R-006 : Manuel d'audit du Programme canadien d'échantillonnage des grains

Plusieurs modifications ont été apportées à ce manuel pour appuyer l'intégration du Programme canadien d'échantillonnage des grains à la plateforme numérique de l'ACIA. Aucune modification n'a été apportée aux exigences du programme.

Sur cette page

Introduction

Le présent Manuel d'audit du Programme canadien d'échantillonnage des grains vient compléter la directive D-10-02 de l'ACIA, intitulée Programme canadien d'échantillonnage des grains (PCEG). Le manuel d'audit est destiné aux auditeurs inspecteurs et décrit les exigences s'appliquant à l'audit et à l'autorisation des :

  • établissements participants qui échantillonnent des grains destinés à l'exportation;
  • tiers participants qui échantillonnent des grains destinés à l'exportation.

Les établissements ou les tiers (une entreprise ou une personne qui prélève des échantillons de grains ou de produits du grain aux fins d'exportation au nom d'un exportateur, et qui n'a aucun intérêt financier dans la transformation ou l'expédition des grains ou des produits du grain) souhaitant être autorisés à participer au PCEG sont appelés « entreprises » dans le présent document.

Portée

Le présent document décrit les critères et les procédures servant à auditer et autoriser les entreprises à l'égard de leur participation au PCEG. Il fournit également des lignes directrices sur la manière de déterminer la conformité aux exigences du PCEG.

Références

Définitions, abréviations et acronymes

Les définitions des termes utilisés dans le présent document se trouvent dans le Glossaire des termes utilisés en protection des végétaux.

1. Audit et examen des documents

1.1 Audits du PCEG

Le système de gestion phytosanitaire est un mode de fonctionnement qui incorpore la structure organisationnelle, les procédures, les procédés et les ressources nécessaires visant à garantir que les échantillons prélevés à des fins phytosanitaires respectent les critères établis par l'ACIA. L'entreprise doit décrire par écrit les méthodes utilisées dans le cadre de son système de gestion phytosanitaire afin de satisfaire aux conditions du PCEG. Cette description constitue le plan de contrôle préventif (PCP) de l'entreprise, appelé PCP dans la suite du présent document. Les renseignements supplémentaires que les tiers échantillonneurs devront saisir dans leur PCP sont différents de ceux des échantillonneurs d'établissement (par exemple, le lieu où les échantillons peuvent être prélevés, les types d'équipement d'échantillonnage qui peuvent être utilisés, si les échantillonneurs utilisent leur propre équipement d'échantillonnage ou l'équipement appartenant à l'établissement).

Chaque audit comprend un examen de la documentation et un volet pratique. L'examen de la documentation vise à garantir que l'entreprise répond aux exigences décrites dans la directive D-10-02 et est exploitée dans les limites des instructions de son PCP. Le volet pratique de l'audit a lieu sur place, c'est-à-dire à l'endroit où l'échantillonnage est effectué.

1.2 Audit d'autorisation

Avant d'autoriser l'entreprise à participer au PCEG, l'inspecteur de l'ACIA procède à un audit d'autorisation. L'audit d'autorisation est un examen systématique visant à vérifier la capacité de l'entreprise à respecter les exigences du PCEG, conformément à son PCP. Si l'audit révèle des lacunes visant le manuel, le gestionnaire de l'entreprise reçoit des précisions sur les lacunes qui devront être comblées avant que l'entreprise soit autorisée à participer au PCEG. Utilisez le rapport d'audit situé à l'Annexe 1 du document R-006 et consignez les lacunes dans le rapport d'audit détaillé. Des audits d'autorisation additionnels peuvent être nécessaires afin de vérifier la correction des lacunes identifiées lors de l'audit d'autorisation initial. Une entreprise qui réussit l'audit recevra une confirmation d'enregistrement via son compte Mon ACIA avec le numéro d'enregistrement PCEG de l'entreprise.

Il est possible que certains points de la liste de contrôle d'audit ne puissent être pleinement évalués au moment de l'audit d'autorisation, mais l'entreprise doit toujours être en mesure de démontrer qu'elle connaît les exigences (c'est-à-dire, orienter l'inspecteur tout au long du processus à respecter).

1.3 Audit des systèmes

L'ACIA doit examiner la structure organisationnelle, les procédures, les procédés et les ressources utilisés par l'entreprise pour mettre en œuvre le PCEG. L'audit des systèmes est réalisé par l'ACIA au moins une fois par année, mais il se peut qu'il soit plus fréquent, à la discrétion de l'ACIA, si des problèmes de conformité surviennent.

