MSQ-09 : Programme de pommes de terre non destinées à la multiplication

Exigences concernant le système de gestion phytosanitaire des établissements qui reçoivent et manipulent des pommes de terre réglementées non destinées à la multiplication et du matériel connexe, dont la terre associée.

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Introduction

Les exigences générales concernant l'importation et le transport en territoire canadien de pommes de terre non destinées à la multiplication sont décrites dans la directive D-96-05 de l'ACIA, exigences phytosanitaires en matière d'importation et de transport en territoire canadien de pommes de terre (Solanum tuberosum) non destinées à la multiplication et de matériel connexe, dont la terre associée. La D-96-05 présente également le concept de système de gestion phytosanitaire comme l'une des options possibles en vue du déplacement au Canada des articles réglementés associés à la pomme de terre.

Un établissement doit être approuvé par l'ACIA dans le cadre du Programme de pommes de terre non destinées à la multiplication pour qu'un permis d'importation ou un certificat de circulation puisse être émis afin d'autoriser la réception et/ou la manutention des articles réglementés tels que décrits dans la D-96-05.

1. Portée

Ce document MSQ-09 vise à fournir de l'information détaillée sur le Programme de pommes de terre non destinées à la multiplication telle que décrit dans la D-96-05. Il présente les exigences applicables à un établissement qui désire obtenir une approbation au Programme de pommes de terre non destinées à la multiplication, ainsi que les exigences relatives aux audits que l'ACIA devra effectuer relativement à cet établissement. En particulier, ce document fournit les instructions et un guide pour l'élaboration d'un plan de contrôle préventifs (PCP).

Ce document est destiné au personnel d'inspection de l'ACIA, ainsi qu'aux établissements qui désirent obtenir une approbation au programme ou qui ont déjà obtenu cette approbation.

2. Références

  • Avis sur les prix de l'Agence canadienne d'inspection des aliments, Partie I de la Gazette du Canada
  • D-96-05 : Exigences phytosanitaires en matière d'importation et de transport en territoire canadien de pommes de terre (Solanum tuberosum) non destinées à la multiplication et de matériel connexe, dont la terre associée
  • Loi sur la Protection des végétaux, (L.C. 1990, ch.22)
  • Règlement sur la Protection des végétaux, (DORS/95-212)
  • PI-016 : Procédure pour l'inspection des articles réglementés pour l'absence de terre, de plante, de parties de plante et de matières connexes

3. Définitions, abréviations et acronymes

La définition des termes utilisés dans ce document se retrouve dans le Glossaire de la protection des végétaux.

4. Processus d'approbation dans le cadre du programme

4.1 Demande

Les établissements qui souhaitent participer au programme peuvent présenter une demande d'enregistrement en soumettant une demande de service par l'entremise de leur compte Mon ACIA. Une copie du PCP de l'établissement doit être jointe à la demande dans Mon ACIA ou transmise au bureau local de l'ACIA.

Mon ACIA utilise le terme « inspection de contrôle préventif » au lieu de « audit » et « termes et conditions » au lieu de « exigences ».

4.2 Gestionnaire de programme

La personne responsable du système de gestion phytosanitaire de l'établissement doit être identifié à titre de gestionnaire du programme dans la demande.

4.3 Évaluation des demandes

L'ACIA révisera et evaluera le PCP de l'établissement par rapport aux exigences du programme telles que spécifiées dans la D-96-05 et ce document (MSQ-09). L'ACIA mènera un audit d'autorisation de l'établissement afin de s'assurer qu'il peut ou pourra répondre à toutes les exigences du programme.

4.4 Processus d'autorisation

Si le PCP respecte les exigences du programme et que les résultats de l'audit d'autorisation de l'établissement sont acceptables, l'ACIA approuvera l'enregistrement au programme et délivrera une confirmation d'enregistrement par l'entremise du compte de Mon ACIA.

4.5 Statut d'enregistrement et demande de renouvellement

Pour les établissements qui manipulent des articles réglementés à l'année longue, l'enregistrement demeure valide en autant qu'un audit de vérification a été réalisé dans les derniers 90 jours, et que toutes les actions correctives (s'il y a lieu) ont été traitées de manière satisfaisante pour l'ACIA.

Le bureau local de l'ACIA doit être avisé lors de la réception du premier chargement d'articles réglementés. Un audit de vérification est requis avant tout déplacement d'articles réglementés vers l'établissement. Une révision du plan peut aussi être exigée.

Si une entreprise souhaite se retirer volontairement du programme, elle peut en informer son bureau local de l'ACIA ou en faire la demande par l'entremise de son compte de Mon ACIA. L'entreprise peut se réinscrire au programme à tout moment.

5. Responsabilités de l'établissement autorisé

Un établissement autorisé doit respecter toutes les exigences de la D-96-05 et de ce document (MSQ-09), notamment :

  • planifier, rédiger et maintenir à jour le PCP de l'établissement;
  • mettre en application les dispositions du PCP;
  • faire suivre à l'ACIA et au personnel de l'établissement toutes les versions mises à jour du PCP;
  • obtenir l'approbation de l'ACIA avant de mettre en œuvre tout changement apporté au PCP;
  • réaliser des audits internes et rendre les résultats disponibles à l'ACIA;
  • collaborer avec les inspecteurs de l'ACIA;
  • appliquer les actions correctives telles que discutées et convenues avec l'ACIA, et mettre à jour le PCP de façon à refléter ces actions correctives dans les procédures administratives ou opérationnelles;
  • employer du personnel compétent et en nombre suffisant pour mettre en application les exigences du PCP;
  • offrir de la formation à tout le personnel chargé de la réception et la manutention des articles réglementés conformément aux dispositions du PCP. Tout le personnel responsable doit être au courant des exigences phytosanitaires associées à l'approbation de l'établissement;
  • identifier un gestionnaire de programme responsable de l'application du système de gestion phytosanitaire de l'établissement;
  • élaborer un plan d'urgence en cas de déversements ou de débordements accidentels des articles réglementés.
  • assurer la conformité aux exigences de la D-96-05 et de ce document MSQ-09 des entrepreneurs tiers.
  • informer l'ACIA du calendrier de réception des articles réglementés.

6. Plan de contrôle préventif

Le plan de contrôle préventif (PCP) de l'établissement devrait être conçu de façon à garantir une conformité intégrale à l'égard des exigences réglementaires par l'application de toutes les dispositions du PCP. L'établissement est responsable de rédiger son propre PCP. Le PCP servira de base pour l'audit d'autorisation et les audits de surveillance de l'ACIA ainsi que pour les audits internes réalisés par les établissements approuvés. Le PCP doit être tenu à jour en tout temps, et présenter les plans opérationnels et organisationnels de l'établissement ainsi que les activités associées. Les modifications apportées au PCP doivent être documentées conformément à une procédure déterminée par l'établissement autorisé et décrite dans le PCP. Les établissements autorisés doivent obtenir l'approbation de l'ACIA avant de mettre en œuvre tout changement apporté à leur PCP. Les échéances pour la mise à jour du PCP après avoir trouvé des incidences de non-conformité sont les mêmes que pour répondre à une non-conformité précise (c'est-à-dire, le prochain audit en cas de non-conformité mineure, 2 semaines en cas de non-conformité majeure, etc.)

L'annexe 7 présente tous les éléments devant se retrouver dans le PCP d'un établissement autorisé. Prenez note que certaines sections de l'annexe 7 peuvent ne pas s'appliquer à la situation de certains établissements.

En plus, l'annexe 8 donne les lignes directrices générales pour le déplacement et l'élimination des articles réglementés et pour le nettoyage de l'équipement de l'établissement. Ces éléments doivent aussi être pris en considération dans le PCP.

