Modèle d'inspection intégré de l'Agence – Ébauche pour consultation (4 décembre 2013)
10.0 Rendement et amélioration continue du système
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Introduction
Dans le cadre de la modernisation de l'inspection, l'ACIA actualise également son approche de mesure du rendement. Cette nouvelle approche reconnaît non seulement la portée et la complexité du rôle de l'ACIA, mais aussi le fait que de nombreux autres participants jouent un rôle dans le maintien de la santé des humains et des animaux et de la protection des végétaux et de l'environnement. Tous ces intervenants influencent le résultat final qui consiste à protéger les Canadiens et leur environnement contre les risques évitables pour la santé.
L'ACIA présente une approche plus globale pour surveiller et évaluer l'efficacité générale du système d'inspection. Cette nouvelle approche permettra de déterminer si, globalement, le système atteint les résultats voulus et sera conforme à l'approche modernisée de l'ACIA quant à la réglementation axée sur les résultats.
L'ACIA renforcera les mesures utilisées pour démontrer à quel point ses activités d'inspection, ses processus opérationnels et ses services contribuent à ces résultats. Elle se penchera également sur la façon dont elle mobilise et influence les divers intervenants du système et sur la façon dont ces groupes travaillent ensemble afin de prévenir, d'atténuer et de gérer les risques.
En établissant les principaux résultats souhaités et en mesurant le rendement en fonction de ceux-ci, l'ACIA, les parties réglementées et les autres intervenants pourront utiliser ces résultats afin de s'adapter, de s'améliorer et de gérer plus efficacement les risques relatifs à la santé des humains et des animaux et à la protection des végétaux et de l'environnement.
Les objectifs du système de mesure du rendement consistent à évaluer :
- l'efficacité du système d'inspection dans le cadre du système plus vaste;
- si le programme de réglementation est proactif et axé sur les risques;
- si le programme est réalisé comme prévu, axé sur les risques et exécuté de façon uniforme, efficace, pertinente et professionnelle;
- si l'ensemble des intervenants du système, dont les autres organismes de gouvernance et de réglementation, les parties réglementées, les représentants de l'industrie et les associations, ainsi que les Canadiens, sont mobilisés, échangent de l'information, agissent de façon responsable, offrent un appui constructif et demeurent confiants envers le système.
et à déterminer :
- les risques émergents;
- les points à améliorer pour ce qui est du rendement du système.
L'ACIA peut également utiliser les résultats de l'évaluation du rendement pour :
- produire des rapports intégrés;
- établir des points de référence au fil du temps;
- effectuer une analyse comparative internationale;
- veiller à l'amélioration continue de la conception du programme, de la formation connexe ainsi que de l'exécution de l'inspection;
- ajuster les plans de travail.
10.1 Cadre d'évaluation du rendement des systèmes
Pour mettre sur pied son approche de mesure du rendement des systèmes, l'ACIA a élaboré un modèle des résultats des systèmes (figure 5, ci-dessous) qui décrit les liens entre les ressources et les activités de l'ACIA, les principaux intervenants qui ont une influence directe sur le système et les résultats souhaités.
Le modèle des résultats illustre trois niveaux d'évaluation qui sont nécessaires pour assurer le respect des objectifs de rendement des systèmes. Selon l'information obtenue à chaque niveau, une analyse complète serait menée, et des améliorations systémiques seraient prévues et apportées au besoin, les améliorations plus prioritaires ayant préséance.
Il incombe à l'ACIA de surveiller et d'évaluer le rendement. À des fins pratiques, le nombre de mesures faisant l'objet d'un suivi et de rapports par l'ACIA doit être limité, très pertinent et fixé en fonction des exceptions, dans la mesure du possible. L'ACIA travaillera à l'élaboration d'indicateurs de rendement clés et d'objectifs afin de vérifier si les politiques, les procédures et les pratiques qui sont essentielles à la santé des humains et des animaux et à la protection des végétaux et de l'environnement permettent d'atteindre les résultats souhaités. On s'attend à ce que la production de renseignements sur le rendement soit un processus itératif qui évoluera au fil du temps.
