Procédure opérationnelle : projet pilote sur l'oignon pour l'inspection de contrôle préventif dans le cadre du Programme des partenaires pour la qualité au Canada

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1.0 Objectif
2.0 Lois et règlements applicables
3.0 Documents de référence
4.0 Définitions
5.0 Acronymes
6.0 Procédure opérationnelle
Annexe A – Fiche de suivi de l'agrément au projet pilote sur l'oignon dans le cadre du PPQ-C
Annexe B – Instructions relatives au logo du PPQ-C

1.0 Objectif

L'objectif de ce document est de fournir des directives au personnel d'inspection de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) sur les procédures d'inspection de contrôle préventif et de traçabilité pour le projet pilote sur l'oignon pour l'inspection de contrôle préventif (ICP) dans le cadre du Programme des partenaires pour la qualité au Canada (PPQ-C).

Ce document doit être utilisé en conjonction avec d'autres documents d'orientation de l'ACIA cités en référence dans la section 3.0.

Ce document est basé sur le principe que le personnel d'inspection a suivi une formation sur la Procédure d'inspection standardisée (PIS) et la Plateforme de prestation numérique de services (PPNS).

Ce projet pilote se déroulera du 1 octobre 2021 au 31 août 2024. Les renseignements contenus dans cette procédure opérationnelle sont susceptibles d'être modifiés selon les besoins pendant la période du projet pilote.

2.0 Lois et règlements applicables

Les pouvoirs d'inspection, les mesures de contrôle et les mesures de mise en application autorisés par la législation ci-dessus sont définis et expliqués dans l'Orientation opérationnelle – Lignes directrices en matière d'intervention réglementaire relative aux aliments.

3.0 Documents de référence

4.0 Définitions

Les définitions se trouvent dans les documents énumérés ci-dessous ou en tant que mot défini lorsqu'il est destiné à remplacer les définitions figurant dans les documents du glossaire :

5.0 Acronymes

Les acronymes et sigles sont définis dans leur forme longue la première fois qu'ils sont utilisés et ils sont regroupés dans la Liste des acronymes du secteur d'activité des aliments.

6.0 Procédure opérationnelle

Cette procédure opérationnelle fournit des procédures d'inspection spécifiques auprojet pilote sur l'oignon pour l'ICP dans le cadre du PPQ-C. Lorsque des orientations plus spécifiques pour ICP sont nécessaires par rapport à ce qui est fourni dans le Processus d'Inspection Standardisé – Version 3.0 (PIS) elles seront indiquées dans cette section. Les procédures générales de la méthode de vérification fournies dans le manuel du Programme des partenaires pour la qualité au Canada (PPQ-C) doivent être suivies, sauf indication contraire dans le présent document. L'approche du PIS doit être suivie pour réaliser tous les sous-éléments d'inspection requis et les exigences d'inspection des produits pour toute saisie dans la Plateforme de prestation numérique de services (PPNS) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada). Le déclencheur de la PPNS à sélectionner pour toutes les ICP reliée aux établissements de PPQ-C est « Autorisation – Exportation ».

6.1 Processus d'acceptation

Entente de participation

S'il demande à participer à l'Inspection de contrôle préventif (ICP) dans le cadre du projet pilote sur l'oignon du Programme des partenaires pour la qualité au Canada (PPQ-C), l'exploitant signera l'entente de participation (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 15712507) au programme fourni par l'inspecteur.

Demandes de numéro d'établissement

L'inspecteur présente un formulaire électronique de demande de suivi (FEDS) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) au groupe d'Orientation Opérationnelle et Expertise sur les autorisations d'importation et d'exportation de denrées alimentaires pour demander la réservation d'un numéro d'établissement PPQ-C.

Liste des établissements

Une fois assigné, l'inspecteur peut vérifier que les renseignements relatifs à l'établissement sont saisis correctement dans la Liste d'inscription PPQ-C pilote d'oignons (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 15650400).

Examen du document d'exportation fictif

Dans le cadre du projet pilote, l'inspecteur analysera un minimum de 25 documents d'exportation du PPQ-C fictifs (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 3388920) préparés par l'exploitant pour les envois correspondants.

Puisque les établissements ne sont pas entièrement enregistrés, ces expéditions continueront d'être classées et certifiées par l'ACIA pour exportation vers les États-Unis (Procédure opérationnelle : Vérification de la classification des fruits et légumes frais, Procédure opérationnelle : Délivrer un certificat d'exportation de fruits et légumes frais (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 11322978)) qui comprend tous les frais d'inspection applicable (Cédule des frais (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada)).