7. Formation des employés

Il est essentiel que toutes les personnes impliquées dans la mise en œuvre des exigences du PCP soient formées de façon opportune et efficace. L'établissement autorisé doit développer une stratégie de formation et les plans de formation doivent être documentés et mis en œuvre. Ceci implique la transmission de toute l'information contenue dans le PCP, la D-96-05 et le MSQ-09, ainsi que toute autre information relative aux changements apportés au PCP, à la D-96-05 et au MSQ-09. Toutes les séances de formation données et reçues concernant le programme doivent être consignées dans un registre. Les registres de formation doivent contenir la date de la formation, le nom des formateurs et des participants, le type et le contenu de la formation, ainsi qu'une mention indiquant si la formation a été complétée de manière satisfaisante. Les registres de formation doivent aussi inclure tout besoin en formation additionnelle identifié.

8. Audits de l'ACIA

L'ACIA complètera des audits pour vérifier la conformité de l'établissement aux exigences du PCP et de la D-96-05. Les audits de l'ACIA peuvent être planifiés et réalisés pendant ou après la période où l'établissement reçoit des articles réglementés issus de zones réglementées.

La personne identifiée comme gestionnaire de programme doit être présente et disponible pour assister l'ACIA durant toutes les activités planifiées à l'établissement. Cela comprend : autoriser les inspecteurs de l'ACIA à examiner les registres et les documents de l'établissement, à prélever des échantillons, à inspecter les articles et les équipements, à observer les méthodes de travail et à poser des questions au personnel de l'établissement.

Les conclusions des audits seront compilées par l'ACIA dans un rapport. Les situations de non-conformité seront identifiées et consignées et une demande d'action corrective (DAC) sera émise (annexe 5) pour toute non-conformité qui a été relevée. L'établissement est responsable de mettre en œuvre et de documenter les actions correctives à l'égard des situations de non-conformités dans les délais précisés par l'ACIA dans la DAC. Les actions correctives seront vérifiées par l'ACIA.

8.1 Audit d'autorisation

L'audit d'autorisation par l'ACIA est réalisé avant tout déplacement d'articles réglementés vers l'établissement et est un examen planifié et méthodique de l'établissement désirant être approuvé dans le cadre d'un programme. L'audit détermine si l'établissement du nouveau demandeur est capable de satisfaire aux exigences du programme. Il comprend la révision du PCP et de son plan de mise en œuvre proposé . L'audit est planifié à la suite d'une demande d'enregistrement au programme et de l'envoi du PCP à l'ACIA. Toute situation de non-conformité identifiée au cours d'un audit doit être corrigée avant que l'enregistrement de l'établissement ne soit approuvé. L'absence d'actions correctives et de mises à jour au PCP donnera lieu au rejet de la demande.

8.2 Audit de surveillance

Les audits de surveillance de l'ACIA sont des examens de la structure organisationnelle, des procédures, des processus et des ressources utilisés par l'établissement autorisé pour assurer le respect de toutes les exigences du programme, et qui inclut la vérification que le PCP et les actions correctives sont appliqués tel que prévu. Les audits de surveillance comprennent également l'examen de tous les rapports d'audit internes et des registres associés produits par l'établissement autorisé.

L'ACIA réalisera au moins un audit de vérification au cours de la période pendant laquelle l'établissement reçoit et manipule des articles réglementés, et au minimum un audit de vérification tous les 3 mois. Idéalement, le premier audit de vérification sera effectué au plus tard une semaine après la réception du premier chargement d'articles réglementés par l'établissement autorisé. Le dernier audit de vérification sera mené immédiatement après la période de manutention des articles réglementés par l'établissement autorisé. Le dernier audit de vérification a pour objet de vérifier les pratiques de nettoyage conformément au PCP. Pour les établissements qui manipulent des articles réglementés pendant toute l'année, un calendrier de nettoyage spécifique pour tous les équipements et zones utilisés pour recevoir, déplacer, entreposer et transformer les articles réglementés doit être consigné dans un registre et fera l'objet d'au moins un audit de vérification par année.

Tout résultat insatisfaisant identifié au cours d'un audit de vérification sera traité conformément aux dispositions présentées dans la section 8.3.

8.3 Non-conformité

Lors d'un audit ou d'une évaluation de l'ACIA, toutes les procédures et tous les documents et articles qui contreviennent aux normes du système de gestion phytosanitaire mis en œuvre par l'établissement, sont considérés comme des situations de non-conformité. Cela inclut toute lacune dans les procédures permettant de rencontrer les exigences de la D-96-05 et du présent document MSQ-09, ou infraction aux dispositions de la D-96-05, de ce document MSQ-09 ou du PCP de l'établissement.

Les situations de non-conformité peuvent être classées en 3 types : critique, majeure et mineure. La classification des situations de non-conformité est basée sur une évaluation du risque phytosanitaire associé et du degré de menace à l'intégrité du système de gestion phytosanitaire de l'établissement approuvé qui peut en découler. En cas de dispute concernant la classification d'une non-conformité, l'ACIA prendra la décision finale.

Pour chaque situation de non-conformité identifiée lors d'un audit ou d'une évaluation par l'ACIA, une demande d'action corrective (DAC) sera émise à l'établissement autorisé (Annexe 5). La mise en application des actions correctives sera attendue et contrôlée par l'ACIA. L'établissement autorisé doit demander l'approbation de l'ACIA avant d'appliquer des actions correctives exigées dans une DAC.

L'identification de non-conformités et/ou une réponse inadéquate à une DAC peuvent amener l'ACIA à augmenter la fréquence des audits pour une période donnée, et peuvent entraîner une suspension de l'enregistrement de l'établissement.

8.3.1 Non-conformité critique

Une non-conformité critique constitue toute découverte réalisée au cours d'un audit qui représente une menace à l'intégrité du système de gestion phytosanitaire de l'établissement approuvé. L'identification par l'ACIA d'une non-conformité critique conduit automatiquement à une suspension de l'EC de l'établissement.

Voici des exemples de non-conformités critiques :

  • L'établissement opère sans mettre en œuvre les exigences de la D-96-05 et du MSQ-09 concernant le déplacement de pommes de terre en provenance de zones réglementées.
  • Les employés de l'établissement ne connaissent pas les exigences de la D-96-05.
  • Les actions correctives exigées pour une non-conformité majeure n'ont pas été mises en œuvre dans les délais prescrits.
  • Aucun audit interne n'a été effectué.
  • Les documents requis par le programme ne sont pas disponibles ou n'existent pas.

8.3.2 Non-conformité majeure

Une non-conformité majeure constitue tout incident isolé de non-conformité qui n'affecte pas de façon immédiate l'intégrité du système de gestion phytosanitaire de l'établissement autorisé. Les actions correctives doivent être mises en œuvre de la manière et dans les délais prescrits par l'ACIA. Ce délai ne doit pas dépasser 2 semaines. Si 2 non-conformités majeures ou plus sont identifiées par l'ACIA durant un audit, ou si l'établissement ne met pas en œuvre les actions correctives dans les délais prescrits, la non-conformité est considérée comme critique et l'enregistrement de l'établissement est suspendue immédiatement.

Voici des exemples de non-conformités majeures :

  • l'établissement a effectué des changements importants à ses procédures opérationnelles qui n'ont pas été approuvés par l'ACIA.
  • les employés chargés de la mise en œuvre des procédures ne sont pas suffisamment formés.
  • les chargements d'articles réglementés reçus par l'établissement ne sont pas consignés dans un registre.

8.3.3 Non-conformité mineure

Les non-conformités mineures sont des incidents qui n'affectent pas de façon immédiate ou de manière significative le système de gestion phytosanitaire de l'établissement approuvé, mais qui pourraient devenir majeures si elles ne sont pas corrigées. Les situations de non-conformités mineures doivent être corrigées d'une manière approuvée par l'ACIA avant le prochain audit de surveillance ou dans les délais imposés par l'ACIA. Si un établissement ne réussit pas à mettre en œuvre toutes les actions correctives requises dans les délais prescrits, la non-conformité peut devenir majeure.

