Détection de la rage à l'ACIA : remplir le formulaire de soumission

Pour obtenir une version imprimable en format PDF des documents d'orientation sur la détection de la rage, veuillez consulter l'Association canadienne des médecins vétérinaires : Directives sur la rage.

Sur cette page, vous trouverez des instructions détaillées pour remplir le formulaire d'échantillon pour la détection de la rage.

Tous les renseignements doivent être saisis par l'envoyeur. Certains champs de données sont obligatoires, et le formulaire ne peut pas être soumis s'ils ne sont pas remplis, et d'autres sont facultatifs. Les champs obligatoires sont identifiés sur le formulaire par la notation « requis ».

Si vous le désirez, vous pouvez sauvegarder une copie d'un formulaire avec les champs « Renseignements de l'envoyeur » dûment rempli afin de l'utiliser comme gabarit pour les soumissions subséquentes.

Sur cette page

Systèmes informatiques requis

  • Branchement internet.
  • Version 9 d'Adobe® Reader ou une version plus récente.
  • Système d'exploitation: tout système d'exploitation pouvant supporter la version 9 d'Adobe®.
  • Le formulaire a une taille d'environ 124 ko. La soumission des données par ligne commutée devrait être très rapide. Les données téléversées sont minimes.

Instructions

  • Une fois que l'envoyeur a terminé la saisie des données et a vérifié les renseignements entrés, il doit cliquer sur le bouton « Soumettre ». En cas d'erreur, les champs à corriger sont mis en surbrillance. Il faut alors corriger ou entrer les données requises, puis cliquer de nouveau sur « Soumettre ».
  • Les données entrées dans le formulaire PDF « Soumission d'échantillon pour la détection de la rage » sont transmises par voie électronique à l'ACIA. Si la transmission est réussie, le message suivant sera affiché: « Soumission d'échantillon pour la détection de la rage a été soumis avec succès. »
  • Appuyer sur le bouton « OK » et un numéro de référence et la date de soumission s'afficheront sur le formulaire. Imprimer une copie du formulaire et la joindre au colis expédié au laboratoire.
    • En cas de problème de communication avec l'ACIA, une version du formulaire invalide ou de dépassement de temps, vous recevrez un message d'erreur. Dans un tel cas, pour respecter les délais d'expédition, l'envoyeur peut quand même imprimer le formulaire et expédier les échantillons au laboratoire, puis réessayer de soumettre le formulaire par voie électronique plus tard.
  • Une fois soumis avec succès, le formulaire est verrouillé (lecture seule), et le bouton « Soumettre » est désactivé.
  • Imprimer une copie du formulaire et la joindre au colis expédié au laboratoire.
  • Vous recevrez des courriels de « donotreply@inspection.gc.ca » (veuillez-vous assurer que tout filtre de pourriels permet la réception des courriels provenant de cette adresse) à l'adresse de courriel principale de l'envoyeur lorsque :
    • le formulaire a été reçu
    • le laboratoire a reçu et accepté les échantillons
    • les résultats des analyses ont été entrés dans la base de données et que leur transmission a été autorisée

Personne-ressource pour obtenir du soutien informatique

Contactez le service d'assistance informatique de votre employeur pour les problèmes suivants :

  • impossibilité d'ouvrir le formulaire
  • impossibilité d'imprimer le formulaire
  • message d'avertissement du pare-feu
  • questions liées au fonctionnement général de l'ordinateur ou du logiciel

Contactez l'organisme provincial ou territorial responsable de la coordination pour les problèmes suivants :

  • besoin de la nouvelle version du formulaire
  • besoin de l'adresse courriel pour la transmission des résultats

Contactez Laboratoire d'expertise sur la rage de l'ACIA pour les problèmes suivants :

  • impossibilité de soumettre le formulaire après de multiples tentatives
  • avis par courriel non reçu à l'adresse principale ou aux autres adresses

Processus de correction des données après la soumission du formulaire

Si l'échantillon n'a pas été emballé ni expédié, créez un nouveau formulaire pour vous assurer que toutes les données sont correctes. Suivre le processus de soumission, puis imprimer une copie du formulaire corrigé à inclure avec l'expédition. Joindre cette copie aux échantillons. Une fois que les échantillons auront été reçus par le laboratoire, seul le formulaire corrigé sera conservé dans le système.

