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Procédure opérationnelle : Vérification de l'autorisation de la licence pour la salubrité des aliments au Canada

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1. Objet

Le présent document a pour objectif de fournir des conseils au personnel d'inspection de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) sur les activités de vérification afin de déterminer si la partie réglementée détient une licence pour la salubrité des aliments au Canada (SAC) valide, qu'elle a bien identifié le type d'activités et les produits associés avec ces activités; et s'ils ont un plan de contrôle préventif (PCP); dans leur profil de licence. Le personnel d'inspection vérifiera les documents liés à la délivrance d'une autorisation de licence en utilisant une tâche d'inspection de produit.

Ce document accompagne d'autres documents d'orientation cités en référence dans la section 3.0.

2. Lois et règlements applicables

Les pouvoirs d'inspection, les contrôles et les mesures d'application de la loi autorisés par les lois et règlements précités sont définis et expliqués dans l'Orientation opérationnelle : Lignes directrices en matière d'intervention réglementaire relative aux aliments.

3. Documents de référence

4. Définitions

Sauf indication ci-dessous, les définitions figurent dans l'un des documents suivants :

5. Acronymes

Les acronymes sont définis dans leur forme longue la première fois qu'ils sont utilisés et ils sont regroupés dans la Liste des acronymes du secteur des aliments.

6. Procédure opérationnelle

En vertu du RSAC, certaines entreprises sont tenues d'obtenir une licence pour les activités qu'elles mènent ou envisagent mener. Une entreprise peut choisir de demander une licence unique couvrant tous ses établissements, activités et types de produits alimentaires, ou plusieurs licences couvrant des combinaisons uniques d'établissements, d'activités et de types de produits alimentaires. Le document d'orientation à l'intention de l'industrie – Ce qu'il faut savoir avant de présenter une demande de licence pour la salubrité des aliments au Canada fournit de l'orientation pour l'industrie afin de mettre en place leur structure de licence.

Les inspecteurs peuvent effectuer la tâche de vérification de la licence (autorisation) pour diverses raisons. Par exemple, les inspecteurs peuvent vérifier l'autorisation avant d'effectuer une inspection de contrôle préventif (ICP), de délivrer un certificat d'exportation, pendant une enquête sur la salubrité des aliments ou lorsque les inspecteurs sont informés d'erreurs dans le profil de la partie réglementée.

Le personnel d'inspection doit compléter cette tâche selon la fréquence indiquée dans la Directive de programme : Inspection des produits alimentaires (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 19016107).

Le personnel d'inspection doit effectuer la tâche de vérification des autorisations pour toutes les activités et tous les produits associés à chaque licence. Un dossier d'inspection de produit (planifié) sera téléchargé dans la PPNS pour chaque établissement. Dans les cas où les activités de la licence ne sont pas associées à un établissement, un dossier d'inspection de produit (planifié) sera téléchargé dans la PPNS au niveau de la partie. À l'intérieur de ce dossier d'inspection, une ou plusieurs tâches de vérification de l'autorisation distinctes sont ajoutées pour chaque licence détenue par la partie.

Les inspecteurs peuvent demander de l'aide et/ou des conseils à leur superviseur, gestionnaire ou à d'autres inspecteurs pour compléter l'inspection. Cette approche permettra :

6.1 Préparer l'inspection

Consulter l'étape 1 de la section 3 du PIS. En plus des orientations générales fournies dans le PIS, ce qui suit s'applique.

Rassembler les renseignements accessibles sur la partie réglementée qui pourrait servir à :

Ces renseignements sont cruciaux pour planifier et mener une inspection, déterminer la conformité et décider quelles activités, quelles licences et quels lieux seraient touchés par les réponses réglementaires ou les mesures d'application de la loi de l'ACIA.

Cette tâche de vérification ne doit pas être ajoutée à la portée des autres dossiers d'inspection car ils doivent être suivis séparément. Cela permettra d'assurer que les règles de gestion cohérentes des dossiers sont suivies pour faciliter les processus de planification et de rapport du travail.

Tableau 1 – Enregistrement des données d'inspection dans la Plateforme de prestation numérique de services (PPNS)
Déclencheur Plan d'inspection de produit
Type de tâche Inspection de produits
Tâche d'inspection de niveau 1 Vérification de documents
Tâche d'inspection de niveau 2 Vérification de l'autorisation

6.2 Effectuer l'inspection

Consulter l'étape 2 de la section 4 du PIS. Seuls les renseignements complémentaires(le cas échéant) propres à la tâche d'inspection sont inclus ci-dessous :

6.2.1 Vérifier que la partie réglementée possède une licence valide

Les inspecteurs qui procèdent à la vérification d'une licence doivent connaître le document d'orientation pour l'industrie : Activités des entreprises alimentaires qui requièrent une licence au titre du Règlement sur la salubrité des aliments au Canada et Ce qu'il faut savoir avant de présenter une demande de licence pour la salubrité des aliments au Canada.