Si 3 situations de non-conformité mineures ou plus sont identifiées par l'ACIA au cours d'1 audit, cela est considéré comme équivalent à 1 non-conformité majeure. Ainsi, 4 situations de non-conformité mineure équivalent à 1 non-conformité majeure plus 1 non-conformité mineure. De la même façon, 6 situations de non-conformités mineures équivalent à 2 non-conformités majeures, ce qui constitue 1 non-conformité critique et mène par conséquent à la suspension immédiate de l'enregistrement de l'établissement.

Voici des exemples de non-conformités mineures :

  • l'établissement opère suite à des changements mineurs apportés à ses procédures. Les changements, incorporés ou non dans leur PCP, n'ont pas été révisés et acceptés par l'ACIA.
  • la tenue de registre est inadéquate, mais les registres essentiels à l'intégrité de la norme phytosanitaire (par exemple le registre de réception des chargements) sont complets.
  • un chargement d'articles réglementés qui a été reçu par l'établissement n'a pas été inscrit au registre.

8.3.4 Observations

Les observations de l'ACIA sont des points ou des pratiques qui peuvent être notés au cours des audits et qui peuvent être utilisés pour améliorer le PCP. Une observation peut servir à identifier une situation préoccupante qui n'exige pas de DAC, ou pour souligner, suggérer ou renforcer des pratiques particulières.

Voici des exemples d'observations :

  • suggestion de sauvegarder des copies des fichiers informatiques de manière plus régulière.
  • mention d'une tenue de registre excellente.
  • les rapports d'audits internes sont préparés et disponibles, cependant une mise à jour du modèle de rapport devrait être ajoutée au PCP.

8.3.5 Suspension ou révocation

Les établissements qui ne respectent pas les exigences du programme peuvent voir leur enregistrement suspendu ou révoqué, ou être soumis à une fréquence accrue d'audits selon la non-conformité. L'ACIA indiquera les non-conformités observées dans le rapport d'audit.

L'enregistrement sera suspendu, si :

  • 1 non-conformité critique est identifiée par l'ACIA; ou
  • L'équivalent d'une non-conformité critique est identifié par l'ACIA (exemple 2 non-conformités majeures, ou 6 non-conformités mineures, ou 1 non-conformité majeure plus 3 non-conformités mineures); ou
  • l'établissement approuvé ne corrige pas adéquatement une non-conformité majeure.

Les établissements suspendus doivent cesser toute importation/réception et manipulation d'articles réglementés. L'ACIA annulera tous les permis d'importation et certificats de circulation associés aux articles réglementés afin d'empêcher leur déplacement vers ou à partir de l'établissement suspendu. Des mesures de contrôle réglementaires supplémentaires peuvent être imposées par l'ACIA afin d'atténuer tout autre risque phytosanitaire lié à la non-conformité ou à la situation.

Si le statut d'enregistrement de l'entreprise est suspendu, celui-ci peut être rétabli si des mesures correctives ont été mises en œuvre et approuvées par l'ACIA lors d'un audit de suivi.

Si le statut d'enregistrement d'une entreprise est révoqué, elle peut présenter une nouvelle demande de participation au programme en soumettant une nouvelle demande de service par l'entremise du compte de Mon ACIA, et en fournissant un rapport détaillé des mesures correctives prises pour corriger les non-conformités précédentes comme document justificatif dans la demande. L'ACIA mènera un audi0074 d'autorisation afin de vérifier si les mesures correctives étaient adéquates.

9. Mesures d'application de la loi

En plus de respecter les dispositions de la D-96-05 et de ce document (MSQ-09), les établissements approuvés dans le cadre d'une EC doivent s'assurer qu'ils se conforment à la Loi sur la protection des végétaux, au Règlement sur la protection des végétaux ainsi qu'à toute autre exigence s'appliquant à la zone réglementée d'où proviennent les articles réglementés. L'ACIA peut prendre des mesures en application de la loi, y compris des poursuites judiciaires, contre toute violation des exigences décrites ci-dessus.

10. Audits internes

10.1 Fréquence

La personne désignée comme gestionnaire de programme doit effectuer les audits internes ou désigner et superviser à cette fin des employés. Généralement, on s'attend que des audits internes soient menés au moins 2 fois au cours de la période pendant laquelle l'établissement reçoit et manipule des articles réglementés, avec un minimum d'un audit interne par mois. Les auditeurs internes ne doivent pas effectuer des audits de leur propre travail.

Les audits internes n'ont pas à être effectués au cours de la période pendant laquelle l'établissement ne reçoit pas ou ne manipule pas d'articles réglementés assujettis au programme, à moins d'une mention contraire dans le PCP de l'établissement.

Les audits internes comportent notamment les activités suivantes :

  • l'évaluation de la justesse et de l'efficacité des processus prescrits dans le PCP de l'établissement, afin de vérifier qu'ils respectent les exigences du programme telles que décrites dans la D-96-05 et dans le document MSQ-09.
  • la vérification que la documentation requise dans le cadre du programme est suffisante, à jour et rendue disponible au personnel.
  • la vérification que le système de gestion phytosanitaire de l'établissement est mis en œuvre en conformité avec les exigences, ce qui inclut l'examen du travail effectué par le personnel identifié dans le PCP.
  • la vérification que des plans d'actions correctives efficaces sont développés et correctement mis en œuvre à l'égard des non-conformités identifiées.
  • l'évaluation de la compétence des employés dans l'accomplissement de leurs tâches et responsabilités telles que décrites dans le PCP.
  • la vérification que les activités de maintien des registres respectent les dispositions du PCP et sont suffisantes pour assurer une traçabilité et une ségrégation adéquate des articles réglementés.
  • la vérification que toutes les actions sont prises à l'égard des non-conformités en suspens ou pour toutes les DAC de l'ACIA.

10.2 Documentation relative aux audits internes

Les documents concernant tous les audits internes doivent être conservés pour une période de 10 ans. Un rapport d'audit interne doit être préparé dans les 3 jours ouvrables qui suivent l'audit. Ce rapport doit détailler toutes les non-conformités, les plans d'action pour les corriger, les actions correctives mises en œuvre et les possibilités d'améliorations par rapport aux exigences du programme. Les rapports d'audits internes doivent être rendus disponibles au bureau régional de l'ACIA responsable des audits de vérification. L'ACIA examinera les rapports d'audits internes et les documents connexes dans le cadre des audits de surveillance.

10.3 Actions correctives

Les activités ou les articles trouvés en infraction avec les dispositions de la D-96-05, de ce document MSQ-09 ou du PCP, sont considérés comme non conformes. Les non-conformités détectées pendant un audit interne doivent être documentées dans un rapport d'audit interne. Des actions correctives doivent être mises en œuvre pour chaque non-conformité détectée par l'établissement autorisé. Les plans d'actions correctives et les actions correctives mises en œuvre doivent être documentés dans un rapport d'audit interne.

Les non-conformités détectées durant un audit interne doivent être classées en non-conformités « critiques », « majeures » ou « mineures » conformément à la section 8.3. La mise en œuvre des plans d'actions correctives et les actions correctives qui y sont associées doivent être priorisées selon le type de non-conformités. Les rapports d'audits internes doivent inclure des instructions détaillées sur la façon de prévenir la récidive des non-conformités. Cela exige généralement des modifications au PCP et la sensibilisation du personnel de l'établissement. L'établissement est responsable d'aviser l'ACIA de toute non-conformité critique trouvée lors d'un audit interne au plus tard le jour ouvrable suivant l'audit.

11. Tenue de registres et vérification de documents

La tenue de registres est une exigence essentielle du programme. L'établissement autorisé doit conserver les registres des processus et procédures organisationnels et opérationnels mis en place pour respecter les exigences. Les auditeurs de l'établissement et les inspecteurs de l'ACIA réviseront ces registres pour s'assurer que le système de gestion phytosanitaire de l'établissement, tel que décrit dans son PCP et comprenant les actions correctives, est mis en œuvre tel que planifié. Également, la vérification des registres de l'établissement autorisé aidera l'ACIA à déterminer si l'établissement respecte toutes les exigences établies dans la D-96-05 et le MSQ-09. Les registres doivent être conservés dans les locaux de l'établissement approuvé et être en tout temps disponibles sur demande de l'ACIA. Les registres requis dans le cadre du programme doivent être conservés pour un minimum de 10 ans. Ces registres concernent la réception, le rejet de chargements, l'entreposage, la manutention, la transformation et l'expédition d'articles réglementés, de même que l'élimination des sous-produits, les activités de nettoyage, la formation du personnel, l'identification et la correction des non-conformités, les rapports d'audits internes et de l'ACIA, les mises à jour du PCP, etc. Une liste de tous les registres requis dans le cadre du programme est disponible à l'annexe 6.