Si l'échantillon a été emballé et expédié, mais que vous n'avez pas encore reçu un avis confirmant que l'échantillon a été reçu au laboratoire, appeler au laboratoire pour vérifier si les échantillons ont déjà été traités dans le Système informatisé pour l'enregistrement et le suivi des analyses de laboratoire (SIESAL). Remplir un nouveau formulaire et bien vérifier que tous les renseignements sont exacts. Suivre le processus de soumission, puis imprimer une copie du formulaire corrigé. Envoyer le formulaire corrigé au laboratoire par télécopieur ou envoyer par courriel une copie numérisée du formulaire. Seul le formulaire corrigé envoyé au laboratoire sera traité dans le SIESAL.

Si l'échantillon a été emballé, expédié et reçu au laboratoire, seuls les champs obligatoires peuvent être modifiés sur demande écrite de l'envoyeur.

  • Imprimer ou copier le formulaire comportant le numéro de référence et la date de soumission.
  • Indiquer d'une quelconque façon (par exemple, encercler au crayon rouge) les champs qui doivent être corrigés.
  • Fournir les renseignements vérifiés sur une feuille séparée, puis signer et dater la demande.
  • Envoyer les corrections au laboratoire par télécopieur ou en envoyer par courriel une copie numérisée. Le laboratoire apportera les modifications nécessaires dans le SIESAL avant de transmettre les résultats.

Descriptions des champs de données

Numéro du laboratoire

Section non remplissable réservée au laboratoire. Un identifiant unique est attribué à la réception au laboratoire. Le numéro du laboratoire suit le format OLF-AH-AAAA-RA-##### et sera utilisé pour toute la correspondance.

Date de soumission du formulaire

Section non remplissable qui sera remplie lorsque le formulaire sera soumis sous format électronique.

Date d'expédition

Indiquer la date à laquelle l'échantillon est remis au messager pour être transporté au laboratoire. Utiliser le format: année avec 4 chiffres, mois avec 2 chiffres, jour avec 2 chiffres sans tirets ou des espaces (par exemple, 20260701); ou utiliser le calendrier fourni.

Laboratoire

Sélectionnez « Ottawa » pour tous les échantillons. Les tests de diagnostic sont offerts uniquement au Laboratoire de santé animale d'Ottawa – Fallowfield (LOF).

Les tests de diagnostic ne sont plus proposés au centre de l'ACIA à Lethbridge.

Date de réception

Section non remplissable réservée au laboratoire. Date à laquelle l'échantillon est reçu au laboratoire.

Espèce animale

Sélectionner dans la liste déroulante. Pour les catégories groupées (par exemple, « Autres espèces de faune »), préciser l'espèce dans la zone texte.

Préciser l'espèce

Entrer le nom de l'espèce si une catégorie groupée a été sélectionnée dans la liste déroulante (par exemple, « Autres bétails »). Utiliser le nom commun et non le nom latin. Le laboratoire confirmera l'identification de l'espèce si la tête est fournie.

Identification de l'échantillon

Entrer l'identifiant unique fixé à l'échantillon comme tel (étiquette, marque auriculaire, sceau de sécurité). Maximum de 20 caractères. On peut utiliser les caractères "A à Z", "0 à 9", espace, tiret "-", tiret bas "_", et barre oblique "/" .

Historique de la maladie animale suspectée: Symptômes de la maladie

Sélectionner l'option « Symptômes de la maladie » si l'animal a montré des signes cliniques évocateurs de la rage (par exemple, agression non provoquée, salivation excessive ou paralysie).

Historique de la maladie animale suspectée: Autres

Sélectionner l'option « Autres » pour les échantillons soumis pour toute autre raison et devant être analysés afin d'exclure une infection rabique. Si « Autres raisons » est sélectionné, vous devez préciser les motifs dans le champ « Commentaires de l'expéditeur ».

Agent de conservation : Frais

Sélectionnez « Frais » pour tous les échantillons. L'ACIA n'accepte désormais que des échantillons frais.

Conservateur : Autre (appeler le laboratoire)

Ne pas sélectionner ou soumettre l'échantillon s'il a été fixé dans du formol. L'ACIA n'effectue plus d'analyses sur les échantillons fixés au formol.