6.2.2 Recherche d'une autorisation

Pour vérifier si la partie réglementée possède une licence SAC valide, consultez le document de référence : Recherche de parties et d'établissements (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 11904567) sur la page des Outils et ressources de la Plateforme de prestation numérique de services (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada). Les inspecteurs peuvent également effectuer une recherche par le nom légal du client dans le Registre des licences d'entreprises alimentaires de l'ACIA afin de déterminer si l'entreprise est titulaire d'une licence.

Si aucun profil de partie ou d'établissement pour la partie réglementée n'est trouvé dans la PPNS, une licence n'a pas été délivrée à la partie ou à l'établissement, mais une demande de licence peut être en cours.

Tableau 2 – Déterminer si la partie réglementée possède une licence SAC valide
Si Alors
une autorisation pour la partie réglementée existe dans la PPNS vérifiez que le statut de la licence est « émis ou modifié » et passez à l'étape 6.2.3.
la recherche d'autorisation pour la partie réglementéeNote de tableau a ne donne aucun résultat… suivez les procédures expliquées dans le document Recherche d'application de licence SAC (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 11559558) pour voir si la partie réglementée a envoyé une demande de licence.
une demande a été soumise, et le statut de la demande est « en cours »

confirmez les renseignements sur la partie et passez à l'étape 6.2.3.

si la demande est en attente d'une vérification préalable à l'octroi d'une licence, l'inspecteur peut cesser l'activité d'inspection jusqu'à ce qu'une licence ait été délivrée.

une autorisation n'est pas délivrée et aucune demande n'a été envoyée poursuivez la vérification pour déterminer si la partie réglementée a un PCP (si nécessaire). Une décision relative à la conformité doit être prise une fois que toutes les activités de vérification sont terminées.

la licence de la partie réglementée a expiré

et

la partie réglementée n'a pas demandé ou une licence ne lui a pas été délivrée

et

la partie réglementée a déclaré par écrit qu'elle n'exerçait plus d'activités nécessitant une licence

informez les autorités provinciales ou territoriales selon les ententes établies (si nécessaire);

informez la partie réglementée par écrit que la partie ou l'établissement sera retiré des listes d'admissibilité à l'exportation

prendre les actions requises pour retirer l'établissement/la partie réglementée des listes d'éligibilité à l'exportation (le cas échéant). Suivez les instructions fournies dans la procédure opérationnelle : Procédure pour tenir à jour les listes d'admissibilité à l'exportation d'aliments

encouragez la partie réglementée à désactiver son profil de Mon ACIA en demandant une modification

aucune mesure d'application de la loi requise

la licence de la partie réglementée a expiré

et

la partie réglementée n'a pas demandé ou une licence ne lui a pas été délivrée

et

ils continuent à exercer des activités prescrites qui nécessitent une licence

passez à la section 6.2.7 pour déterminer la conformité et prendre les mesures appropriées

6.2.3 Vérifier les produits et activités autorisées par la licence

Pour vérifier le type d'activités et de produits autorisés par la licence (en supposant qu'une licence ait été délivrée) :

Les parties réglementées qui vendent des aliments en ligne (via Internet) doivent également inclure les activités liées à l'importation, à l'exportation ou à la vente interprovinciale dans leur profil.

Pour les activités autres que l'importation et l'exportation (par exemple, préparation pour commerce interprovincial), vérifiez que les éléments suivants sont identifiés :

Le lien vers les informations sur l'établissement apparaît dans la section sur l'activité de licence sous la colonne « établissement ».

Les importateurs et les exportateurs (au niveau de la partie) n'ont pas besoin de désigner un établissement dans leur profil si la seule activité qu'ils exercent est l'importation ou l'exportation. Toutefois, si une partie (importateur ou exportateur) mène des activités de transformation en plus de ses activités d'importation ou d'exportation, elle doit désigner un établissement dans son profil.

Cliquez sur le nom de l'établissement pour obtenir les détails sur ce dernier et confirmer que le statut de l'établissement est « actif ».