De plus, des copies des versions les plus à jour des documents suivants doivent être accessibles à tout le personnel de l'établissement et aux sous-traitants impliqués dans la gestion, la transformation ou la manutention des articles réglementés :

  • Loi sur la protection des végétaux et Règlement sur la protection des végétaux
  • D-96-05 : Exigences phytosanitaires en matière d'importation et de transport en territoire canadien de pommes de terre (Solanum tuberosum) non destinées à la multiplication et de matériel connexe, dont la terre associée
  • MSQ-09 : Programme de pommes de terre non destinées à la multiplication
  • Le PCP
  • Tout autre document réglementaire relié aux zones réglementées d'où proviennent les articles reçus ou importés

Annexe 1 : termes et conditions

Déclaration du demandeur

L'établissement doit désigner la personne responsable du système de gestion phytosanitaire. Cette personne doit être désignée comme gestionnaire de programme dans la demande soumise dans l'entremise de Mon ACIA.

Le demandeur a lu et a accepté de respecter toutes les dispositions des documents D-96-05et MSQ-09. En particulier, il accepte de :

  • mettre en œuvre toutes les dispositions du PCP et de tenir à jour ce document.
  • distribuer les mises à jour du PCP à l'ACIA et au personnel de l'établissement.
  • demander l'approbation de l'ACIA avant de mettre en œuvre tout changement apporté au PCP.
  • réaliser des audits internes et rendre les résultats disponibles à l'ACIA.
  • collaborer avec les inspecteurs de l'ACIA.
  • appliquer les actions correctives telles que discutées et convenues avec l'ACIA et mettre à jour le PCP en conséquence.
  • employer du personnel compétent en nombre suffisant pour réaliser les exigences du PCP.
  • former toutes les personnes impliquées dans la mise en œuvre des dispositions du PCP.
  • identifier un gestionnaire de programme responsable de l'application du système de gestion phytosanitaire de l'établissement.
  • élaborer un plan d'urgence en cas de déversements ou de débordements accidentels des articles réglementés.
  • assurer la conformité aux exigences de la D-96-05 et de ce document (MSQ-09) des entrepreneurs tiers.
  • informer l'ACIA du calendrier de réception des articles réglementés.
  • contacter le bureau de l'ACIA de ma région aussitôt que la date de réception du premier chargement sera confirmée.

Annexe 2 : liste de vérification pour l'audit d'autorisation

Téléchargez la liste de vérification pour l'audit d'autorisation (PDF 34,8 ko)

Version textuelle

Cette liste de vérification doit être utilisée lors de l'évaluation de l'établissement.

Informations générales à renseigner

  • Nom de la compagnie
  • Adresse de l'établissement
  • Personne-ressource
  • Titre ou fonction
  • Numéro de téléphone
  • Numéro de cellulaire
  • Numéro de télécopieur
  • Courriel
  • Évaluateurs de l'ACIA
  • Date de l'évaluation

Exigences générales

  • L'établissement a rédigé son propre manuel.
  • La direction de l'établissement a donné son accord au respect des exigences du manuel.
  • L'établissement a identifié un employé responsable du programme de gestion de la qualité.
  • L'employé responsable du programme de gestion de la qualité est adéquatement formé et possède les connaissances requises du programme.
  • Le manuel de l'établissement présente un organigramme qui comprend les noms de toutes les personnes impliquées dans la mise en œuvre des dispositions du manuel.
  • Le manuel est accessible au personnel concerné.
  • Le personnel concerné est au courant des modifications apportées au manuel de l'établissement.
  • Le manuel de l'établissement est à jour et a été approuvé par l'ACIA.
  • Un suivi des modifications au manuel a été réalisé et ces modifications ont été consignées dans un registre par l'établissement.
  • Les procédures opérationnelles de l'établissement reflètent correctement les procédures décrites dans le manuel.
  • L'établissement emploie suffisamment de personnes pour réaliser les procédures décrites dans son manuel.

Formation

  • Le manuel de l'établissement comprend tous les plans de formation relatifs à la mise en œuvre des procédures de l'établissement.
  • L'établissement a une stratégie de formation qui est présenté dans son manuel.
  • Les registres de formation de l'établissement comprennent le nom des formateurs et des personnes formées, la date de la formation et le contenu de celle-ci.

Audits internes

  • L'établissement présente un exemple de liste de vérification utilisée pour les audits internes dans son manuel.
  • La liste de vérification utilisée pour les audits internes de l'établissement est adéquate pour évaluer ses procédures.

Réception et manutention d'articles réglementés

  • Le manuel de l'établissement décrit clairement toutes les étapes et activités en lien avec la réception et la manutention des articles réglementés.
  • L'établissement met en œuvre les procédures du manuel pour la réception et la manutention des articles réglementés.
  • Le manuel de l'établissement comprend un schéma qui décrit la circulation des articles réglementés au sein de l'établissement.
  • Le manuel de l'établissement précise la période et le volume d'articles réglementés que l'établissement prévoit recevoir.
  • Le manuel de l'établissement comprend une copie du registre de réception.
  • Le registre de réception de l'établissement respecte les exigences des documents MSQ-09 et D-96-05.
  • Le manuel de l'établissement comprend une description de l'aire de déchargement et décrit la circulation des articles réglementés à travers les étapes de déchargement.
  • Toutes les machineries utilisées pour le déchargement des articles réglementés sont inscrites dans une liste présentée dans le manuel de l'établissement.
  • L'établissement met en œuvre les procédures de son manuel pour le déchargement des articles réglementés.
  • Le manuel de l'établissement comprend une procédure pour le nettoyage des aires et des équipements de déchargement qui respecte les exigences des documents MSQ-09 et D-96-05.

Manutention et élimination des chargements rejetés

  • Le manuel de l'établissement comprend une procédure pour la manipulation et l'élimination des chargements rejetés.
  • Le manuel de l'établissement comprend une copie du registre permettant de faire le suivi des chargements rejetés qui respecte les exigences des documents MSQ-09 et D-96-05.
  • L'établissement met en œuvre les procédures décrites dans son manuel pour la manutention et l'élimination des chargements rejetés.

Entreposage, suivi et identification

  • Le manuel de l'établissement comprend un schéma de l'aire d'entreposage.
  • Le manuel de l'établissement comprend une procédure pour le suivi et l'identification des articles réglementés qui seront entreposés dans l'établissement.
  • Le manuel de l'établissement comprend une copie du registre permettant de faire le suivi du matériel entreposé qui respecte les exigences des documents MSQ-09 et D-96-05.
  • L'établissement met en œuvre les procédures de son manuel pour le suivi et l'identification des articles réglementés entreposés dans l'établissement.

Triage

  • Toutes les machineries utilisées pour le triage des articles réglementés sont présentées dans une liste incluse dans le manuel de l'établissement.
  • Une procédure qui décrit clairement toutes les étapes en lien avec le triage est comprise dans le manuel de l'établissement.
  • Le manuel de l'établissement comprend une procédure pour le nettoyage des aires et des équipements de triage qui respecte les exigences des documents MSQ-09 et D-96-05.
  • L'établissement met en œuvre les procédures de son manuel pour le triage.