Localisation de l'animal échantillonné : Latitude

Entrer la latitude pour la localisation de l'animal (NON celle de la personne affectée ou de l'intermédiaire) en degrés décimaux (##.#####). Les valeurs de latitude au Canada varient de 40 00000 à 85 00000.

Localisation de l'animal échantillonné : Longitude

Entrer la longitude pour la localisation de l'animal (NON celle de la personne affectée ou de la personne intermédiaire) en degrés décimaux (##.#####). Les valeurs de latitude au Canada varient de -142 00000 à -52 00000.

Localisation de l'animal échantillonné : Province

Sélectionner la province ou le territoire de localisation de l'animal dans la liste déroulante.

Localisation de l'animal échantillonné : Ville

Entrer le nom de la ville de localisation de l'animal (NON celle de la personne affectée ou de la personne intermédiaire).

Exposition humaine

En cas d'exposition humaine connue, sélectionner « Oui ». Dans ce cas, vous devez remplir les sections servant à décrire le « Type d'exposition » et la « Partie du corps exposée ».

Type d'exposition

Cocher les cases appropriées pour décrire le(s) type(s) d'exposition humaine.

Partie du corps exposée

Cocher les cases appropriées pour indiquer la ou les parties du corps exposées.

Exposition d'un animal domestique

Sélectionner « Oui » si un animal domestique a été mis en présence de l'animal suspect.

Les animaux n'ayant pas été exposés à des humains ou à des animaux domestiques ne peuvent pas être soumis à des tests, à l'exception des échantillons de surveillance de la faune sauvage ayant précédemment donné un résultat positif ou non concluant dans un autre laboratoire.

Exposition: évidente ou suspectée

Sélectionner « Évidente » si quelqu'un a été témoin de l'exposition ou s'il y a des signes de contact direct comme une morsure ou une égratignure.

Sélectionner « Suspectée » s'il y a des signes qui suggèrent une exposition. Par exemple, le fait qu'un animal domestique et qu'un animal soupçonné d'être enragé se soient trouvés dans le même immeuble, enclos, chenil ou dans la même cour et que ces deux animaux aient eu des possibilités de contact pourrait indiquer que l'animal domestique a été exposé.

Espèce domestique exposée

Sélectionner l'espèce exposée dans la liste déroulante. Pour les catégories groupées (par exemple, « Autres bétails »), préciser l'espèce dans la zone « Commentaires de l'envoyeur ».

Commentaires de l'envoyeur

Utiliser cette zone pour fournir des informations comme :

  • les antécédents cliniques pertinents (par exemple, durée de la maladie, description des signes cliniques)
  • les raisons de la demande
  • l'état de l'échantillon (par exemple, balle dans la tête, rémiges)

Cette zone peut contenir au plus 234 caractères.

Personne affectée

Cette section renvoie au propriétaire de l'animal domestique, au propriétaire des lieux où l'animal sauvage a été localisé ou à la personne ayant signalé l'exposition possible. Ces données sont recueillies aux fins de contrôle de la qualité.

Personne affectée : Initiales

Entrer les initiales de la personne affectée (par exemple, entrer « J.S. » pour désigner « Joe Smith »).

Ville de la personne affectée

Entrer la ville de la personne affectée.

Province de la personne affectée

Sélectionner la province ou le territoire dans la liste déroulante.

Nom de l'intermédiaire (facultatif)

Veuillez fournir le nom exact du laboratoire de santé animale, de l'hôpital, de la société protectrice des animaux ou de la clinique vétérinaire si un intermédiaire est intervenu. Indiquer le nom du médecin ou du vétérinaire s'il y a lieu.

Ville de l'intermédiaire (facultatif)

Entrer la ville de l'intermédiaire.

Province de l'intermédiaire (facultatif)

Sélectionner la province ou le territoire dans la liste déroulante.

Numéro de téléphone de l'intermédiaire (facultatif)

Le format est 10 chiffres sans espaces, des tirets ou des parenthèses.

Numéro de poste de l'intermédiaire (facultatif)

Entrer le numéro de poste téléphonique.