Remarque : Les inspecteurs peuvent choisir d'exporter la liste des activités de la partie ou de l'établissement de la PPNS dans une feuille Excel et utiliser cette feuille pour vérifier l'exactitude des renseignements sur place et durant l'inspection.

Pour exporter la liste des activités de la partie réglementée de la PPNS dans une feuille Excel :

6.2.4 Vérifier les informations du titulaire de la licence

Nom légal

Repérez la colonne « Informations du titulaire de licence » de la page « Autorisation » pour le numéro de licence. Le nom légal de la partie réglementée est le nom sous lequel le titulaire de la licence exerce les activités prescrites. Vérifiez que la raison du statut de l'information du titulaire de licence indique « validé ». Si les informations sur le titulaire de la licence ne sont pas validées, il se peut que le titulaire de licence soit en train de modifier ses informations.

Un titulaire de licence peut changer de nom légal. Par exemple, il peut passer de « ABCDE » à « Bob's Deli Inc ». Pour demander un changement de nom légal, le titulaire de la licence doit fournir un « certificat de changement de nom » de la province et de l'Agence du revenu du Canada (ARC) à l'équipe de soutien de Mon ACIA et télécharger les documents justificatifs. Le certificat doit indiquer que le numéro d'entreprise (NE) n'a pas changé.

Le titulaire de la licence peut avoir un nom de profil de partie ou un nom d'exploitant qui est différent du nom légal; cependant, l'objectif de cette inspection est de vérifier uniquement le nom légal.

Structure de l'entreprise

Si la structure de l'entreprise du titulaire de la licence indique "entreprise individuelle" (c'est-à-dire une entreprise non constituée en société avec un seul propriétaire) et qu'un établissement est associé à la licence, l'adresse de cet établissement ne doit apparaître sur aucun autre profil de licence.

Toutefois, l'emplacement physique du propriétaire d'une entreprise peut être inclus dans la licence d'une autre entité lorsqu'un changement de propriétaire se produit. Des doublons au niveau de l'adresse d'un établissement sous différents profils de parties dans la PPNS peuvent également être le résultat d'un changement de locataire ou survenir lorsqu'il s'agit d'un centre alimentaire/cuisine commerciale. L'inspecteur doit enquêter sur la raison pour laquelle un même établissement figure sur deux profils de licence différents avant de prendre des mesures d'application de la loi.

Changement de propriétaire

Un changement de propriétaire se produit lorsque le statut d'une entité légale d'une partie change (c'est-à-dire lorsque le propriétaire unique change ou le propriétaire unique devient un partenaire ou une société). Le propriétaire unique peut toujours apparaître comme propriétaire dans le profil de la licence jusqu'à ce qu'il rende l'ancienne licence. La nouvelle entité doit créer un nouveau profil « Mon ACIA » et fournir son nouveau numéro d'entreprise de l'ARC pour demander une licence SAC ou modifier son profil existant pour ajouter l'établissement nouvellement acheté au profil existant. Par exemple : l'entreprise Robert Inc. détient une licence SAC et l'établissement 123 est associé à sa licence. L'entreprise Robert Inc. transfère la propriété de l'établissement 123 à la société Sunny Foods.

L'entreprise Robert Inc. peut en transférer la propriété entièrement et renoncer à son ancienne licence. Dans ce cas, la société Sunny Foods obtiendra une nouvelle licence et ajoutera l'établissement 123 à son profil (si elle n'avait pas de licence SAC), ou elle modifiera la licence existante (si elle en a déjà une) et ajoutera l'établissement 123 au profil existant. L'établissement 123 apparaîtra sur le profil des deux entreprises jusqu'à ce que l'entreprise Robert Inc. contacte le Centre national des permissions (CNP) et demande à remettre sa licence et que l'ancien profil d'établissement soit désactivé.

L'entreprise Robert Inc. peut transférer partiellement la propriété de l'établissement 123 et conserver certaines activités dans son profil de licence qui n'ont pas besoin d'être menées dans un établissement. Dans ce cas, le profil de licence de l'entreprise Robert Inc. doit être modifié pour supprimer l'établissement 123.

Remarque : En règle générale, le changement de propriétaire nécessite un nouveau profil. Toutefois, si une licence a été validée en tant que « propriétaire unique » ou « société » et que le titulaire de la licence n'a jamais demandé d'autorisation et souhaite changer son nom légal et son NE en raison de sa constitution en société, l'inscription utiliserait le même profil de partie en modifiant les informations pour tenir compte des changements.