Lavage et brossage

  • Le manuel de l'établissement comprend une procédure qui décrit clairement toutes les étapes et activités en lien avec le lavage et le brossage des pommes de terre.
  • Le manuel de l'établissement comprend une liste de toutes les machineries utilisées pour le lavage et le brossage.
  • Le manuel de l'établissement comprend une procédure pour le nettoyage des aires et des équipements de lavage et de brossage qui respecte les exigences des documents MSQ-09 et D-96-05.
  • L'établissement met en œuvre les procédures de son manuel pour le lavage et le brossage.

Pelage et/ou cuisson

  • Le manuel de l'établissement comprend une procédure qui démontre clairement toutes les étapes et activités en lien avec le pelage et/ou la cuisson.
  • Le manuel de l'établissement comprend une liste de toutes les machineries utilisées pour le pelage et/ou la cuisson.
  • Le manuel de l'établissement comprend une procédure pour le nettoyage des aires et des équipements de pelage et/ou de cuisson qui respecte les exigences des documents MSQ-09 et D-96-05.
  • L'établissement met en œuvre la procédure de son manuel pour le pelage et/ou la cuisson.

Emballage et réemballage

  • Le manuel de l'établissement comprend une procédure qui décrit clairement toutes les étapes et activités en lien avec l'emballage et le réemballage.
  • Le manuel de l'établissement comprend une liste de toutes les machineries utilisées pour l'emballage et le réemballage.
  • Le manuel de l'établissement comprend une procédure pour le nettoyage des aires et des équipements d'emballage et de réemballage qui respecte les exigences des documents MSQ-09 et D96-05.
  • L'établissement met en œuvre la procédure de son manuel pour l'emballage et le réemballage.

Inhibiteur de germination

  • Le manuel de l'établissement comprend une procédure qui décrit clairement toutes les étapes et activités en lien avec les traitements avec des inhibiteurs de germination.
  • Le manuel de l'établissement comprend une liste de toutes les machineries utilisées pour les traitements avec des inhibiteurs de germination.
  • Le manuel de l'établissement comprend une procédure pour le nettoyage des aires et des équipements utilisés pour les traitements avec des inhibiteurs de germination qui respecte les exigences des documents MSQ-09 et D-96-05.
  • L'établissement met en œuvre la procédure de son manuel pour les traitements avec des inhibiteurs de germination.

Récupération au sein de l'établissement

  • Le manuel de l'établissement comprend une procédure pour la récupération et l'entreposage de l'eau de lavage, des déchets liquides et solides, des rebuts, des pelures, des autres parties de pommes de terre, de la terre, des contenants usagés, etc. pour toutes les étapes et activités au sein de l'établissement qui respecte les exigences des documents MSQ-09 et D96-05.
  • L'établissement met en œuvre la procédure de son manuel pour la récupération de l'eau de lavage, des déchets liquides et solides, des rebuts, des pelures, des autres parties de pommes de terre, de la terre, des contenants usagés, etc. pour toutes les étapes et activités.

Élimination finale des sous-produits

  • Le manuel de l'établissement comprend une procédure pour l'élimination de l'eau de lavage, des déchets liquides et solides, des rebuts, des pelures, des autres parties de pommes de terre, de la terre, des contenants usagés, etc. pour toutes les étapes et activités au sein de l'établissement qui respecte les exigences des documents MSQ-09 et D96-05.
  • L'établissement met en œuvre la procédure de son manuel pour l'élimination de l'eau de lavage, des déchets liquides et solides, des rebuts, des pelures, des autres parties de pommes de terre, de la terre, des contenants usagés, etc.
  • Le manuel de l'établissement comprend une copie du registre utilisé pour faire le suivi de l'élimination de l'eau de lavage, des déchets liquides et solides, des rebuts, des pelures, des autres parties de pommes de terre, de la terre, des contenants usagés, etc. qui respecte les exigences des documents MSQ-09 et D-96-05.
  • Le manuel de l'établissement comprend une liste des endroits où tous les articles réglementés dont l'eau de lavage, les déchets liquides et solides, les rebuts, les pelures, les autres parties de pommes de terre, la terre, les contenants usagés, etc. seront disposés.

Général

  • L'établissement respecte toutes les exigences du programme.

Annexe 3 : liste de vérification pour les audits

Téléchargez la liste de vérification pour les audits (PDF 27,6 ko)

Version textuelle

Cette liste de vérification peut être utilisée dans le cadre des audits de vérification des établissements.

Informations générales à renseigner

  • Nom de la compagnie
  • Adresse de l'établissement
  • Personne-ressource
  • Titre ou fonction
  • Numéro de téléphone
  • Numéro de cellulaire
  • Numéro de télécopieur
  • Courriel
  • Auditeurs de l'ACIA
  • Date de l'audit

Exigences générales

  • La version du manuel de l'établissement correspond à la version du manuel que l'ACIA a au dossier pour cet établissement.
  • L'établissement a identifié un employé responsable du programme de gestion de la qualité.
  • L'employé responsable du programme de gestion de la qualité est adéquatement formé et possède les connaissances requises du programme.
  • L'organigramme présenté dans le manuel est à jour.
  • Le manuel est accessible aux membres du personnel concerné.
  • Les membres du personnel concerné sont au courant des mises à jour et modifications apportées au manuel de l'établissement.
  • Le manuel de l'établissement est à jour et a été approuvé par l'ACIA.
  • Les modifications apportées au manuel ont été approuvées par l'ACIA avant leur mise en œuvre.
  • Un suivi des modifications au manuel a été réalisé et ces modifications ont été consignées dans un registre par l'établissement.
  • Les procédures opérationnelles de l'établissement reflètent correctement les procédures décrites dans le manuel.
  • L'établissement emploie suffisamment de personnes pour réaliser les procédures décrites dans son manuel.

Formation

  • Les membres du personnel concerné ont été formés selon les exigences du manuel de l'établissement.
  • Le registre de formation des membres du personnel de l'établissement est à jour.
  • Les membres du personnel de l'établissement comprennent leurs responsabilités telles qu'indiquées dans le manuel.

Audits internes

  • L'établissement a fait mention à l'ACIA de toutes les non-conformités critiques trouvées lors des audits internes à temps.
  • L'établissement a mis en œuvre les plans d'actions correctives dans le délai donné.
  • L'établissement n'a pas de demande d'action corrective en suspens.
  • L'établissement a répondu de façon appropriée à toutes les demandes d'actions correctives à temps.
  • L'établissement a réalisé un nombre adéquat d'audits internes depuis le dernier audit de l'ACIA et a rendu les résultats de ces audits disponibles à l'ACIA.
  • L'établissement a complété un rapport d'audit dans les 3 jours ouvrables suivant la réalisation de l'audit.
  • L'établissement a rendu tous les rapports d'audits internes disponibles à l'ACIA.

Réception et manutention des articles réglementés

  • L'établissement a suivi les procédures décrites dans son manuel à l'égard de la réception et de la manutention des articles réglementés et a informé l'ACIA de l'arrivée du premier chargement d'articles réglementés.
  • L'établissement a consigné adéquatement dans un registre tous les articles réglementés reçus.
  • Tous les registres sont à jour et complets.
  • Tous les registres sont signés par le personnel concerné.

Manutention et élimination des chargements rejetés

  • L'établissement a suivi les procédures de son manuel à l'égard de la manutention et de l'élimination des chargements rejetés.

Entreposage, suivi et identification

  • L'établissement a suivi les procédures décrites dans son manuel en ce qui concerne l'entreposage, le suivi et l'identification.

Triage

  • L'établissement a suivi les procédures décrites dans son manuel en ce qui concerne le triage.

Lavage et brossage

  • L'établissement a suivi les procédures décrites dans son manuel en ce qui concerne le lavage et le brossage.
  • Pelage et/ou cuisson
  • L'établissement a suivi les procédures décrites dans son manuel en ce qui concerne le pelage et/ou la cuisson.
  • Emballage et réemballage
  • L'établissement a suivi les procédures décrites dans son manuel en ce qui concerne l'emballage et le réemballage.