L'audit des systèmes évaluera la mesure dans laquelle l'entreprise est conforme aux exigences du PCEG et comportera un examen du PCP et des registres de l'entreprise. Des audits de suivi peuvent ensuite être peuvent être nécessaires pour vérifier les mesures correctives prises par l'entreprise, comme l'exige l'ACIA. Le moment où a lieu l'audit des systèmes dépend de l'activité de l'entreprise au cours de l'année. L'ACIA remettra un rapport d'audit du PCEG (Annexe 1) dans le cadre de l'audit des systèmes.

Dans les cas où une installation ne peut pas soumettre d'échantillons au cours de l'année, mais souhaite maintenir sa participation au PCEG, tous les aspects de la liste de contrôle d'audit peuvent ne pas être pleinement évalués au moment de l'audit du système. Cependant, l'entreprise doit toujours être en mesure de pour démontrer qu'ils connaissent les exigences (c'est-à-dire guider l'inspecteur tout au long du processus qui sera suivi).

2. Non-conformité

Les activités ou produits se révélant non conformes au PCEG sont considérées comme des non-conformités. Les non-conformités peuvent être détectées durant les audits internes effectués par l'entreprise, durant un audit réalisé par l'ACIA, ou en dehors du cadre des audits de l'ACIA/entreprise (par exemple, problèmes liés aux échantillons ou au processus d'échantillonnage). L'ACIA doit présenter une Demande de mesures correctives (DMC) pour chaque non-conformité relevée au cours de l'audit (Annexe 2). Les non-conformités identifiées en dehors du cadre d'un audit peuvent être consignées aux fins d'évaluation lors de l'audit suivant si elles sont mineures, ou traitées immédiatement si elles sont majeures ou critiques (suspension automatique). L'entreprise peut avoir besoin d'apporter des changements à leur PCP dans le cadre de leur réponse à la DMC. Les observations portant sur des changements ou des améliorations suggérés pour le PCP ou les procédures de l'entreprise sont notées dans le rapport d'audit détaillé du PCEG (Annexe 1).

Chaque non-conformité faisant l'objet d'une DMC doit être classée comme étant critique, majeure ou mineure. Le nombre et la catégorie des non-conformités constatées déterminent la nouvelle situation de l'entreprise et la fréquence des audits subséquents. Les DMC associées à chaque audit de chaque entreprise sont numérotées consécutivement. Le format de numéro de DMC recommandé est la date à laquelle l'audit a commencé, suivie d'une série consécutive de numéros liés aux DMC. Par exemple : 2021-10-12-01, 2021-10-12-02, etc. La classification des non-conformités doit être fondée sur une évaluation du risque qui y est associé et sur le fait que l'intégrité du PCEG a été ou non compromise.

Chaque DMC doit donner lieu à un plan d'action proposé par l'entreprise. Ce plan doit comprendre une description détaillée des mesures que l'entreprise compte prendre pour empêcher la récurrence des éléments non conformes ainsi qu'un échéancier pour la mise en œuvre de ces mesures. L'inspecteur doit approuver le plan d'action et vérifier sa mise en œuvre. Si l'entreprise ne met pas en œuvre le plan d'action approuvé, sa participation au PCEG peut être suspendue.

3. Suspension

Avant qu'une entreprise soit suspendue du PCEG, l'inspecteur doit consulter son conseiller et leur superviseur. Si l'entreprise est suspendue, leur enregistrement sera mis à jour pour refléter le statut de suspendu et son nom sera retiré de la liste des participants au PCEG.

Une entreprise qui a été suspendue peut réintégrée pour approbation dans le cadre du PCEG à tout moment, si un rapport détaillant les mesures correctives prises pour remédier aux non-conformités antérieures est fourni. L'ACIA réalisera un audit de suivi afin de vérifier si les mesures correctives sont pertinentes et d'examiner son PCP. Si l'entreprise est approuvée, l'ACIA la re-affichera sur la liste interne des participants au PCEG.

Les entreprises suspendues ne peuvent pas soumettre les échantillons pour la certification phytosanitaire à l'ACIA ou par l'intermédiaire du Programme de laboratoires autorisés pour l'analyse des grains à l'exportation (PLAAGE). La seule option disponible pour l'échantillonnage des exportations sera l'échantillonnage des produits par l'ACIA ou par un tiers échantillonneur participant au PCEG.