Pendant le changement de propriétaire, les parties peuvent poursuivre leurs activités commerciales jusqu'à ce que le changement de propriétaire soit achevé, à condition que les deux parties satisfassent à l'exigence réglementaire de mener des activités et de manipuler les produits pour lesquels elles sont autorisées à le faire et qu'il n'y ait aucune raison de croire que la conduite de ces activités présenterait un risque pour la salubrité des aliments. Les inspecteurs doivent consulter leur superviseur avant de prendre toute mesure d'application de la loi et évaluer ces situations au cas par cas.

6.2.5 Vérifier l'exigence du PCP et le statut de l'attestation écrite du PCP

Lorsqu'un demandeur saisit les renseignements relatifs au produit et à l'activité dans son profil Mon ACIA, le système inscrit automatiquement les renseignements dans la colonne exigence PCP en fonction des renseignements fournis pour le(s) produit(s) ainsi que la ou les activité(s). Le demandeur a alors la possibilité de cocher une case indiquant qu'un PCP écrit a été préparé et est accessible. Souvent, les demandeurs supposent que cette case doit être cochée, même s'ils n'ont pas besoin d'un PCP écrit et n'ont pas de PCP écrit.

L'exactitude des renseignements générés par le système pour la colonne des exigences du PCP dépend de l'exactitude des renseignements fournis par la partie. Les inspecteurs ne doivent pas se fier uniquement à ces renseignements. Pour vérifier l'exigence d'un PCP :

Les inspecteurs ne sont pas tenus de vérifier le revenu annuel brut de la partie réglementée pour déterminer les exigences du PCP.

Remarque:

  1. Lorsque des modifications sont apportées à la licence par le Centre national des permissions, l'attestation du PCP peut être supprimée automatiquement. Dans ces situations, les inspecteurs ne doivent pas inclure ce point dans leurs constations d'inspection.

6.2.6 Vérification du document sur la période de travail

Dans le cas où une licence est délivrée pour l'abattage d'animaux destinés à l'alimentation humaine, pour la fabrication, la transformation, le traitement, la conservation, le classement, l'emballage ou l'étiquetage de produits de viande ou pour l'entreposage et la manipulation de produits de viande comestibles dans leur état d'importation, vérifiez qu'au moins un document relatif à la période de travail est disponible dans le dossier.

Se référer à l'Orientation opérationnelle : Document sur la période de travail (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 10888825) pour plus d'informations.

Si la partie réglementée n'opère pas dans les paramètres d'un document sur la période de travail approuvé ou si l'information sur la période de travail ne correspond pas au profil dans la PPNS, suivez le Processus d'intervention réglementaire normalisé et les Lignes directrices en matière d'intervention réglementaire relative aux aliments pour déterminer la réponse appropriée à la non-conformité.

6.2.7 Déterminer les actions immédiates

L'inspecteur, en consultation avec son superviseur, peut prendre des mesures immédiates à la lumière des résultats de l'inspection de vérification de la licence (autorisation).

Par exemple, une partie réglementée a demandé un certificat d'exportation, mais, après vérification, on découvre qu'elle n'est pas autorisée à mener des activités d'exportation au titre de sa licence existante. Dans ce cas, l'inspecteur refusera de délivrer le certificat d'exportation tant que l'exportateur n'aura pas modifié sa licence pour y inclure des activités d'exportation pour le produit qu'il a l'intention d'exporter.

Si une partie réglementée mène des activités de préparation, de fabrication ou de traitement de produits alimentaires à haut risque sans PCP, l'inspecteur peut recommander de prendre des mesures pour suspendre ou révoquer la licence, saisir ou retenir les aliments non conformes ou prendre d'autres mesures d'application de la loi conformément aux Lignes directrices en matière d'intervention réglementaire relative aux aliments.

Consultez le document Répondre aux questions de l'industrie au sujet de Mon ACIA (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada SGDDI 12084245) disponible sur la page des outils et ressources de la PPNS (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) si vous avez besoin d'aide pour répondre aux questions de l'industrie.

6.2.8 Déterminer la conformité

Déterminez si la partie réglementée respecte les articles 13(2) (Exercice d'une activité réglementaire avec licence) ou 20(2) (Expédition, transport, importation ou exportation avec licence) de la LSAC ou encore à l'article 86 du RSAC (PCP écrit pour toute activité visée par sa licence qu'il exerce à l'égard de tout aliment ou de tout animal pour alimentation humaine). Si vous relevez une non-conformité à l'une de ces exigences, suivez les procédures expliquées sous la section 4.7 du PIS pour déterminer la catégorie de non-conformité et établir un délai raisonnable pour les actions correctives.