Inhibiteur de germination

  • L'établissement a suivi les procédures décrites dans son manuel en ce qui concerne les traitements avec des inhibiteurs de germination.
  • Récupération au sein de l'établissement
  • L'établissement a suivi les procédures décrites dans son manuel en ce qui concerne la récupération de l'eau de lavage, des déchets liquides et solides, des rebuts, des pelures, des autres parties de pommes de terre, de la terre, des contenants usagés, etc. pour toutes les activités au sein de l'établissement.

Élimination finale des sous-produits

  • L'établissement a suivi les procédures décrites dans son manuel en ce qui concerne l'élimination des sous-produits.
  • Tous les registres sont à jour et complets.
  • Tous les registres sont signés par le personnel concerné.

Général

  • L'établissement respecte toutes les exigences du programme.

Annexe 4 : rapport d'audit

Téléchargez le rapport d'audit (PDF 83 ko)

Version textuelle

Importation et transport en territoire canadien de pommes de terre non destinées à la multiplication

Informations générales

  • Numéro du rapport
  • Date
  • Nom et adresse de l'établissement
  • Personne-ressource de l'établissement : nom, titre, téléphone, télécopieur, courriel
  • Représentant principal de l'ACIA : nom, titre, bureau, téléphone, télécopieur, courriel
  • Participants
  • Période couverte par le rapport

Type de rapport

  • Évaluation
  • Surveillance générale
  • Surveillance ciblée (objectif spécifique)
  • Fin de la période de réception et de manutention

Rapports précédents de l'ACIA

  • Date, numéro, type

Décrire et référencer toutes les demandes d'action corrective (DAC) relatives à ce rapport

  • Nombre de non-conformités critiques (avec numéro DAC)
  • Nombre de non-conformités majeures (avec numéro DAC)
  • Nombre de non-conformités mineures (avec numéro DAC)

Résultats

  • Conforme ou approuvé
  • Suspendu
  • Non approuvé (évaluation)

Commentaires et observations supplémentaires Signatures

  • Représentant principal de l'ACIA (date)
  • Représentant de l'établissement (date)

Annexe 5 : demande d'action corrective

Téléchargez la demande d'action corrective (PDF 83 ko)

Version textuelle

Demande d'action corrective (DAC) (D-96-05 et MSQ-09)

Informations générales

  • Type d'intervention :
    • Évaluation
    • Audit de vérification
  • Numéro de la DAC
  • Numéro du rapport associé
  • Nom et adresse de l'établissement
  • Représentant de l'établissement (nom et titre)
  • Auditeur principal de l'ACIA
  • Numéros de téléphone (établissement et auditeur)

Détails de la non-conformité

  • Type de non-conformité (une par DAC)
    • Mineure
    • Majeure
    • Critique
  • Description de la non-conformité
  • Signature de l'auditeur de l'ACIA
  • Date limite pour corriger la non-conformité

Plan d'action corrective

  • Plan proposé par l'établissement
  • Signature du représentant de l'établissement
  • Date d'achèvement prévue
  • Approbation du plan par l'auditeur de l'ACIA (avec date)

Suivi

  • Actions correctives complétées et acceptables : Oui / Non
  • Signature et date de l'auditeur de l'ACIA
  • Commentaires supplémentaires
  • Signature finale et date

Annexe 6 : liste des registres et documents requis

Les registres et documents suivants doivent être conservés pour une période de 10 ans.

Doivent être à jour en tout temps :

  • liste des responsabilités des employées et sous-traitants;
  • registre de formation;
  • registre de réception des chargements;
  • registre des chargements refusés;
  • registres et documents relatifs à l'entreposage, la manutention, le classement, la transformation, l'emballage, l'expédition, le traitement anti-germinatif, ou toute autre activité;
  • registres et documents relatifs à la collecte et l'élimination des articles réglementés et des sous-produits;
  • registre de nettoyage;
  • documents relatifs aux audits internes;
  • documents relatifs aux non-conformités identifiées dans les audits internes et de l'ACIA ainsi qu'aux actions correctives associées;
  • mises à jour du PCP.

Doivent être disponibles en tout temps (les copies électroniques sont acceptables) :

  • certificats de circulation;
  • demandes d'actions correctives;
  • permis d'importation;
  • factures, bordereau d'expédition, certificats de traitement, ou tout autre document lié aux tâches exigées dans le PCP;
  • versions précédentes du PCP;
  • rapports d'audits internes;
  • tous les documents envoyés par l'ACIA (lettres, rapports, etc.)

Annexe 7 : éléments requis dans le plan de contrôle préventif

L'information qui suit doit être présentée dans le PCP d'un établissement approuvé dans le cadre du programme conformément aux dispositions des documents D-96-05 et MSQ-09. Certaines exigences peuvent ne pas s'appliquer.

A. Format du PCP

La page de présentation du PCP doit présenter l'information suivante :

  • Le nom légal et le nom commercial de l'établissement.
  • Les adresses complètes des lieux où l'établissement va recevoir et manipuler des articles réglementés.
  • Le titre suggéré du document : « PCP de la gestion phytosanitaire de [nom de l'entreprise] du Programme de pommes de terre non destinées à la multiplication afin de recevoir et de manipuler des articles réglementés, telles qu'indiquées dans les documents D-96-05 D-96-05 et MSQ-09. »
  • La date et/ou le numéro de version du document.

L'information suivante devrait être présentée sur chaque page du PCP :

  • dans l'entête inférieur gauche : la date et/ou le numéro de version.
  • dans l'entête inférieur droit : la pagination (page X de Y).

B. Généralités

B1. Appui de la direction de l'établissement

La direction de l'établissement doit signer et dater une déclaration dans le PCP, qui indique qu'elle est d'accord pour opérer conformément au contenu du PCP et des documents D-96-05 et MSQ-09. La direction de l'établissement doit identifier un gestionnaire de programme responsable du système de gestion phytosanitaire de l'établissement qui agira comme contact principal pour l'ACIA, ainsi qu'au moins un remplaçant. Le nom des personnes déléguées doit être clairement écrit.

B2. Description de l'établissement et de la structure administrative

Le PCP doit présenter brièvement quelles sont les activités principales de l'établissement. Toutes les activités associées aux exigences du programme décrites dans les documents D-96-05 et MSQ-09 doivent être présentées en détail. Le PCP doit contenir la liste de tous les employés impliqués dans ces activités ainsi que leurs responsabilités respectives. Le nom de toutes les personnes impliquées dans la mise en œuvre des dispositions du PCP doit être présenté dans le PCP; cela doit inclure tous les fournisseurs de services externes (sous-traitants) de l'établissement. Un organigramme doit être joint en annexe au PCP.

B3. Formation des employés

Tous les plans de formation relatifs à la mise en œuvre des exigences du PCP doivent être présentés dans le PCP. Cela inclut une description de la procédure par laquelle l'établissement gère et communique les changements apportés au PCP. Tous les registres de formation doivent être complétés et conservés. Un modèle de registre de formation doit être annexé au PCP.

B4. Audits internes

La planification des audits internes doit être présentée dans le PCP de l'établissement. Cela comprend une description de la fréquence des audits ainsi que des procédures opérationnelles associées. Les rapports d'audits internes doivent être complétés et conservés. Un modèle de rapport d'audit interne doit être présenté en annexe du PCP.

B5. Modifications au PCP

Le PCP doit décrire comment les mises à jour apportées au PCP sont réalisées. Toutes les modifications au PCP devraient être consignées sur une feuille de suivi qui doit être annexée au PCP.

B6. Tenue des registres

Le PCP doit indiquer que tous les registres associés à la mise en œuvre du PCP seront conservés dans les locaux de l'établissement pour une période de 10 ans et que ces registres seront rendus disponibles à l'ACIA sur demande.

C. Identification de toutes les étapes impliquées dans la transformation des articles réglementés

Toutes les étapes et activités en lien avec la réception et la manutention des articles réglementés doivent être décrites et documentées dans le PCP.

Le PCP doit clairement présenter la nature des articles réglementés reçus et manipulés par l'établissement.