4. Rôles et responsabilités

4.1 Entreprise

Les responsabilités de l'entreprise sont les suivantes :

  • maintenir des registres et une description écrite des procédures en conformité avec les exigences du PCEG;
  • aider l'ACIA à faire son travail, notamment en lui fournissant sur demande une copie des registres et de la description des procédures, afin qu'il puisse les examiner;
  • répondre aux questions de l'inspecteur ayant trait à la mise en œuvre des programmes et autres procédures écrites utilisées au sein de l'entreprise;
  • relever et corriger les non-conformités de façon efficace et diligente;
  • fournir un organigramme montrant la fonction et les responsabilités des membres du personnel impliqués dans le PCEG (facultatif);
  • aviser l'ACIA des modifications apportées au PCP.
  • aviser l'ACIA des DMC internes majeures ou critiques (pendant ou en dehors des audits internes).

4.2 Inspecteur

Les responsabilités de l'inspecteur sont les suivantes :

  • veiller à ce que les participants respectent les exigences du PCEG;
  • s'assurer que tous les documents utilisés pour les audits (y compris les procédures d'audit) sont à jour, en utilisant les dernières versions disponibles sur le site Web de l'ACIA;
  • réaliser des audits en respectant la fréquence nationale;
  • s'assurer que tous les outils et l'équipement de sécurité sont dans un état permettant leur utilisation prévue (par exemple, propres et fonctionnels);
  • rechercher, au besoin, des directives ou des éclaircissements concernant le programme et l'audit, en suivant la filière appropriée;
  • communiquer à son superviseur ou à son conseiller les problèmes ou préoccupations concernant l'audit;
  • communiquer les résultats de l'audit à l'entreprise ou à l'exploitant de façon professionnelle, en utilisant les documents voulus;
  • évaluer les mesures correctives proposées par l'entreprise à la suite des DMC.
  • assurer un suivi de la mise en œuvre du plan de mesures correctives proposé par l'entreprise à la suite des DMC;
  • veuillez s'assurer à ce que le dossier complet de l'audit soit disponible (certains dossiers existent uniquement en format électronique, tandis que d'autres sont disponibles en copie papier);
  • conserver toutes les notes de l'audit.

4.3 Conseiller – ACIA

Les responsabilités du conseiller sont les suivantes :

  • fournir au personnel d'audit des éclaircissements sur le programme ou la politique;
  • demander au spécialiste national aux opérations – Orientation opérationnelle et expertise des avis sur les problèmes touchant le processus, le programme ou la politique d'audit via le processus interne de demande de suivi;
  • offrir un soutien au personnel d'audit à l'égard des non-conformités ou des problèmes de mise en application;
  • si requis, réaliser des audits d'autorisation;
  • si requis, vérifier les recommandations de l'inspecteur concernant la suspension d'une entreprise.

5. Marche à suivre pour les audits du PCEG

Le processus d'audit des entreprises comprend 6 étapes distinctes, illustrées dans le diagramme ci-dessous, et chaque étape comprend plusieurs opérations. Le présent manuel fournit à l'inspecteur des directives sur la marche à suivre à chaque étape du processus.

Étape 1 – Préparation de l'audit

Entreprendre l'audit (auditeur)
  • Examiner le plan de travail annuel des audits pour les entreprises approuvées en vertu du PCEG (chaque entreprise participant au PCEG doit être auditée au moins une fois par année).
  • Identifier l'entreprise pour laquelle un audit doit être effectué.
  • Choisir l'équipe d'audit en veillant à ce que les membres aient les compétences et la désignation nécessaires (l'auditeur principal doit avoir réussi le cours Comprendre le processus de vérification de l'ACIA ou l'équivalent).

Déterminer la portée de l'audit
  • Examiner le dossier de l'entreprise, y compris le PCP et les résultats des audits précédents.
  • Examiner les préoccupations soulevées et les mesures prises depuis le dernier audit.
  • Examiner les échantillons soumis et sélectionner des échantillons déterminés afin que l'établissement puisse s'assurer que tous les documents sont disponibles (si l'entreprise a été active).
  • Les éléments d'audit possibles ne sont pas tous répertoriés dans le rapport d'audit détaillé.
  • Les éléments répertoriés sont ceux qui doivent être vérifiés lors de tout audit.
  • L'inspecteur a la possibilité et l'obligation d'ajouter d'autres éléments relatifs à la situation qu'il constate dans l'établissement ou avec l'échantillonneur tiers.

Fixer un rendez-vous avec l'entreprise
  • Communiquer avec le gestionnaire de l'entreprise afin de fixer la date et l'heure de l'audit.
  • Déterminer les exigences en matière d'équipement de sécurité.
  • Confirmer à l'entreprise la date, l'heure et la portée de l'audit, par la poste, par fax ou par courriel.
  • Demander qu'une personne qui effectue généralement des tâches d'échantillonnage soit disponible afin de démontrer l'échantillonnage (cela inclut les tâches de soumission d'échantillons).