Les trois niveaux d'évaluation sont les suivants :
Niveau 1 : Les activités et les mesures de l'ACIA sont axées sur les risques et sont réalisées de façon uniforme, efficace, pertinente et professionnelle
a) Pertinence de la conception du programme
Objectif : Déterminer si le programme est axé sur les risques et conçu de façon proactive en vue d'atteindre les objectifs en matière de réglementation. Par exemple :
- Un cadre de réglementation proactif et axé sur les risques a-t-il été prévu pour le programme?
- Les politiques sont-elles claires, complètes et à jour?
- Le programme favorise-t-il l'innovation?
- Le programme prévoit-il des outils appropriés et des processus à l'appui, y compris une formation et une planification du travail efficaces?
- Les résultats sont-ils clairs et atteignables pour les inspecteurs?
- Le programme définit-il qui sont les intervenants externes et quels sont leurs rôles, leurs responsabilités et leur influence prévue concernant le système?
- Les résultats du programme ont-ils été atteints?
b) Uniformité et qualité de la prestation des services
Objectif : Mesurer l'uniformité et la qualité de l'exécution du programme d'inspection. Par exemple :
- Les plans de travail ont-ils été livrés?
- Les normes relatives aux investissements, à l'efficacité et aux services sont-elles respectées?
- Des activités d'inspection, d'échantillonnage et d'analyse sont-elles exécutées?
- Les formulaires d'inspections sont-ils dûment remplis et exacts?
- Les décisions prises sont-elles uniformes?
- Les plans relatifs à l'initiative de changement ont-ils été exécutés et les attentes ont-elles été satisfaites?
Niveau 2 : Les intervenants du système de réglementation se mobilisent, se conforment et appuient les résultats du système
Objectif : Évaluer la mesure dans laquelle les principaux intervenants se mobilisent, coopèrent, coordonnent et acceptent et assument leur responsabilité de prévenir et d'atténuer les risques. Par exemple :
- Les processus de l'ACIA mobilisent-ils adéquatement tous les principaux intervenants?
- Les principaux intervenants comprennent-ils les messages clés de l'ACIA ainsi que les tâches, obligations et mesures requises?
- Les résultats sont-ils clairs et atteignables pour tous les principaux intervenants, et les intervenants comprennent-ils leur rôle dans l'atteinte de ces résultats?
- Quel est le profil de conformité des parties réglementées et quel est leur statut quant aux tendances dans l'industrie?
- L'ACIA a-t-elle réussi à faciliter l'accès des produits réglementés du Canada sur les marchés internationaux?
- Le système est-il accepté à l'échelle internationale?
- Les principaux intervenants qui jouent un rôle dans le système et qui influencent le résultat final qui consiste à protéger les consommateurs, les animaux, les végétaux et l'environnement contre les risques évitables pour la santé et la sécurité ont-ils atteint les résultats attendus d'eux?
Niveau 3 : L'atteinte des résultats stratégiques est transparente
Objectif : Évaluer la mesure dans laquelle l'ACIA a réussi sa mission en ce qui a trait à la santé des humains et des animaux et à la protection des végétaux et de l'environnement. Par exemple :
- Dans quelle mesure le système de réglementation a-t-il permis d'atteindre les résultats stratégiques de l'ACIA?
- Les risques liés au système ont-ils été gérés? Les risques émergents ont-ils été cernés?
- Quel est le risque lié au profil de conformité et quelles sont les tendances selon le programme, l'industrie et en général?
- Le système est-il accepté à l'échelle internationale et les risques de perturbations commerciales sont-ils gérés?
Figure 5 – le modèle des résultats des systèmes de réglementation
La figure 5 illustre les trois niveaux d'évaluation que l'ACIA utilise pour mesurer le rendement de sa sphère d'influence indirecte.
Dans le bas, le premier niveau d'évaluation du rendement du système (niveau 1) montre les activités sur lesquelles l'ACIA a un contrôle opérationnel.