Le PCP doit contenir un diagramme général de la circulation des articles et des sous-produits (eau de lavage, déchets solides et liquides, rebuts, pelures, autres parties de pommes de terre, terre, contenants usagés, etc.) dans l'établissement, de la réception à l'expédition. Le diagramme doit être principalement centré sur les articles, les installations et les activités associées avec la réception, la manutention, la transformation et l'élimination des articles réglementés.

Les sous-produits générés par l'établissement, comme les pommes de terre rejetées, les rebuts, les parties de pommes de terre, la terre, l'eau de lavage et les contenants usagés sont considérés comme des articles réglementés et doivent faire l'objet d'instructions spécifiques en matière de collecte et d'élimination dans le PCP, comme toute autre étape de la transformation des articles réglementés. L'annexe 8 apporte des précisions quant aux exigences relatives à l'élimination de ces articles.

Pour chacune des étapes impliquées dans la transformation, il peut être nécessaire de présenter, dans le PCP, les équipements, aires de travail, procédures, personnel responsable, un plan général et/ou un diagramme de circulation des articles réglementés, ainsi que d'exiger la tenue de registres.

C1. Réception et entreposage des articles réglementés

Le PCP doit indiquer à quelle période de l'année l'établissement planifie la réception des articles réglementés, ainsi qu'une estimation des volumes à recevoir et l'origine des articles réglementés. Tous les documents associés aux sources d'approvisionnement et à l'achat d'articles réglementés doivent être rendus disponibles sur demande de l'ACIA. Tous les chargements d'articles réglementés reçus par l'établissement doivent être consignés dans un registre. Un modèle de registre de réception doit être annexé au PCP. Ce registre doit contenir les informations suivantes pour chaque chargement d'articles réglementés :

  • date de réception;
  • description des articles;
  • quantité reçue;
  • numéro d'identification du chargement ou de suivi, avec une copie du bon de livraison.
  • statut concernant l'emballage des articles reçus (c'est-à-dire en vrac ou emballés), avec des précisions sur le format d'emballage;
  • degré de propreté des articles reçus (c'est-à-dire lavés ou non);
  • origine des articles reçus, dont le certificat d'origine, le certificat phytosanitaire ou le certificat de circulation, s'il existe;
  • état du chargement : accepté ou refusé;
  • degré de propreté de la remorque après le déchargement;
  • aviser la personne-ressource de l'ACIA le jour ouvrable précédant ou suivant la réception du premier chargement d'articles réglementés.
C1.1 Description de la zone de déchargement

Un schéma détaillé donnant une vue d'ensemble de la zone de déchargement et qui comprend une description de la circulation des articles, des aires de nettoyage et de lavage et du type de surface sur laquelle les articles réglementés et les équipements de déchargement seront déplacés et déchargés (ciment, gravier, terre, etc.) doit être annexé au PCP.

C1.2 Description de la procédure de déchargement

Le PCP doit présenter les informations suivantes :

  • une liste des équipements de déchargement (remorques, bandes transporteuses, etc.)
  • la procédure de déchargement.
C1.3 Gestion des chargements refusés

Le PCP doit présenter la démarche d'élimination des chargements refusés d'articles réglementés. L'ACIA doit être contactée pour émettre un certificat de circulation si le chargement refusé va à une destination autre que celle indiquée dans le PCP. L'information sur tous les chargements refusés doit être consignée dans un registre. Un modèle de registre de chargements refusés doit être annexé au PCP. Ce registre doit inclure les informations suivantes pour chaque chargement refusé :

  • numéro d'identification du chargement ou de suivi, avec une copie du bon de livraison;
  • date de livraison;
  • raison du refus;
  • numéro du certificat de circulation, le cas échéant;
  • destination finale.
C1.4 Entreposage

Le PCP doit présenter les informations suivantes :

  • procédure pour identifier et utiliser les cellules d'entreposage qui garantit que les articles réglementés sont bien isolés des articles non-réglementés. Tout déplacement d'articles réglementés à même la cellule d'entreposage doit être consigné dans un registre. Un modèle de registre d'entreposage doit être annexé au PCP. Ce registre doit pouvoir retracer tous les articles réglementés qui entrent et sortent de la cellule d'entreposage (par exemple, bacs de stockage, pommes de terre réglementées, etc.)
  • un schéma détaillé donnant une vue d'ensemble des aires d'entreposage doit être annexé au PCP.

C2. Classement

Le PCP doit présenter les informations suivantes :

  • une liste des équipements de classement;
  • une procédure de classement.

C3. Nettoyage et brossage

Le PCP doit présenter les informations suivantes :

  • une liste des équipements de nettoyage et de brossage;
  • les procédures de nettoyage et de brossage.

C4. Emballage et réemballage

Le PCP doit présenter les informations suivantes :

  • une liste des équipements d'emballage et de réemballage;
  • les procédures d'emballage et de réemballage.

C5. Pelage

Le PCP doit présenter les informations suivantes :

  • une liste des équipements de pelage;
  • les procédures de pelage.

C6. Cuisson

Le PCP doit présenter les informations suivantes :

  • une liste des équipements de cuisson;
  • les procédures de cuisson.

C7. Inhibiteur de germination

Le PCP doit présenter les informations suivantes :

  • une liste des équipements utilisés pour administrer le traitement antigerminatif;
  • la procédure de traitement antigerminatif. Les détails des activités relatives au traitement antigerminatif doivent être consignés dans un registre. Un modèle de registre relatif au traitement antigerminatif doit être annexé au PCP. Ce registre doit permettre d'identifier :
    • les chargements ou les lots;
    • les inhibiteurs de germination utilisés;
    • le taux d'application;
    • la date et l'heure du traitement;
    • le nom de la personne qui a réalisé le traitement.

Dans le cas où les pommes de terre réglementées ont été traitées avec un inhibiteur de germination avant leur arrivée à l'établissement, les informations sur le traitement doivent être obtenues et conservées dans le registre mentionné ci-dessus ou de façon indépendante. Les informations conservées doivent inclure les procédures de traitement telles que décrites ci-dessus ainsi que tout document permettant d'assurer l'identité et la traçabilité des lots ayant subits un traitement antigerminatif.

C8. Autres étapes impliquées dans la transformation

Le PCP doit décrire toute autre procédure appliquée par l'établissement aux articles réglementés. Le PCP doit indiquer toutes les mesures d'atténuation mises en œuvre pour réduire les risques phytosanitaires associés avec ces autres étapes.

C9. Activités de nettoyage, y compris la collecte et l'élimination des articles réglementés et des sous-produits

Le PCP doit décrire les activités de nettoyage, y compris la collecte et l'élimination des sous-produits générés à chaque étape impliquée dans la transformation.

Cela comprend une description de toutes les procédures utilisées pour le nettoyage de l'équipement et des aires destinées au déchargement, à l'entreposage, au déplacement, au classement, au lavage et brossage, à l'emballage et réemballage, au pelage, à la cuisson, au traitement antigerminatif, ainsi qu'à toute autre étape impliquée dans la transformation des articles réglementés.

Cela comprend également une description de toutes les procédures utilisées pour la collecte et l'élimination de tous les déchets associés aux articles réglementés qui sont manipulés, transformés ou traités, comme les pommes de terre rejetées, les rebuts, les parties de pommes de terre, la terre, l'eau de lavage et les contenants utilisés pour l'entreposage et le transport des articles réglementés.

Le PCP doit aussi présenter une description de toute autre activité de nettoyage de l'équipement ou des aires utilisées, de même que de toute procédure utilisée pour assurer la ségrégation des articles réglementés et des sous-produits potentiels. Cela comprend les activités de nettoyage de fin de saison pour les établissements qui ne manipulent pas d'articles réglementés sur toute l'année, et qui font la transition vers une période sans réception ni manutention d'articles réglementés.

Pour de plus amples renseignements, consultez l'annexe 5 et le PI-016.

