dossiers et aux tâches de la PPNS
Déclencheur Choisissez l'un des éléments déclencheurs suivants, selon le cas :
  • Intervention en cas d'incident
  • Autorisation domestique
  • Autorisation exportation
  • Autorisation importation
Types de tâche Collecte d'échantillon
Tâche d'inspection niveau 1 Plan de collecte d'échantillons alimentaires
Tâche d'inspection niveau 2

Sélectionnez le type d'analyse approprié :

  • Microbiologique
  • Fausses représentation – composition
  • Matières étrangères
  • Résidus chimiques
  • Autre

La première partie de la tâche de collecte d'échantillons est maintenant terminée; l'échantillon a été prélevé et envoyé au laboratoire aux fins d'analyse. La deuxième partie de la tâche de collecte d'échantillons sera amorcée une fois que les résultats d'analyse des échantillons auront été reçus.

6.2.2 Déterminer si une mesure de contrôle immédiate est nécessaire

Examinez les résultats des échantillons une fois qu'ils ont été reçus afin de déterminer les prochaines étapes. Si les résultats de l'échantillonnage indiquent la nécessité de contrôler un risque potentiel, les inspecteurs suivront le Processus d'intervention relatif aux incidents alimentaires. Consultez la section 4.5 du PIS pour obtenir de plus amples renseignements.

Consultez la page Orientation d'inspection des aliments : réponse aux incidents afin d'obtenir d'autres lignes directrices qui peuvent être applicables aux résultats d'échantillons nécessitant une mesure supplémentaire.

6.2.3 Déterminer la conformité

L'inspecteur doit examiner les résultats pour déterminer la conformité en fonction de la raison pour laquelle l'échantillonnage a lieu. Consultez la section 4.6 du PIS.

Les résultats d'échantillons autres que satisfaisants nécessitent une mesure supplémentaire et doivent être documentés dans la PPNS ou le SGI.

Si un échantillon est non conforme, consultez la section 4.7 du PIS. Un dossier de non-conformité doit être créé dans la PPNS et/ou le dossier SGI doit être mis à jour.

6.2.4 Catégoriser les non-conformités

Les échantillons prélevés au besoins et qui sont non conformes sont classés en fonction du déclencheur d'échantillonnage (Tableau 1), du risque et de l'incidence possible. Pour obtenir de plus amples renseignements, consultez la section 4.7 du PIS.

6.2.5 Enregistrer les résultats d'échantillons dans la PPNS ou le SGI

Reportez-vous au Tableau 5 pour en savoir plus sur la manière dont les inspecteurs enregistreront les résultats des échantillons dans la PPNS et le SGI.

Tableau 5. Enregistrer les résultats de l'échantillon dans la PPNS ou le SGI
Résultat Mesure et ressources
Satisfaisant

Si un dossier a été ouvert dans la PPNS, les résultats satisfaisants ne devraient pas y être saisis et ne nécessitent pas d'être communiqués à la partie réglementée, sauf si le produit était retenu en attente des résultats.

Si un dossier a été ouvert dans le SGI, les résultats satisfaisants doivent y être consignés. Consultez le Système de gestion des incidents guide de l'utilisateur (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada - SGDDI 1599635), s'il y a lieu, pour en savoir plus.

Autre que satisfaisant

Si un dossier a été ouvert dans la PPNS, consultez l'Annexe B : Saisie de données dans la PPNS pour le Plan de collecte d'échantillons alimentaires - Échantillonné par l'ACIA - Résultats autres que satisfaisants (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 15124242)

Si un dossier doit être réactivé dans la PPNS, consultez l'Annexe B : Saisie de données dans la PPNS pour le Plan de collecte d'échantillons alimentaires - Échantillonné par l'ACIA - Résultats autres que satisfaisants (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 15124242).

Si un dossier a été créé dans la PPNS, consultez la PON – Création d'une demande d'inspection (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 10643032) pour savoir comment ajouter une tâche d'inspection dans la PPNS, et la PON - Gérer des échantillons dans un dossier d'inspection (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada - SGDDI 10636979) pour savoir comment saisir les renseignements dans la tâche d'inspection.

Si un dossier a été ouvert dans le SGI, les résultats satisfaisants doivent y être saisis. Consultez le Règles administratives sur l'utilisation du Système de gestion des incidents (SGI) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada), s'il y a lieu, pour en savoir plus.

6.3 Communiquer les résultats

Consulter l'étape 3 de la section 5 du PIS de même qu'à la section 6.3 du document Orientation opérationnelle : Collecte d'échantillons d'aliments. En plus des orientations générales fournies dans ces documents, consultez le Tableau 6 pour obtenir de plus amples renseignements sur la manière de communiquer les résultats d'échantillons au besoins.

Tableau 6. Communiquer les résultats d'analyse des échantillons
Raison de la collecte de l'échantillon : Détails sur la communication des résultats : Ressources supplémentaires :
Enquête sur la salubrité des aliments ou suivi d'une plainte

Les inspecteurs qui effectuent les activités d'échantillonnage doivent communiquer les résultats à l'inspecteur principal, au coordonnateur des rappels, au BSRA ou à la partie réglementée, le cas échéant.

Les résultats de laboratoire générés par l'ACIA pour l'échantillon d'un plaignant qui a été remis à l'ACIA ou pour un échantillon prélevé par l'ACIA dans le cadre de l'enquête sur la plainte peuvent être communiqués au plaignant.

Protocole sur le partage de renseignements par l'ACIA lors d'enquêtes sur la salubrité des aliments et de rappels

Procédure opérationnelle : Répondre aux plaintes alimentaires (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 13927350)

Pour vérifier la conformité d'une partie réglementée

Si le produit est retenu ou en détention, l'inspecteur communiquera les résultats ou les prochaines étapes à la partie réglementée, par exemple si le produit peut être libéré ou si d'autres mesures sont nécessaires.

Lorsque des échantillons domestiques non conformes sont détectés, le centre opérationnel du secteur d'activité ou de la région peut communiquer les résultats aux autorités provinciales appropriées aux fins de suivi.

Contrôles préventifs

Plan de contrôle préventif (PCP)

6.4 Effectuer l'inspection de suivi

Consulter l'étape 4 de la section 6 du PIS. En plus des orientations générales fournies dans ce document, ce qui suit s'applique à la collecte d'échantillons.

Pour toute demande de renseignements généraux sur la présente orientation opérationnelle, veuillez suivre les voies de communication établies, notamment en envoyant un Formulaire électronique de demande de suivi (FEDS)(accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).

7.0 Annexe

Annexe B : Saisie de données dans la PPNS pour le Plan de collecte d'échantillons alimentaires - Échantillonné par l'ACIA - Résultats autres que satisfaisants

Annexe B : Saisie de données dans la PPNS pour le Plan de collecte d'échantillons alimentaires - Échantillonné par l'ACIA - Résultats autres que satisfaisants (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 15124242)

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