Examiner la réglementation et les documents de référence en vigueur
  • Examiner tout document de référence pertinent disponible sur le site Web de l'ACIA, y compris la directive D-10-02 et le manuel d'audit du PCEG.

Réunir les documents, les outils et l'équipement de protection requis pour l'audit
  • Documents d'audit
  • Équipement de sécurité (selon les exigences de l'entreprise)
    • Bottes de sécurité
    • Casque de protection
    • Gants
    • Masque antipoussières
    • Bouchons d'oreille
    • Lunettes de sécurité

    De l'équipement additionnel peut être exigé par la politique de sécurité de l'entreprise

  • Matériel et outils divers
    • Lampe de poche (classe II, groupe G, division 1, approuvée)
    • Stylo et crayons
    • Tablette/ordinateur portable
    • Téléphone intelligent (utilisation pour appareil photo et calculatrice)

Étape 2 – Cueillette de l'information

Procéder à la rencontre initiale
  • Présenter les personnes chargées de l'audit et expliquer les rôles de chacune.
  • Définir l'objectif et la portée de l'audit.
  • Confirmer les détails concernant le fonctionnement de l'entreprise.
  • Décrire le calendrier et les procédures de l'audit.
  • Discuter de tout changement apporté à la conception du programme ou à la réglementation.
  • Examiner toute non-conformité non résolue.
  • Expliquer la marche à suivre en cas de Demande de mesures correctives (DMC).
  • Préciser le personnel et les ressources de l'entreprise qui seront requis.
  • Confirmer l'identité de la personne-ressource de l'entreprise qui agira comme interlocuteur officiel.
  • Confirmer les exigences en matière de sécurité.
  • Déterminer la date et l'heure de la rencontre de clôture.
  • Conserver des notes complètes et exactes sur tous les points abordés.

Cueillette de l'information nécessaire à l'audit
  • Recueillir l'information requise au moyen d'observations, d'entrevues auprès du personnel et d'examens de documents (procédures et registres).
  • Confirmer les procédures et registres de l'entreprise par une autre méthode d'audit, en contre-vérifiant au moyen d'entrevues auprès du personnel de l'entreprise et/ou d'observations, de manière à établir une référence croisée entre les renseignements recueillis sur chaque élément (cela permettra à l'inspecteur de recouper les informations recueillies pour un élément).

Examen des procédures de l'entreprise
  • Évaluer les procédures en regard du PCEG et leur PCP
  • Inscrire sur le rapport d'audit du PCEG (Annexe 1) :
    • des renseignements permettant d'identifier clairement les procédures qui ont été évaluées (comment, où, quand, etc.);
    • le nom, le titre et le domaine de responsabilité des employés de l'entreprise interrogés;
    • la description de toute non-conformité observée.

Examen des registres de l'entreprise
  • Sélectionner et évaluer les registres en regard du PCP de l'entreprise.
  • Inscrire sur la Liste de contrôle d'audit, dans la colonne réservée aux commentaires :
    • des renseignements permettant d'identifier clairement les registres qui ont été évalués;
    • le nom et la date du registre
    • le numéro des registres;
    • le nom, le titre et le domaine de responsabilité des employés de l'entreprise interrogés;
    • la description de toute non-conformité observée.

Entrevues auprès des employés de l'entreprise
  • Interroger des employés de l'entreprise, au besoin, pour confirmer les procédures et les registres de l'entreprise.
  • Utiliser des techniques d'entrevue efficaces.
  • Inscrire sur la Liste de contrôle d'audit, dans la colonne réservée aux commentaires :
    • le nom, le titre et le domaine de responsabilité des employés de l'entreprise interrogés;
    • des renseignements permettant d'identifier clairement les procédures et registres évalués, comme ci-dessus;
    • la description de toute non-conformité observée.

Observation des conditions d'exploitation de l'entreprise et des pratiques utilisées
  • Observer le personnel de l'entreprise au travail.
  • Inscrire sur la Liste de contrôle d'audit, dans la colonne réservée aux commentaires :
    • le secteur de l'entreprise ou la procédure observé;
    • le nom, le titre et le domaine de responsabilité des employés observés;
    • des renseignements permettant d'identifier clairement les procédures et registres évalués;
    • la description de toute non-conformité observée.