C10. Collecte finale et élimination des articles réglementés et de leurs sous-produits

La collecte finale et l'élimination des articles réglementés et de leurs sous-produits peuvent être réalisées dans les locaux de l'établissement ou par l'entremise d'un fournisseur de service externe (consultez l'annexe 8).

Dans le but de détailler la collecte finale et l'élimination des articles réglementés et des sous-produits, l'identification des équipements, aires de travail, procédures, membres du personnel responsables, la tenue de registres ainsi que la création d'un plan général et/ou d'un diagramme de circulation des articles réglementés et sous-produits sont exigées et doivent faire l'objet d'instructions dans le PCP. De l'information détaillée associée avec l'élimination des articles réglementés et de leurs sous-produits, telle que la destination, l'autorisation, les fournisseurs de services, la date, l'heure, la quantité, la description des articles et sous-produits, les bons de chargement, le déplacement, le traitement, etc. doit être obtenue et consignée.

Dans le but de détailler la collecte finale et l'élimination des articles réglementés et des sous-produits, l'identification des équipements, aires de travail, procédures, membres du personnel responsables, la tenue de registres ainsi que la création d'un plan général et/ou d'un diagramme de circulation des articles réglementés et sous-produits sont exigées et doivent faire l'objet d'instructions dans le PCP. De l'information détaillée associée avec l'élimination des articles réglementés et de leurs sous-produits, telle que la destination, l'autorisation, les fournisseurs de services, la date, l'heure, la quantité, la description des articles et sous-produits, les bons de chargement, le déplacement, le traitement, etc. doit être obtenue et consignée.

L'annexe 5 apporte des précisions quant aux exigences relatives à la collecte et l'élimination de ces articles et sous-produits réglementés.

Annexe 8 : lignes directrices s'appliquant au déplacement et à l'élimination des articles réglementés et au nettoyage

Le principe général concernant l'élimination des articles réglementés et de leurs sous-produits en provenance d'un établissement autorisé est présenté dans la directive D-96-05, section 2.9.5. L'objectif de cette annexe est de fournir des instructions supplémentaires en matière de possibilités d'élimination et de nettoyage. Les lignes directrices concernant l'information de nettoyage et d'élimination à inclure dans le PCP de l'établissement se trouvent dans l'annexe 7, section C9 et C10 de ce document.

Il est de la responsabilité de l'établissement autorisé de s'assurer que toutes les exigences locales en matière d'élimination soient respectées. Cela comprend, sans y être limité, les exigences environnementales des lois municipales ainsi que la réglementation régionale, provinciale et fédérale.

Une liste des sites d'élimination à utiliser doit faire partie du PCP de l'établissement. Tous les détails (documents, procédures, diagrammes, etc.) au sujet du déplacement et de l'élimination des articles réglementés doivent également faire partie du PCP. Dans tous les cas, les procédures et les sites d'élimination seront évalués et approuvés par l'ACIA.

L'ACIA devra peut-être émettre des documents réglementaires tels que l'Avis d'interdiction de déplacement (CFIA/ACIA 0113) et/ou le Certificat de circulation (CC) pour contrôler le déplacement et l'élimination des articles réglementés et de leurs sous-produits. Si un CC est émis, il faut respecter toutes les conditions énoncées sur le document. En plus, il faut préciser clairement toutes les restrictions et conditions appliquées au site d'élimination.

Les exigences en matière de déplacement et d'élimination des articles réglementés concernent :

  1. le déplacement des articles réglementés;
  2. les sites de nettoyage;
  3. les sites d'enfouissement commerciaux et privés;
  4. d'autres sites de décharge (tels que les bassins de rétention et les installations de traitement).

Il incombe au bureau régional de l'ACIA de décider si une inspection de l'établissement d'élimination est nécessaire.

A. Déplacement des articles réglementés

Tout moyen de transport d'articles réglementés doit être étanche. Le véhicule, la remorque ou le contenant de transport doivent être bien nettoyés à un site de nettoyage autorisé avant le prochain chargement. Cette règle concerne le transport des articles réglementés des États-Unis (É.-U.) et au Canada.

B. Sites de nettoyage

Le site de nettoyage peut être l'une des options suivantes :

  • établissement d'importation/de réception
    • les véhicules, les contenants ou les mini-contenants qui contiennent ou transportent des articles réglementés des États-Unis au Canada ou d'un endroit réglementé du Canada peuvent être nettoyés directement à l'établissement d'importation ou de réception.
  • site externe
    • dans certaines circonstances, il est plus pratique de faire nettoyer les contenants à un site autre que l'établissement d'importation ou de réception.

C. Sites d'enfouissement commerciaux et privés

Une autorisation ou un permis valide des autorités municipales, régionales et/ou provinciales compétentes a été accordé pour l'exploitation du site ou le site a été jugé satisfaisant par l'ACIA afin de contenir tout organisme nuisible préoccupant.

Le site d'enfouissement doit également faire preuve d'une délimitation et d'un emplacement précis (on peut soumettre les coordonnées GPS).

Les articles réglementés et leurs sous-produits destinés à l'élimination doivent être totalement recouverts au plus tard une journée après leur arrivée sur le site d'une couche de matière de recouvrement acceptable qui empêchera leur exposition à l'environnement. La matière de recouvrement peut se composer de déchets domestiques, de terre compactée ou d'autre matériel de recouvrement usuel. La dernière couche doit être permanente et stable, de manière à ce qu'elle ne puisse être déplacée ou enlevée, sauf s'il y a eu discussion avec l'ACIA et que celle-ci a fourni une autorisation écrite.

L'ACIA peut autoriser l'élimination des articles réglementés à leur lieu d'origine. En cas d'élimination dans une zone réglementée du Canada, les dispositions concernant l'enfouissement en profondeur peuvent ne pas s'appliquer. Contactez votre personne-ressource de l'ACIA pour discuter des options d'élimination.

D. Autres sites de décharge (tels que les bassins de rétention ou les installations de traitement)

Tout matériel flottant ou débris sédimentés doit être contenu et disposé comme déchets solides.

L'eau séparée doit être évacuée vers un système de récupération et de traitement et/ou d'élimination approuvé par l'ACIA (par exemple., un système municipal de traitement des eaux usées).

Il est interdit d'utiliser les déchets liquides des bassins de rétention pour irriguer les terres agricoles, et les bassins (naturels ou construits) doivent être conçus de façon à prévenir les déversements et les débordements.

Il faut éliminer les articles réglementés produits à la suite du vidage ou du nettoyage des bassins ou du système de traitement conformément aux exigences d'élimination mentionnées dans le présent document.

l'ACIA peut exiger des restrictions réglementaires supplémentaires pour les sites de décharge situés au Canada.

Lignes directrices générales de nettoyage pour l'équipement de transformation et d'emballage

Chaque établissement aura sa propre démarche de nettoyage qui fera partie de son PCP.

Quelques points à considérer :

  • il faudra démonter certains équipements pour effectuer un nettoyage efficace;
  • Après le nettoyage, tout l'équipement et l'établissement même doivent être exempts de toute terre;
  • il faut penser aux tuyaux fermés impossibles à démonter (par exemple, il faudra peut-être les nettoyer à grande eau avant d'accepter des articles/chargements non réglementés dans ce système);
  • les caisses en bois pour la marchandise en vrac peuvent s'avérer difficiles à nettoyer de manière efficace;
  • les bandes transporteuses doivent parfois être défaites pour les nettoyer efficacement;
  • il faut laver les véhicules et les contenants de transport à chaque fois qu'ils quittent l'établissement à moins d'une indication contraire dans le PCP et d'une autorisation par l'ACIA;
  • il n'est nécessaire de nettoyer l'équipement de transformation et d'emballage qu'une fois par semaine ou d'effectuer un grand nettoyage à la fin de la saison selon le degré d'utilisation ou de réception des articles réglementés;
  • il ne faut nettoyer les bacs roulants (qui ne portent que de déchets aux sites de décharge) qu'à la fin de la période de la saison.

Pour de plus amples renseignements sur les normes de nettoyage, consultez le PI-016.

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