Assignez la non-conformité à la tâche de vérification de la licence (autorisation) dans le dossier d'inspection. Toutes les non-conformités liées à la tâche de vérification des autorisations doivent être enregistrées dans le dossier créé pour cette tâche. Suivez le processus d'intervention réglementaire normalisé pour déterminer les mesures d'application de la loi appropriées (le cas échéant).

Les erreurs mineures associées aux informations du profil (par exemple, adresse ou contact du profil incorrects) doivent être évaluées au cas par cas pour déterminer si l'erreur justifie une non-conformité. Dans ces situations, le personnel d'inspection doit travailler avec la partie réglementée et lui demander de mettre à jour son profil dans Mon ACIA. Si le client n'agit pas en temps voulu ou refuse d'agir, l'inspecteur peut prendre les actions nécessaires.

Remarque : Le fait d'avoir un profil en double dans Mon ACIA n'est pas considéré comme un cas de non-conformité.

Si la partie réglementée a des activités/produits dans son profil et qu'elle prévoit de mener les activités sur ces produits à l'avenir mais ne les mène pas encore, reportez-vous au tableau 3 ci-dessous pour déterminer la conformité.

Tableau 3 – Détermination de la conformité pour les activités/produits inclus dans le profil mais non réalisés
Si Alors

La partie réglementée mène des activités ou fait le commerce de produits, mais ces activités ou produits ne figurent pas dans son profil;

ou

la partie réglementée a des activités / produits dans son profil qu'elle envisage de mener à l'avenir mais qu'elle ne mène pas encore

et

un PCP écrit est nécessaire pour mener ces activités sur ces produits prescrits

et

le PCP de la partie réglementée n'inclut pas les activités/produits en question

Ceci est considéré comme une non-conformité;

se référer au Processus d'intervention réglementaire normalisé pour identifier les options de réponse les plus appropriées en matière de mise en application de la loi qui correspondent aux évaluations du préjudice, de l'historique et de l'intention du dossier d'inspection en cours d'évaluation.

La partie réglementée peut également supprimer de son profil les activités ou les produits autorisés qui ne sont pas compris dans le PCP.

la partie réglementée a des activités/produits dans son profil qu'elle envisage de mener à l'avenir mais qu'elle ne mène pas encore

et

un PCP écrit n'est pas nécessaire pour mener ces activités sur ces produits

il ne s'agit pas d'une situation de non-conformité,

rappelez à la partie réglementée qu'elle doit mettre en œuvre des contrôles préventifs lorsqu'elle mène ces activités sur ces produits afin d'assurer la salubrité et la conformité aux exigences réglementaires.

Remarque : Lors de la détermination des délais dans lesquels les mesures correctives doivent être prises, les inspecteurs doivent tenir compte des éléments suivants et travailler avec la partie réglementée pour déterminer un délai raisonnable :

6.3 Communication des résultats

Consulter l'étape 3 de la section 5 du PIS pour communiquer la non-conformité à la partie réglementée. Consignez les résultats de l'inspection dans le dossier d'inspection de vérification de la licence (autorisation).

Si le rapport d'inspection a identifié une non-conformité pouvant entraîner la suspension de la licence, une « Lettre d'accompagnement pour les rapports d'inspection » (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 13893026), doit accompagner les résultats de l'inspection au titulaire de la licence.

Consulter la section 6.3 de l'Inspection de contrôle préventif et de la traçabilité des aliments – Système de vérification de la conformité plus d'informations.

Remarque : Pour les besoins de cette tâche, le champ Résultat relatif au dossier ne doit pas être rempli car il est uniquement utilisé pour communiquer avec le CNP pour les tâches d'autorisation liées aux autorisations d'exportation ou domestiques telles que les Vérifications préalables à la délivrance de la licence (VPL) et des modifications apportées à la licence (VML).

6.4 Effectuer un suivi

Consulter l'étape 4 de la section 6 du PIS. Seuls les renseignements complémentaires propres à la tâche d'inspection sont inclus ci-dessous :

Lorsqu'un cas de non-conformité aux exigences précédentes est relevé :

Si la vérification de l'autorisation a lieu en même temps qu'une ICP ou une inspection de produits, l'inspecteur peut faire le suivi de la non-conformité pour les problèmes en lien avec la vérification de l'autorisation lors du suivi des activités ICP ou d'inspection de produits.

Pour toute demande de renseignements généraux sur la présente orientation opérationnelle, veuillez suivre les voies de communication établies, notamment en envoyant un formulaire électronique de demande de suivi (FEDS) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).

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