Rapport annuel concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels 2024 à 2025

ISSN : 2818-8160

Sur cette page

• 1. Introduction
• 2. Structure organisationnelle
• 3. Arrêté de délégation
• 4. Rendement 2024 à 2025
• 5. Formation et sensibilisation du personne
• 6. Politiques, lignes directrices et procédures
• 7. Initiatives et projets d'amélioration de la protection des renseignements personnels
• 8. Résumé des questions clés et des mesures prises concernant les plaintes
• 9. Atteintes importantes
• 10. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
• 11. Communications dans l'intérêt public
• 12. Surveillance de la conformité
• Annexe A : Arrêté de délégation

1. Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels(ci-après « la loi ») donne aux citoyennes canadiennes et citoyens canadiens ainsi qu'aux personnes présentes au Canada le droit d'accès aux renseignements personnels que le gouvernement détient à leur sujet. La loi protège aussi la vie privée des personnes en fixant des paramètres à la collecte, à l'utilisation, à la divulgation, à la conservation et à l'élimination des renseignements personnels détenus par les institutions fédérales.

L'article 72 de la loi exige des responsables des institutions fédérales qu'ils présentent un rapport au Parlement sur l'application de la loi au sein de leur institution, à chaque exercice. Le présent raport décrit comment l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) a appliqué la loi au cours de l'exercice 2024 à 2025.

Fidèle à son engagement à faire preuve d'ouverture et de transparence, l'ACIA reconnaît le droit d'accéder aux documents du gouvernement et fait tous les efforts raisonnables pour aider les personnes qui demandent accès à leurs renseignements personnels.

Mandat de l'Agence canadienne d'inspection des aliments

L'ACIA vise avant tout à atténuer les risques liés à la salubrité des aliments. La santé et la sécurité des Canadiens sont sous-jacents la conception et de l'élaboration des programmes de l'Agence. En collaboration et en partenariat avec l'industrie, les consommateurs ainsi que des organismes fédéraux, provinciaux et municipaux, l'ACIA poursuit ses efforts pour protéger les Canadiens contre les risques évitables pour la santé liés aux aliments et aux zoonoses.

La prospérité économique actuelle et future des secteurs agricole et forestier du Canada repose sur des ressources animales et végétales saines et durables. C'est pourquoi l'ACIA améliore continuellement la conception et l'exécution de ses programmes dans les secteurs de la santé des animaux et des ressources végétales dans le but d'atténuer et de gérer les risques. En vue de protéger l'environnement naturel des maladies animales et végétales, et des phytoravageurs envahissants, elle travaille de façon intensive à protéger la biodiversité.

Filiales non opérationnelles

L'ACIA n'avait aucune filiale non opérationnelle au cours de la période visée.

2. Structure organisationnelle

Administration de la loi

L'administration de la loi au sein de l'ACIA relève de la responsabilité première du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) qui fait partie de la Direction générale des politiques et programmes de l'agence. Le bureau de l'AIPRP traite toutes les demandes d'information et coordonne toutes les activités liées à la loi, à son règlement d'application, ainsi qu'aux directives et lignes directrices connexes. L'ACIA n'a été partie à aucun accord au titre de l'article 73.1 de la loi au cours de la présente période visée par le rapport.

Ressources

Le bureau de l'AIPRP est dirigé par un directeur qui relève de la directrice principale du secrétariat corporatif. Au cours de la période visée par le présent rapport, le bureau de l'AIPRP comptait 16,24 équivalents temps plein, 0,550 étudiants et 0,815 personnes (expertes-conseils et experts-conseils contractuels). En plus des ressources du bureau de l'AIPRP, les principales directions générales comptent des conseillères désignées et conseillers désignés en AIPRP, lesquels relèvent directement de leur direction générale pour toute question ou activité de leur direction générale qui concerne l'AIPRP. Ces conseillères et conseillers collaborent avec le bureau de l'AIPRP pour veiller à l'efficacité du processus emprunté afin de répondre aux demandeurs en temps opportun.

Le bureau de l'AIPRP a affecté environ 343 800 $ en frais salariaux et 103 200 $ en frais administratifs à l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels pendant la période visée par le présent rapport. Ces frais ne tiennent pas compte des ressources de chaque direction générale (comme les conseillères et conseillers en AIPRP) ni des autres dépenses encourues par les directions générales et les secteurs de programmes pour satisfaire aux exigences de la loi.

3. Arrêté de délégation

Les arrêtés de délégation de pouvoirs indiquent quels pouvoirs, obligations et responsabilités le responsable de l'institution a délégués et à qui il les a délégués aux fins de l'application de la loi sur la protection des renseignements personnels. Vous trouverez une copie du plus récent arrêté de délégation de l'ACIA à l'annexe A du présent rapport.