A la discrétion de l'inspecteur et sur la base de l'historique de l'établissement, du volume des exportation, etc., le nombre de documents d'exportation fictifs peut être augmenté pendant le processus d'acceptation. Les inspections des document d'exportation fictifs doivent être effectuées sur une période minimale d'au moins 2 semaines. Une fois terminé, l'exploitant recevra l'agrément complet au programme PPQ-C et sera assujetti aux frais d'audit et de documents d'exportation du programme PPQ-C qui sont inclus dans le Frais du programme des partenaires pour la qualité au Canada (PPQ-C).

L'examen du document d'exportation fictif doit comprendre les éléments suivants :

remplir correctement les documents;
vérifier la fiche de travail de l'exploitant liée aux produits figurant sur chaque certificat officiel;
vérifier que l'employé qui signe le document d'exportation a suivi une formation;
vérifier que l'employé effectuant la vérification de la catégorie a suivi une formation;
vérifier que le produit répond aux exigences d'importation des États-Unis;
vérifier la traçabilité du produit certifié (retracer le produit à partir de la source jusqu'à leur point de distribution subséquent) pour au moins 1 des 10 examens de documents fictifs.

Suivi d'agrément

Veuillez consulter l'annexe A qui fournit la Fiche de suivi de l'agrément au projet pilote sur l'oignon dans le cadre du PPQ-C (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 15712939) à l'intention de l'inspecteur afin de vérifier que toutes les exigences relatives à l'inclusion d'un établissement dans le projet pilote sur l'oignon pour l'ICP dans le cadre du PPQ-C sont remplies et de faire un suivi de tous les examens des documents d'exportation fictifs.

Attribution d'un numéro d'établissement

Une fois l'examen du document d'exportation fictif terminé avec succès, l'ACIA attribuera à l'exploitant un numéro d'agrément au PPQ-C.

Logo du PPQ-C

Lorsqu'un établissement est sur le point d'achever le processus d'acceptation, l'ACIA peut fournir le modèle de logo du PPQ-C à l'établissement, sur demande écrite, afin de permettre à l'établissement de prendre des dispositions pour l'impression préalable des logos. L'annexe B fournit des instructions aux inspecteurs sur la façon de préparer un logo pour un demandeur. L'établissement doit être informé que l'ACIA ne sera pas tenue responsable des coûts d'impression du logo si l'agrément au PPQ-C est refusé.

Le logo peut être affiché en noir et blanc ou en couleur. S'il est en couleur, les couleurs doivent correspondre au logo officiel du PPQ-C de l'ACIA. Il est recommandé que le logo du PPQ-C utilisé sur les palettes ait un diamètre minimum de 3 pouces.

Certificats d'agrément

Une fois que l'établissement a terminé le processus d'acceptation, l'inspecteur prépare un certificat d'agrément en utilisant le Modèle de certificat d'enregistrement PPQ-C (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 4036766) et le remet à l'exploitant.

Demande de documents d'exportation

Une fois qu'un établissement a obtenu l'agrément complet au PPQ-C, il peut commencer à demander des documents d'exportation à l'ACIA en utilisant le formulaire Demande de documents d'exportation pour les établissements du PPQ-C Fruits et légumes frais (annexe H du manuel de programme PPQ-C). L'inspecteur doit faire le suivi de tous les documents d'exportation fournis à l'industrie à l'aide de la Feuille de suivi des documents d'exportation (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 2507697).

6.2 Fréquence des inspections

La fréquence des ICP pour les établissements PPQ-C est déterminée comme suit (tableau 1) :

tous les participants au programme : sous-éléments (SE) 1.2 et 1.4 chacun 2 fois par an (exception : des audits supplémentaires peuvent être réalisés si l'inspecteur a des doutes sur la capacité de l'exploitant à respecter les exigences du PPQ-C)
nouveaux participants au programme : les SE suivants doivent être vérifiés dans les 6 premiers mois – 1.2, 1.4, 1.1 (a), 7.1, 6.1, 3.2, 5.1.
- Tous les autres SE doivent être achevés au cours de la première année.
participants au PPQ-C ayant CanadaGAP : tous les SE de plus de 36 mois (rapport CanadaGAP satisfaisant que l'inspecteur examinera annuellement lors d'une ICP)
participants au PPQ-C sans CanadaGAP : tous les sous-éléments sont vérifiés annuellement

Tableau 1. Détermination de la portée et de la fréquence des ICP pour les participants au PPQ-C
Critères de participation	Sous-éléments du PIS	Échéancier de vérification de l'ACIA
Tous les participants	1.2, 1.4	2 fois par an (exception : des audits supplémentaires peuvent être réalisés si l'inspecteur a des doutes sur la capacité de l'exploitant à respecter les exigences du PPQ-C)
Nouveaux participants	1.1 (a), 3.2, 5.1, 5.2, 6.1, 7.1	Dans les six premiers mois au moment de l'entrée dans le programme
Nouveaux participants	Selon le cas^{Note de tableau 1}: 1.1 (b) (c), 1.3, 2.1, 2.2, 2.3, 3.1, 4.1, 5.3, 5.4, 7.2	Au cours de la première année de participation
Participants ayant CanadaGAP	Tous les SE pertinents^{Note de tableau 1}	Dans les 36 mois, minimum de 4 sous-éléments par an (rapport CanadaGAP satisfaisant doit être examiné par l'inspecteur chaque année lors d'une ICP)
Participants sans CanadaGAP	Tous les SE pertinents^{Note de tableau 1}	Chaque année