Adresse de courriel de l'intermédiaire (facultatif)

Veuillez fournir l'adresse de courriel si les résultats doivent être communiqués à l'intermédiaire ainsi qu'à l'envoyeur.

Nom de l'envoyeur

Entrer le nom complet de l'envoyeur.

Employeur

Entrer l'établissement pour lequel l'envoyeur travaille, par exemple :

  • ministère ou agence gouvernemental
  • clinique vétérinaire privée
  • unité de santé publique

Envoyeur : Adresse de courriel principale

Veuillez fournir l'adresse de courriel à utiliser pour communiquer l'information, y compris les résultats.

Envoyeur : Autre adresse de courriel (facultatif)

2 autres adresses de courriel peuvent être entrées. Le rapport d'analyse sera envoyé à ces adresses de même qu'à l'adresse principale, et à l'intermédiaire, le cas échéant.

Ville de l'envoyeur

Entrer la ville de l'envoyeur.

Province de l'envoyeur

Sélectionner la province ou le territoire dans la liste déroulante.

Numéro de téléphone de l'envoyeur

Veuillez fournir le numéro de téléphone à utiliser pour communiquer les résultats. Le format est 10 chiffres sans espaces, des tirets ou des parenthèses.

Note : seuls les résultats positifs ou impropres seront communiqués par téléphone. Le laboratoire ne laissera pas de messages sur les répondeurs si le nom du médecin ou du vétérinaire et (ou) de l'organisation n'est pas communiqué sur le message enregistré.

Numéro de poste (le cas échéant)

Entrer le numéro de poste téléphonique.

Numéro de téléphone cellulaire de l'envoyeur (facultatif)

Veuillez fournir le numéro de téléphone cellulaire à utiliser pour communiquer les résultats. Le format est 10 chiffres sans espaces, des tirets ou des parenthèses. Note - Seuls les résultats positifs ou impropres seront communiqués par téléphone. Le laboratoire ne laissera pas de messages sur les répondeurs si le nom du médecin ou du vétérinaire et (ou) de l'organisation n'est pas communiqué sur le message enregistré.

Condition de l'échantillon : Bonne

Section non remplissable réservée au laboratoire. Les échantillons reçus à l'état frais (non en décomposition) et avec toutes les sections du cerveau nécessaires pour les analyses (tronc cérébral, hippocampe, cervelet) seront considérés comme étant en bonne condition. Cette information figurera dans le rapport d'analyse.

Condition de l'échantillon : Mauvaise

Section non remplissable réservée au laboratoire. Les échantillons reçus en état de décomposition, desséchés, infestés d'asticots, les crânes écrasés/troués d'une balle ou dont les sections du cerveau nécessaires pour les analyses sont manquantes seront considérés comme étant en mauvaise condition. Cette information figurera dans le rapport d'analyse.

Échantillon de surveillance de la faune

Section non remplissable réservée au laboratoire pour l'enregistrement des échantillons soumis dans le cadre d'ententes préalables concernant les épreuves de surveillance.

Épreuve : Anticorps fluorescent

Section non remplissable réservée au laboratoire pour l'enregistrement du résultat d'analyse. L'épreuve des anticorps fluorescents est l'épreuve standard servant au diagnostic de la rage. Le résultat déclaré est positif, négatif ou impropre. Cette information figurera dans le rapport d'analyse.

Épreuve : Autre (indiquez ci-dessous)

Champ réservé au laboratoire uniquement : pour enregistrer les résultats d'autres tests, par exemple la méthode PCR-CDNA pour les échantillons humains. Le résultat déclaré est positif, négatif ou impropre. Cette information figurera dans le rapport d'analyse.

Commentaires du laboratoire

Section non remplissable réservée au laboratoire. Les commentaires, le cas échéant, figureront dans le rapport d'analyse. En règle générale, les raisons pour lesquelles la condition de l'échantillon est considérée comme mauvaise ou le résultat d'une analyse comme étant « impropre » sont fournies dans cette section.

Résultat entré

Section non remplissable réservée au laboratoire. Cette information ne figure pas dans le rapport d'analyse.

Résultat autorisé

Section non remplissable réservée au laboratoire. Cette information figure dans le rapport d'analyse.

Numéro de référence

Section non remplissable réservée au laboratoire. Cette information figure dans le rapport d'analyse.

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