Inscrire les commentaires d'audit sur le rapport d'audit du PCEG
  • Durant l'audit, inscrire sur le rapport d'audit du PCEG (Annexe 1) les commentaires décrits tel qu'indiqué ci-dessus.
  • Rédiger les commentaires en se fondant sur l'information recueillie durant l'audit.
  • Conserver toutes les notes provisoires dans le dossier d'audit.
  • S'assurer que les commentaires sont clairs, concis, exacts, complets et suffisamment détaillés pour appuyer le degré de conformité attribué.
  • Si les résultats de l'inspection montrent que l'établissement applique les procédures indiquées dans son PCP, il suffit alors de consigner la mention « conformément au PCP » au lieu de documenter tous les détails bien précis.
  • Lorsque les résultats de l'inspection montrent une éventuelle non-conformité, des notes plus détaillées sont requises.
  • Fournissez alors des commentaires supplémentaires dans la section « Commentaires ».
  • Pour les audits tiers, fournissez les coordonnées de l'établissement visité lors de l'audit.

Relever les non-conformités qui nécessitent des mesures immédiates
  • Si, au cours d'un audit, l'inspecteur constate une non-conformité pouvant avoir des répercussions graves pour la certification phytosanitaire, l'ACIA doit immédiatement des mesures visant à contrôler le produit touché et en informer l'entreprise.
  • Communiquer les non-conformités au superviseur ou à l'agent régional de programme de l'ACIA, pour l'informer de la situation.
  • Terminer les tâches requises et attribuer un niveau de conformité appuyé par des commentaires d'audit clairs, concis, exacts et complets.
  • Émettre une DMC (Annexe 2) si une mesure corrective est requise avant la rencontre de clôture.
  • Si la non-conformité est trop grave pour être corrigée sur le champ, suspendre l'autorisation de l'entreprise en émettant un Avis de suspension de la participation au Programme canadien d'échantillonnage des grains (Annexe 3).

Étape 3 – Détermination du niveau de conformité

Non-conformité critique
  • Une non-conformité est jugée critique si les résultats de l'audit indiquent qu'elle menace l'intégrité du PCEG.
  • La non-conformité critique entraîne une suspension immédiate de la participation de l'entreprise au PCEG.
  • Pour l'entreprise dont l'autorisation est ainsi suspendue, la seule façon d'obtenir l'échantillonnage de grains destinés à l'exportation est de faire réaliser l'échantillonnage par l'ACIA ou tiers échantillonneur approuvé en vertu du PCEG.

Non-conformité majeure
  • La non-conformité majeure est un cas isolé de non-conformité n'ayant pas de répercussion immédiate pour l'intégrité du produit certifié, mais pouvant avec le temps constituer un problème.
  • Des mesures correctives doivent être prises à la satisfaction de l'ACIA dans les 10 jours ouvrables suivant la réception de la DMC. Ces mesures exigent généralement qu'une modification soit apportée au PCP, et elles comprennent des mesures visant à empêcher que le problème ne survienne de nouveau.
  • Si plus de 2 non-conformités majeures sont relevées durant un audit, ou si l'entreprise ne prend pas les mesures correctives prescrites avant l'expiration du délai fixé, on considère qu'il s'agit d'une non-conformité critique, et la participation de l'entreprise au PCEG est immédiatement suspendue.

Non-conformité mineure
  • La non-conformité mineure est un cas isolé de non-conformité qui ne menace pas de manière immédiate ou appréciable l'intégrité du produit, mais qui peut conduire à une non-conformité majeure si le problème n'est pas réglé.
  • L'entreprise doit prendre à l'intérieur du délai prescrit les mesures correctives demandées par l'ACIA.
  • Si 3 non-conformités mineures sont relevées durant un audit, on considère qu'elles équivalent à 1 non-conformité majeure (ainsi, 4 non-conformités mineures équivalent à 1 non-conformité majeure et 1 non-conformité mineure). De même, 6 non-conformités mineures équivalent à 2 non-conformités majeures, lesquelles équivalent à 1 non-conformité critique entraînant la suspension immédiate de l'entreprise.

Observation
  • Les observations sont des éléments ou des pratiques permettant d'améliorer le système qualité de l'entreprise.
  • L'auditeur peut consigner une observation pour signaler une situation préoccupante ne nécessitant pas de DMC ou pour mettre en évidence, suggérer ou renforcer certaines pratiques (par exemple, les procédures peuvent être conformes sur la base du PCEG, mais cela n'est pas reflété dans le PCP de l'entreprise).
  • Les observations doivent être consignées sur le Rapport d'audit du PCEG dans la section Commentaires (Annexe 1), numérotées consécutivement et consignées dans le rapport détaillé de l'audit.