4. Rendement 2024 à 2025

Entre le 1er avril 2024 et le 31 mars 2025, l'ACIA a reçu 48 nouvelles demandes de renseignements personnels assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels.C'est là une augmentation d'environ 45 % depuis la période de rapport précédente. 8 demandes étaient en suspens à la fin de la période précédente, portant le nombre total de demandes à traiter à 56. Au cours de la période visée par le rapport, 45 demandes ont été fermées, ce qui en laisse 11 à reporter à l'exercice financier 2025 à 2026. Ces 45 demandes fermées représentaient en tout 123 444 pages qui ont été examinées et 9 070 qui ont été publiées conformément à la loi.

Tout au long de la période de rapport, la norme de service du Bureau de l'AIPRP a diminué pour atteindre environ 86 % des demandes fermées dans les délais prescrits par la loi. Cela représente une diminution de 3 % par rapport à l'exercice 2023 à 2024.

Le tableau qui suit décrit le cycle des demandes de protection des renseignements personnels reçues à l'ACIA au cours des 5 derniers exercices :

En date du 31 mars 2025, l'ACIA avait 11 demandes actives en vertu de la loi, 8 demandes reçues en 2024 à 2025 et 3 demandes reçues en 2023 à 2024. 2 de ces demandes étaient traitées dans les délais prescrits par la Loi, et 9 ont été reportées au delà des délais prévus par la loi. De plus, l'ACIA avait 2 plaintes actives, soit 1 reçue en 2024 à 2025 et l'autre reçue en 2022 à 2023.

Consultations

Aucune consultation n'a été reçue d'autres institutions au cours de la période de référence.

Délais de traitement et prorogation des délais

Les 45 demandes fermées en 2024 à 2025 ont été traitées dans les délais suivants :

• 25 dans un délai d'au plus 30 jours (55 %)
• 12 dans un délai de 31 à 60 jours (27 %)
• 4 dans un délai de 61 à 120 jours (9 %)
• 1 dans un délai de 121 à 180 jours ou plus (2 %)
• 3 dans un délai de 181 à 365 jours (7 %)
• 0 dans un délai d'au plus 365 jours (0 %)

Aboutissement des demandes fermées

Les 45 demandes traitées ont abouti à des divulgations réparties comme suit :

• 2 ont été entièrement divulguée (4,5 %)
• 20 ont été partiellement divulguées (44,5 %)
• 0 avec exceptions totale (0 %)
• 0 avec exclusion totale (0 %)
• 6 étaient composées de demandes qui n'étaient associées à aucun dossier (13 %);
• 17 ont été abandonnées (38 %)

Prolongations

Il a été nécessaire de prolonger le délai de 30 jours civils pour 17 demandes. Au total, 22 prolongations ont été accordées pour ces 17 demandes. 16 des prorogations ont été accordées en vertu de l'alinéa 15(a)(i) (entrave au fonctionnement), et 1 des prorogations a été accordée en vertu de l'alinéa 15(a)(ii) (consultations). Parmi les 16 prorogations accordées parce que l'observation du délai entraverait le fonctionnement, 12 prorogations concernaient des demandes comportant un volume important de pages, 2 prorogations étaient attribuables à un grand nombre de demandes, 5 prorogations étaient liées à un examen plus approfondi pour déterminer les exemptions, et 1 prorogation était liée à des documents difficiles à obtenir.

5. Formation et sensibilisation du personnel

Le Bureau de l'AIPRP a offert 5 séances de formation virtuelles ou en personne à 157 employés au cours de l'exercice 2024 à 2025. L'objectif de ces séances de formation était d'accroître la sensibilisation à la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, de clarifier les exigences en vertu de la loi et à mettre en évidence les processus qui aident l'ACIA à respecter ses obligations. La formation générale à l'AIPRP demeure une exigence obligatoire pour l'ensemble du personnel de l'ACIA.

De plus, le Bureau de l'AIPRP fait activement la promotion d'une sensibilisation continue par la mobilisation directe et le soutien des employés ayant des responsabilités déléguées ou fonctionnelles en vertu des lois.  Ces employés reçoivent une formation ciblée qui cadre avec l'annexe B de la Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction des renseignements personnels.  De plus, des réunions mensuelles d'examen des dossiers avec tous les analystes de l'AIPRP et des réunions bilatérales régulières entre les analystes et leurs gestionnaires offrent des occasions d'apprentissage partagé et de discussion sur les pratiques exemplaires.

6. Politiques, lignes directrices et procédures

L'ACIA a continué de travailler à l'amélioration du processus de traitement des demandes d'AIPRP afin d'en accroître la surveillance et la responsabilisation. Les activités liées à l'AIPRP sont examinées régulièrement, et des mises à jour hebdomadaires sur les volumes de demandes et le rendement du suivi des demandes sont présentées aux cabinets des ministres de la Santé et de l'Agriculture et de l'Agroalimentaire, aux cadres supérieurs de l'ACIA ainsi qu'aux principaux partenaires internes.