Au-dessus du niveau 1, le deuxième niveau (niveau 2) énumère les intervenants sur lesquels l'Agence a une influence directe. On peut voir les résultats intermédiaires (mesures) et les résultats immédiats (sensibilisation). Ces intervenants sont les suivants :
- Gouvernance, organisme de réglementation et autre soutien
- Représentants et associations de l'industrie
- Individus, Canadiens et associations de consommateurs
Des flèches relient les groupes d'intervenants au niveau 2, illustrant ainsi les relations complexes qu'ils entretiennent tous. Il y a également des flèches qui pointent vers le haut et vers le bas, aux niveaux 1 et 2. Elles témoignent des nombreuses activités de l'Agence qui influent sur les mesures et le niveau de sensibilisation des intervenants ainsi que de l'effet qu'ont les décisions de ces mêmes intervenants sur les activités de l'Agence.
Au-dessus du niveau 2, le troisième niveau (niveau 3) présente un résultat stratégique général, c'est-à-dire un approvisionnement alimentaire et des ressources animales et végétales sécuritaires et accessibles, dont les risques sont réduits au minimum. L'ACIA a une influence indirecte sur ce résultat.
Sur la figure, on peut voir que des flèches partent de chacun des groupes d'intervenants, au niveau 2, pour pointer vers le niveau 3, ce qui illustre les rôles et l'impact que tous les intervenants ont sur un approvisionnement alimentaire sécuritaire.
10.2 Évaluation du rendement
L'élaboration d'une approche innovatrice et moderne pour évaluer le rendement des systèmes relativement à l'atteinte des résultats souhaités est cruciale au programme de modernisation de l'ACIA dans son ensemble. Elle jouera un rôle clé dans la promotion de l'apprentissage et de l'amélioration continus à l'échelle du système réglementaire tout en favorisant une reddition de comptes efficace.
En raison de la complexité du système d'assurance de la salubrité des aliments, du nombre d'intervenants touchés et du grand éventail de rôles que l'ACIA doit assumer, des sources de données variées devront être intégrées au processus d'évaluation. Les évaluations seraient donc de portée interne et externe et réalisées de façon continue ou périodique. Les résultats de l'évaluation serviraient notamment à :
- déterminer ce qui fonctionne, dans quelles conditions et pour qui;
- modifier les activités pour résoudre ou éviter les erreurs ou problèmes;
- corriger les causes sous-jacentes d'une mesure problématique;
- rendre compte des responsabilités de l'ACIA;
- faire preuve de transparence dans notre engagement envers le rendement des systèmes.
Pour faire en sorte que l'amélioration continue fasse partie intégrante de sa philosophie, l'ACIA améliore et renforce le système canadien d'inspection en désignant des vérificateurs du système d'inspection pour qu'ils surveillent le rendement de l'ensemble du système canadien d'inspection. Entre autres activités, les vérificateurs du système d'inspection procéderont à des examens approfondis des plans en place dans les établissements d'une partie réglementée pour :
- confirmer si les normes sont suivies et respectées de façon uniforme et rigoureuse;
- confirmer si les activités donnent systématiquement les résultats souhaités;
- cerner toute difficulté ou préoccupation universelle;
- relever toute amélioration qui permettrait d'accroître la transparence.
Voici des exemples d'outils d'évaluation du rendement actuels :
- Observation sur le terrain – évaluer le rendement interne pour cibler les lacunes et les problèmes liés à l'efficacité et la qualité de la prestation de services et à l'uniformité à l'échelle nationale, le niveau de compréhension des responsabilités et l'identification adéquate des cas de non-conformité.
- Gestion de la qualité – évaluer le rendement interne au moyen de la vérification du respect des protocoles internes, des normes de service et des attentes.
- Audit – procéder, selon la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor, à des vérifications internes périodiques liées à la gouvernance, à la gestion des risques et aux mesures de contrôle en place pour des pratiques de gestion et une responsabilisation efficaces.
- Évaluation – procéder, selon la Politique sur l'évaluation du Conseil du Trésor, à des évaluations internes liées à la pertinence et au rendement de programmes, d'initiatives et de politiques.
- Sondages – évaluer le rendement interne et externe en sollicitant des commentaires auprès des employés de l'ACIA, des parties réglementées et d'autres intervenants du système sur le fonctionnement et la qualité du système ainsi que sur les renseignements et les outils fournis. Les sondages permettraient également de recueillir des suggestions d'améliorations.
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