Statut d'enregistrement
  • « Émis » et « Autorisé - conditionnel » fait référence à un audit d'évaluation réussi; ce statut peut également être appliqué si une surveillance accrue est requise après qu'une non-conformité a été observée lors d'un audit des systèmes.
  • « Émis » et « Autorisé - Normal » fait référence à un audit réussi du système.
  • « Suspendu » fait référence à un audit de système ayant échoué et pouvant entraîner une suspension temporaire.
  • « Révoqué » désigne l'annulation définitive de l'enregistrement au programme

Étape 4 – Communication des résultats de l'audit

Procéder à la rencontre de clôture
  • Tenez la réunion de clôture avec la direction de l'entreprise et discutez des conclusions de l'inspection.
  • Si des éclaircissements supplémentaires sont nécessaires pour catégoriser la non-conformité ou aux fins d'examen des renseignements, informez la partie réglementée que vous la contacterez afin de fournir davantage de renseignements sur les résultats de l'audit.
  • La réunion de clôture sur place peut être informelle, car il se peut que les conclusions tirées de l'audit ne soient pas rendues officielles avant une date ultérieure.

Remplir les formulaires d'audit
  • Remplissez les formulaires d'audit et en transmettre une copie au gestionnaire de l'entreprise (Annexe 1).

Émettre les demandes de mesures correctives
  • Remplissez l'Annexe 2 en cas de non-conformité, puis transmettez-la à la direction de l'entreprise.
  • Les calculs liés à plusieurs non-conformités majeures ou mineures élevées à un niveau supérieur de non-conformité peuvent être indiqués ici.
  • Consignez les dates de suivi, y compris la date de fourniture du plan de mesures correctives (PMC), ainsi que les dates de mise en œuvre des mesures correctives.
  • Enregistrez le formulaire d'audit et les pièces justificatives.

Étape 5 – Audit de suivi (si nécessaire)

Préparer l'audit de suivi visant à réévaluer les non-conformités relevées

Les tâches suivantes doivent être accomplies avant l'audit de suivi :

  • Au besoin, assurez le suivi des demandes de mesures correctives. Cela peut impliquer un audit de suivi ou une demande de fourniture de documents démontrant que la non-conformité a été résolue.
  • Les tâches suivantes doivent être accomplies avant l'audit de suivi :
    • passer en revue les détails de la non-conformité relevée durant le dernier audit de l'entreprise.
    • examiner tout PMC présentés.
    • communiquer avec le gestionnaire de l'entreprise afin de fixer la date et l'heure de l'audit de suivi.
    • confirmer les exigences en matière d'équipement de sécurité.
    • réunir le matériel d'audit et l'équipement de sécurité requis pour l'audit de suivi.
    • réaliser l'audit de suivi dans un délai de 10 jours ouvrables après la mise en œuvre des mesures correctives.

Réaliser l'audit de suivi visant à réévaluer les non-conformités relevées
  • Se rendre sur les lieux et confirmer les éléments suivants :
    • Les mesures correctives proposées ont été mises en œuvre avant la fin du délai prescrit;
    • Les non-conformités relevées durant le dernier audit ont été entièrement corrigées;
    • L'entreprise a mis en œuvre des mesures correctives permettant de prévenir efficacement la récurrence des non-conformités relevées.

Audit de suivi – Mise en œuvre inacceptable des mesures correctives
  • Si, au cours d'un audit de suivi, on observe que les mesures correctives exigées n'ont pas corrigé la non-conformité, inscrire des commentaires à cet égard dans la case appropriée de la DMC pour indiquer que les mesures correctives mises en œuvre sont insatisfaisantes.
  • Il est important d'inscrire la date et ses initiales près de chaque commentaire ajouté sur chacun des documents.
  • Si l'entreprise ne prend pas les mesures correctives requises à l'égard d'une non-conformité majeure avant l'expiration du délai fixé, on considère qu'il s'agit d'une non-conformité critique, et la participation de l'entreprise au PCEG est immédiatement suspendue.
  • Si l'entreprise ne prend pas les mesures correctives requises à l'égard d'une non-conformité mineure, on considère qu'il s'agit d'une non-conformité majeure.
  • Un audit de suivi additionnel peut être nécessaire.

Audit de suivi – Mise en œuvre acceptable des mesures correctives
  • Si, au cours d'un audit de suivi, on observe que les mesures correctives exigées à l'égard d'une non-conformité ont été mises en œuvre de manière à corriger la non-conformité, inscrire des commentaires à cet égard dans la case appropriée pour lesquels la non-conformité a été noté.
  • Ce commentaire doit être en lien avec le rapport d'audit initial.
  • Conclure, signer et dater la DMC et remettre copie du formulaire de DMC à l'entreprise, lequel doit indiquer que la mesure corrective prise par l'entreprise est acceptable.