7. Initiatives et projets d'amélioration de la protection des renseignements personnels

L'ACIA a acquis un nouveau logiciel de traitement des demandes pour améliorer sa capacité à répondre aux demandes présentées en vertu de la loi. Le nouveau logiciel comprend un ensemble d'outils modernisés qui devraient lui permettre de maintenir ou d'augmenter sa norme de service actuelle pour répondre aux demandes. La mise en œuvre du nouveau logiciel est en cours, et celui ci devrait être entièrement opérationnel d'ici le troisième trimestre de 2025 à 2026. L'ACIA continuera d'utiliser son logiciel actuel en parallèle avec le nouveau système pendant un certain temps.

8. Résumé des questions clés et des mesures prises concernant les plaintes

L'ACIA n'a reçu que 1 seule plainte du Commissariat à la protection de la vie privée en 2024 à 2025, à propos de l'exemption de renseignements et de dossiers manquants. De plus, 1 plainte a été reportée de 2022 à 2023. Le Bureau de l'AIPRP travaille actuellement avec les enquêteurs pour résoudre ces plaintes. 2 plaintes, toutes 2 jugées fondées, ont été fermées en 2024 à 2025. 1 plainte a été réglée, mais aucune mesure n'était requise puisque les dossiers avaient déjà été communiqués au demandeur. L'autre plainte a été résolue par la communication de renseignements supplémentaires au demandeur.

9. Atteintes importantes

Aucune atteinte importante à la vie privée n'a été signalée au cours de la période visée par le présent rapport. L'ACIA a été impliquée dans l'atteinte à la vie privée de BGRS signalée par le SCT et a collaboré avec le SCT afin de s'assurer d'obtenir toutes les données nécessaires pour son enquête et sa réponse coordonnée. Elle devait notamment assurer la coordination avec des groupes internes de l'Agence afin de déterminer quelles personnes étaient susceptibles d'avoir été touchées par l'atteinte à la vie privée. Le Bureau de l'AIPRP de l'ACIA a également travaillé à l'interne pour informer les employés au sujet de l'atteinte à la vie privée et leur fournir des mises à jour périodiques à mesure qu'elles étaient disponibles.

10. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n'a été effectuée durant la période visée par le présent rapport.

11. Communications dans l'intérêt public

Aucune divulgation de renseignements personnels pour des raisons d'intérêt public n'a été effectuée en vertu de l'alinéa 8(2)(m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de la période de rapports. L'alinéa 8(2)m) comprend la divulgation de renseignements personnels pour communication dans le cas où, de l'avis du responsable de l'institution, elle justifierait nettement une éventuelle violation de la vie privée pour laquelle l'individu concerné en tirerait un avantage certain.

12. Surveillance de la conformité

Compte tenu de la nature délicate de la plupart des demandes présentées en vertu de la loi, le Bureau de l'AIPRP surveille le temps nécessaire pour traiter les demandes de renseignements personnels et en fait rapport à la haute direction, au besoin. Toutes les 2 semaines, le Bureau de l'AIPRP tient des réunions d'examen des dossiers au cours desquelles les analystes font le point sur l'état de leurs demandes. En outre, les chefs d'équipe et la ou le gestionnaire examinent régulièrement les dossiers individuels avec les analystes pour veiller à l'avancement de tous les dossiers.

Les consultations sur les demandes de protection de la vie privée sont rares et n'ont lieu que dans des circonstances exceptionnelles. Les analystes sont censés s'entretenir avec leur chef d'équipe ou leur gestionnaire avant d'entamer toute consultation sur des demandes de confidentialité afin de s'assurer que la consultation est essentielle.

Le Bureau de l'AIPRP est fréquemment consulté sur des questions liées à la protection de la vie privée concernant le partage de renseignements au sein de l'Agence et à l'extérieur de celle-ci. Il fournit des conseils et une orientation à diverses parties prenantes internes dans le cadre de la préparation d'ententes d'échange de renseignements personnels, de protocoles d'entente et d'autres activités de l'ACIA.

Annexe A : Arrêté de délégation

Arrêté de délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En vertu de l'article 95 de la Loi sur l'accès à l'information et de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Président de l'Agence canadienne d'inspection des aliments délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, investie par les articles des lois mentionnées en regard de chaque poste. Le présent décret de délégation remplace et annule tout décret antérieur.

Calendrier de délégation de l'Agence canadienne d'inspection des aliments

Original signé par :

Paul MacKinnon
Président, Agence canadienne d'inspection des aliments

Ottawa, Canada
Le 2 septembre 2025