Facturation

Les frais d'audit tels que décrits dans l'entente de participation PPQ-C (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 15712507) sont applicables aux audits obligatoires 2 fois par an qui comprennent les sous-éléments 1.2 et 1.4. Si l'inspecteur doit se rendre plus de 2 fois par an pour effectuer toutes les ICP des sous-éléments restants, les ICP supplémentaires ne seront pas facturées. Exception : l'inspecteur a le pouvoir discrétionnaire d'inclure des audits supplémentaires au-delà de 2 fois par an pour les sous-éléments 1.2 et 1.4 s'il a des doutes quant à la conformité des contrôles de l'exploitant aux exigences du PPQ-C.

Tous les documents d'audit de l'ACIA doivent être téléchargés dans les registres de la PPNS à des fins de tenue de registres.

6.3 Audit de vérification du produit

La vérification des lots de produits est la seule option à utiliser pour le projet pilote sur l'oignon pour l'ICP dans le cadre du PPQ-C. L'inspecteur doit évaluer l'établissement en fonction des exigences décrites dans la section 3.4 du manuel du PPQ-C – Vérification par lot.

Remarque : les oignons destinés à l'exportation vers les États-Unis doivent répondre conformément au mise en marché des É.-U pour les exigences en matière d'inspection et catégorie. L'inspecteur doit s'assurer que les établissements respectent les exigences américaines en matière d'importation (Résumé des exigences relatives à l'exportation d'oignons aux États-Unis (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 16566116)).

Remarque : la section 3.4.5 du Manuel du PPQ-C indique que l'exploitant doit donner un préavis de 4 heures à l'ACIA avant toute expédition préparée à l'aide de la vérification des lots. Au cours du projet pilote, cette exigence sera modifiée pour s'assurer que

si le produit n'est pas disponible pour vérification par l'inspecteur lors d'une ICP requise pour les sous-éléments 1.2 et 1.4, l'exploitant doit en informer l'inspecteur avant toutes les expéditions suivant l'audit jusqu'à ce que l'inspecteur ait la possibilité de vérifier le produit avant le prochain audit. L'inspecteur doit effectuer la vérification du produit dès que possible après l'audit.

6.4 Non-conformité

Les sections 4.5 à 4.9 de la Procédure d'inspection standardisée (PIS) doivent être suivies pour les non-conformités recensées lors des audits. La section 5 du manuel du PPQ-C peut être consultée afin d'aider à déterminer la gravité et l'impact global sur l'intégrité du PPQ-C.

Lorsqu'une non-conformité non réglementaire est relevée au cours d'une ICP, elle doit être incluse dans le rapport d'inspection remis à l'exploitant.

Voici des exemples de mesures de contrôle de non-conformité non réglementaires qui peuvent être prises :

rencontre avec la partie réglementée
refus de signer les documents d'exportation
revenir à la vérification de la catégorie lot par lot (inspection des produits par l'inspecteur de l'ACIA, plus les frais applicables).
retrait du programme du PPQ-C

Exemples de non-conformité non réglementaire :

les contrôles écrits des exportations ne décrivent pas le processus que l'exportateur a mis en œuvre pour s'assurer que les aliments exportés répondent aux exigences du pays étranger.
aucun document ne prouve que les produits exportés répondent aux exigences américaines (exigences disponibles dans le Tableaux des taches d'inspections reliées à la certification des exportations – États-Unis d'Amérique – oignons (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 11411718).
les registres de vérification ne sont pas remplis.
le document d'exportation numérisé n'a pas été envoyé au bureau de l'ACIA.
un document d'exportation était manquant.

Pour toute demande de renseignements généraux concernant le présent document de procédure opérationnelle, veuillez suivre les voies de communication établies, notamment en soumettant un formulaire électronique de demande de suivi (FEDS) (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada).

Annexe A – Fiche de suivi de l'agrément au projet pilote sur l'oignon dans le cadre du PPQ-C

Le SGDDI 15712939 fournit à l'inspecteur la fiche de suivi de l'agrément au projet pilote sur l'oignon pour l'ICP dans le cadre du PPQ-C (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 15712939).

Annexe B – Instructions relatives au logdu PPQ-C

Le SGDDI 3397387 fournit à l'inspecteur des instructions sur la façon de créer un nouveau logPPQ-C (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada – SGDDI 15712914).