Étape 6 – Conclusion de l'audit et classement du dossier

Classer le dossier de l'audit

Le dossier de l'audit et toute partie de celui-ci peuvent être conservés en format électronique où en copie papier. Une fois l'audit terminé, examiner le dossier pour s'assurer qu'il contient tous les documents pertinents requis pour étayer l'audit, notamment les documents suivants :

  • confirmation de l'audit (lettre, fax, courriel).
  • notes d'audit provisoires (dont le formulaire d'audit rempli sur place)
  • copie des registres liés à la non-conformité
  • copie des autres registres sélectionnés pour l'examen, à conserver au dossier jusqu'au prochain audit de l'entreprise.
  • notes de la rencontre de clôture.
  • liste de contrôle d'audit du PCEG dûment remplie (Annexe 1) (envoyer une copie au chef d'entreprise).
  • version finale de chaque formulaire de Demande de mesures correctives (DMC) du Programme canadien d'échantillonnage des grains (Annexe 2).
  • avis de suspension de la participation au Programme canadien d'échantillonnage des grains (Annexe 3) - s'il y a lieu.

Annexe 1 - Rapport d'audit et rapport d'audit détaillé

Rapport d'audit

Télécharchez le Rapport d'audit du Programme canadien d'échantillonnages des grains (PDF - 55 Ko)

Version textuelle : Rapport d'audit du Programme canadien d'échantillonnages des grains

Rapport d'audit- Programme canadien d'échantillonnage des grains, rapport numéro, évaluation ou système

Nom de l'entreprise, adresse, numéro de téléphone

Numéro d'identification PCEG, date de l'audit, gestionnaire de l'entreprise, inspecteur(s) de l'ACIA

Autres représentants de l'entreprise présents au moment de l'audit :

Portée et objectifs de l'audit

L'objectif de cet audit est de garantir la conformité aux exigences de la D-10-02, Programme canadien d'échantillonnage des grains. La portée de l'audit est de vérifier que le personnel de l'entreprise, les procédures et les registres sont en place pour garantir que les échantillons pris par l'entreprise répondent aux exigences à respecter sur lesquels se fonde l'ACIA pour délivrer les certificats phytosanitaires.

Pour un audit d'évaluation : Voir le rapport d'audit détaillé ci-joint pour les lacunes qui doivent être comblées avant d'autoriser la participation.

Pour un audit de système : Toutes observations ou non-conformités sont documentées et cotée en fonction de leur impact sur l'intégrité du programme. Les non-conformités Critique, Majeure et Mineure sont résumés ci-dessous et documentés dans les demandes de mesures correctives ci-jointes. Les observations sont numérotées et documentées dans le rapport d'audit détaillé. Les observations non résolues peuvent affecter le statut de l'entreprise dans des audits subséquents.

Documents de référence

D-10-02, programme canadien d'échantillonnage des grains (PCEG), date

R-006, Manuel d'audit du Programme canadien d'échantillonnage des grains, date

Manuel du PCEG de : date

Dernier rapport d'audit de système numéro : date

Rapport d'Audit détaillé, voir page, du rapport ci-joint.

Sommaire des résultats de l'audit de système

Type, description (choisissez table/insère rang afin d'ajouter un rang, numéro de DMC

Commentaires

Statut de l'entreprise, approuvée, standard, en révision

Auditeur de l'ACIA, signature, date aaaa-mm-jj

Cc, autres inspecteurs, conseiller en inspection

Date de version juillet 2025

Rapport d'audit détaillé

Télécharchez le Rapport d'audit détaillé Programme canadien d'échantillonnage des grains (PDF - 97 Ko)

Version textuelle : Rapport d'audit détaillé Programme canadien d'échantillonnage des grains

Rapport d'audit détaillé

Entreprise

Numéro de PCEG

Audit numéro

Date

Titre

S=Satisfaisant; CR=Critique; MJ=Majeure; MN=Mineure; OB=Observation

Ce tableau contient 5 sections principales, chacune composé de 5 colonnes. Les titres des colonnes sont :

  • section
  • description
  • cote
  • commentaire
  • numéro de Demande de mesures correctives (DMC)

Un exemple est fourni sur la façon de remplir le rapport.

Section : 3.3.1
Description : Les registres de formation sont complets
Cote : MN
Commentaires : Formation d'un échantillonneur non inscrit dans les registres
Numéro de DMC : 1

Exigences générales

Section : 3.3.1
Description : La direction de l'entreprise a nommé un gestionnaire de programme qualifié répondant aux exigences décrites dans la directive D-10-02. Cote :
Commentaires :
Numéro de DMC :

Section : 3.3.1
Description : Le gestionnaire de programme de l'entreprise peut compter sur un remplaçant qualifié.
Cote :
Commentaires :
Numéro de DMC :

Section : 3.3.1
Description : De la formation est offerte conformément au PCP de l'entreprise.
Cote :
Commentaires :
Numéro de DMC :

Section : 3.3.2
Description : Les mesures correctives visant tout produit non conforme sont prises conformément au PCP et sont consignées.
Cote :
Commentaires :
Numéro de DMC :

Section : 3.3.2
Description : Les mises à jour du PCP sont transmises au bureau local de l'ACIA aux fins d'approbation préalable et sur demande
Cote :
Commentaires :
Numéro de DMC :

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Échantillonnage

Section : 4.4.1
Description : Le lot est correctement déterminé.
Cote :
Commentaires :
Numéro de DMC :

Section : 4.4.2
Description : L'entreprise suit les procédures décrites dans son PCP.
Cote :
Commentaires :
Numéro de DMC :

Section : 4.4.2
Description : L'entreprise suit les procédures de nettoyage et d'entretien de son PCP pour les outils et l'équipement (y compris l'échantillonneur automatique).
Cote :
Commentaires :
Numéro de DMC :

Section : 4.4.2
Description : L'intégrité et l'identité des échantillons sont maintenues.
Cote :
Commentaires :
Numéro de DMC :

Section 4.4.3 et 4.5
Description : L'échantillon prélevé est représentatif du lot expédié et de la fréquence correcte.
Cote :
Commentaires :
Numéro de DMC :

Section : 4.6
Description : L'échantillon est correctement emballé.
Cote :
Commentaires :
Numéro de DMC :

Section : 4.6
Description : L'échantillon est correctement identifié et étiqueté.
Cote :
Commentaires :
Numéro de DMC :

Section : 4.6
Description : L'entreprise peut établir un lien clair entre l'échantillon et le lot expédié.
Cote :
Commentaires :
Numéro de DMC :

Section : 4.6
Description : Les registres d'échantillonnage sont complets et exacts.
Cote :
Commentaires :
Numéro de DMC :

Section : 4.7
Description : L'intégrité et l'identité du produit sont maintenues.
Cote :
Commentaires :
Numéro de DMC :

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Entreposage du produit avant l'exportation

Section : 4.7
Description : L'entreprise est en mesure de retracer les registres et rapports de chaque envoi.
Cote :
Commentaires :
Numéro de DMC :

Section : 4.7
Description : L'intégrité et l'identité du produit sont maintenues.
Cote :
Commentaires :
Numéro de DMC :

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Contrôle des documents

Section : 4.1 et Annexe 2
Description : Les registres énumérés dans le PCP sont disponibles.
Cote :
Commentaires :
Numéro de DMC :

Section : Annexe 2
Description : Les registres énumérés dans le PCP sont complets et exacts.
Cote :
Commentaires :
Numéro de DMC :

Section : 4.1 et Annexe 2
Description : Les registres sont conservés au moins 2 ans.
Cote : Commentaires :
Numéro de DMC :

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Audit interne

Section : 4.9
Description : L'entreprise effectue au moins le nombre minimal requis d'audit interne.
Cote :
Commentaires :
Numéro de DMC :

Section : 4.9 et 4.10
Description : L'entreprise règle les non-conformités avec diligence, notamment en avisant l'ACIA des non-conformités critiques et majeures.
Cote :
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Numéro de DMC :

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Date de version juillet 2025

Annexe 2 : Demande de mesures correctives

Télécharchez le formulaire de demande de mesures correctives du PCEG (PDF - 48 Ko)

Version textuelle : Demande de mesure corrective du PCEG

Demande de mesure corrective (PCEG)

Numéro de Demande de mesure corrective (DMC)

Nom de l'entreprise

Critique

Majeure

Mineure

Dates de l'audit

Numéro d'identification du PCEG

A) Description de la non-conformité et observations connexes

Référence

Date limite de la mesure corrective

Nom de l'inspecteur, signature de l'inspecteur, date

Nom du représentant, signature du représentant, date

B) Description de la mesure corrective (MC)

Date d'Achèvement de la MC

Nom du représentant, signature du représentant, date

Est-ce que la MC décrite ci-dessus est acceptable? Oui, non

Si non, donnez les raisons

Signature de l'inspecteur, date

C) Vérification de la mesure corrective

Documentation requise fournie? Oui, non

Non-conformité corrigée? Oui, non

Date de suivi (si nécessaire) et résultats

DMC terminée? Oui, non

Si non, donnez les raisons

Nom de l'inspecteur, signature de l'inspecteur, date

Information d'archivage

2022-05-02

Date de modification: